UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Studi Ganda Sistem Informasi - Akuntansi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2006/2007 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN UNTUK MENINGKATKAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PESAWAT PADA DIVISI LOGISTIK PERUSAHAAN PENERBANGAN STUDI KASUS: PT. PAS Dian Widia 0600664931 ABSTRAK PT. PAS adalah maskapai penerbangan di Indonesia. Pada saat ini PT. PAS menghadapi tantangan di ladang bisnisnya, sejalan dengan semakin semaraknya bisnis penerbangan terakhir ini. Oleh karena itu dalam rangka menghadapi persaingan itu, PT PAS harus menghadapi beberapa isu yang harus dibenahi di sektor keuangan dan investasi. Salah satu sektor yang perlu mendapatkan perhatian adalah permasalahan seputar persediaan spare part nya yang memiliki jumlah yang sangat besar. Masalah yang dihadapi perusahaan pada saat ini adalah kurangnya pengendalian terhadap persediaan suku cadang yang dimiliki oleh perusahaan.dimana tingkat pemesanan ulang persediaan belum ditentukan serta segala proses pencatatan yang berlaku masih bersifat manual. Hal ini dapat menjadi hambatan dalam mengolah dan memperoleh informasi pada saat pengambilan keputusan, serta dapat mengakibatkan pelaporan yang dibuat oleh administrasi materia menjadi tidak konsisten. Adapun hal yang dapat dilakukan sebagai bahan pertimbangan untuk mengurangi masalah yang terjadi, yaitu dengan membuat sebuah aplikasi untuk Sistem Informasi Manajemen Persediaan yang dapat mengintegrasikan data yang ada dari hasil proses bisnis yang terjadi sehari hari serta dapat meningkatkan pengendalian persediaan suku cadang (spare part). Dengan adanya aplikasi yang baru maka diharapkan persediaan suku cadang (spare part) dapat dikendalikan dengan lebih baik dan mudah. Kata Kunci: Sistem Informasi Manajemen, persediaan, suku cadang iv
PRAKATA Sebelumnya penulis mengucapkan puji syukur kepada Allah SWT sehingga dapat menyelesaikan Skripsi ini. Walaupun dalam pelaksanaannya terasa berat oleh penulis, namun berkat bimbingan dari para dosen, akhirnya Skripsi ini dapat diselesaikan walaupun masih jauh dari kesempurnaan. Skripsi ini disusun berdasarkan data yang diperoleh dari tempat penulis melakukan penelitian dan pengamatan pada PT. PAS, ditambah dengan penjelasan dari para dosen dan buku-buku berhubungan dengan topik Skripsi. Penulis menyadari masih banyak kekurangan kekurangan di dalam Skripsi, sehingga penulis sangat mengharapkan bantuan berupa kritik dari para dosen serta caracara yang baik untuk menyusun karya ilmiah di masa yang akan datang. Pada kesempatan ini, tak lupa Penulis mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah memberikan dukungan moril dan materiil dalam penyelesaian Skripsi ini. Penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Engkos Achmad Kuncoro, SE., MM, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Com.Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara.. 4. Bapak Misbahul Munir, Ak., MBA, selaku Ketua Jurusan Akuntansi Universitas Bina Nusantara.. 5. Bapak Siswono, S.Kom., MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara. 6. Ibu Rindang Widuri, S.Kom., MM, selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi Universitas Bina Nusantara. 7. Bapak Johan, S.Kom., MM, selaku Sekretaris Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara. v
8. Bapak Salim, SE., Ak., selaku dosen pembimbing yang telah memberikan waktu, pikiran dan perhatian serta kesabarannya dalam membimbing Penulis selama proses penyusunan Skripsi ini. 9. Bapak Ir. Ekananta Manalif, MM, M.Kom, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan waktu, pikiran dan perhatian serta kesabarannya dalam membimbing Penulis selama proses penyusunan Skripsi ini. 10. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada Penulis. 11. Orang tua dan keluarga besar Penulis yang senantiasa memberikan doa dan dukungan baik moril maupun materiil kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah dan skripsi ini dengan sebaik-baiknya. 12. Seluruh teman-teman PAZ angkatan 2002. Terima kasih atas persahabatan kita selama ini. 13. Dan semua pihak yang secara langsung maupun tidak langsung memberikan dukungan bagi Penulis. Akhir kata, semoga skripsi ini dapat berguna bagi pembaca termasuk Penulis sendiri. Jakarta, 22 Januari 2007 Penulis Dian Widia 0600664931 vi
DAFTAR ISI Halaman Judul Luar Judul Dalam Halaman Persetujuan Hardcover Halaman Pernyataan Dewan Penguji Abstrak Prakata Daftar Isi Daftar Tabel Daftar Gambar Daftar Lampiran iv v vii xiii xiv xx BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Ruang Lingkup 3 1.3 Tujuan dan Manfaat 4 1.4 Metodologi 6 1.5 Sistematika Penulisan 7 vii vii
BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen 2.1.1. Pengertian Sistem 9 2.1.2. Pengertian Informasi 9 2.1.3. Pengertian Sistem Informasi 11 2.1.4. Pengertian Sistem Informasi Manajemen 13 2.2 Persediaan 2.2.1. Pengertian Persediaan 14 2.2.2. Jenis Persediaan 16 2.2.3. Biaya dalam Persediaan 21 2.2.4. Metode Penetuan Jumlah Persediaan 24 2.2.5. Persediaan Minimum (Minimum Stock) 25 2.2.6. Titik Pemesanan Kembali (Reorder Point) 25 2.2.7. Perencanaan Persediaan 26 2.2.8. Manajemen Persediaan 27 2.2.9 Metode Penilaian Persediaan 29 2.2.10 Pengawasan Persediaan 29 2.2.11 Pengendalian Internal atas Persediaan 31 2.3 Metode Analisis Data dan Desain Berorientasi Object 2.3.1. Pengertian Object dan Class 32 2.3.2. Rich Picture 33 2.3.3. Pengertian System Definition 34 2.3.4. Kriteria FACTOR 34 viii
2.3.5. Analysis 2.3.5.1. Problem Domain Analysis 2.3.5.1.1. Class 35 2.3.5.1.2. Structure 37 2.3.5.1.3. Behavior 40 2.3.5.2. Application Domain Analysis 2.3.5.2.1. Usage 42 2.3.5.2.2. Function 44 2.3.5.2.3. User Interface 45 2.3.6. Perancangan 2.3.6.1. Architecture Design 46 2.3.6.1.1. Criteria 49 2.3.6.1.2. Component Architecture 52 2.3.6.1.3. Process Architecture 56 2.3.6.2. Component Design 2.3.6.2.1. Model Component 59 2.3.6.2.2. Function Component 61 BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan 63 3.2 Visi dan Misi Perusahaan 64 3.3 Struktur Organisasi 65 3.4 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang 68 ix
3.5 Gambaran Pengelolaan Persediaan Suku Cadang Pesawat 69 3.6 Permasalahan yang Dihadapi 72 3.7 Usulan Perbaikan 73 BAB 4 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN 4.1 Analysis 4.1.1. Rich Picture 74 4.1.2. Process Description 74 4.1.3. System Definition & FACTOR 78 4.1.4. Problem Domain Analysis 4.1.4.1. Structure 79 4.1.4.2. Classes 82 4.1.4.3. Events and Statechart 89 4.1.5. Application Domain Analysis 4.1.5.1. Usage 95 4.1.5.1.1. Overview 95 4.1.5.1.2. Actors 96 4.1.5.1.3. Use Cases 98 4.1.5.2. Sequence Diagram 110 4.1.5.3. Function 121 4.1.5.4. User Interface 123 x
4.1.5.4.1. Dialogue in Style 124 4.1.5.4.2. Overview 125 4.1.5.4.3. Examples 127 4.2 Design 4.2.1. The Task 4.2.1.1. Purpose 150 4.2.1.2. Koreksi dalam Analisis 150 4.2.1.2. Kriteria Sistem 151 4.2.2. Technical Platform 4.2.2.1. Spesifikasi Perangkat 152 4.2.2.2. Sistem Software 153 4.2.2.3. System Interface 154 4.2.2.4. Bahasa Pemrograman 154 4.2.3. Architecture 4.2.3.1. Component Architecture 154 4.2.3.2. Process Architecture 156 4.2.3.3. Standard 159 4.2.4. Model Component 4.2.4.1 Structure 160 4.2.4.2. Classes 162 4.2.5. User Interface Design 168 xi
4.2.6. Rekomendasi 4.2.6.1. Kegunaan Sistem 173 4.2.6.2. Pelatihan Bagi Pengguna 174 4.2.6.3. Rencana Pelaksanaan 174 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan 175 5.2 Saran 177 DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN NOTASI L1 FOTOKOPI SURAT SURVEY xii
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Tipe Persediaan, Transaksi yang Mempengaruhi Sistem dan Prosedur yang Berlainan 19 Tabel 2.2 Contoh Tabel Event 36 Tabel 2.3 Kegiatan Analisis Application Domain 41 Tabel 2.4 Kegiatan Desain Arsitektur 49 Tabel 2.5 Beberapa Kriteria dalam Perancangan 51 Tabel 2.6 Client Server Architecture 56 Tabel 2.7 Kegiatan Perancangan Komponen 59 Tabel 4.1 Kriteria FACTOR 78 Tabel 4.2 Event Table model SIM Persediaan PT. PAS 89 Tabel 4.3 Function List pada SIM Persediaan PT. PAS 123 Tabel 4.4 Daftar window dan hasil print out 124 Tabel 4.5 Kriteria SIM Persediaan PT. PAS 152 Tabel 4.6 Spesifikasi peralatan untuk SIM Persediaan PT. PAS 153 Tabel 47 Kegunaan sistem bagi SIM Persediaan PT. PAS 173 xiii
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Contoh Statechart Diagram 40 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. PAS 66 Gambar 3.2 Struktur Organisasi Divisi Logistik 67 Gambar 3.3 Rich Picture Sistem yang berjalan 70 Gambar 4.1 Rich Picture rancangan SIM Persediaan PT. PAS 75 Gambar 4.2 Struktur pada class Karyawan 79 Gambar 4.3 Struktur pada Persediaan 79 Gambar 4.4 Struktur pada Pembelian 80 Gambar 4.5 Class Diagram pada SIM Persediaan PT. PAS 81 Gambar 4.6 Class Karyawan 82 Gambar 4.7 Class Teknisi 82 Gambar 4.8 Class Penerimaan 83 Gambar 4.9 Class Gudang 83 Gambar 4.10 Class Perencanaan 83 Gambar 4.11 Class Administrasi Material 84 Gambar 4.12 Class Pembelian 84 Gambar 4.13 Class Surat Permintaan Spare Part 85 Gambar 4.14 Class Surat Kembali Barang 85 Gambar 4.15 Class Pengeluaran Barang 86 xiv
Gambar 4.16 Class Surat Permintaan Beli Spare Part 86 Gambar 4.17 Class Material Requisition 87 Gambar 4.18 Class Purchase Order 87 Gambar 4.19 Class Material Receipt Sheet 88 Gambar 4.20 Class Spare Part 88 Gambar 4.21 State chart untuk Class Karyawan 90 Gambar 4.22 State chart untuk Class Teknisi 90 Gambar 4.23 State chart untuk Class Penerimaan 91 Gambar 4.24 State chart untuk Class Gudang 91 Gambar 4.25 State chart untuk Class Perencanaan 91 Gambar 4.26 State chart untuk Class Administrasi Material 92 Gambar 4.27 State chart untuk Class Pembelian 92 Gambar 4.28 State chart untuk Class Surat Permintaan Spare Part 92 Gambar 4.29 State chart untuk Class Surat Kembali Barang 93 Gambar 4.30 State chart untuk Class Pengeluaran Barang 93 Gambar 4.31 State chart untuk Class Surat Permintaan Beli Spare Part 93 Gambar 4.32 State chart untuk Class Material Requisition 94 Gambar 4.33 State chart untuk Class Purchase Order 94 Gambar 4.34 State chart untuk Class Material Receipt Sheet 94 Gambar 4.35 State chart untuk Class Spare Part 95 Gambar 4.36 Actor Specification untuk Teknisi 96 Gambar 4.37 Actor Specification untuk Gudang 96 Gambar 4.38 Actor Specification untuk Perencanaan 96 xv
Gambar 4.39 Actor Specification untuk Pembelian 97 Gambar 4.40 Actor Specification untuk Penerimaan 97 Gambar 4.41 Actor Specification untuk Administrasi Material 97 Gambar 4.42 Use Case Diagram pada SIM Persediaan PT. PAS 98 Gambar 4.43 Use case specification untuk membuat Surat Permintaan Spare Part 99 Gambar 4.44 Use case specification untuk membuat Surat Kembali Barang 100 Gambar 4.45 Use case specification untuk membuat Surat Permintaan Beli Spare Part 101 Gambar 4.46 Use case specification untuk membuat Surat Pengeluaran Barang 102 Gambar 4.47 Use case specification untuk membuat Material Requisition 103 Gambar 4.48 Use case specification untuk membuat Purchase Order 104 Gambar 4.49 Use case specification untuk membuat Material Receipt Sheet 105 Gambar 4.50 Use case specification untuk membuat Laporan Persediaan 106 Gambar 4.51 Use case specification untuk membuat Laporan Penerimaan 107 Gambar 4.52 Use case specification untuk membuat Laporan Pengeluaran 108 xvi
Gambar 4.53 Use case specification untuk membuat Laporan Permintaan Barang 109 Gambar 4.54 Sequence Diagram untuk membuat Surat Permintaan Spare Part 110 Gambar 4.55 Sequence Diagram untuk membuat Surat Kembali Barang 111 Gambar 4.56 Sequence Diagram untuk membuat Surat Permintaan Beli Spare Part 112 Gambar 4.57 Sequence Diagram untuk membuat Surat Pengeluaran Barang 113 Gambar 4.58 Sequence Diagram untuk membuat Material Requisition 114 Gambar 4.59 Sequence Diagram untuk membuat Purchase Order 115 Gambar 4.60 Sequence Diagram untuk membuat Material Receipt Sheet 116 Gambar 4.61 Sequence Diagram untuk membuat Laporan Persediaan 117 Gambar 4.62 Sequence Diagram untuk membuat Laporan Penerimaan 118 Gambar 4.63 Sequence Diagram untuk membuat Laporan Pengeluaran 119 Gambar 4.64 Sequence Diagram untuk membuat Laporan Permintaan Barang 120 Gambar 4.65 Navigation Diagram 126 Gambar 4.66 Halaman Utama 127 Gambar 4.67 Form Surat Permintaan Spare Part 128 Gambar 4.68 Form Material Receipt Sheet 129 Gambar 4.69 Form Surat Permintaan Beli Spare Part 130 xvii
Gambar 4.70 Form Surat Pengeluaran Barang 131 Gambar 4.71 Form Material Requisition 132 Gambar 4.72 Form Surat Kembali Barang 133 Gambar 4.73 Form Purchase Order 134 Gambar 4.74 Form Laporan Persediaan 135 Gambar 4.75 Form Laporan Penerimaan 136 Gambar 4.76 Form Laporan Pengeluaran 137 Gambar 4.77 Form Laporan Permintaan Barang 138 Gambar 4.78 Surat Permintaan Spare Part 139 Gambar 4.79 Surat Kembali Barang 140 Gambar 4.80 Surat Permintaan Beli Spare Part 141 Gambar 4.81 Surat Pengeluaran Barang 142 Gambar 4.82 Material Requisition 143 Gambar 4.83 Material Receipt Sheet 144 Gambar 4.84 Purchase Order 145 Gambar 4.85 Laporan Persediaan 146 Gambar 4.86 Laporan Penerimaan 147 Gambar 4.87 Laporan Pengeluaran 148 Gambar 4.88 Laporan Permintaan Barang 149 Gambar 4.89 Component Diagram pada SIM Persediaan PT. PAS 155 Gambar 4.90 Deployment Diagram pada SIA Penjualan RSO PT. EP 157 Gambar 4.91 Arsitektur Jaringan pada SIA Penjualan RSO PT. EP 158 Gambar 4.92 Window untuk pesan kesalahan 159 xviii
Gambar 4.93 Revised Class Diagram pada SIM Persediaan PT. PAS 161 Gambar 4.94 Revisi Class Karyawan 162 Gambar 4.95 Revisi Class Surat Permintaan Spare Part 163 Gambar 4.96 Revisi Class Surat Kembali Barang dan Detil Surat Kembali Barang 163 Gambar 4.97 Revisi Class Surat Pengeluaran Barang dan Detil Surat Pengeluaran Barang 164 Gambar 4.98 Revisi Class Material Receipt Sheet dan Detil Material Receipt Sheet 165 Gambar 4.99 Revisi Class Surat Permintaan Beli Spare Part 165 Gambar 4.100 Revisi Class Material Requisition 166 Gambar 4.101 Revisi Class Purchase Order 167 Gambar 4.102 Revisi Class SparePart 167 Gambar 4.103 Navigation Diagram Revised Class 168 Gambar 4.104 Form Daftar Barang dibawah Minimum Stock 169 Gambar 4.105 Form Modify Spare Part 170 Gambar 4.106 Form Entry Surat Kembali Spare Part 171 Gambar 4.107 Form Entry Material Receipt Sheet 172 xix
DAFTAR LAMPIRAN Halaman NOTASI Class Diagram L1 Statechart Use Case Sequence Diagram Component and Deployment Diagram L2 L3 L4 L5 xx