PROSEDUR AUDIT DALAM PK.UiTM.(P).03

Transkripsi

1 PROSEDUR No. Rujukan : PK.UiTM.(P).03 AUDIT DALAM Muka Surat : 1 /13 PROSEDUR AUDIT DALAM PK.UiTM.(P).03 DISEDIAKAN OLEH DISEMAK OLEH a Ketua Sistem Audit UiTM Wa P rusan UiTM DILULUSKAN OLEH 41,.. (Prof Emeritus Dato' Naib Canselor UiTM r. Hassan Said) TARIKH KUATKUASA No. Keluaran : 05 1 April 2016 No. Pindaan : 01

2 --,- 4%, PROSEDUR No. Rujukan : PK.UiTM.(P).03 IVIARA AUDIT DALAM Muka Surat : 2 /13 REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Pindaan No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Tarikh Diluluskan 1 Mac Kemaskini maklumat berkaitan laporan ketidakpatuhan untuk Major dan Minor 1 April Mac Kemaskini rekod kualiti dengan memasukkan penggunaan SeU 1 April Mac 01 Muka Penukaran tandatangan 1 April hadapan Naib Canselor baharu

3 ,,,.,.., :-...,..r01--,0 1,14,0 PROSEDUR No. Rujukan : PK.UiTM.(P).03 AUDIT DALAM Muka Surat : 3 /13 KANDUNGAN MUKA SURAT 1.0 Objektif Skop Rujukan Definisi Singkatan Tanggungjawab dan Tindakan A) Audit Dalam 8 B) Penilaian Luar Rekod Kualiti Lampiran 13

4 , PROSEDUR No Rujukan : PK.UiTM.(P).03 AUDIT DALAM Muka Surat : 4 / OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan proses Audit Dalam dan Penilaian Luar bagi tujuan menilai keberkesanan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM dan menggariskan tanggungjawab merancang dan melaksanakan audit, melapor penemuan dan menyimpan rekod-rekod berkaitan. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Wakil Pengurusan (WP), Ketua Sistem Audit UiTM (KSA), Auditor Dalaman dan Penilai Luar InQKA (PLI) yang telah dilantik untuk merancang dan melaksanakan Audit Dalam (AD) dan Penilaian Luar (PL) ke atas Sistem Pengurusan Kualiti UiTM (SPK UiTM). 3.0 RUJUKAN JENIS DOKUMEN LOKASI RUJUKAN Manual Kualiti UiTM Sid ISO 9000 terkini ISO terkini Video Manual Pengguna SeU COPPA COPIA InQKA MK.UiTM.01

5 PROSEDUR No. Rujukan : PK.UiTM.(P).03 AUDIT DALAM Muka Surat : 5 / DEFINISI 4.1 Audit Dalam Pemeriksaan yang dijalankan oleh Pasukan Audit Dalam () bagi menilai sama ada Sistem Pengurusan Kualiti UiTM dilaksanakan dengan terkawal dan berkesan seperti yang dirancang. Audit Dalam dijalankan sekurang-kurangnya sekali setahun dan dirancang dengan mengambilkira status dan kepentingan sesuatu proses dan bidang yang akan diaudit selain daripada mengambilkira hasil audit yang lepas. Kriteria, skop, dan kaedah audit akan ditentukan oleh. 4.2 Penilaian Luar Penilaian yang dijalankan oleh panel Penilai Luar InQKA (PLI) bagi menilai sistem jaminan kualiti PTJ berdasarkan keperluan COPIA. Penilaian ini merangkumi semua kampus negeri dan fakulti. 4.3 Auditee Semua staf UiTM yang tertakiuk kepada Sistem Pengurusan Kualiti UiTM. 4.4 Auditor Dalam Staff UiTM yang berkelayakan, terlatih dan dilantik menganggotai. Perlantikan Auditor Dalaman dibuat oleh Naib Canselor UiTM bagi tempoh dua (2) tahun.

6 PROSEDUR No. Rujukan : PK.UiTM.(P).03 AUDIT DALAM Muka Surat : 6 / Penilai Luar InQKA (PLI) Staf akademik UiTM yang berkelayakan, terlatih dan dilantik menganggotai Panel Penilai Luar. Perlantikan Penilai Luar dibuat oleh Penolong Naib Canselor InQKA. 4.6 Audit Susulan Audit yang dilaksana bagi menilai keberkesanan tindakan pembetulan terhadap ketidakpatuhan (gred Major atau Minor sahaja) di dalam SPK UiTM semasa pelaksanaan AD. 4.7 Gred Penemuan Penemuan AD diberi gred-gred berikut: i. Major Perlanggaran keperluan piawaian atau prosedur yang boleh memberi kesan langsung kepada SPK ii. Minor Perlanggaran sesuatu prosedur secara sendiri atau berkumpulan yang boleh menyebabkan kelemahan sistem jika tidak dibaiki iii. TIADA Penemuan yang positif atau bersifat makiuman status semasa aspek yang diaudit. iv. InQKA Penemuan yang belum selesai dan akan disusuli semasa audit seterusnya 4.8 Ketidakpatuhan

7 PROSEDUR No. Rujukan : PK.UiTM.(P).03 AUDIT DALAM Muka Surat : 7 /13 Percanggahan atau pelanggaran terhadap mana-mana keperluan Piawaian ISO 9001:2008, COPIA, Manual Kualiti, Prosedur Kualiti atau peraturan/perundangan yang digunapakai. Laporan Ketidakpatuhan akan dijana bagi gred penemuan Major dan Minor sahaja dan kedua-dua gred ketidakpatuhan ini memerlukan audit susulan. 4.9 Senarai Semak Audit Senarai soalan bertulis di dalam format khas yang disedia berpandukan Manual Kualiti SPK UiTM atau Piawaian ISO 9001:2008 dan COPIA bagi membantu Auditor Dalaman semasa pelaksanaan Audit Dalam SeU Sistem e-pelaporan Audit Dalam UiTM yang digunakan oleh KSA dan untuk melaporkan penemuan audit. Laporan disalurkan secara atas talian kepada Auditee untuk dilihat dan diambil tindakan. 5.0 SINGKATAN UiTM NC WP PNC InQKA KSA KPK TKSA Universiti Teknologi Naib Canselor UiTM Wakil Pengurusan Kualiti UiTM Penolong Naib Canselor InQKA Ketua Sistem Audit UiTM Ketua Penilai Kendiri InQKA Timbalan Ketua Sistem Audit

8 - PROSEDUR No. Rujukan : PK.UiTM.(P).03 AUDIT DALAM Muka Surat : 8 /13 MKSP AD SSA SeU LAD LPP LPL LPK AS PE PLI PYB PTJ COPPA COPIA Pasukan Audit Dalam Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan Audit Dalam Senarai Semak Audit Sistem e-pelaporan Audit Dalam UiTM Laporan Audit Dalam Log Penilaian Penemuan Laporan Penilaian Luar Laporan Penilaian Kendiri Audit Susulan Pegawai Eksekutif Penilai Luar InQKA Pegawai yang Bertanggungjawab Pusat Tanggungjawab Code of Practice for Programme Audit Code of Practice for Institutional Audit 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN A) AUDIT DALAM TANGGUNGJAWAB TINDAKAN NC 1. Lantik KSA dan Auditor Dalaman

9 4.00, 44.4, PROSEDUR No. Rujukan : PK.UiTM.(P).03 AUDIT DALAM Muka Surat : 9 /13 Admin SeU 2. Cetak surat perlantikan dan edarkan. 3. Sediakan Jadual Audit Tahunan dan dapatkan KSA persetujuan PNC InQKA dan WP. 4. Tentukan objektif audit, skop dan kriteria. 5. Bentuk dan agihkan tugas. 6. Sediakan Pelan AD yang mengandungi tarikh, skop audit, auditor dalam, aktiviti dan lain-lain keperluan AD. 7. Buat persiapan AD dengan menyemak Manual Kualiti dan dokumen-dokumen berkaitan dan penemuan audit terdahulu. 8. Sediakan senarai Semak Audit Admin SeU 9. Hantar Memo Cadangan Lawatan kepada PTJ yang diaudit. Ketua PTJ/Auditee 10. Beri maklumbalas berkenaan cadangan tarikh AD. 11. Buat persiapan untuk AD.

10 PROSEDUR No. Rujukan : PK.UiTM.(P).03 AUDIT DALAM Muka Surat : 10/13 Adm in SeU 12. Hantar Pelan AD kepada PTJ. KSA Auditee/Ketua PTJ WP/PYB 13. Kendali Mesyuarat Pembukaan di PTJ. 14. Laksanakan AD dengan mengumpul dan mengesahkan maklumat serta bentuk penemuan audit. 15. Sediakan rumusan AD PTJ yang diaudit. 16. Laksana Mesyuarat Penutup untuk maklumkan rumusan dan sebarang ketidakpatuhan di PTJ. 17. Sediakan Laporan Penemuan dan Laporan Ketidakpatuhan (jika ada) melalui SeU. 18. Semak dan sahkan Laporan Penemuan dari SeU. 19. Hantar kepada PTJ/Auditee. 20. Sediakan Ringkasan Eksekutif AD apabila semua Laporan Penemuan diterima. 21. Semak senarai penemuan di dalam SeU. 22. Laksana tindakan pembetulan (jika ada) dan kemaskini di dalam SeU. 23. Buat analisis dan kenalpasti punca ketidakpatuhan. PYB 24. Laksanakan tindakan pembetulan.

11 ' %.%... PROSEDUR No Rujukan : PK.UiTM.(P).03 UMVERSITI AUDIT DALAM Muka Surat : 11 /13 WP 25. Pastikan Tindakan Pembetulan telah diambil dengan berkesan. 26. Laksana audit susulan (gred Major dan Minor sahaja). 27. Sahkan Tindakan Pembetulan. 28. Kemaskini Laporan Ketidakpatuhan. B) PENILAIAN LUAR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN KPK 1. Rancang dan jadualkan sesi lawatan Penilaian Luar InQKA. 2. Maklumkan jadual lawatan kepada semua PTJ yang terlibat. PTJ 3. Sediakan Laporan Penilaian Kendiri (LPK) dan hantar kepada InQKA. 4. Bersedia untuk lawatan Penilai Luar InQKA. Panel Penilai InQKA 5. Melaksanakan penilaian luar ke PTJ mengikut jadual. 6. Menyediakan Laporan Penilaian Luar (LPL). 7. Menghantar LPL kepada PTJ.

12 PROSEDUR No. Rujukan : PK.UiTM.(P).03 AUDIT DALAM Muka Surat : 12 /13 PTJ 8. Menyemak LPL dan memberikan pengesahan penerimaan atau pembetulan kepada InQKA. 9. Melaksanakan tindakan pembetulan, tindakan pencegahan dan penambahbaikan berdasarkan LPL. KPK 10.Sediakan analisa dan laporan eksekutif bagi LPL untuk dibentangkan ke JKKMKSP. 7.0 REKOD KUALITI AUDIT DALAM Bil. Jenis/Rekod Rujukan Lokasi Tem poh Simpanan 1. Sistem SeU InQKA 5 Tahun PENILAIAN LUAR Bil. Jenis/Rekod Rujukan Lokasi Laporan SRR dan LPL InQKA Tem poh Simpanan 3 Tahun

13 PROSEDUR No. Rujukan : PK.UiTM.(P).03 AUDIT DALAM Muka Surat : 13 / LAM P I RAN Carta Alir Proses Audit Dalam Cart Alir Proses Penilaian Luar Contoh Borang Senarai Semak Audit Contoh Laporan Ketidakpatuhan Contoh Laporan Penemuan Audit Dalam Contoh Log Penilaian Penemuan DLUITM.ADO1 DL.UiTM.ADO2 DL.UiTM.ADO3 DL.UiTM.ADO4

14 PROSES PENILAIAN LUAR DL. UiTM.ADO2 Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod 41111W KPK PTJ Rancang 4 Makluman Perancangan 4 Persediaan PTJ 1. Rancang dan jadualkan sesi lawatan Penilaian Luar InQKA 2. Maklumkan jadual lawatan kepada semua PTJ yang terlibat 3. Sediakan Laporan Penilaian Kendiri (SRR) dan hantar kepada InQKA 4. Bersedia untuk lawatan Penilaian Luar InQKA Panel Penilai InQKA Tindakan Panel penilai InQKA o. ivielaksanakan pennalan Luar ke DT I r...",,a...+ ;,,-1.,01 6. Menyediakan Laporan Penilaian Luar (ERR) 7. Menghantar ERR kepada PTJ Tidak Maklumbalas PTJ 8. Menyemak ERR dan memberikan pengesahan penerimaan atau pembetulan kepada InQKA PTJ Ya PTJ melaksanakan tindakan penambahbaikan 9. Melaksanakan tindakan pembetulan, tindakan pencegahan dan penambahbaikan berdasarkan ERR KPK Penyediaan Laporan Penilaian Luar vir 10. Sediakan analisa dan laporan eksekutif bagi ERR untuk dibentangkan ke JKKMKSP :111111W

15 PROSES AUDIT DALAM DL.UiTM.ADO1 Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Mula NC Admin SeU Pelantikan Pasukan Audit Dalam Mencetak surat perlantikan dan edarkan 1. Lantik KSA, TKSA dan Auditor Dalaman. 2. Cetak surat perlantikan dan edarkan. Surat perlantikan KSA Perancangan program Audit Dalam 3. Sediakan Jadual Audit Tahunan dan dapatkan persetujuan PNC InQKA dan WP. 4. Tentukan objektif audit, skop dan kriteria. Jadual Audit Tahunan 5. Bentuk dan agihkan tugas. Perancangan program Audit Dalam 6. Sediakan Pelan AD yang mengandungi tarikh, skop audit, auditor dalam, aktiviti dan lain-lain keperluan AD. 7. Buat persiapan AD dengan menyemak Manual Kualiti dan dokumen-dokumen berkaitan dan penemuan audit terdahulu. *Senarai Semak * Pelan Audit 8. Sediakan senarai Semak Audit Admin SeU Cadangan Audit Dalam 9. Hantar Memo Cadangan Lawatan kepada PTJ yang diaudit. Memo Audit Dalam Ketua PTJ/Auditee Tdak Maklumbalas PTJ 10. Ben maklumbalas berkenaan cadangan tarikh AD. 11. Buat persiapan untuk AD. Admin SeU Ya 12. Hantar Pelan AD kepada PTJ. 13. Kendali Mesyuarat Pembukaan di PTJ. Senarai kehadiran Nota Auditor Pelaksanaan Audit Dalam 14. Laksanakan AD dengan mengumpul dan mengesahkan maklumat serta bentuk penemuan audit. 15. Sediakan rumusan AD PTJ yang diaudit. Laporan Penemuan dan SeU 16. Laksana Mesyuarat Penutup untuk maklumkan rumusan dan sebarang ketidakpatuhan di PTJ. Senarai kehadiran

16 17. Sediakan Laporan Penemuan Pelaporan Audit Dalam dan Laporan Ketidakpatuhan (jika ada) melalui SeU. Laporan Ketidakpatuhan dan i SeU KSA 18. Semak dan sahkan Laporan Penemuan dan i SeU. Ringkasan Eksekutif 19. Hantar kepada PTJ/Auditee. 20. Sediakan Ringkasan Eksekutif AD apabila semua Laporan Penemuan diterima. Laporan Eksekutif di dalam SeU t 21. Semak senarai penemuan di dalam SeU. Auditee/Ketua PTJ Tindakan Pembetulan 22. Laksana tindakan pembetulan (jika ada) dan kemaskini di dalam SeU. WP/PYB PYB Tindakan Pembetulan 1 Tindakan Pembetulan 23. Buat analisis dan kenalpasti punca ketidakpatuhan. 24. Laksanakan tindakan pembetulan. Tindakan Pembetulan di SeU WP Tindakan Pembetulan 25. Pastikan Tindakan Pembetulan telah diambil dengan berkesan. 26. Laksana audit susulan (gred N dan I sahaja). 27. Sahkan Tindakan Pembetulan. 28. Kemaskini Laporan Ketidakpatuhan. Tambahan Semakan Tindakan di SeU

17 PROSES AUDIT DALAM DL.UiTM.ADO1 Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod NC Admin SeU Pelantikan Pasukan Audit Dalam I Mencetak surat perlantikan dan edarkan 1. Lantik KSA, TKSA dan Auditor Dalaman. 2. Cetak surat perlantikan dan edarkan. Surat perlantikan KSA Perancangan program Audit Dalam 3. Sediakan Jadual Audit Tahunan dan dapatkan persetujuan PNC InQKA dan WP. 4. Tentukan objektif audit, skop dan kriteria. Jadual Audit Tahunan 1 Perancangan program Audit Dalam 5. Bentuk dan agihkan tugas. 6. Sediakan Pelan AD yang mengandungi tarikh, skop audit, auditor dalam, aktiviti dan lain-lain keperluan AD. 7. Buat persiapan AD dengan menyemak Manual Kualiti dan dokumen-dokumen berkaitan dan penemuan audit terdahulu. *Senarai Semak * Pelan Audit Admin SeU 4 Cadangan Audit Dalam 8. Sediakan senarai Semak Audit 9. Hantar Memo Cadangan Lawatan kepada PTJ yang diaudit. Memo Audit Dalam Ketua PTJ/Auditee Tidak 10. Ben maklumbalas berkenaan cadangan tarikh AD. 11. Buat persiapan untuk AD. Admin SeU Ya 12. Hantar Pelan AD kepada PTJ. 13. Kendali Mesyuarat Pembukaan di PTJ. Senarai kehadiran Nota Auditor Pelaksanaan Audit Dalam 14. Laksanakan AD dengan mengumpul dan mengesahkan maklumat serta bentuk penemuan audit. 15. Sediakan rumusan AD PTJ yang diaudit. Laporan Penemuan dari SeU 16. Laksana Mesyuarat Penutup untuk maklumkan rumusan dan sebarang ketidakpatuhan di PTJ. Senarai kehadiran

18 Pelaporan Audit Dalam 17. Sediakan Laporan Penemuan dan Laporan Ketidakpatuhan (jika ada) melalui SeU. Laporan Ketidakpatuhan dari SeU KSA 18. Semak dan sahkan Laporan Penemuan dari SeU. Ringkasan Eksekutif 19. Hantar kepada PTJ/Auditee. 20. Sediakan Ringkasan Eksekutif AD apabila semua Laporan Penemuan diterima. Laporan Eksekutif di dalam SeU Auditee/Ketua PTJ 21. Semak senarai penemuan di dalam SeU. 22. Laksana tindakan pembetulan (jika ada) dan kemaskini di dalam SeU. WP/PYB PYB Tindakan Pembetulan 4 Tindakan Pembetulan 23. Buat analisis dan kenalpasti punca ketidakpatuhan. 24. Laksanakan tindakan pembetulan. Tindakan Pembetulan di SeU WP Tindakan Pembetulan 25. Pastikan Tindakan Pembetulan telah diambil dengan berkesan. 26. Laksana audit susulan (gred N dan I sahaja). 27. Sahkan Tindakan Pembetulan. 28. Kemaskini Laporan Ketidakpatuhan. Tambahan Semakan Tindakan di SeU