BAB 3 GAMBARAN UMUM. S IS TEM INFORMAS I PT. ANTAM Tbk.

Transkripsi

1 BAB 3 GAMBARAN UMUM S IS TEM INFORMAS I PT. ANTAM Tbk Gambaran Umum Perusahaan Sejarah dan Perkembangan Perusahaan Antam adalah perusahaan tambang dan logam Indonesia milik negara yang telah melakukan aktivitas eksplorasi, eksploitasi, produksi, proses manufaktur, permurnian serta pemasaran ke seluruh dunia sejak tahun Kekuatan utama dari Antam adalah biaya operasi kami yang rendah, cadangan dan sumber daya nikel dan bauksit yang luas dan berkualitas tinggi, struktur finansial yang solid, pengalaman selama hampir empat puluh tahun, lokasi Antam di Indonesia yang kaya akan sumber daya mineral, wilayah ekplorasi yang luas dan karyawan yang loyal dan berdedikasi. Komoditas usaha pertambangan kami adalah nikel, emas dan bauksit. Tujuan utama Antam adalah untuk menciptakan nilai bagi pemegan g saham dengan menjadi perusahaan yang lebih besar dan lebih baik serta melaksanakan hal tersebut dengan cara yang berkesinambungan. Strategi utama Antam adalah untuk mendapatkan nilai sebanyak mungkin dari cadangan perusahaan dengan bergerak ke bidang hilir dan melakukan kegiatan pengolahan yang mempunyai nilai tambah lebih besar daripada hanya sekedar mengekspor bijih. Antam juga mempertimbangkan untuk mendiversifikasikan usaha Antam ke komoditas tambang lainnya selama hal tersebut mendatangkan imbal hasil yang baik dan sesuai dengan bisnis perusahaan tersebut. Secara umum Antam lebih tertarik pada aset yang berada di Indonesia karena hal tersebut mendatangkan 65

2 66 imbal hasil yang lebih baik dan PT. Antam memiliki keunggulan kompetitif karena pengalaman dan pengetahuan perusahaan tersebut dalam menjalankan usaha tambang di negara ini Visi Perusahaan Menjadi perusahaan pertambangan berstandar internasional yang memiliki keunggulan kompetitif di pasar global Misi Perusahaan a. Menghasilkan produk-produk berkualitas tinggi, yaitu nikel, emas dan mineral lain, dengan mengutamakan keselamatan dan kesehatan kerja serta memperhatikan kelestarian lingkungan b. Beroperasi secara efisien (berbiaya rendah) c. Memaksimalkan shareholders dan stakeholders value. d. Meningkatkan kesejahteraan karyawan. e. Berpartisipasi di dalam upaya menyejahterakan masyarakat di sekitar daerah operasi pertambangan Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi pada PT. ANTAM.tbk adalah berbentuk garis, artinya bahwa setiap garis yang berhubungan dengan seorang manajer dengan tingkat yang lebih rendah merupakan delegasi wewenang kepada bawahan dan tanggung jawab bawahan untuk melaporkan kepada atasan. Dapat dilihat pada gambar 3.1

3 67 ASM HR PLANNING & STAFFING Struktur organisasi PT. ANTAM.tbk pada bagian Human Resources & General Affairs DIRECTOR OF HUMAN RESOURCES & GENERAL AFFAIRS SENIOR MANAGER HUMAN RESOURCES MANAGEMENT SENIOR MANAGER LEARNING & SENIOR MANAGER CORPORATE SOCIAL RESPONCIBILITY GROUP ASM PERFORMANCE MANAGEMENT & REWORDS ASM EMPLOYEE RELATIONS ASM HEALTH ASM COMPETENCY & CAREER DEVELOPMENT ASM TRAINING & DEVELOPMENT ASM COMDEV & EXTERNAL AFFAIRS ASM GENERAL AFFAIRS Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. ANTAM.tbk pada bagian Human Resources & General Affairs Sumber : PT. Antam Tbk. (Tahun )

4 Tugas, Wewenang dan Tanggungjawab 1. Chief Executive Officer (CEO) a. Menetapkan strategi, kebijaksanaan dan menyusun rencana jangka panjang dan jangka pendek untuk menunjang sasaran yang ditetapkan oleh perusahaan. b. Mengarahkan, mengkordinir dan mengawasi kegiatan perusahaan sesuai dengan sasaran, kebijaksanaan dan rencana yang ditentukan serta mempertanggungjawabkan kegiatan operasional. c. Mengawasi dan mengikuti perkembangan biaya operasi, pemakaian modal dan anggaran serta mengevaluasi berdasarkan pengamatan perkembangan bisnis secara objektif. d. Menyusun dan menetapkan struktur organisasi perusahaan. 2. Secretary a. Mengatur dan membuat perjanjian untuk keperluan direktur dalam mengadakan rapat (meeting) dengan staff dan para karyawan. b. Mencatat hasil notulen rapat, rapat bulanan maupun rapat harian. c. Mengarsip dokumen-dokumen penting perusahaan. 3. Accounting Director a. Bertanggungjawab terhadap keputusan yang berhubungan dengan sumber-sumber keuangan dan penggunaannya. b. Menyusun perencanaan dan pengendalian keuangan baik jangka pendek maupun jangka panjang. c. Mengatur dan menganalisakeuangan.

5 69 4. Human Resources Director a. Mengadakan seleksi, perekrutan, pelatihan dan pengembangan maupun pemecatan karyawan. b. Melakukan pengawasan serta menjaga hubungan dalam lingkungan kerja, cara pengupahan dan penggajian, pemberian intensif dan juga sejahteraan karyawan. c. Bertanggungjawab atas tersedianya sumber daya manusia yang berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. d. Melakukan promosi jabatan dan mutasi wilayah kerja. 5. IT Director a. Bertanggungjawab atas kebutuhan IT pada perusahaan. b. Menerima laporan perkembangan IT dari IT Development. c. Menjamin bahwa semua sistem informasi dalam keadaan baik. 6. IT Development a. Bertanggungjawab dalam pelaksanaan proses development dan maintenance sistem informasi dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan. b. Melakukan pengembangan sistem informasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 7. Technical Support a. Mengkordinir kebutuhan semua bagian organisasi yang berhubungan dengan sistem informasi. b. Bertanggungjawab terhadap kebutuhan teknis perusahaan.

6 70 8. Kesehatan a. Membuka praktek yang diperuntukkan bagi karyawan, beserta anak dan istri karyawan yang sakit tanpa dipungut biaya pengobatan. b. Mengkordinir jadwal praktek tiap dokter. 9. Keamanan a. Bertanggungjawab atas keamanan kantor. b. Membuka gerbang kantor sesuai dengan waktu yang ditetapkan. c. Mengadakan pemeriksaan di seluruh area kantor Uraian Tugas Jabatan dan Wewenang Divisi Sumber Daya Manusia PT ANTAM Tbk Tujuan Jabatan Menyusun konsep rencana penggunaan dan pendayagunaan tenaga kerja corporate, dan konsep pelaksanaan penarikan pegawai baru wewenang kantor pusat, membuat dan pelamar, membalas surat atau memanggil pelamar, melaksanakan test calon pegawai, penempatan calon pegawai, penempatan dan perpanjang penugasan tenaga tidak tetap, dan tugas-tugas lain sejalan dengan kebijakan manajemen bidang SDM dan standar operasi prosedur Tanggung Jawab 1. Menyusun konsep perencanaan tenaga kerja : a. Mengumpulkan data b. Mengevaluasi data c. Menyusun konsep perencanaan tenaga kerja tetap dan tidak tetap yang disesuaikan dengan rencana kebutuhan organisasi perusahaan.

7 71 2. Menyusun konsep pendataan lamaran : a. Mengumpulkan data lamaran b. Mensortir data lamaran c. Mengklasifikasi data lamaran 3. Menyiapkan konsep proses seleksi untuk rekrutmen : a. Mengumpulkan atau Mengevaluasi data seleksi pelamaran b. Memproses calon pegawai sesuai data yang lolos seleksi c. Melanjutkan proses seleksi sampai dengan pengangkatan calon pegawai Ruang Lingkup Jabatan Pemangku jabatan adalah spesialis perencana tenaga kerja yang melapor langsung kepada ASM Organization and Human Resources Development. Tugas utama pemangku jabatan adalah menyusun konsep rencana kebutuhan tenaga kerja dan tidak tetap berdasarkan data lamaran yang masuk yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi Wewenang dalam Pembuatan Keputusan 1. Menyiapkan tempat dalam acara proses rekrutmen 2. Memanggil pelamar untuk melaksanakan tes Hubungan Kerja 1. Internal melalui koordinasi dengan ASM OHRD a. Senior Manager Human Resources b. Semua SVP/SM kantor pusat dan SVP/VP unit-unit Bisnis.

8 72 2. Eksternal melalui koordinasi dengan ASM OHRD a. Universitas-universitas dalam program percepataan b. Pelamar-pelamar pekerjaan c. Mitra kerja bidang pengadaan tenaga kerja Masalah dan Tantangan 1. Sulitnya menghubungi pelamar. 2. Banyaknya Pelamar dari luar daerah atau pulau. 3. Perubahan jadwal tes 3..2 Sistem Informasi Komputerisasi PT. ANTAM Tbk. Dalam melakukan kegiatan usahanya PT. ANTAM Tbk. sudah didukung oleh sistem informasi yang berbasiskan komputerisasi sistem seperti, perkembangan teknologi pada bidang informasi dengan menyediakan beberapa perangkat seperti, perangkat keras, perangkat lunak dan perangkat personil atau pemikir. Selain itu, ditambahkan pula pengetahuan tentang perawatan dan latihan penggunaan komputer untuk menunjang kegiatan bisnis perusahaan. Dalam mengembangkan sistem informasinya PT. ANTAM Tbk. memerlukan dukungan berupa hardware, software, dan brainware yang memadai untuk memudahkan para karyawan dalam menjalankan tugas pada suatu sistem yang menghasilkan input dan output. Adapun aplikasi dari sistem komputer PT. ANTAM Tbk. yang digunakan adalah sebagai berikut :

9 73 a. Hardware Terdiri dari masukan input berupa keyboard merek Logitech, optical mouse, scanner merek HP, Central Processing Unit (CPU) Intel Pentium Core Dou, tempat penyimpanan (secondary memory) 512 MB DDR, hard disk 120 Gb, motherboard merek Hitachi dan keluaran (output) monitor merek HP, DVD ROM, USB Port, Modem D-link internal, printer merek HP deskjet b. Software Berupa Windows XP SP 2, dengan program berupa Microsoft office 2003 dan Program Mincom Ellipse. c. Brainware Yang menjadi brainware dalam PT. ANTAM Tbk. adalah : Direktur keuangan, Direktur SDM, Direktur Umum dan CSR. d. Input Input adalah data-data yang dimasukkan kedalam sistem komputer yang kemudian data-data tersebut diolah menjadi output (informasi) yang bermanfaat untuk mencapai tujuan perusahaan. Data adalah apa yang menjadi sasaran dan tujuan dari perusahaan, bagaimana bentuk atau formatur dari bagan struktur organisasi, serta tugas dan fungsi unit yang ada di dalam struktur organisasi tersebut dilihat berdasarkan job description yang ada, serta kebijaksanaan organisasi tentang sumber daya manusia yang ada didalam perusahaan tersebut. Data rincian tentang transaksi atau kejadian yang terjadi diperusahaan yang dicatat dalam dokumen-

10 74 dokumen, surat-surat atau formulir-formulir yang menggambarkan suatu ide, objek, kondisi atau situasi. Input yang digunakan oleh PT. ANTAM Tbk. adalah sebagai berikut : 1. identifikasi_calon_pegawai Data yang akan diinput ke dalam sistem informasi perusahaan adalah berupa identitas calon pegawai yang melamar ke perusahaan. 2. hasil_kesehatan Hasil kesehatan ini berasal dari rumah sakit atau klinik tempat calon pegawai tersebut memeriksakan kesehatan dirinya. 3. pelatihan_pegawai Data ini merupakan daftar pengajuan pelatihan dari divisi yang terkait beserta nama pegawai nya yang akan mengikuti pelatihan. e. Output Output adalah hasil yang diperoleh dari pemrosesan data. Data (input) yang diolah menjadi suatu bentuk informasi (output) yang berguna dan mempunyai arti untuk pemakai dalam analisa dan pengambilan keputusan. Output yang dihasilkan sebagai berikut : 1. hasil_tes_psikotest Merupakan hasil dari tes IQ, kepribadian, professional, kreativitas serta teamwork yang dilakukan secara tertulis yang diikuti oleh calon pegawai. 2. hasil_tes_toeic Merupakan hasil dari tes untuk menguji kemampuan dalam bahasa inggris, yang diikuti oleh calon pegawai.

11 75 3. Hasil_tes_kesehatan Merupakan hasil dari tes kesehatan yang diikuti oleh calon pegawai. 4. hasil_tes_wawancara Merupakan hasil dari tes wawancara yang diikuti oleh calon pegawai. 5. laporan_penerimaan_pegawai Laporan yang dibuat oleh bagian HRD yang berisi nama calon pegawai yang telah melakukan wawancara. 6. jadwal_dan_jenis_pelatihan Merupakan suatu keluaran (output) yang berisikan jadwal dan jenis-jenis pelatihan dari perusahaan yang dapat diikuti oleh calon pegawai perusahaan. 7. hasil_pelatihan Merupakan keluaran dari proses pelatihan, yang berisikan hasil pelatihan dari calon pegawai yang mengikuti pelatihan. 8. laporan_hasil_pelatihan Laporan dari divisi terkait berdasarkan hasil tes pelatihan yang dijalankan oleh peserta pelatihan dan diserahkan ke bagian SDM. 9. Hasil_tes_wawancara_BEI Merupakan hasil dari tes wawancara yang lebih berfokus pada proses penggalian kompetensi atau karakter seorang calon pegawai yang dilakukan oleh bagian Direksi dan diserahkan kebagian SDM. 10. Pembuatan_SK_calon_pegawai

12 76 Merupakan surat keputasan yang dibuat oleh SDM berdasarkan hasil wawancara oleh Direksi. 11. Hasil_penilaian_calon_pegawai Merupakan hasil penilaian calon pegawai berdasarkan kinerja selama 3 bulan dan hasilnya diserahkan kepada SDM. 12. Pembuatan_SK_pegawai Merupakan surat keputusan yang menetapkan penempatan pegawai dalam perusahaan. 13 Hasil_makalah Merupakan hasil karya tulis karyawan yang sudah dikontrak kerja selama enam bulan kerja dan makalah ini berguna sebagai pertimbangan direksi kepada pegawai yang dikontrak untuk menjadi pegawai tetap perusahaan 3.3 Tata Laksana Sistem yang Berjalan Sistem Informasi Perekrutan Calon Pegawai Proses perekrutan dimulai apabila ada divisi yang membutuhkan pegawai baru dibagiannya, divisi tersebut memberikan form permintaan tenaga kerja kepada bagian HRD. Kemudian bagian HRD mengevaluasi terhadap permintaan penambahan tenaga kerja serta spesifikasi yang ada, apakah permintaan tersebut sangat dibutuhkan atau tidak. Jika memang sangat dibutuhkan maka perusahaan segera mencari tenaga kerja baru melalui media periklanan, maupun melalui pengumuman di website perusahaan. Para pelamar yang tertarik untuk lowongan pekerjaan tersebut dapat memberikan surat lamaran ke perusahaan dengan menyertakan identitas pribadi

13 77 dan surat keterangan sehat dari rumah sakit atau klink tempat calon karyawan tersebut memeriksakan kesehatan dirinya Sistem Informasi Penyeleksian Calon Pegawai Setelah didapat beberapa surat lamaran maka perusahaan melakukan proses identifikasi dan penyeleksian dari para calon pelamar tersebut. Siapa saja yang memenuhi syarat dan ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan maka perusahaan akan memanggil calon pelamar tersebut untuk melakukan beberapa tes yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Perusahaan akan memanggil para pelamar (calon karyawan) untuk level staff melalui telpon untuk melakukan tes penerimaan. Tes penerimaan tersebut mempunyai tahapan sebagai berikut : 1. Tes Psikotest dan TOEIC Calon pegawai mengikuti tes Psikotest dan TOEIC, test ini berupa tes IQ, kepribadian, professional, kreativitas, teamwork dan komunikasi dalam berbahasa inggris yang dilakukan secara tertulis dan wawancara, untuk menilai sejauh mana komunikasi dan pengetahuan yang dimiliki oleh para calon pegawai. Jika tes Psikotest dan TOEIC tersebut lulus maka calon pegawai tersebut dipanggil untuk mengikuti tes selanjutnya yaitu tes kesehatan. 2. Tes Kesehatan Calon pegawai mengikuti tes kesehatan, tes ini berupa tes jasmani yang meliputi tes THT, tes jantung, tes paru-paru, tes darah, dan tes ginjal. Untuk

14 78 mengtahui kondisi kesehatan calon pegawai. Jika hasil tes tersebut lulus maka selanjutnya calon pegawai mengikuti tes selanjutnya yaitu wawancara. 3. Wawancara (interview) Proses ini akan dilaksanakan dengan melakukan wawancara singkat dengan calon pegawai yang dilakukan oleh bagian HRD dengan presentasi ataupun tanya jawab kepada calon pegawai tersebut. Apabila calon pegawai tersebut dinyatakan lulus maka, akan dilakukan pemanggilan melalui telpon Sistem Informasi Pelatihan Pegawai Semua pegawai dalam perusahaan akan diberikan pelatihan agar dapat meningkatkan pengetahuan dan kinerja mereka. Proses pelatihan dimulai dari divisi yang memberikan nama pegawai yang akan mengikuti pelatihan pada bagian HRD, apabila disetujui maka akan diberikan jadwal dan jenis pelatihan yang akan diikuti. Selain itu, divisi yang terkait juga mengajukan kebutuhan pelatihan yang diinginkannya kepada bagian HRD, hasil pelatihan yang diikuti pegawai akan diberikan kepada direktur dan kepada pegawai yang mengikutinya. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas dan produktivitas perusahaan. 3.4 Prosedur Pemakaian Program Layar login berfungsi untuk memasuki sistem dengan cara pengguna memasukkan User ID dan Password kemudian mengklik tombol login (Lampiran 1). Apabila ada kesalahan penginputan password, maka akan muncul message box pada layar login dan memerintahkan user untuk login kembali (Lampiran 2). Apabila user lupa password, maka user harus menghubungi bagian IT untuk

15 79 membuat password baru. Update password dilakukan dengan jangka waktu 1 Bulan sekali. Setelah mengklik tombol login, maka akan keluar tampilan menu utama. Di menu utama ini user dapat memasukan kode untuk melakukan input data pegawai baru. (Lampiran 3) Prosedur perekrutan dimulai dengan melakukan pendaftaran pegawai baru secara keseluruhan, proses pendaftaran pegawai baru yang dilakukan oleh bagian HR Planning and Staffing dan HR Performance Management dengan memasukan data inti pegawai (Lampiran 4,5,6,7,8) Setelah memasukan data inti pegawai, maka HR Planning and Staffing dan HR Performance Management memasukan data jamsostek pegawai dan kontrak kerja (Lampiran 9).

16 DFD konteks Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Sumber Daya Manusia PT. Antam Tbk.

17 Data Flow Diagram Nol (DFD Nol) Note: FPP (Form Permintaan Pegawai) Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Informasi Sumber Daya Manusia PT. Antam Tbk.