ANALISIS DAN PERANCANGAN E-PROCUREMENT PADA PT. INDO JAYA KERTAS SKRIPSI Oleh Hartono 1100040043 PROGRAM GANDA SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN UNIVERSITAS BINA NUSANTARA 2013 iv
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Ganda Sistem Informasi Manajemen Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2012/2013 ANALISIS DAN PERANCANGAN E-PROCUREMENT PADA PT.INDO JAYA KERTAS Hartono 1100040043 ABSTRAK PT Indo Jaya Kertas adalah perusahaan yang bergerak dalam produksi kertas potong. Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah sulit nya pengadaan dan pengawasan stock bahan baku sehingga perusahaan sulit memprediksi kapan harus melakukan stock pada bahan baku. Oleh karena itu penulis merasa perlu untuk,mengusulkan aplikasi layanan pelanggan electronic-procurement melalui website perusahaan. Adapun metode penelitian yang digunakan adalah metode analisis yaitu analisis dengan value chain, analisa supplier, dan Production Order Quantity (POQ). Perancangan sistem e-procurement dilakukan dengan menggunakan merode OOAD (Object Oriented Analysis and Design) dengan notasi UML yang meliputi : use case diagram, class diagram, sequence diagram, user interface dan navigation diagram. Melalui pengunan e-procurement ini diharapkan perusahaan dapat lebih mudah melakukan pengadaan barang dan dapat mengetahui supplier-supplier yang berkualitas, sehingga dapat meningkat kinerja para staff yang berhubungan langsung dengan proses ini. Kata Kunci: Analisis, Perancangan, Electronic procurement, OOAD, website v
KATA PENGANTAR Puji syukur saya panjatkan pada Yang Maha Esa, atas selesainya skripsi ini dalam memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan Jenjang Strata S1di BINUS University, Jakarta. Pada kesempatan ini juga perkenankan penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada semua pihak yang terlah banyak memberikan bantuan dan dukunganya baik secara langsung maupun tidak langsung, dikhususkan kepada: 1. Keluarga (Ayah, ibu, kakak dan adik tercinta), terutama ibu yang selalu memberikan saya dukungan untuk hal-hal yang saya lakukan. 2. Bapak Prof. Dr. Ir. Harjanto Prabowo, MM. Selaku Rektor BINUS University atas kesempatan dan lingkungan yang diberikan selama proses pendidikan. 3. Bapak Hengkie Ongowarsito, S.Kom, MT. selaku Head of School Undergraduated Program (Double Degree) Sistem Informasi dan Manajemen. BINUS University yang telah mendukung, memberi petunjuk dan kesempatan untuk menyelesaikan skripsi. 4. Bapak Henry Antonius Eka W, S.Kom., MM selaku dosen pembimbing Sistem Informasi yang telah member dukungan, pengarahan, bimbingan, inspirasi, berbagi ilmu dan pengalaman kepada penulis dalam penyelesaian skripsi ini dari awal hingga akhir. 5. Ibu Dian Taurianan SE., Msc. selaku dosen pembimbing Manajemen yang telah member dukungan, pengarahan, bimbingan, inspirasi, berbagi ilmu dan pengalaman kepada peulis dalam penyelesaian skripsi ini dari awal hingga pertengahan. 6. Ibu Retno Dewanti,S.Si., MM. selaku dosen pembimbing Manajemen yang telah member dukungan, pengarahan, bimbingan, mengantikan Ibu Dian Tauriana. 7. Seluruh karyawan Binus University, serta semua pihak yang membantu penulis secara langsung maupun tidak langsung dari awal hingga akhir perkuliahan. 8. Perpustakaan Binus University dan stafnya yang telah banyak membantu dengan menyediakan sejumlah litelratur yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini. 9. Bapak Dominic,S.Kom selaku Diretur PT. Indo Jaya Kertas yang telah memberikan ijin dan kesempatan bagi saya untuk melakukan penelitian di tempat usahanya. Terimakasih atas dukungan, data dan infromasi yang diberikan yang sangat menunjang dalam penyelesaian penulisan skripsi ini 10. Kepada Wiwi Bernice, Meice Novaria, Nora, Melinda yang merupakan teman-teman yang setia mendukung dan memberikan motivasi dalam penyusunan skripsi ini dan juga menemani bergadang untuk penyelesaian skripsi ini. 11. Teman-teman sepermaianan dan sepenanggungan di BNPC yang sudah menyelesaikan skripsi-nya terlebih dahulu Robin Sia,S.E.,S.Kom, Tommy Lim,S.E.,S.Kom, Heryanto,S.E.,S.Kom Efendy,S.E.,S.Kom, Nico,S.E.,S.Kom, Agustiawan,S.E.,S.Kom, Eric,S.E.,S.Kom,Silvia Yulita K,S.E.,S.Kom, Andrew Wijaya,S.E.,S.Kom.,Yulieny,S.E,S.Kom, dan untuk teman SI-MN yang masih bersama saya dalam perjuangan skripsi Yon Beta dan juga Jessica Moretosee 12. Keluarga besar dan teman-teman kelas PAY dan PBY Sistem Informasi dan Manajemen angkatan 2007 atas suka duka yang kita alami bersama selama masa perkuliahan. 13. Teman-teman Tzu Ching Ivonne Jonathan, Helen Y, Angel Agustina, yang tanpa henti dan tanpa bosan selalu mengingatkan saya untuk menyelesaikan skripsi. vi
14. Kepada semua pihak yang telah membantu, mendukung, membimbing, dan mendoakan sehingga ppenulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Akhir kata, semoga segala kebaikan Bapak, Ibu, serta rekan-rekan semua diberikan hasil yang indah pada saatnya. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak. Jakarta, 28 Februari 2013 Penulis, Hartono 1100040043 vii
DAFTAR ISI Abstrak Kata Pengantar Daftar isi Daftar Tabel Daftar Gambar Daftar Lampiran Halaman iv v vii x xii xvii BAB 1 PENDAHULUAN 1 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Ruang Lingkup 3 1.3 Tujuan dan manfaat 4 1.4 Metodelogi 4 1.5 Sistematika Penulisan 6 BAB 2 LANDASAN TEORI 8 2.1 Sistem Informasi 8 2.1.1 Pengertian Sistem 8 2.1.2 Pengertian Informasi 9 2.2 E-Business 9 2.3 Manajemen 9 2.4 2.5 Sistem Informasi Manajemen Persediaan 10 11 2.6 Procurement 15 2.7 Manajemen Pengadaan 18 2.8 E-procurement 19 2.8.1 Pengertian E-procurement 19 2.8.2 Proses dan kegiatan dalam E-procurement 20 2.8.3 Tujuan dan Manfaat E-procurement 22 2.9 Pemilihan dan Penilaian Vendor 24 2.9.1 Metode Linear Average 26 2.9.2 Metode Coefficient of Variance 30 2.10 Analisa dan Perancangan Sistem 32 2.10.1 Object 33 2.10.2 System Definition 33 2.10.3 Rich picture 34 2.10.4 The FACTOR Criterion 34 2.10.5 Problem Domain Analysis 35 2.10.6 Classes 36 2.10.7 Structure 37 viii
2.10.8 Behaviour 40 2.11.8.1 Event Trace 40 2.11.8.2 Behavioral Pattern 41 2.10.8.3 Explore Pattern 41 2.10.9 Application Domain Analysis 42 2.10.10 Usage 42 2.10.11 Sequence Diagram 43 2.10.12 Function 47 2.10.13 Interfaces 48 2.10.14 Architectural Design 50 2.10.15 Criteria 51 2.10.16 Component Architecture 53 2.10.17 Process Architecture 54 2.10.18 Component Design 58 2.10.19 Model Component 59 2.10.20 Function Component 60 2.10.21 Connecting Components 60 2.11 Kerangka Pikir 63 BAB 3 ANALISA PERUSAHAAN DAN SISTEM BERJALAN 64 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 64 3.1.1 Sejarah Perusahaan 64 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 65 3.1.3 Struktur Organisasi 66 3.1.4 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab 66 3.2 Analisa Sistem Berjalan 68 3.2.1 Proses Bisnis Berjalan 70 3.2.2 Rich Picture 71 3.3 Permasalahan Yang Dihadapi 72 3.4 Alternatif Pemecahan Masalah 73 3.4.1 Analisa Penilaian Supplier 74 3.4.2 Analisa POQ 83 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 86 4.1 Analysis Documentation 86 4.1.1 The Task 86 4.1.1.1 Purpose 86 4.1.1.2 System Definition 86 4.1.1.3 Context 88 4.1.2 Problem Domain 90 4.1.1 Cluster 90 4.1.2 Class Diagram 91 4.1.3 Classes 92 ix
4.1.3 Application Domain 97 4.1.3.1 Usage 98 4.2.2.1.1 Actor Table 98 4.2.2.1.2 Actor Specification 98 4.2.2.1.3 Use Case 101 4.2.2.1.4 Use Case Specification 103 4.1.3.2 Function List 109 4.1.3.3 User Interface 110 4.2 Design Document 152 4.2.1 The Task 152 4.2.1.1 The Purpose 152 4.2.1.2 Correction to Analysis 152 4.2.1.3 Quality Goals 152 4.2.2 Technical Platform 157 4.2.2.1 Equipment and System Software 157 4.2.2.2 System Interface 159 4.2.3 Architecture 159 4.2.3.1 Component Achitecture 159 4.2.3.2 Proses Architecture 160 4.2.4 Components 160 4.2.4.1 Structure 160 4.2.4.2 Classes 162 4.2.4.3 Perancangan Table Database 178 4.2.5 Implementation Plan 178 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 179 5.1 Simpulan 179 5.2 Saran 180 x
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Tabel Kriteria Pemilihan Supplier 22 Tabel 2.2 Tabel Konversi PPM 25 Tabel 2.3 Tipe interaction operator yang digunakan dalam fragment 45 Tabel 2.4 Kriteria kualitas perangkat lunak 51 Tabel 2.5 Jenis arsitektur client-server 55 Tabel3.1 Data Sampel Penerimaan Material 77 Tabel3.2 Perolehan Data On Time Delivery dari Metode Linear Average 79 Tabel3.3 Data Sampel Pengembalian Material 80 Tabel3.4 Perolehan Data Quality dari Metode Linear Average 82 Tabel3.5 Data Sampel Pembelian Material 83 Tabel3.7 Data Sample Material 86 Tabel 4.1 System Definition dengan FACTOR 89 Tabel 4.2 Actor tabel e-procurement PT Indo Jaya Kertas 99 Tabel 4.3 Actor Specification tabel e-procurement PT Indo Jaya Kertas 99 Tabel 4.4 Actor Specification tabel e-procurement PT Indo Jaya Kertas 100 Tabel 4.5 Actor Specification tabel e-procurement PT Indo Jaya Kertas 100 Tabel 4.6 Actor Specification tabel e-procurement PT Indo Jaya Kertas 100 Tabel 4.7 Use case specification Mendata Bahan Baku 103 Tabel 4.8 Use case specification Mendata Staff 103 Tabel 4.9 Use case specification Mendata Supplier 103 Tabel 4.10 Use case specification Registrasi 104 Tabel 4.11 Use case specification membuat Surat Permintaan Bahan Baku 104 Tabel 4.12 Use case specification membuat Surat Permintaan Penawaran 105 Tabel 4.13 Use case specification membuat Surat Penawaran Supplier 105 Tabel 4.14 Use case specification membuat surat pembelian 106 Tabel 4.15 Use case specification membuat surat terima bahan baku 106 Tabel 4.16 Use case specification membuat surat retur 107 Tabel 4.17 Use case specification membuat Surat keluar bahan baku 107 Tabel 4.18 Use case specification membuat laporan pembelian 108 Tabel 4.19 Use case specification membuat laporan analisa supplier 108 Tabel 4.20 Tabel Staff 148 Tabel 4.21 Tabel Supplier 148 Tabel 4.22 TabelSupplier evaluation 149 Tabel 4.23 Tabel Supply product 149 Tabel 4.24 Tabel Detail Supply Product 150 Tabel 4.25 Tabel Surat Permintaan Bahan Baku 150 Tabel 4.26 Tabel Detail Surat Permintaan Bahan Baku 151 Tabel 4.27 Tabel Surat Permintaan Penawaran 151 Tabel 4.28 Tabel Detail Surat Permintaan Penawaran 152 Tabel 4.29 Tabel Surat Penawaran Supplier 153 xi
Tabel 4.30 Tabel Detail Surat Penawaran Supplier 154 Tabel 4.31 Tabel Pembelian 155 Tabel 4.32 Tabel Detail Pembelian 155 Tabel 4.33 Tabel Surat Terima Bahan Baku 156 Tabel 4.34 Tabel Detail Surat Terima Bahan Baku 156 Tabel 4.35 Tabel Surat Retur Pembelian 157 Tabel 4.36 Tabel Detail Surat Retur Pembelian 158 Tabel 4.37 Tabel Surat Keluar Bahan Baku 158 Tabel 4.38 Tabel Detail Surat Keluar Bahan Baku 159 Tabel 4.39 Tabel Bahan Baku 159 Tabel 4.40 Kebutuhan minimum sistem server yang direkomendasikan 160 Tabel 4.41 Kebutuhan minimum sistem client yang direkomendasikan 161 Tabel 4.42 Jadwal perancangan dan implementasi sistem yang direkomendasikan 162 xii
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Proses Procurement Tradisional 11 Gambar 2.2 Manajemen E-Procurement 15 Gambar 2.3 Proses E-Procurement 16 Gambar 2.4 Rantai E-Procurement 17 Gambar 2.5 Contoh Value Chain perusahaan manufaktur 31 Gambar 2.6 Kegiatan utama dan hasil analisa dan perancangan berorientasi 32 Gambar 2.7 Aktivitas didalam model problem-domain 35 Gambar 2.8 Sub-aktivitas dalam memilih problem-domain class dan event 36 Gambar 2.9 Generalization Structure 37 Gambar 2.10 Cluster Structure 38 Gambar 2.11 Aggregation Structure 38 Gambar 2.12 Association Structure 39 Gambar 2.13 Struktur kontrol dalam statechart 41 Gambar 2.14 Contoh use case diagram 43 Gambar 2.15 Hubungan semua tipe fungsi 47 Gambar 2.16 Contoh navigation diagram 49 Gambar 2.17 Aktivitas dalam architectural design 50 Gambar 2.18 Layered architeture pattern 53 Gambar 2.19 Generic architecture pattern 54 Gambar 2.20 Client-server architecture pattern 55 Gambar 2.21 Centralized pattern 56 Gambar 2.22 Distributed pattern 56 Gambar 2.23 Decentralized pattern 57 Gambar 2.24 Component design 58 Gambar 2.25 Revised class diagram 59 Gambar 2.26 Class diagram dengan operation 59 Gambar 2.27 Kerangka Pikir 61 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Indo Jaya Kertas 64 Gambar 3.2 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan 69 Gambar 3.3 Value Chain PT. Indo Jaya Kertas 70 Gambar4.1 Proses Bisnis yang disusulkan untuk PT.Indo Jaya Kertas 90 Gambar4.2 Cluster pada e-procurement PT Indo Jaya Kertas 91 Gambar4.3 Class Diagram awal e-procurement PT Indo Jaya Kertas 92 Gambar4.4 Atribut, event, dan statechart dari Purchasing 93 Gambar4.5 Atribut, event, dan statechart dari Admin 93 Gambar4.6 Atribut, event, dan statechart dari warehouse 94 Gambar4.6 Atribut, event, dan statechart dari Supplier 94 Gambar4.7 Atribut, event, dan statechart dari Supplier Evaluation 95 Gambar4.8 Atribut, event, dan statechart dari Supply Product 95 Gambar4.9 Atribut, event, dan statechart dari Surat Permintaan Bahan 95 xiii
Baku Gambar4.10 Atribut, event, dan statechart dari Surat Permintaan Penawaran 96 Gambar4.11 Atribut, event, dan statechart dari Surat Penawaran Supplier 96 Gambar4.12 Atribut, event, dan statechart dari Surat Pembelian 96 Gambar4.13 Atribut, event, dan statechart dari Surat Terima Bahan Baku 97 Gambar4.14 Atribut, event, dan statechart dari Surat Retur Pembelian 97 Gambar4.15 Atribut, event, dan statechart darisurat Keluar Bahan Baku 97 Gambar4.16 Atribut, event, dan statechart dari Bahan Baku 98 Gambar4.17 Use Case e-procurement PT Indo Jaya Kertas. 102 Gambar4.18 Navigation Diagram Admin 109 Gambar4.19 Navigation Diagram Warehouse 110 Gambar4.20 Navigation Diagram Purchasing 111 Gambar4.21 Navigation Diagram Supplier 112 Gambar4.22 Halaman Login 113 Gambar4.23 Halaman Home (sesudah login) 114 Gambar4.24 Halaman Bahan Baku (untuk Admin) 115 Gambar4.25 Halaman Detail Bahan Baku untuk Admin 116 Gambar4.26 Halaman Staff untuk Admin 117 Gambar4.27 Halaman Edit Staff untuk Admin 117 Gambar4.28 Halaman Supplier untuk Admin 118 Gambar4.29 Halaman Detail Supplier untuk Admin 118 Gambar4.30 Halaman Bahan Baku Untuk Warehouse 119 Gambar4.31 Halaman Detail Bahan Baku untuk Admin 119 Gambar4.32 Halaman Surat Permintaan Bahan Baku untuk Warehouse 120 Gambar4.33 Halaman Detail Surat Permintaan Bahan Baku untuk 121 Warehouse Gambar4.34 Halaman Surat Terima Bahan Baku Untuk Warehouse 122 Gambar4.35 Halaman Detail Surat Terima Bahan Baku untuk Warehouse 122 Gambar4.36 Halaman Surat Retur untuk Warehouse 123 Gambar4.37 Halaman Detail Surat Retur Untuk Warehouse 123 Gambar4.38 Halaman Surat Keluar Bahan Baku untuk Warehouse 124 Gambar4.39 Halaman Detail Surat Keluar Bahan Baku untuk Warehouse 124 Gambar4.40 Halaman Bahan Baku untuk Purchasing 125 Gambar4.41 Halaman Detail Bahan Baku untuk Purchasing 125 Gambar4.42 Halaman Supplier untuk Purchasing 126 Gambar4.43 Halaman Detail Supplier untuk Purchasing 126 Gambar4.44 Halaman Surat Permintaan Bahan Baku untuk Purchasing 127 Gambar4.45 Halaman Detail Surat Permintaan Bahan Baku untuk 127 Purchasing Gambar4.46 Halaman Surat Permintaan Penawaran untuk Purchasing 128 Gambar4.47 Halaman Detail Surat Permintaan Penawaran untuk Purchasing 128 Gambar4.48 Halaman Surat Penawaran Supplier untuk Purchasing 129 Gambar4.49 Halaman Detail Surat Penawaran Supplier untuk Purchasing 129 Gambar4.50 Halaman Surat Pembelian untuk Purchasing 130 Gambar4.51 Halaman Detail Surat Pembelian untuk Purchasing 130 Gambar4.52 Halaman Surat Terima Bahan Baku untuk Purchasing 131 xiv
Gambar4.53 Halaman Detail Surat Terima Bahan Baku untuk Purchasing 131 Gambar4.54 Halaman Surat Retur untuk Purchasing 132 Gambar4.55 Halaman Detail Surat Retur untuk Purchasing 132 Gambar4.56 Halaman Surat Keluar Barang untuk Purchasing 133 Gambar4.57 Halaman Detail Surat Keluar Barang untuk Purchasing 133 Gambar4.58 Halaman Laporan Pembelian untuk Purchasing 134 Gambar4.59 Hasil Laporan Pembelian 134 Gambar4.60 Halaman Laporan Analisa Supplier untuk Purchasing 135 Gambar4.61 Hasil Laporan Analisa Supplier Berdasarkan Criteria 136 Gambar4.62 Hasil Laporan Analisa Supplier Berdasarkan Performa 136 Gambar4.63 Hasil Laporan Analisa Supplier Berdasarkan Produk 137 Gambar4.64 Halaman Surat Permintaan Penawaran untuk Supplier 138 Gambar4.65 Halaman Detail Surat Permintaan Penawaran untuk Supplier 138 Gambar4.66 Halaman Surat Penawaran Supplier untuk Supplier 139 Gambar4.67 Halaman Detail Surat Penawaran Supplier untuk Supplier 139 Gambar4.68 Halaman Surat Pembelian untuk Supplier 140 Gambar4.69 Halaman Detail Surat Pembelian untuk Supplier 140 Gambar4.70 Halaman Surat Terima Bahan Baku untuk Supplier 141 Gambar4.71 Halaman Detail Surat Terima Bahan Baku untuk Supplier 141 Gambar4.72 Halaman Surat Retur untuk Supplier 142 Gambar4.73 Halaman Detail Surat Retur untuk Supplier 142 Gambar4.74 Sequence Diagram Halaman Bahan Baku 143 Gambar4.75 Diagram sequence Halaman Staff 144 Gambar4.76 Sequence Diagram Halaman Supplier 145 Gambar4.77 Class Diagram Revise e-procurement PT Indo Jaya Kertas 147 xv
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran I Gudang PT.Indojaya Kertas L1 Lampiran II Daftar wawancara PT. Indo Jaya Kertas L3 xvi
xvii