BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN 3.1 Analisa Sistem Berjalan Riwayat Perusahaan PT. Xsis Mitra Utama didirikan di Jakarta pada awal tahun 2005, sebagai sebuah tambahan / cabang usaha dari PT. Computrade Technology International distributor sah dari IBM (pseries & Storage) dan Oracle (Core Technology) juga Linux Redhat. Pendirian PT. Xsis Mitra Utama diawali oleh tenaga teknik informatika profesional yang memiliki kompetensi tinggi dan berpengalaman. Seiring berjalannya waktu dan juga melalui daftar riwayat pekerjaannya, PT Xsis Mitra Utama mampu membuktikan perusahaannya sebagai sebuah penyedia solusi IT dan outsourcing yang berhasil memperoleh kekayaan ilmu pengetahuan, dimana hal tersebut digunakan untuk membangun sebuah perencanaan berbagai keahlian untuk dunia industri IT. Struktur organisasi dirancang dalam sebuah hubungan yang relatif datar daripada secara fungsional dipisahkan menjadi beberapa departemen, yaitu IT Expert, System Development, Education Centre, IT Domain Centre, Bussiness Support, Bussiness, and FinA. PT. Xsis Mitra Utama mengadakan sebuah pelatihan manajerial yang dikembangkan dengan teliti untuk membangun karyawan- 48

2 49 anggota yang well-rounded, yang secara teknis mampu dan dapat menunjukkan kematangan pada pekerjaan mereka. PT. Xsis Mitra Utama telah mengembangkan layanan yang inovatif yang didukung oleh strategi IT yang meliputi berbagai bidang seperti perbankan, pendidikan, sektor umum, telekomunikasi dan pemerintahan. Etos kerja PT. Xsis Mitra Utama adalah guna memungkinkan pelanggan untuk melanjutkan apa yang terbaik di dalam bisnis mereka sementara pada waktu yang bersamaan PT. Xsis Mitra Utama terus menyediakan semua kebutuhan pelanggan untuk mendukung tujuan bisnis mereka. PT. Xsis Mitra Utama mewujudkan komitmen dari organisasi belajar, PT. Xsis Mitra Utama mempercayai bahwa pertumbuhan perusahaan dapat dipertahankan dan PT. Xsis Mitra Utama dapat untuk terus menarik dan menggunakan orang - orang berbakat terbaik dalam industri. Dengan kepemimpinan yang kuat, jalur karir yang jelas, dan berpotensi untuk berkembang, karyawan PT. Xsis Mitra Utama diharapkan untuk mempimpin perusahaan ke dalam masa depan yang menjanjikan Visi dan Misi PT. Xsis Mitra Utama memiliki Visi dan Misi sebagai berikut :

3 50 a. Visi The Vision is to become a strong, perspective future and profitable company. To become a strong PT. Xsis Mitra Utama ingin menjadi sebuah perusahaan yang kuat. Kuat dari sisi keuangan, teknologi dan sumber daya manusia. Perspective future PT. Xsis Mitra Utama mempunyai arah yang jelas, arah yang tentunya sejalan dengan tumbuh kembangnya bisnis dan teknologi informasi. Profitable company PT. Xsis Mitra Utama menjadi perusahaan yang memiliki keuntungan dimana keuntungan tersebut akan dimanfaatkan untuk kesejahteraan perusahaan dan karyawan. b. Misi The Mission are to satisfy Customer, to give prosperity to Employees and Society, to achieve best profit. To satisfy Customer PT. Xsis Mitra Utama berorientasi pada customer. Di dalam memberikan layanan, mencapai kepuasaan pelanggan menjadi prioritas PT. Xsis Mitra Utama.

4 51 To give prosperity to Employees and Society Keuntungan yang didapatkan perusahaan akan dimanfaatkan untuk kesejahteraan perusahaan, karyawan dan masyarakat umum. To achieve best profit PT. Xsis Mitra Utama ingin mencapai keuntungan yang maksimal dengan meningkatkan mutu layanan dan produk.

5 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

6 Tugas dan Tanggung Jawab Adapun tugas dan tanggung jawab dari tiap departemen yang ada adalah sebagai berikut : 1. Board of Director (BOD) Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas operasional perusahaan. Merumuskan tujuan dan kebijaksanaan perusahaan secara keseluruhan. Memeriksa dan memenuhi rencana kerja dan anggaran perusahaan secara keseluruhan. 2. IT Expert Membawahi beberapa fungsi kerja yaitu Recruiment Officer (RO) dan Technical Recruitment Officer (TRO). a. Tugas dan tanggung jawab RO : - Mencari calon staf outsource berdasarkan permintaan klien. - Melaksanakan tes psikologi. - Mewawancarai calon staf outsource. - Membuat laporan hasil tes. b. Tugas dan tanggung jawab TRO : - Melakukan review CV agar sesuai dengan kebutuhan.

7 54 - Melakukan seleksi secara technical, seperti mempersiapkan alat tes. - Membuat laporan hasil tes kandidat. 3. System Development Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : - Membuat dan atau mengembangkan sistem perusahaan sesuai permintaan dari klien. - Membuat dokumentasi dari sistem yang dibuat dan atau dikembangkan. 4. Education Centre Bertanggung jawab untuk mengelola jasa training mengenai IT yang sedang berkembang maupun yang banyak dibutuhkan di dunia industri. 5. IT Domain Centre Bagian yang mendukung kebutuhan divisi System Development dan Education Centre serta IT Expert, yang khusus menangani masalah - masalah yang mungkin terjadi dengan pihak klien.

8 55 6. Bussiness Support Bussiness Support membawahi bagian Customer Relationship Officer (CRO), Human Resource Development (HRD), Legal, IT Suppport dan General Affair (GA). a. Tugas dan tanggung jawab CRO : - Mengawasi dan me-maintain karyawan karyawan khususnya dari departemen IT Expert, yaitu staf outsourcing. - Menangani perihal jam kerja maupun uang lembur staf outsourcing yang berada di perusahaan klien. - Berfungsi sebagai jembatan penghubung antara perusahaan dengan staf outsourcing. - Bertanggung jawab untuk menyebarkan informasi informasi perusahaan kepada seluruh karyawan IT Expert terutama yang bertugas di project / perusahaan klien. - Bertanggung jawab untuk mengumpulkan laporan dari setiap staf outsourcing yang berada di perusahaan klien sehingga dapat dipertanggung jawabkan kepada klien ataupun perusahaan. - Membantu sales untuk membina / me-maintain hubungan dengan klien yang sudah ada dengan bantuan para IT Expert yang berada di project.

9 56 b. Tugas dan tanggung jawab HRD : - Memasang iklan untuk penerimaan karyawan baru. - Mensortir CV yang masuk. - Membuat surat tugas, surat mutasi, surat referensi kerja, maupun surat keterangan gaji. - Merencanakan sistem dan mekanisme kerja yang efektif dan efisien. - Menyusun Job Description, Specification, dan Evaluation bagi seluruh jabatan sesuai susunan organisasi dan merevisi ulang sesuai perkembangan kebutuhan perusahaan. - Memproses gaji, uang makan, lembur karyawan, serta cuti karyawan. - Menerapkan dan menjelaskan kebijaksanaan perusahaan kepada karyawan. - Memonitor dan mengevaluasi hasil kerja karyawan. - Aktif dalam memberikan informasi perkembangan maupun permasalahan HRD. - Membantu memecahkan masalah karyawan yang dipandang dapat mempengaruhi prestasi kerjanya. - Mengeluarkan teguran lisan atau Surat Peringatan bila dipandang perlu dan dengan sepengetahuan BOD.

10 57 c. Tugas dan tanggung jawab Legal : Membuat surat perjanjian kerja untuk keperluan perusahaan baik antara perusahaan dengan karyawan maupun perusahaan dengan klien. d. Tugas dan tanggung jawab IT Support : - Mengatur masalah jaringan di dalam perusahaan. - Pemeliharaan hardware komputer komputer yang ada di perusahaan. - Pembuatan atau pemeliharaan sistem perusahaan itu sendiri. e. Tugas dan tanggung jawab GA : - Mengelola dan mengawasi karyawan yang masuk dalam kategori non-staf, seperti office boy, driver, messenger. - Merencanakan, mengatur pemenuhan kebutuhan inventarisasi kantor, rumah tangga perusahaan dan perawatan aset perusahaan (kendaraan, gedung, dll). - Melengkapi administrasi untuk pembelian barang. - Membantu dan mengatur pelaksanaan kegiatan intern perusahaan. - Menangani urusan dengan pengelola gedung (misal: negosiasi perjanjian sewa).

11 58 7. Bussiness a. Tugas dan tanggung jawab Marketing : - Merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses penjualan dan pemasaran. - Menentukan harga jual produk. - Memonitor perolehan order. - Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah pelanggan dan layanan sesuai dengan target yang ditentukan. - Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survey seluruh sales team untuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan yang ditentukan. b. Tugas dan tanggung jawab Sales : - Melakukan assessment kepada klien untuk mengetahui requirement yang dibutuhkan. - Melakukan negosiasi dengan client. 8. Finance and Accounting a. Tugas dan tanggung jawab Finance : - Bertanggung jawab dalam pemrosesan semua penagihan kepada pihak klien. - Mengatur alokasi dana dalam penggunaan dana perusahaan.

12 59 b. Tugas dan tangggung jawab Accounting : - Bertanggung jawab dalam mencatat dan membuat laporan laba-rugi sampai pada pembuatan neraca. - Menyediakan laporan keuangan yang akurat, tepat waktu dan dapat dipertanggungjawabkan. - Mencatat dan memeriksa transaksi keuangan secara menyeluruh Prosedur Yang Sedang Berjalan 1. Proses Penawaran Jasa Proses penawaran jasa dilakukan sales kepada perusahaan perusahaan. Sales akan membawa proposal mengenai profil PT. Xsis Mitra Utama dan menawarkan jasa outsourcing PT. Xsis Mitra Utama kepada perusahaan perusahaan. Sales akan menjelaskan mengenai jasa yang ditawarkan oleh PT. Xsis Mitra Utama, seperti spesifikasi berbagai posisi pekerjaan bidang IT yang tersedia untuk di-outsource, mengenai berbagai posisi level yang tersedia, menjelaskan keunggulan dari layanan yang ditawarkan, dll. Di sini sales sangat berperan besar untuk menarik calon klien untuk dapat menggunakan jasa PT. Xsis Mitra Utama. 2. Proses Permintaan Jasa Proses permintaan jasa dimulai setelah klien mendapatkan penawaran jasa dari sales. Klien akan menghubungi contact person

13 60 dari sales yang telah sebelumnya menawarkan jasa PT. Xsis Mitra Utama via telepon. Dan untuk membicarakan kebutuhan klien, biasanya sales akan datang kembali ke perusahaan klien untuk melakukan assesment. Dengan ini sales dapat mengidentifikasi requirement dari kebutuhan calon klien, seperti posisi pekerjaan yang dibutuhkan, spesifikasi dari posisi level yang dibutuhkan, akan ditempatkan dimana dan juga memberikan prakiraan harga yang akan dikeluarkan oleh calon klien. Setelah jelas perihal kebutuhan dari klien dan rate harga telah disepakati, maka sales akan langsung membuat dan mengajukan Service Request Form (SRF) ke bagian Human Resource Development (HRD) yang secara struktural berada di bawah pengawasan Bussiness Support. Setelah proses ini, proses akan berlanjut ke proses pengecekan staf sesuai dengan requirement. 3. Proses Pengecekkan Staf Outsource Setelah bagian HRD menerima SRF dari sales maka HRD akan melakukan pengecekan staf sesuai dengan posisi pekerjaan yang diajukan sales dalam SRF. Jika staf dengan posisi pekerjaan yang dibutuhkan tersedia, maka sales akan kembali ke perusahaan calon klien guna memberikan konfirmasi kepada calon klien mengenai staf dari posisi pekerjaan yang dibutuhkan oleh klien. Jika klien setuju maka proses akan berlanjut ke proses placement. Namun jika staf outsource tidak tersedia, maka HRD akan

14 61 melakukan seleksi karyawan baru dan jika sudah didapatkan kandidat untuk staf outsource, maka HRD meminta IT Expert untuk melakukan wawancara lebih lanjut. 4. Proses Perekrutan Staf Outsource Proses perekrutan staf outsource baru dilakukan oleh bagian IT Expert khususnya bagian Recruitment Officer (RO), lalu ke bagian Technical Recuitment Officer (TRO). Jika staf outsource yang sesuai dengan kebutuhan telah didapatkan, maka RO akan berkoordinasi dengan Sales menjadwalkan proses selanjutnya dengan klien serta membicarakan kontrak kerja. Setelah semuanya sudah dilaksanakan, maka bagian CRO dapat melanjutkannya ke proses placement yang tentunya berkoordinasi kembali dengan pihak Sales. 5. Proses Kontrak Kerjasama Mengenai kontrak kerjasama, proses ini bisa dilakukan pada saat proses perekrutan staf outsource atau pada saat placement, yakni setelah adanya pembicaraan kembali dengan klien. Draft kontrak kerjasama bisa diajukan dari salah satu pihak, baik pihak klien maupun pihak perusahaan. Pembicaraan mengenai kontrak kerja, sales akan berkoordinasi dengan bagian legal untuk menyesuaikan apakah kontrak sesuai dengan peraturan kerjasama perusahaan.

15 62 6. Proses Placement Proses penempatan staf atau placement adalah proses penjadwalan penempatan staf outsource ke perusahaan klien yang melakukan permintaan. Staf Outsource yang ditempatkan disesuaikan dengan permintaan pada kontrak yang telah disepakati sebelumnya. Staf outsource yang ditempatkan di perusahaan klien tetap berstatus sebagai karyawan PT. Xsis Mitra Utama, bukan sebagai karyawan dari perusahaan klien. 7. Proses Pelaporan Kerja Proses pelaporan kerja dilakukan pada saat staf outsource telah berada di perusahaan klien. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa status staf outsource tersebut tetap sebagai karyawan dari PT. Xsis Mitra Utama, maka staf outsource tersebut bertanggungjawab melaporkan pekerjaan mereka di perusahaan klien. Lewat laporan tersebut, Bussiness Support khususnya Customer Relationship Officer (CRO) dapat memantau dan mengatur pekerjaan staf outsource yang sedang berada di perusahaan klien serta menerima keluhan dari para staf outsource yang berada di perusahaan klien, misalnya yang berkaitan dengan uang lembur. Dalam proses ini, CRO juga menangani segala keluhan dari pihak klien, misalkan jika klien merasa staf outsource yang dikirimkan tidak cukup qualified.

16 63 8. Proses Pembayaran Proses pembayaran yang dilakukan oleh klien biasanya setelah kontrak kerjasama telah disepakati. Pembayaran dimulai sesuai dengan kesepakatan yang tertulis pada kontrak kerjasama. Bagian Finance akan membuat dan memberikan surat tagihan (invoice) kepada klien. Penagihan dilakukan sesuai dengan perjanjian term pembayaran yang telah disepakati. Jika sudah menerima invoice, klien harus melaksanakan kewajibannya untuk melakukan pembayaran ke pihak perusahaan. Di akhir kontrak dan akhir pembayaran klien, bagian finance akan membuat dan memberikan Berita Acara Serah Terima Kontrak (BAST) sebagai tanda bahwa kontrak telah berakhir dan pembayaran telah lunas dibayar.

17 Diagram Aliran Dokumen 1. Proses Penawaran Jasa Gambar 3.2 DAD Penawaran Jasa

18 65 2. Proses Permintaan Jasa Gambar 3.3 DAD Permintaan Jasa

19 66 3. Proses Pengecekkan Staf Outsource Gambar 3.4 DAD Pengecekkan Staf Outsource

20 67 4. Proses Perekrutan Staf Outsource Gambar 3.5 DAD Perekrutan Staf Outsource

21 68 5. Proses Kontrak Kerjasama Gambar 3.6 DAD Kontrak Kerjasama

22 69 6. Proses Placement Gambar 3.7 DAD Placement

23 70 7. Proses Pelaporan Kerja Gambar 3.8 DAD Pelaporan Kerja

24 71 8. Proses Pembayaran Gambar 3.9 DAD Pembayaran

25 Permasalahan Yang Dihadapi Masalah yang dihadapi PT. Xsis Mitra Utama adalah sebagai berikut : Tidak adanya sistem basis data yang menyimpan data data mengenai kegiatan outosurcing sehingga data tidak terintegrasi dengan baik. Penyampaian informasi mengenai pelaporan kerja staf outsource yang berada di tempat klien sering mengalami keterlambatan. Kesulitan dalam mengakses data yang berhubungan dengan kegiatan outsourcing karena tidak adanya aplikasi yang mendukung. 3.4 Solusi Pemecahan Masalah Dari permasalahan yang telah disebutkan di atas, maka akan dirancang sebuah sistem basis data untuk kegiatan jasa outsourcing pada PT. Xsis Mitra Utama dengan menggunakan basis data MySQL. Dengan usulan pemecahan masalah antara lain sebagai berikut : Membuat sebuah rancangan basis data yang mendukung dan yang mampu menjaga integritas data. Memberikan suatu kemudahan bagi pengguna sistem basis data dalam melakukan kegiatan jasa outsourcing, mulai dari penerimaan permintaan jasa sampai dengan pelaporan kerja para staf outsource, dari yang sebelumnya belum terkomputerisasi menjadi terkomputerisasi. Sehingga mengurangi penggunaan kertas (paperless) perusahaan dan dengan ini perusahaan dapat menghemat biaya yang dikeluarkan untuk penggunaan

26 73 kertas dan memaksimalkan ruang kerja yang sebelumnya dipenuhi oleh laporan - laporan yang ada dalam bentuk fisik. Membuat aplikasi basis data berbasis web yang dapat memudahkan pengumpulan dan penyampaian informasi yang dibutuhkan dengan lebih cepat. Terutama bagi staf outsource yang berada di perusahaan klien agar lebih mudah melaporkan kerjanya kepada CRO yang berada di tempat yang berbeda, sehingga selain menghemat kertas juga dapat menghemat waktu.