LAMPIRAN 1. Hasil Wawancara. : Direktur Asset Management PT. Sinarmas Sekuritas

Transkripsi

1 L-1 LAMPIRAN 1 Hasil Wawancara Narasumber Jabatan : Hermawan Hoesein : Direktur Asset Management PT. Sinarmas Sekuritas Tanggal wawancara : 25 Agustus Apa latar belakang perusahaan tertarik dengan SAP? saya tahu SAP merupakan suatu software yang bagus dan saat ini beberapa anak perusahaan Sinarmas group juga sudah mengimplementasikan SAP jadi saya ingin mengetahui apakah SAP layak untuk diterapkan di perusahaan saya. 2. Mengapa perusahaan lebih tertarik pada modul SAP HCM dibandingkan dengan modul SAP yang lain? Dari beberapa modul SAP yang kalian jelaskan, mungkin modul HCM ini lebih cocok pada perusahaan saya karena pertama perusahaan saya bergerak di bidang sekuritas dan saat ini memang terdapat masalah pada HRIS perusahaan.

2 L-2 Narasumber Jabatan : Anthony : Manajer HRD PT. Sinarmas Sekuritas Tanggal wawancara : 15 Desember Proses bisnis utama di dalam sistem Human Resource perusahaan terdiri dari apa saja? Proses bisnis utamanya didasarkan pada strategi perusahaan terhadap pengembangan bagian HRD, terdiri dari 4 kegiatan, yaitu : o Kegiatan awal perusahaan yaitu perekrutan karyawan baru dan kegiatan yang terjadi setelah karyawan tersebut dipekerjakan seperti pada saat karyawan menerima Perpanjangan Kontrak, Pengangkatan Karyawan Tetap, Promosi, Mutasi dan Demosi berdasarkan Surat Keputusan Direksi yang akan merubah posisi karyawan tersebut. o Kegiatan yang berkaitan dengan pengaturan kegiatan karyawan sehari hari secara berkala dan rutin, kegiatan tersebut mencakup : Absensi dimana manajemen perusahaan mengawasi absensi karyawan secara berkala. Pengambilan cuti dimana karyawan akan mengisi Form Permohonan Cuti. Lembur dimana karyawan akan mengisi Surat Perintah Kerja Lembur dan Surat Perintah Kerja Lembur harus diotorisasi oleh Atasan langsung. Ijin yang terdiri dari 4 jenis. Ijin dapat diajukan kepada Admin. o Kegiatan yang berkaitan dengan pengembangan karyawan untuk menambah kompetensi atau keahlian di bidang tertentu yang nantinya

3 L-3 berguna untuk pengembangan karir karyawan. Training dalam Perusahaan terbagi menjadi On The Job Training dan Vestibule Training. o Kegiatan yang berkaitan dengan peninjauan terhadap kinerja karyawan melalui adanya penilaian karyawan dan kompensasi yang akan diperoleh karyawan terkait dengan penilaian yaitu bonus dan berhubungan nantinya dengan penggajian karyawan. 3. Apakah kegiatan PHK merupakan proses bisnis utama perusahaan? PHK bukan merupakan proses bisnis utama perusahaan karena perusahaan jarang melakukan PHK kepada karyawan. Biasa nya PHK terjadi karena karyawan tersebut merugikan perusahaan, terjadi kelebihan tenaga kerja di suatu bagian atau memang kinerja karyawan sangat tidak baik. 4. Bagaimana proses bisnis pensiun pada perusahaan? Prosesnya sama dengan pengunduran diri. 5. Pemutusan hubungan kerja di perusahaan ada beberapa macam? Pemutusan hubungan kerja di perusahaan dibagi menjadi 2 macam yaitu pengunduran diri dan PHK. 6. Berapa sistem yang terkomputerisasi yang terdapat pada Bagian HRD? dan bagaimana penamaan sistem yang terkomputerisasi tersebut? Ada 3 aplikasi yang digunakan untuk mendukung proses bisnis Bagian HRD yaitu : Pada proses bisnis absensi perusahaan memiliki HRIS absensi, suatu aplikasi yang terhubung dengan finger print.

4 L-4 o Pada proses bisnis Cuti dan lembur perusahaan memiliki HRIS cuti/lembur, suatu aplikasi yang menyimpan berbagai data karyawan terkait dengan cuti dan lembur. o Pada proses bisnis penggajian perusahaan memiliki HRIS penggajian, suatu aplikasi yang mengelolah data karyawan dan data perhitungan gaji. 7. Apakah perusahaan akan cenderung memilih iklan yang gratis dibandingkan iklan yang dikenai biaya? Biaya bukan merupakan faktor pertama untuk memilih iklan, kami lebih cenderung menginginkan media yang mampu menawarkan calon karyawan yang berpotensi sehingga kami tidak perlu memasang iklan ke banyak media atau pun membuka lowongan sampai beberapa kali. 8. Bagaimana pengaturan hari libur pada HRIS absensi Karyawan? hari libur kami berbeda, karena libur berdasarkan kalender BEJ. Admin akan meng-update absensi jika ternyata hari tersebut merupakan hari libur, karena tidak ter-setting secara otomatis. 9. Secara keseluruhan masalah apa yang dialami ketika pembuatan laporan pada proses bisnis di Bagian HRD? Karyawan akan mengalami kesulitan ketika melakukan pencocokan dengan dokumen/ formulir pendukung lain sehingga waktu untuk mengerjakan suatu laporan menjadi lama. Akibat hal tersebut terjadi penambahan biaya untuk lembur karyawan. 10. Berapa jumlah rata-rata karyawan yang lembur setiap minggu, dan apa saja yang dikerjakan mereka selain membuat laporan? Rata-rata setiap minggunya Bagian HRD dapat melaporkan 24 jam untuk lembur jadi jika dibagi dengan waktu maksimal lembur perminggu 14 jam maka setiap minggunya terdapat 2 orang yang lembur di Bagian HRD. Pekerjaan yang mereka kerjaan dapat meliputi :

5 L-5 peng-inputan berbagai data karyawan, pembuatan anggaran training, pengontrolan absensi dengan ijin, cuti, training karyawan. 11. Bagaimana cara perusahaan menentukan suatu karyawan yang terlibat dalam proyek? Meminta rekomendasi dari manajer masing-masing dan jika memang perlu akan dilakukan cross check langsung ke dokumen karyawan tersebut yang telah diarsipkan. 12. Bagaimana cara menentukan trainer untuk training pada karyawan baru? Pertama kita mencari karyawan senior di bagian yang terkait dengan training untuk karyawan baru, caranya dengan menanyakan langsung kepada manajer bagian terkait, atau mendapatkan rekomendasi dari Admin. Admin akan mengecek data historis karyawan dengan melihat posisi, jurusan sebelumnya, dan lamanya karyawan bekerja di perusahaan. Setelah mendapatkan rekomendasi tersebut kami akan menghubungi karyawan yang bersangkutan tersebut. 13. Apa saja yang di pelajari dalam training yang diberikan untuk karyawan baru maupun karyawan lama? Pengetahuan seputar bidang pekerjaan karyawan baru seperti pemberitahuan tugas-tugas harian yang harus dilakukan, tata cara kerja dan cara melakukan absensi, serta pengenalan terhadap lingkungan perusahaan. Sedang untuk karyawan lama, tergantung pada permintaan karyawan tersebut sehingga kita tidak membatasi kemampuan apa yang harus dikuasai. Pada Saat ini Bagian Training ingin melakukan pengembangan dimana, Bagian Training dapat memberikan rekomendasi Training yang cocok untuk karyawan. 14. Ketika ada training di luar perusahaan, bagaimana cara Bagian Training menentukan peserta training tersebut? Didasarkan pada posisi karyawan di dalam perusahaan dan pengetahuan Manajer tentang karyawan tertentu. Manajer

6 L-6 akan mencari Form Lamaran Kerja dari Karyawan tersebut dan Laporan Training yang pernah diikuti oleh Karyawan tersebut. 15. Keterangan apa saja yang tercantum dalam Laporan Training, dan apa fungsi dari Laporan tersebut? Isinya mengenai gambaran umum tentang topik training, beberapa keterangan yang tercantum dalam form training, nama peserta training, hasil penilaian peserta training. Fungsinya sebagai laporan pertanggungjawaban. 16. Apakah terdapat kriteria penilaian tertentu dalam proses penilaian karyawan pada bagian bagian tertentu di dalam perusahaan? Perusahaan memiliki format kriteria yang sama seperti yang tercantum di dalam Hasil Penilaian Prestasi Kerja Karyawan. Tapi untuk bagian tertentu seperti marketing penilaian karyawan didasarkan pada target penjualan sehingga terdapat keterangan tambahan yang ditambahkan. Secara keseluruhan belum ada pengelompokan kriteria tertentu untuk masing-masing bagian karena masih penilaiannya masih umum. 17. Masalah apa sajakah yang dihadapi pada saat menentukan perpanjangan kontrak, pengangkatan karyawan tetap, demosi, mutasi, promosi? laporan historis karyawan dibuat per periode bukan per karyawan, sehingga untuk mengetahui data historis karyawan, manajer harus mengecek dokumendokumen yang terkait dengan historis karyawan tersebut untuk menentukan keputusan status karyawan. 18. Bagaimana cara pengontrolan data yang terdapat dalam HRIS absensi, HRIS cuti/lembur, HRIS penggajian? Data akan dikontrol setiap ada perubahan data. Dimana jika ada perubahan data pada HRIS absensi maka akan dilakukan update juga pada data di HRIS cuti/lembur, dan HRIS penggajian sehingga terkadang menambah tugas dari Admin dan Bagian Penggajian.

7 L Masalah apa yang terdapat dalam pengoperasian HRIS absensi, HRIS cuti/lembur, HRIS penggajian? Pada masalah HRIS absensi dan HRIS cuti/lembur belum terdapat menu untuk mempermudah penggunaan aplikasi, HRIS tidak membatasi kesalahan peng-inputan password, dan tidak menampilkan error message jika terjadi salah entry. Pada HRIS penggajian belum dilengkapi fasilitas pencarian data karyawan berdasarkan kriteria tertentu dan jika ada perubahan ketentuan pajak maka HRIS penggajian harus diubah hampir seluruhnya. 20. Apa saja kebutuhan utama yang ingin dipenuhi Bagian HRD agar sistem yang baru dapat menyelesaikan masalah Sistem Human Resource yang ada? masalah integrasi data dan pembuatan laporan secara otomatis dan terintegrasi. 21. Berapa % target yang diharapkan perusahaan terhadap sistem yang baru dalam memenuhi kebutuhan yang diajukan perusahaan? Perusahaan mengharapkan sistem yang baru nantinya dapat memenuhi lebih dari 60 % kebutuhan perusahaan 22. Jika nantinya SAP HCM 6.0 ini dapat diimplementasikan di perusahaan, Pada bulan berapa, pihak manajemen bersedia untuk ikut dalam menangani proyek tersebut dan brapa lama waktu penyelesaian proyek yang diharapkan perusahaan? Sebaiknya proyek tersebut dilaksanakan pada bulan Juli karena pada awal tahun biasanya perusahaan menangani banyak proyek sedangkan untuk jangka waktu implementasi sebaiknya kurang dari 1 tahun. 23. Berapa rata-rata karyawan yang mengundurkan diri dan direkrut perusahaan setiap tahun nya dan berapa persen harapan untuk mempertahankan karyawan di perusahaan jika nanti SAP HCM di implementasikan? Rata rata karyawan yang

8 L-8 mengundurkan diri setiap tahun adalah 35% orang dan yang direkrut 216 orang dengan total karyawan 500 orang. Harapan mempertahankan karyawan sebanyak 20%. 24. Berapa total pemakaian kertas keseluruhan untuk kebutuhan bagian HRD setiap tahunnya? lembar untuk pemakain kertas keseluruhan di Bagian HRD. 25. Berapa suku bunga diskonto pada perusahaan? 7 % 26. Berapa payback period yang diharapkan oleh perusahaan jika nantinya SAP HCM 6.0 di implementasikan? Kurang dari 5 tahun 27. Berapa besar ROI yag diharapkan perusahaan jika nantinya SAP HCM 6.0 di implementasikan? ROI yang diharapkan sebesar 20 %.

9 L-9 Nara sumber Jabatan : Hendri Salim : Konsultan HCM 1. Bagaimana cara peng-install-an ESS untuk SAP HCM 6.0 di luar daerah? menggunakan web browser yang telah disetting atau dengan menggunakan remote dari pusat. Biaya nya telah termasuk didalam license SAP HCM Training yang nantinya akan didapatkan perusahaan, seperti apa gambaran pelaksanaannya? Ada 5 hari yang disediakan oleh konsultan, dimana 3 hari konsultan akan melakukan training terhadap seluruh cabang dan pusat yang terkait dengan pemakaian ESS, MSS dan Key User. Sedangkan untuk 2 hari setelahnya dilakukan training khusus untuk pusat terkait dengan penggunaan MSS dan 4 Key User. Training berlangsung selama jam masuk kerja. 3. Bagaimana gambaran hardware yang harus dipenuhi perusahaan jika nantinya akan mengimplementasikan SAP HCM 6.0? Hardware tergantung dari besarnya perusahaan. Hanya hardware yang perlu ditambah saja yang perlu dibeli perusahaan. Untuk ukuran perusahaan dengan karyawan sekitar 500 orang dan belum memiliki rencana penambahan karyawan yang meningkat 30% dalam 5 tahun, maka satu server untuk SAP HCM 6.0 dan satu tempat penyimpanan database sudah mencukupi keperluan perusahaan. Penambahan lain yang diperlukan seperti 1 router dan 1 swicth.