BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN. bidang packaging, seperti membuat bungkusan dari suatu produk seperti, chiki,

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT. Karya Indah Bersama adalah sebuah perusahaan yang bergerak pada bidang packaging, seperti membuat bungkusan dari suatu produk seperti, chiki, sabun colek, dll. Perusahaan ini berlokasi di Jakarta, tepatnya di Tangerang. PT. Karya Indah Bersama secara resmi berdiri sebagai Perseroan terbatas pada tahun 2008 lalu, jadi perusahaan ini bisa dibilang merupakan perusahaan yang masih baru sekali karena baru sekitar setahun lebih berdirinya, perusahaan ini berfokus pada bidang packaging spesialis yang dibuat dan juga didesain agar sesuai dengan keinginan pelanggan. PT. Karya Indah Bersama berkedudukan di Jakarta, Tangerang, tepatnya adalah pada Kawasan Industri Kencana Alam, Jl. Raya Serang Km. 18,8 Desa Sukanagara & Desa Talaga Kav. 29 Kecamatan Cikupa Kabupaten Tangerang. PT. Karya Indah Bersama ini melakukan kegiatan produktivitasnya berdasarkan pada pesanan yang datang dari pelanggan, jadi pelanggan melakukan pesanan terlebih dahulu, setelah pesanan diterima barulah dilakukan kegiatan produksi. 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan PT. Karya Indah Bersama memiliki struktur organisasi yang bersifat fungsional dimana yaitu pembagian tugas dan juga tanggung jawab tiap tiap 23

2 24 divisi dikelompokkan berdasarkan pada fungsi fungsi yang berjalan. Board of Director atau Dewan Direktur adalah tingkat tertinggi pada perusahaan. General Manager sebagai orang yang diberikan kepercayaan oleh direktur dan juga bertanggung jawab penuh kepada direktur untuk menjalankan dan mengawasi seluruh operasional kegiatan perusahaan. General Manager membawahi empat Divisi utama yang terdiri atas: Marketing Manager Factory Manager Finance & Accounting Manager Purchasing Manager Tiap tiap dari bagian tersebut dipimpin oleh kepala bagian yang bertanggung jawab atas divisi bagiannya masing - masing. Factory Manager juga membawahi divisi-divisi lain yang terdiri atas: Production Research & Development Quality Control PPIC (Production Planning Inventory Control) Tugas dari bagian bagian organisasi PT. Karya Indah Bersama adalah sebagai berikut:

3 25 1. Direktur Tugas dari Direktur adalah sebagai berikut: Mengkoordinir perumusan Strategi Jangka Panjang sebagai dasar perumusan Rencana Kerja dan Anggaran perusahaan (RKAP) dengan bekerja sama dengan Direksi lainnya. Memastikan agar seluruh unit usaha dan wilayah kerja perusahaan mematuhi policy dan standard operating procedure (SOP) keuangan yang berlaku untuk masing-masing fungsi sesuai dengan rencana yang telah disetujui. Membangun sinergi dan berusaha mencapai hasil bisnis yang optimal dari pelaksanaan seluruh usaha perusahaan. 2. General Manager Tugas dari General Manager adalah sebagai berikut: Merencanakan strategi implementasi atas kebijakan perusahaan secara menyeluruh agar dapat dijalankan secara optimal. Memonitor pelaksanaan kebijakan dan strategi perusahaan serta memastikan kelancaran pelaksanaannya agar dapat berjalan secara maksimal dan tepat. Mengontrol dan mengevaluasi implementasi strategi agar memperoleh masukan strategis sebagai usulan untuk kebijakan tahun berikutnya.

4 26 Mengevaluasi dan menganalisa hasil implementasi strategi perusahaan serta mencari usulan atas pemecahan masalah yang timbul Mengarahkan fungsi setiap departemen dalam menjalankan strategi perusahaan. 3. Marketing Manager Tugas dari Marketing Manager adalah sebagai berikut: Menentukan harga jual produk. Memonitor perolehan order serta merangkumkan forecast untuk memastikan kapasitas produksi terisi secara optimal. Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah pelanggan dan area sesuai dengan target yang ditentukan. Menganalisa dan memberikan arah pengembangan design & warna, untuk memastikan pengembangan produk sesuai dengan kebutuhan pasar. 4. Factory Manager Tugas dari Factory Manager adalah sebagai berikut: Merencanakan pertemuan, kegiatan produksi, jadwal pekerja, dan jadwal pemeliharaan mesin dan kualitas produk.

5 27 Mengawasi seluruh produksi industri atau departemen di dalam pabrik. Memastikan produk memenuhi tingkat kualitas yang diminta oleh pelanggan. Memastikan kebijakan dan program baru yang harus diikuti dan harus memberikan pelatihan kepada karyawan agar dapat memenuhi permintaan customer. Bertanggung jawab terhadap barang barang yang hilang atau rusak yang berada di dalam gudang. 5. Finance & Accounting Manager Tugas dari Finance & Accounting Manager adalah sebagai berikut: Memproses data dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan. Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk

6 28 kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya. 6. Purchasing Manager Tugas dari Purchasing Manager adalah sebagai berikut: Menerima dan mereview surat permintaan barang. Melakukan pemeriksaan terhadap ketepatan pemeriksaan dengan anggaran dan atau kebutuhan. Melakukan pendataan terhadap supplier dari segi harga, kesiapan dan ketepatan pengiriman serta kualitas barang yang mereka tawarkan sebagai data untuk melakukan seleksi supplier. Melakukan proses pembelian dari mulai permohonan, penawaran harga, penyiapan kelengkapan administrasi sampai kepada pengontrolan ketepatan pembelian. Menyiapkan pembayaran melalui kas dan mendata pengeluaran tersebut. Melakukan review dan rekap pembelian dan menganalisis ketepatan berdasarkan anggaran. 7. Production Tugas dari Production adalah sebagai berikut: Memastikan bahwa produk yang dihasilkan tepat waktu dan berkualitas baik.

7 29 Mengelola kepatuhan terhadap prosedur yang ditetapkan untuk memastikan kualitas dan memenuhi target yang direncanakan. Menentukan bahan baku yang diperlukan. Menyusun skala waktu untuk pekerjaan. Memperkirakan biaya dan menetapkan standar kualitas. Memantau proses produksi dan menyusun jadwal produksi. Mengkoordinasikan, menyiapkan dan melaksanakan prosedur operasi standar untuk semua operasi produksi. 8. Research & Development Tugas dari Research & Development adalah sebagai berikut: Bertanggung jawab untuk segala aktivitas riset dan pengembangan di perusahaan. Bertanggung jawab untuk memastikan kualitas performansi dalam perusahaan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan perusahaan. Bertanggung jawab mengelola sejumlah dana tertentu yang telah dianggarkan perusahaan untuk riset dan pengembangan Research & Development melakukan test dengan membuat alat test sendiri dan mengembangkan teknologi baru untuk meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan perusahaan.

8 30 9. Quality Control Tugas dari Quality Control adalah sebagai berikut: Melakukan pemeriksaan terhadap jalannya proses produksi untuk memastikan kesesuaian prosedur. Memonitor kualitas material serta hasil produksi dengan perbandingan kualitas standar. Menyusun dan menyiapkan dokumen-dokumen Quality Control dan data produksi. Menganalisa permasalahan yang timbul pada kualitas proses dan hasil produksi. Menyusun usulan pemecahan masalah yang terkait dengan kualitas proses dan hasil produksi. 10. PPIC (Production Planning Inventory Control) Tugas dari PPIC adalah sebagai berikut: Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan rencana dan kondisi stock dengan menghitung kebutuhan material produksi menurut standard stock yang ideal (ada batasan minimal dan maksimal yang harus tersedia). Memantau semua inventory baik untuk proses produksi, stock yang ada di gudang maupun yang didatangkan sehingga pelaksanaan proses dan pemasukan pasar tetap berjalan lancar dan seimbang.

9 31 Membuat evaluasi hasil produksi, hasil penjualan maupun kondisi inventory. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh data yang akurat dan up to date. Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur organisasi perusahaan

10 Prosedur yang sedang berjalan Prosedur yang sedang berjalan pada PT. Karya Indah Bersama mencakup persediaan, pembelian, produksi, pembayaran dan pengiriman Persediaan dan Pembelian Prosedur Pembelian bahan baku yang berjalan di PT. Karya Indah Bersama adalah sebagai berikut: 1. Bagian produksi memeriksa apakah bahan mentah mencukupi untuk melakukan kegiatan produksi. 2. Pemesanan berdasarkan bahan bahan mentah yang diperlukan oleh bidang operasional untuk keperluan produksi. 3. Administrasi akan menghubungi pihak supplier bahan mentah dan mengirimkan surat pesanan untuk memesan bahan yang dibutuhkan. 4. Supplier lalu mengirimkan bahan mentah sesuasi dengan pesanan ke bagian produksi dengan menyertakan faktur pembelian ke bagian administrasi. 5. Bagian administrasi akan melakukan pembayaran bahan mentah tersebut kepada supplier segera setelah bahan mentah diterima bagian produksi Produksi, Pembayaran dan Pengiriman Prosedur pembayaran dan pengiriman barang yang berjalan di PT. Karya Indah Bersama adalah sebagai berikut: 1. Pelanggan membawa desain bentuk pesanan dan jumlah pesanan tersebut kepada bagian marketing.

11 33 2. Bagian marketing lalu meneruskan desain kepada General Manager untuk meminta persetujuan atau tidaknya pesanan itu. 3. Setelah General Manager memberikan persetujuan, lalu marketing memberikan desain dan banyaknya pesanan kepada bagian produksi. 4. Pelanggan lalu akan membayarkan uang muka kepada administrasi dan juga memberikan alamat untuk pengiriman barang hasil produksi dan menerima kwitansi. Kwitansi dibuat dua, yang pertama untuk pelanggan dan yang kedua untuk administrasi. 5. Setelah itu bila bahan mentah tersedia, langsung memulai produksi barang pesanan, bila tidak melakukan pemesanan bahan mentah yang dibutuhkan terlebih dahulu. 6. Setelah barang pesanan selesai dikerjakan, lalu diberitahukan kepada bagian marketing. 7. Lalu bagian marketing akan mengabarkan pelanggan bahwa barang pesanan telah selesai dan meminta pelanggan untuk melakukan pelunasan sisa pembayaran. 8. Setelah pelanggan melunasi sisa pembayaran, pelanggan akan menerima surat bukti lunas dan kwitansi baru yang juga dibuat dua bagian, yang pertama untuk pelanggan dan yang kedua untuk disimpan bagian administrasi, dan setelah itu barulah barang akan dikirimkan kepada alamat yang diberikan pelanggan sebelumnya

12 Diagram Aliran Data Diagram aliran data mencakup diagram konteks dan Data Flow Diagram (DFD) level nol yang menjelaskan bagaimana sistem atau prosedur yang sedang berjalan pada PT. Karya Indah Bersama Diagram Konteks DFD konteks adalah model proses untuk mendokumentasikan lingkup sistem. Disebut juga model lingkungan. DFD konteks berisi satu dan hanya satu proses.

13 35 Gambar 3.2 Diagram Konteks PT. Karya Indah Bersama Data Flow Diagram Level Nol Data Flow Diagram atau diagram aliran data adalah alat yang menggambarkan aliran data melalui sistem dan kerja atau pengolahan

14 36 yang dilakukan oleh sistem tersebut. Sinonimnya disebut bagan buble, grafik transformasi, dan model proses.

15 Gambar 3.3 Data Flow Diagram Level Nol PT. Karya Indah Bersama 37

16 User Requirement Specification User Requirement Specification adalah salah satu persyaratan penting dari suatu sistem yang menguraikan secara tepat mengenai apa saja kebutuhan perusahaan, agar kelak sistem tersebut dapat mendukung proses-proses transaksi pada perusahaan. User Requirement Specification meliputi Data Requirement dan Transaction Requirement Data Requirement Data Requirement berguna untuk menentukan data-data yang diperlukan agar suatu sistem dapat bekerja secara optimal sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Data Requirement pada PT. Karya Indah Bersama adalah sebagai berikut: 1. Produksi Informasi yang berisi tentang proses produksi yang dilakukan oleh perusahaan. 2. Order Pembelian Informasi yang berisi tentang detail dari bahan baku yang dipesan oleh perusahaan. 3. Order Penjualan Informasi yang berisi tentang detail dari produk yang dipesan oleh pelanggan.

17 39 4. Faktur Penjualan Informasi yang berisi tentang faktur dari produk yang telah dibeli oleh pelanggan. 5. Pembayaran Penjualan Informasi yang berisi tentang pembayaran yang telah dilakukan oleh customer kepada perusahaan. 6. Pembayaran Pembelian Informasi yang berisi tentang pembayaran yang telah dilakukan oleh perusahaan kepada supplier. 7. SPK Informasi yang berisi tentang kegiatan kerja produksi yang akan dilakukan atau diperintahkan. 8. Bahan Baku Informasi detail mengenai bahan baku. 9. Penerimaan Pembelian Informasi mengenai bukti pembayaran yang dilakukan perusahaan kepada supplier. 10. Barang Belum Kirim Informasi mengenai hasil produksi yang belum dikirim oleh perusahaan kepada pelanggan ato ditunda.

18 Surat Jalan Informasi mengenai produk yang akan dikirim kepada pelanggan Transaction Requirement Transaction Requirement digunakan untuk mendukung transaksitransaksi yang diperlukan oleh PT. Karya Indah Bersama. Transaction Requirement meliputi Data Entry dan Data Queries. Data entry Memasukkan detail data untuk Staff Memasukkan detail data untuk Customer Memasukkan detail data untuk Supplier Memasukkan detail data untuk Stok Memasukkan detail data untuk Order Penjualan Memasukkan detail data untuk Faktur Penjualan Memasukkan detail data untuk Pembayaran Penjualan Memasukkan detail data untuk Order Pembelian Memasukkan detail data untuk Penerimaan pembelian Memasukkan detail data untuk Pembayaran pembelian Memasukkan detail data untuk Surat Jalan

19 41 Memasukkan detail data untuk Barang Belum Kirim Memasukkan detail data untuk SPK Memasukkan detail data untuk Formula Memasukkan detail data untuk Produksi Memasukkan detail data untuk Shipment Data Queries Mencatat dan memasukkan order penjualan ke dalam database berdasarkan pesanan pelanggan. Mencatat dan memasukkan faktur penjualan ke dalam database berdasarkan pesanan pelanggan. Mencatat dan memasukkan pembayaran penjualan ke dalam database berdasarkan hasil pembayaran pelanggan. Mencatat dan memasukkan order pembelian bahan baku ke dalam database berdasarkan pesanan perusahaan. Mencatat dan memasukkan penerimaan pembelian ke dalam database berdasarkan pesanan perusahaan. Mencatat dan memasukkan pembayaran pembelian ke dalam database berdasarkan hasil dari pembayaran bahan baku. Mencatat dan memasukkan informasi surat jalan berdasarkan barang yang dikirim ke pelanggan.

20 42 Mencatat dan memasukkan informasi barang belum kirim berdasarkan produk yang belum dikirim ke pelanggan atau ditunda. Mencatat dan memasukkan bahan baku ke dalam database. Mecatat dan memasukkan Surat Perintah Kerja (SPK) berdasarkan produksi yang akan dikerjakan. Mencatat dan memasukkan produksi ke dalam database. Mencatat dan memasukkan formula ke dalam database. Mencatat dan memasukkan shipment ke dalam database. Mencatat dan memasukkan informasi tentang customer ke dalam database. Mencatat dan memasukkan informasi tentang staff ke dalam database. Mencatat dan memasukkan informasi tentang supplier ke dalam database. Menampilkan order penjualan dari database berdasarkan pesanan pelanggan. Menampilkan faktur penjualan dari database berdasarkan pesanan pelanggan. Menampilkan pembayaran penjualan dari database berdasarkan hasil pembayaran pelanggan. Menampilkan order pembelian bahan baku dari database berdasarkan pesanan perusahaan.

21 43 Menampilkan penerimaan pembelian dari database berdasarkan pesanan perusahaan. Menampilkan pembayaran pembelian dari database berdasarkan hasil dari pembayaran bahan baku. Menampilkan informasi surat jalan berdasarkan barang yang dikirim ke pelanggan. Menampilkan informasi barang belum kirim berdasarkan produk yang belum dikirim ke pelanggan atau ditunda. Menampilkan bahan baku dari database. Mecatat dan memasukkan Surat Perintah Kerja (SPK) berdasarkan produksi yang akan dikerjakan. Menampilkan produksi dari database. Menampilkan formula dari database. Menampilkan shipment dari database. Menampilkan informasi tentang customer dari database. Menampilkan informasi tentang staff dari database. Menampilkan informasi tentang supplier dari database. 3.6 Permasalahan yang sedang dihadapi Setelah melakukan analisis dari transaksi pembelian, produksi, persediaan, pembayaran dan pengiriman, ditemukan masalah seperti berikut : 1. Laporan laporan transaksi dilakukan secara manual, sehingga masih banyak terdapat kesalahan kesalahan dalam penyediaan laporan yang ada.

22 44 2. Tidak ada sistem basis data pada perusahaan, sehingga dalam proses penginputan data masih sulit dan sering terjadi redundancy. 3. Laporan laporan transaksi masih disimpan secara manual, sehingga keamanan laporan transaksi tersebut tidak aman dan mudah hilang. 3.7 Alternatif Pemecahan Masalah Dari analisis permasalahan dan kebutuhan akan data data transaksi pembelian, persediaan, produksi, pembayaran dan pengiriman, ditemukan solusi yang disarankan sebagai berikut ini: 1. Membangun sistem basis data yang berguna untuk menyimpan data data pembelian, persediaan, produksi, pembayaran dan pengiriman perusahaan. 2. Membuat aplikasi untuk melakukan input data data pembelian, persediaan, produksi, pembayaran dan pengiriman perusahaan yang disertai dengan validasi agar mengurangi terjadinya kesalahan. 3. Membuat aplikasi yang dapat mengolah data untuk membuat dan mencetak laporan sesuai dengan periode yang diinginkan oleh perusahaan. Berdasarkan kepada poin diatas, dapat disimpulkan bahwa pemecahan masalah yang disarankan adalah dengan cara menerapkan aplikasi sistem basis data untuk mengganti sistem yang saat ini sedang berjalan. Sistem basis data dibuat untuk menampung data pembelian, persediaan, produksi, pembayaran dan pengiriman perusahaan.

23 45 Aplikasi itu dibuat untuk mengakses, memanipulasi, dan mengolah data yang ada pada sistem basis data yang rencananya akan digunakan oleh beberapa bagian divisi perusahaan dan juga untuk mendukung proses pembelian, persediaan, produksi, pembayaran dan pengiriman perusahaan. Aplikasi ini juga dirancang agar mampu mengolah data yang telah diinput menjadi informasi dalam bentuk laporan pembelian, persediaan, produksi, pembayaran dan pengiriman. Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan agar proses kerja pembelian, persediaan, produksi, pembayaran dan pengiriman PT. Karya Indah Bersama dapat bekerja dan berjalan dengan lebih baik lagi dari sebelumnya.