Pembukaan Audit Dalam : 16 Julai Proses Pengauditan : Julai Penyediaan Laporan Audit Dalam : Julai 2013

Transkripsi

1 PEMBENTANGAN LAPORAN AUDIT DALAM 2013 PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH Oleh: KETUA JURUAUDIT DALAM

2 Pembukaan Audit Dalam : 16 Julai 2013 Proses Pengauditan : Julai 2013 Penyediaan Laporan Audit Dalam : Julai 2013 Pengauditan di PSZ UTM Kuala Lumpur : 22 Julai 2013 Mesyuarat Penutup Audit Dalam : 31 Julai 2013 Follow-up Audit Dalam : 30 Ogos 2013

3 NCR Elemen = 7 Isu = % 3 43% PSZKL PSZJB 8 67% 4 33% PSZKL PSZJB

4 OFI ELEMEN = 24 ISU = % 13 22% 16 67% PSZKL PSZJB 45 78% PSZKL PSZJB

5 4 NCR WP BTK BPS BPM BKL WP BTK BPS BPM BKL

6 OFI WP BTK BRI BSP BPS BPM BPK BPA BKL BPT

7 NCR 2012 NCR PSZKL PSZJB

8 PSZKL PSZJB

9 Elemen Keterangan NCR OFI 4.1 Keperluan Am (Nota 3 : Kawalan Terhadap Proses Outsourcing) Kawalan Dokumen (a) Kawalan Dokumen (Meluluskan Dokumen Yang Mencukupi Keperluan Sebelum Dokumen Itu Dikeluarkan) (d) Kawalan Dokumen (Memastikan Versi Yang Relevan Bagi - 1 Dokumen Yang Digunapakai Tersedia Di tempat Digunakan) Kawalan Rekod Objektif Kualiti Komunikasi Dalaman Kompetensi, Latihan dan Kesedaran Prasarana Persekitaran Kerja Komunikasi Pelanggan Proses Pembelian 4 -

10 Elemen Keterangan NCR OFI Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan (b) Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan (Adanya 3 arahan Kerja, Jika Perlu) 7.5.1(c) Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan - 1 (Penggunaan Peralatan Yang Bersesuaian) 7.5.1(e) Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan - 1 (Pelaksanaan Pemantauan Dan pengukuran)) 7.5.1(f) () Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan 1 (Pelaksanaan Pelepasan Produk, Aktiviti Hantar Serah Dan Selepas Hantar Serah produk) Pengenalpastian dan Kebolehkesanan Pemantauan dan Pengukuran Proses (a) Kawalan Produk Tak Akur (Mengambil Tindakan Menghapuskan Ketakakuran Yang Dikesan) Analisis Data Penambahbaikan Berterusan - 2 Jumlah keseluruhan 12 58

11 Bahagian Prosedur NCR OFI Prosedur Kawalan Dokumen dan Data 1 1 Prosedur Latihan 0 2 Prosedur Penyenggaraan Bangunan PSZ 1 3 Prosedur Mengurus Pembelian Harta Tetap, Inventori, Perkhidmatan dan Bahan 2 1 Prosedur Mengkatalog dan Memproses Bahan 0 1 Prosedur Mendeposit Bahan UTM-IR 0 1

12 Bahagian Prosedur NCR OFI Prosedur Penyenggaraan dan Membaikpulih Perkakasan Perkomputeran 0 1 Prosedur Mengurus Pembelian Buku dan Bahan Pandang Dengar 0 3 Prosedur Mengurus Perolehan Bahan Khas 1 3 Prosedur Mengurus Pembelian Jurnal dan Media Elektronik 2 5

13 Bahagian Prosedur NCR OFI Prosedur Penerbitan Buku Panduan Perpustakaan 0 1 Prosedur Penerbitan Buletin Perpustakaan 1 0 Prosedur Perkhidmatan Halaman Kandungan 0 2 Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Interlibrary Loan (Pembekalan ILL Oleh PSZ Kepada PSZ Cawangan Dan Institusi Luar) Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Interlibrary Loan (Permohonan ILL Oleh PSZ Kepada PSZ Cawangan Dan Institusi Luar) Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran Pencarian Maklumat

14 Bahagian Prosedur NCR OFI Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan 0 2 Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan 0 2 Prosedur Menguruskan Penyusunan Buku 0 3 Prosedur Penyenggaraan dan Pemulihan Bahan dan Alat Media 0 2 Prosedur Penjilidan Bahan Perpustakaan 0 2 Prosedur Perkhidmatan Bantuan Pencarian Maklumat Melalui Pangkalan Data Prosedur Pengurusan Bengkel Kemahiran Pencarian Maklumat Penyelidikan

15 Bahagian Prosedur NCR OFI Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan Prosedur Mengurus Pembelian Buku bagi Perpustakaan Cawangan SPACE Prosedur MenguruskanPenyusunanBuku k 0 1 Prosedur Mengkatalog dan Proses Bahan bagi Perpustakaan Cawangan SPACE 1 1 Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan 1 1 Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan 2 1 Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL drp PSZ kpd PSZ Cawangan dan Institusi luar) 0 2 Prosedur Mengurus Pembelian Buku bagi Koleksi PSZKL 0 4

16 NCR dan OFI dikeluarkan oleh Juruaudit Dalam dengan mengunakan Borang Permintaan Tindakan Pembetulan (PSZ27.6a(Pin.1/2011)

17 Ketua Bahagian perlu memberi perhatian serius terhadap aktiviti yang tak akur (NCR) dan aktiviti yang cenderung ke arah ketidakpatuhan. Kt Ketua Bh Bahagian perlu memberi lbih lebih penekanan terhadap kefahaman dalam analisa data, kenyataan objektif kualiti, kawalan dan pemantauan proses/produk serta keperluan proses yang didokumenkan.

18 NCR Kawalan Rekod Kualiti (2) Komunikasi i Dalaman (1) Proses pembelian (4) Kawalan ke atas Produk & Perkhidmatan (1) Pemantauan dan Pengukuran Proses (1) 8.3 (a) ()-Kawalan Produk Tak Akur (Mengambil Tindakan Menghapuskan Ketakakuran Yang Dikesan) (1) Analisis Data (2)

19 OFI yang perlu diberi perhatian supaya ia tidak menjejaskan SPK PSZ secara keseluruhan Keperluan Am (Nota 3 : Kawalan Terhadap Proses Outsourcing) (1) Kawalan Dokumen (7) (a) - Kawalan Dokumen (Meluluskan Dokumen Yang Mencukupi Keperluan Sebelum Dokumen Itu Dikeluarkan) (1) (d) - Kawalan Dokumen (Memastikan Versi Yang Relevan Bagi Dokumen Yang Digunapakai Tersedia Di tempat Digunakan) (1) Kawalan Rekod Kualiti (6) Objektif Kualiti (8) Komunikasi Dalaman (1) Kompetensi, Latihan dan Kesedaran (1)

20 6.3 Prasarana (1) Persekitaran Kerja (2) Komunikasi Pelanggan (1) Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan (8) 751( 7.5.1(c) - Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan (Penggunaan Peralatan Yang Bersesuaian) (1) 7.5.1(e) - Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan (Pelaksanaan Pemantauan Dan pengukuran)(1) 7.5.1(f) - Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan (Pelaksanaan Pelepasan Produk, Aktiviti Hantar Serah Dan Selepas Hantar Serah produk)(1) Pengenalpastian dan Kebolehkesanan (2) Pemantauan dan Pengukuran Proses (8) 8.4 Analisis Data (5) Penambahbaikan Berterusan (2)

21 Keadaan penyimpanan bahan galerium tidak diurus dengan sistematik sebagaimana keperluan di bawah klausa Bahan & yang telah dikatalog pada 10 November 2011 tidak mempunyai barkod serta no. panggilan pada bahan. Cadangan: Didokumenkan proses pengurusan bahan galerium.

22 Bahan SEGERA MJIIT lewat dihantar dan tidak memenuhi keperluan di bawah klausa (f). Bungkusan bahan SEGERA dihantar dari BPT ke BTK pada 19/4/2013. Bahan diterima hanya pada 2/5/2013. Bungkusan ini dikesan dihantar bersama-sama 4 bungkusan bahan biasa ke BPO pada 22/4/2013 sedangkan bahan SEGERA perlu dihantar berasingan melalui pos ekspress. Kaedah pemantauan bagi pengendalian bahan/surat perlu diwujudkan dk oleh BTK. Cadangan: Didokumenkan proses pengurusan penghantaran bungkusan di PSZJB dan PSZ UTMKL.

23 Walau bagaimanapun, PSZ telah melaksana dan mengekalkan SPK serta sentiasa berusaha membuat penambahbaikan berterusan bagi aktiviti yang terlibat secara langsung dengan perkhidmatan dan penghasilan produk.

24