BAB 3 ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Tentang Perusahaan Sejarah Perusahaan PT Global Teknindo Berkatama adalah perusahaan spesialis di bidang CNC Wirecut EDM. Perusahaan ini didirikan oleh bapak Ipin Susanto pada tahun 2006 yang beralamat di Jl. Daan Mogot I No. 6 Jakarta kemudian membuka cabang baru pada tahun 2009 yang berlokasi di Kawasan Industri Jababeka II Jl. Industri Selatan VIII Blok EE6 E Cikarang Bekasi. Perusahaan ini melakukan produksi dengan bahan baku seperti besi, baja, tembaga, dan sebagaianya. Aktivitas proses pembuatan produk bersifat khusus yang disesuaikan dengan setiap pesanan dari pelanggan. Produk yang dihasilkan contohnya adalah plat persegi, plat bulat, plat bintang. Perkembangan bisnis perusahaan ini semakin meningkat dan menyebabkan pengolahan data semakin kompleks. Sistem baru diperlukan untuk dapat mengelola data dengan lebih baik, mudah, cepat, dan akurat. Untuk memenuhi hal tersebut, akan dilakukan analisa dan perancangan basis data yang sesuai bagi kebutuhan perusahaan Visi dan Misi Perusahaan Visi perusahaan adalah : o Menjadi perusahaan jasa wire cut yang selalu berinovasi dan dapat dihandalkan Misi perusahaan adalah : o Membangun tim yang solid dan dapat dihandalkan o Memberikan pelayanan yang berkualitas dengan harga kompetitif dan pengiriman tepat waktu o Membangun sistem terpadu untuk menghasilkan produk yang berkualitas 34

2 Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi Pembagian Tugas Direktur Menjalankan visi dan misi perusahaan. Merumuskan strategi dalam bidang penjualan, produksi, persediaan, dan penjualan. Membimbing dan mengarahkan bawahan. Mewakili dan bertindak atas nama perusahaan.

3 36 Manajer Umum Menjalankan visi dan misi perusahaan. Mengelola perusahaan dalam bidang penjualan, pembelian, persediaan, dan produksi. Mengatur secara lisan maupun tulisan kepada bawahan. Menganalisa masalah yang timbul di setiap divisi. Menentukan pembelian bahan baku. Kepala Bagian HRD Merencanakan pengembangan sumber daya manusia. Mengoptimalkan kinerja serta kontribusi karyawan. Merekrut karyawan baru. Mengeluarkan surat yang berhubungan dengan kekaryawanan. Kepala Bagian Penjualan Membuat rencana pencapaian target untuk penjualan. Membuat laporan hasil kunjungan dan pencapaian target. Menolak pengiriman barang atas pelanggan yang masih ada tunggakan.

4 Menentukan batas minimum pemesanan pelanggan dalam pembelian barang. 37 Kepala Bagian Perencanaan Menganalisa perencanaan produksi. Melakukan pengecekan produksi. Membuat surat perintah kerja. Kepala Bagian Keuangan Mengelola operasional perusahaan dalam bidang keuangan. Memonitor setiap setoran tunai ke dalam buku setoran bank. Mengetahui seluruh pengeluaran di perusahaan. PPIC Supervisor Membina hubungan dengan para distributor. Memonitor pengeluaran nota pembelian. Mengawasi kinerja bawahanya. Produksi Supervisor Memberi arahan pelaksanan produksi.

5 38 Mengontrol pelaksanaan proses produksi. Menegur bawahan apabila melakukan kesalahan. Mengatur jadwal pemeliharaan mesin. Staff HRD Menghubungi calon karyawan yang diterima. Mencatat dan mengupdate biodata karyawan. Staff Penjualan Membina hubungan dengan pelanggan. Membuat nota penjualan. Staff PPIC Menghubungi jasa ekspedisi untuk pengiriman barang. Meneruskan perintah produksi. Staff Pembelian Membina hubungan dengan distributor. Membuat nota pembelian. Mencari distributor baru. Membeli bahan baku.

6 39 Staff Gudang Menerima bahan baku dari distributor. Melakukan retur pembelian ke distributor. Mengeluarkan bahan baku untuk produksi. Menetapkan pengecekan bahan baku. Memonitor bahan baku yang masuk dan keluar. Staff Desain Melakukan desain gambar. Memberikan desain kepada PPIC. Staff Operator Melakukan produksi. Membuat surat permintaan barang. Merawat alat-alat produksi. Staff Collector Menyiapkan faktur untuk keperluan penagihan. Menghubungi pelanggan yang telah jatuh tempo.

7 40 Menagih pelanggan sesuai jadwal Staff Accounting Membuat journal di dalam mencatat seluruh transaksi. Menerima bukti-bukti transfer untuk di entry. Berhak menolak berkas yang menyimpang Staff Keuangan Mengatur pengeluaran kas kecil. Melakukan pembayaran pembelian. Berhak menolak berkas yang menyimpang. Staff Perpajakan Mengurus hal-hal yang berhubungan dengan pajak. Melaporkan kewajiban pajak perusahaan.

8 Tata Laksana yang Sedang Berjalan Proses Pembelian Bagian pembelian akan menerima rencana pembelian yang diterima dari bagian gudang. Bagian Pembelian akan menanyakan stock dan harga sesuai dengan rencana pembelian tersebut. Bagian pembelian akan menerima follow up dari distributor atas stock dan harga barang yang akan dipesan melalui telepon Bagian pembelian akan membuat nota pembelian dan diberikan kepada manajer umum. Apabila manajer tidak setuju dengan nota pembelian yang dibuat maka bagian pembelian akan membuat ulang nota pembelian sampai disetujui. Bagian keuangan akan melakukan pembayaran sesuai dengan barang yang diterima oleh bagian gudang dan bagian keuangan akan menerima bukti pembayaran pembelian dari distributor untuk dicatat Proses Persediaan Bagian gudang menerima barang dari distributor. Bagain gudang akan melakukan pengecekan terhadap barang yang diterima. Setelah itu bagian gudang akan mencatat barang apa saja yang masuk ke dalam surat penerimaan barang yang akan di berikan kepada bagian pembelian sebagai tanda bahwa barang sudah diterima dengan baik. Apabila barang yang tidak sesuai dengan nota pembelian, maka bagian gudang akan membuat retur pembelian untuk barang-barang yang tidak sesuai Proses Produksi Bagian Penjualan akan memmbuat nota penjualan sesuai dengan pesanan dari pelanggan. Dengan nota penjualan tersebut maka akan dibuatkan surat perintah kerja oleh kepala bagian perencanaan yg ditujukan ke bagian operator. Bagian operator akan membuat surat permintaan barang ke bagian gudang. Setelah barang di terima maka bagian operator akan melakukan produksi sesuai dengan surat perintah kerja. Setelah barang selesai di produksi maka segera di kirimkan ke pelanggan melalui kurir.

9 42 Gambar 3.2 Activity Diagram Proses Pembelian

10 Gambar 3.3 Activity Diagram Proses Persediaan 43

11 44 Gambar 3.4 Activity Diagram Proses Produksi 3.4 Analisa Kebutuhan Pengguna Tabel 3.1 Analisa Kebutuhan Pengguna User Manajer Umum Kepala Bagian Perencanaan PPIC Supervisor Kebutuhan informasi dan laporan Membutuhkan laporan pembelian, persediaan dan laporan produksi Membutuhkan informasi pengecekan kualitas hasil produksi Membutuhkan informasi persediaan bahan baku

12 Permasalahan yang Terjadi Permasalahan yang terjadi di perusahaan ini adalah : a. Terjadi selisih antara barang fisik di gudang dengan barang yang dicatat karena data pada bagian pembelian dengan data barang di gudang tidak terintegrasi. b. Terjadi redudansi data karena tidak adanya pengaturan batasan yang jelas terhadap data. c. Semua karyawan yang bekerja di perusahaan dapat mengakses semua data perusahaan walaupun bukan termasuk tanggung jawabnya. 3.6 Usulan Pemecahan Masalah pemecahan masalah yang di usulkan adalah : a. Merancang aplikasi yang dapat mengitegrasikan data pembelian dan data barang di gudang berupa DBMS yang menyatukan satu data dengan data yang lain. b. Merancang aplikasi yang dapat memberikan peringatan berupa tampilan yang meberitahukan bahwa data sudah ada. c. Merancang aplikasi yang dapat memberikan kemanan data berupa penerapan sebuah password dan hak akses untuk setiap bagian dalam perusahaan.