BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

Transkripsi

1 BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1 Pengumpulan Data Pengumpulan data digunakan untuk elemen penyusunan current value state mapping agar mendapatkan satu rangkaian proses yang terjadi dalam pemenuhan pegawai di PT Puninar MSE. PT Puninar MSE PT Puninar MSE sebagai perusahaan logistik lokal, merupakan perusahaan joint venture antara PT Puninar Jaya dengan Mitsui-Soko Express Co, Ltd yang bergerak dibidang airfreight forwarder. Puninar MSE adalah Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan, dalam wilayah lokal maupun internasional, pengembangan produk dan layanan yang diberikan antara lain yaitu menyediakan jasa custom brokerage, import licenses application, Land transportation, Freight reservation, warehousing packaging. PT Puninar MSE memiliki visi To become our costumers strategic logistic partner that delivers value through world class service, oleh karena itu perusahaan akan memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan. Banyaknya order pengiriman membuat perusahaan harus tetap memberikan pelayanan yang terbaik kepada setiap pelanggan. 43

2 Berikut tabel pemenuhan pegawai periode Januari Desember 2013 Tabel 4.1 Perbandingan Pegawai Resign dengan Pemenuhan Pegawai No Bulan Resign Calaon Pegawai yang di tes yang di terima kancab Kebutuhan 1 Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Total HR dept di PT. Puninar MSE terdiri dari 4 orang yang berada di posisi Head office HR, dept Recruitment, dept Training, dept General affair. Head office HR bertugas sebagai monitoring kinerja HR dept. Dept Recruitment HR bertugas merekrut calon karyawan Dept Training bertugas membentuk jadwal trainingg, mentraining masing-masing departemen di perusahaan selama 30 hari General Affair bertugas melakukan pembayaran iuran bulanan surat menyurat, tagihan gedung listrik dll 44

3 4.1.1 Data Proses Pemenuhan Pegawai Secara garis besar proses yang dilalui untuk serangkaian kegiatan pemenuhan pegawai adalah : 1. Usulan permintaan pegawai oleh User/kantor Cabang 2. Persetujuan permintaan pegawai oleh Board Of Director 3. Penyetujuan oleh Board Of Director bila tidak di setujui oleh Board Of Director akan di kembalikan usulan kepada User/kantor Cabang. 4. Human Resource menerima permintaan pegawai 5. Memasang iklan mengenai adanya lowongan pekerjaan di media cetak dan internet. 6. Menghubungi pelamar. Pada tahap ini, HR dept menghubungi pihak pelamaran pekerjaan untuk menginfokan proses recruitment yang akan dilaksanakan. 7. Psikotes kandidat pegawai. 8. Interview Awal. Pada proses ini kandidat akan melaksanakan interview awal, interview dilakukan oleh pegawai pimpinan yang kompeten dibidangnya. 9. penetapan lulus atau tidak. 10. HR dept memberikan data kandidat pegawai yang lolos di test awal kepada User/kantor Cabang. 11. Pemeriksaan data kembali apa bila masuk dalam spesifikasi yang diinginkan User kandidat lanjut ke tahap selanjutnya. 12 Final Interview User/kantor Cabang adalah proses penentu apakah pelamar tersebut memang benar-benar sesuai dengan kriteria yang 45

4 dicari perusahaan. Tidak jarang banyak pelamar yang gagal pada tahap ini. Ini disebabkan pelamar yang kurang siap dengan pertanyaan yang dilontarkan oleh User/ kantor Cabang. Pada proses final interview User ini pelamar dalam satu ruangan dan bertemu langsung dengan user dan di lontarkan beberapa pertanyaan. Tidak jarang pada tahap ini pelamar diberikan pertanyaan studi kasus untuk dapat dipecahkan. Setelah itu, pegawai akan menunggu selama 14 hari untuk menunggu kabar proses selanjutnya. 13. Penentuan lulus atau tidaknya kandidat setelah melakukan interview langsung dengan User/kantor Cabang. Bila lulus kandidat melanjutkan ke tahap selanjutnya. 14. Penandatanganan Kontrak adalah proses final, dimana pelamar yang lolos semua seleksi yang diadakan akan dihubungi untuk penandatanganan surat kontrak kerja. 15. Training Pegawai yang sudah menandatangani perjanjian kerja, maka diberikan Training per masing-masing departement sebagai bekal awal dan persiapan kerja di perusahaan. Training ini dilaksanakan selama 30 hari. 16. Penempatan adalah proses terakhir dari serangkaian aktivitas recruitment yang dilakukan oleh Kantor. Ini proses pembuatan surat-surat yang dibutuhkan pegawai untuk dapat digunakan sebagai berkas pegawai di yang telah ditetapkan. 46

5 Secara garis besar, berikut flow chart proses pemenuhan pegawai yang terjadi di PT. Puninar MSE Gambar 4.1 Flow Chart Process Pemenuhan Pegawai 47

6 4.1.2 Current Value State Mapping Setelah mendapatkan data-data pendukung, maka langkah selanjutnya adalah proses pembuatan Current Value State Mapping. Ini adalah langkah awal dari project penerapan lean dengan dasar untuk mengetahui proses yang berjalan, Menginvestigasi dan mengidentifikasinya permasalahan yang ada. Berikut Current Value State Mapping yang ada pada prose pemenuhan pegawai di PT. Puninar MSE : 48

7 49

8 C/T = Cycle Time Proses = Proses Tahapan rekruitment yang terdiri dari Waktu Proses = menghubungi pegawai hingga proses penempatan pegawai Value Added Time (VAT) Non Value Added Time (NVAT) Lead Time (LT) : 36 day : 64 Day : 36 day + 64 day = 100 day Dari gambar 4.2 diatas maka didapatkan % Non Value Added adalah sebagai berikut : Precentage VA = (Total VA Time / Total NVA Time) x 100% VA = (36/64) x 100% = 56,2% Dalam perhitungan diatas, diperoleh bahwa nilai persentase VAT dibanding dengan NVAT mencapai 56,2%. Ini berarti aktivitas nonvalue added (pemborosan) hampir mencapai 43,8%. Berdasarkan peta current state mapping diatas juga dapat dilihat bahwa pemborosan Waiting terjadi disetiap area value stream. Pemborosan persediaan terlihat dalam proses menunggu yang memiliki nilai yang sangat besar, lalu pemborosan Process juga terlihat melalui adanya aktifitas yang seharusnya dapat digabungkan menjadi satu proses sekaligus yang terdapat pada current state mapping. 50

9 Tabel 4.2 Contoh Kasusdi Perusahaan No Root Cause Penyelesaian 1 Menunggu kiriman datang, menunggu ke proses selanjutnya, dan menunggu karena konfirmasi ke kantor pusat baru dilakukan saat proses selesai Mengatur ulang proses dengan mengeliminasi waktu menunggu, menggabungkan dua aktivitas atau lebih agar proses menunggu berkurang 2 Melakukan aktifitas konfirmasi persetujuan user/kantor Cabang dengan HRD, koordinasi dengan kantor pusat yang berulang Lakukan hanya sekali saja di kantor pusat dan user, koordinasi dilakukan satu kali proses untuk semua proses kecuali pada saat psikotes dan menyatakan lulus atau tidak di interview awal 3 Proses pengiriman permintaan dan pegawai yang memakan waktu Melakukan permintaan melalui atau konfirmasi dengan telepon untuk mempercepat proses pemenuhan pegawai Jadwal training Training di lakukan selama 30 hari yaitu meluputi beberapa department yang ada di perusahaan yaitu Dept Inbound, Dept Outbound, Dept Billing, Dept Salles, Dept Operation, Dept EPI yang masing masing kandidat melaksanankan di setiap department 5 hari yaitu melakukan perkenalan pada setiap departement. Yang dapat hanya di lakukan selama 2 hari 51

10 NO KEGIATAN WAKTU (Hari) 1 Pengumpulan Semua Kandidat Dan Pengenalan Dengan Head Office Kantor Pusat 1 2 Pengenalan Dept Inbond 5 3 Pengenalan Dept Outbound 5 4 Pengenalan Dept Billing 3 5 Pengenalan Dept Salles 5 6 Pengenalan Dept Operation 5 7 Pengenaalan Dept EPI 5 8 Penempatan Fix Departemen 1 Jumlah 30 Pengenalan yang terjadi di perusahaan : 1. Penggenalan struktural di departemant (1 Hari) 2. Pengenalan job deskripsi di departemant (3-4 Hari per departemant kecuali dept billing) Improve dan perbaikan yang di usulkan dengan mengurangi waktu 1. pengenalan job deskripsi di departement dari 3-4 hari menjadi 1 hari, dengan alasan bahwa setiap calon kandidat telah mengetahui posisi yang akan ia tempati, jadi cukup hanya pengenalan job deskripsi di fix departeman ia akan di tempatkan 52