LAMPIRAN. Hasil Wawancara

L1 LAMPIRAN Hasil Wawancara Dengan: Esther Melinda Jabatan: Human Resource Manager Tanggal: 20 Maret 2013 1. PT BINTANG SEMPURNA perusahaan yang bergerak di bidang apa dan sejak kapan berdiri nya? PT BINTANG SEMPURNA adalah perusahaan yang bergerak dibidang industri layanan cetak dan copy. Perusahaan ini berdiri sejak 15 Mei 1990. 2. Bagaimana struktur keorganisasian dari PT BINTANG SEMPURNA? Bagian yang paling atas yaitu Commisioner, lalu ada External Audit, lalu ada Direktur yang membawahi beberapa manajer yaitu Store Manager, Marketing Manager, Finance Manager, Human Resource Manager, Production Manager. Setelah itu Manager membawahi Supervisor yaitu Marketing Support, IT, Supervisor Store, Supervisor Finance, Supervisor Purchasing, Supervisor Accounting, Human Resource Operation, Human Resource Training and Controlling, Kepala Prepress, Supervisor Cetak, Supervisor Finishing. Lalu Supervisor juga membawahi para Leader yaitu, Leader FotoCopy Finishing, Leader Customer Service, Leader Computer Graphic, Team Marketing, Team Design, Human Resource Officer. 3. Bagaimana proses perekrutan yang terjadi didalam PT BINTANG SEMPURNA? Bagian HRD PT BINTANG SEMPURNA mengumpulkan dan menyortir CV, akan di follow up, dan mereka yang dihubungi akan mengisi form aplikasi karyawan, kemudian akan dijadwalkan psikotest, jika lolos, maka diadakan interview. Karyawan yang lolos dibuatkan kartu absen, input ke data lengkap karyawan. Karyawan tersebut akan mendapatkan 3 bulan

L2 percobaan, jika kinerja dirasa kurang, bisa menambah hingga 6 bulan percobaan. Apabila dalam 6 bulan masih kurang, karyawan tersebut di cut. Karyawan yang tidak lolos, akan dibuang. 4. Bagaimana prosedur penempatan kerja karyawan? Beserta form form yang digunakan? Tidak ada prosedur penempatan kerja karyawan ataupun form khusus. Bagian HRD yang akan menentukan. Lalu bagian HRD akan menentukan kapan dijadwalkan psikotest serta pelatihan untuk karyawan. 5. Bagaimana prosedur PHK (Fired [dipecat] / Retired [pensiun umur] ) beserta form terkait. Untuk Prosedur PHK (dipecat/ pensiun umur) tidak ada form yang terkait. Biasanya yang dipecat pasti sudah melalui proses : a. Teguran lisan atasan langsung, jika tidak ada perubahan kinerja, maka lanjut pada b. Teguran lisan dr HRD. jika belum ada perubahan juga, lanjut pada SP I > SP II c. Terakhir adalah SP III yang berarti karyawan diberhentikan dari perusahaan. 6. Apakah ada surat perjanjian kerja resmi atau bukti yg menunjukkan karyawan resmi bekerja? Ada, surat perjanjian di PT BINTANG SEMPURNA itu namanya Surat Kontrak Kerja yang akan diberikan oleh calon karyawan setelah selesai masa percobaan 7. Misalkan PHK dalam hal ini resign, pensiun, dipecat apakah karyawan mendapatkan gaji terakhirnya? Untuk resign dengan status one month notice gaji akan dibayarkan. Tetapi kalau mengundurkan diri tiba tiba tidak akan dibayarkan.

L3 8. Kalau mau interview, para applicant ada penilaian khususnya atau tidak? Contohnya nilai (1-10) atau grade A, B, C, D? Kalau ada apa saja yg jadi penilaiannya bu? Untuk sekarang belum ada proses penilaian khusus seperti itu. Karena umur divisi HRD di PT BINTANG SEMPURNA baru 1 tahun. 9. Misalkan ada promosi kenaikan jabatan (internal recruitment), karyawan internal-nya akan melakukan test lagi atau tidak? Untuk promosi kenaikan jabatan hanya berdasarkan pengajuan atasan dan meeting management. 10. Seandainya ada divisi yang membutuhkan tenaga/ahli apakah dari divisi yg bersangkutan melaporkan ke HRD melalui surat(form) atau secara lisan (disampaikan langsung) kepada HRD? Lalu apakah proses penempatan karyawan di PT Bintang hanya di tempatkan saja tanpa melakukan step by step (seperti kebutuhan tenaga tiap divisi)? Jika ada divisi yang membutuhkan tenaga/ahli disampaikan secara lisan saja, divisi yang terkait langsung sampaikan ke bagian HRD. Sejauh ini belum pernah ada permintaan kebutuhan khusus dari divisi sendiri.hanya replacement saja. Kalaupun ada posisi baru, itu langsung dari jajaran manajemen, jd tidak perlu ada form-form atau langkah-langkah khusus. 11. Lalu misalkan ada tenaga yang berlebih dari suatu divisi, misalkan staff photoshop mendapatkan order tugas yang sedikit daripada biasannya, apakah staff tersebut dipindahkan ke divisi yg kekurangan orang atau tetap di divisi photoshop tersebut?. (asumsi: penghasilan divisi photoshop lebih tinggi dari divisi percetakan, dan pada bulan tersebut pesanan design sedang menurun dan pesanan percetakan, fotocopy sedang meningkat, untuk mereduksi pengeluaran perusahaan, maka tenaga tersebut dipindah ke divisi yang membutuhkan) Untuk saat ini belum pernah ada kejadian seperti itu. Tapi kalau one day ada kejadian seperti itu, kalau sumber daya manusia nya ada dan memenuhi kita

L4 akan melakukan replacement, tetapi kalau sumber daya manusia nya tidak qualified, maka akan kita cut daripada menambah cost perusahaan. 12. Misalkan ada divisi yang membutuhkan tenaga/ ahli sebagai contoh: Divisi IT membutuhkan staff IT Support, apakah requirement nya diberikan dari divisi IT tersebut atau dari HRD? Atau keduanya? Untuk proses seperti itu bagian HRD dan Divisi terkait hanya melakukan komunikasi dua arah saja. Supaya kualifikasi nya benar-benar sesuai dengan yang dibutuhkan. 13. Bagaimana teknologi yang telah diterapkan hingga saat in? Sejauh ini masih menggunakan Ms Office, seperti Microsoft Word dan Microsoft Excel, juga masih menggunakan kertas, dokumen, formulir, surat. Diharapkan dalam waktu dekat ini dapat meminimalisir penggunaan kertas. 14. Siapa saja yang menginput atau menggunakan atau memodifikasi filefile Ms Office tersebut? Untuk penginputannya tentu saja saya dibantu oleh rekan kerja saya. 15. Apakah ada permasalahan yang seringkali terjadi pada sistem semi otomatis ini? Tidak ada permasalahan yang berarti. Dengan sistem semi otomatis ini, pengelolaan data kami dapat ditangani. Kendala yang mungkin terjadi data yang simpang siur, dalam artian, apa yang sudah rekan saya input mungkin tertimpah (overwrite) oleh saya. Adanya beberapa file yang tidak boleh di akses secara public karena semi otomatis menggunakan banyak file, seringkali antara file tersebut tidak berhubungan, dan cenderung membingungkan. Ditambah lagi format surat yang kacau, sebaiknya dibuatkan satu surat dengan format yang telah ditentukan, dan semua surat yang digunakan mengikuti acuan tersebut. Dan juga dalam waktu dekat ini kami berencana akan menambah cabang, pasti membutuhkan lebih banyak tenaga, dan kami mungkin akan kewalahan dengan sistem semi otomatis ini.

L5 LAMPIRAN USER INTERFACE Gambar 1 : Form Login

L6 Gambar 2 : Form Absensi Gambar 3 : Form Absensi HR Gambar 4 : Form Pelatihan

L7 Gambar 5 : Form Tambah Keahlian Khusus Gambar 6 : Form Tambah Kemampuan Komputer

L8 Gambar 7 : Form Tambah Form Aplikasi Karyawan Gambar 8 : Form Tambah Pendidikan Formal

L9 Gambar 9 : Form Tambah Pendidikan Non Formal Gambar 10 : Form Tambah Kualifikasi Pekerjaan

L10 Gambar 11 : Form Tambah Pengalaman Kerja Gambar 12 : Form Tambah Referensi

L11 Gambar 13 : Form Tambah Surat Kontrak Gambar 14 : Form Tambah Surat Pengunduran Diri

L12 Gambar 15 : Form Tambah Surat Peringatan Gambar 16 : Form Lihat Form Aplikasi Karyawan

L13 Gambar 17 : Form Lihat Absensi Gambar 18 : Form Lihat Pelatihan

L14 Gambar 19 : Form Lihat Lowongan Gambar 20 : Form Lihat Psikotest

L15 Gambar 21 : Form Lihat Kualifikasi Pekerjaan Gambar 22: Form Lihat Surat Kontrak Gambar 23 : Form Lihat Pengunduran Diri

L16 Gambar 24 : Form Lihat Surat Peringatan HASIL DOKUMENTASI PERUSAHAAN