BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN. Hendro Tawang. Perusahaan ini pertama kali berdiri dengan nama PT. DAMAI

Transkripsi

1 BAB GAMBARAN UMUM SISEM INFORMASI YANG BERJALAN. Latar Belakang Perusahaan Perusahaan ini didirikan di Jakarta pada tahun 988 oleh Bapak Daniel Hendro awang. Perusahaan ini pertama kali berdiri dengan nama P. DAMAI SEJAHERA MULIA dengan Akta Notaris No., yang dikeluarkan oleh Raden Sudibio Djojopranoto, SH. beserta pengesahan dari Menkeh No. C- -H.0, ahun 988. Pada tanggal Desember 99 terjadi perubahan Akta Notaris oleh Richardus Nangkih Sinulingga, SH. No.8, dimana nama perusahaan menjadi P. MAKARIZO INDONESIA. Kegiatan utama dari perusahaan ini adalah memproduksi dan menjual produk perawatan rambut. Kantor Pusat P. MAKARIZO INDONESIA berlokasi di Jakarta, tepatnya di Jalan Letjen Soeprapto, Komplek Graha Cempaka Mas Blok B.7, 0, Jakarta Pusat. P. MAKARIZO INDONESIA memiliki cabang di beberapa kota seperti Batam, Lampung, angerang, Bogor, Jogyakarta, Semarang dan Denpasar, yang berguna untuk menunjang kegiatan operasional penjualan di kota tersebut. Sejak didirikan, Perusahaan ini telah mendapat kepercayaan dari MARLENE COSMEICS GmbH Berlin Germany, yang sangat terkenal sebagai Speciality Hair Care Products, dengan salah satu merek unggulannya, yaitu MAKARIZO. Disamping itu, MAKARIZO juga mengadakan pelatihan atau workshop untuk para stylist salon, mengajarkan tehnik-tehnik terbaru baik itu tehnik pengguntingan atau model rambut yang sedang berkembang dan setiap

2 tahunnya MAKARIZO mengadakan acara yang disebut Salon our Indonesia yang diadakan untuk mempromosikan produk baru kepada kalangan salon, selain itu juga mengajarkan dan memperkenalkan teknik atau model terbaru dalam perawatan rambut atau model rambut.. Visi dan Misi Perusahaan.. Visi Perusahaan Visi perusahaan adalah menjadi perusahaan kosmetik-rambut terbaik dengan cara terus menerus melakukan penelitian dan pengembangan atas produk dan teknologi yang dimiliki, perusahaan berharap dapat bermanfaat bagi para pelanggan, para pengusaha atau profesional salon, agar sukses dalam menjalankan bisnis. Bersama para karyawan yang handal serta dengan struktur keuangan yang sehat, perusahaan mengendalikan pertumbuhan perusahaan secara efektif dan efisien... Misi Perusahaan Misi perusahaan adalah menyediakan produk-produk kosmetik perawatan rambut yang bermutu tinggi dari hasil penelitian dan pengembangan yang dilakukan serta meningkatkan kualitas pelayanan terbaik sesuai kebutuhan pelanggan.. Struktur Organisasi Organisasi merupakan suatu tempat dimana dua orang atau lebih bersepakat menjalin kerjasama guna mencapai suatu tujuan. Pembentukan struktur organisasi sangat diperlukan dalam suatu perusahaan, semakin besar

3 perusahaan tersebut, semakin kompleks organisasinya. Struktur organisasi yang baik dapat mendorong kerjasama yang baik, mempermudah pengawasan dan memungkinkan keseluruhan pekerjaan dapat dilakukan dengan efisien dan efektif sehingga tujuan utama perusahaan dapat terlaksana dengan baik. Adapun struktur organisasi P. MAKARIZO INDONESIA dapat dilihat pada bagan berikut ini. Struktur organisasi dengan pembagian tugas dan wewenang dari masing-masing bagian dapat dijelaskan secara singkat pada gambar.:

4 Gambar. Struktur Organisasi P. MAKARIZO INDONESIA sumber : HRD P. MAKARIZO INDONESIA tahun 00

5 . ugas, Wewenang dan anggungjawab Factory Manager. Melakukan koordinasi terhadap seluruh manajer yang berada di bawah tanggungjawabnya dalam mempersiapkan Rencana Kerja, Anggaran dan arget yang disusun berdasarkan sasaran yang telah ditetapkan oleh General Manager dan Direktur.. Melakukan koordinasi, pengawasan dan evaluasi terhadap seluruh aktivitas produksi, Maintenance, Quality Control dan Production Planning, termasuk juga tinjauan terhadap ketersediaan bahan baku dan bahan kemasannya.. Menerima laporan, memeriksa dan mengambil inisiatif pemecahan masalah yang berkaitan dengan realisasi proses produksi dan persiapan kemasan.. Melakukan pemeriksaan lapangan secara berkala dengan tujuan menciptakan proses produksi dan pengemasan yang lancar, dimana setiap masalah yang timbul dapat diselesaikan dengan baik dan terkoordinasi.. Melakukan evaluasi atas prestasi kerja anggotanya dan memberikan teguran lisan maupun tertulis apabila diperlukan.. Mengajukan rekomendasi promosi maupun mutasi atas anggotanya. Finance dan Accounting Manager. Merancang, mengkomunikasikan dan mengawasi pelaksanaan kebijaksanaan akuntansi, keuangan dan perpajakan.. Mengawasi anggaran keuangan. 8

6 . Menginformasikan kebijakan akuntansi dan keuangan, peraturan pelaksanaan akuntansi, keuangan dan perpajakan kepada semua pihak terkait di cabang dan kantor pusat.. Melakukan pelatihan tentang kebijakan akuntansi dan keuangan, peraturan pelaksanaan akuntansi, keuangan dan perpajakan kepada semua pihak terkait di cabang dan kantor pusat.. Melakukan pemeriksaan terhadap pelaksanaan kebijakan akuntansi dan keuangan di pusat dan cabang.. Mengajukan usulan atau mengemukakan pendapatan terhadap aspek keuangan, akuntansi dan perpajakan setiap proyek baru. Human Resource Development dan General Affair Manager. Membantu Pimpinan Perusahaan dalam hal merekrut, memelihara, mengembangkan dan memotivasi karyawan dalam rangka pencapaian sasaran bisnis perusahaan.. Mendukung Pimpinan Perusahaan dengan memberikan saran-saran dan pertimbangan-pertimbangan dengan membuat kebijakan-kebijakan dan prosedur yang tepat dan dengan memastikan bahwa nilai-nilai, prinsip-prinsip dan budaya perusahaan menyatu dalam diri setiap karyawan.. Merencanakan dan menetapkan sasaran dan target divisi, melakukan koordinasi dan pengendalian untuk mewujudkan sasaran dan target divisi tersebut. 9

7 . Melakukan identifikasi kebutuhan kompetensi berdasarkan model pekerjaan yang terkait dengan permasalahan saat ini maupun rencana ke depan, melalui analisa kebutuhan pelatihan atau penilaian kompetensi.. Memberikan materi-materi pelatihan kepada karyawan.. Memberikan teguran kepada karyawan. Inventory Manager. Mengawasi dan mengkoordinir seluruh aktivitas dalam bidang persediaan dan distribusi agar operasional perusahaan dapat berjalan dengan baik dan lancar.. Mengelola dan mengarahkan penggunaan sumber daya yang tersedia demi terlaksananya kegiatan operasional dan administrasi dalam bidang persediaan dan distribusi yang meliputi perencanaan, penyimpanan dan pengiriman barang, termasuk barang retur dan promosi, secara efektif, efisien dan ekonomis.. Mengkoordinir keseluruhan kegiatan persediaan dan distribusi.. Merencanakan dan membuat anggaran kebutuhan persediaan selama satu periode ( ahun).. Membawahi dan menentukan uraian tugas Inventory Supervisor, Ekspedisi Supervisor, Kepala. Gudang, serta Inventory Officer.. Memberikan otorisasi penerimaan dan pengiriman barang. Marketing Manager. Merencanakan secara strategis seluruh aspek pemasaran dari : 0

8 a. Seluruh jenis produk, termasuk konsep pemasaran serta pengembangan jenis produk atau produk yang ada maupun baru. b. Pelatihan departemen, termasuk pengelolaan dan pengembangan studio, serta penyediaan sarana untuk meningkatkan pengetahuan konsumen atau salon akan seluruh produk Makarizo. c. Komunikasi yang menunjang seluruh konsep pemasaran untuk meningkatkan kesan pada jenis produk dan kesan perusahaan baik skala nasional maupun internasional.. Menjaga efisiensi dan efektifitas seluruh program pemasaran sesuai yang telah ditetapkan oleh perusahaan.. Menyusun, melaksanakan dan mengontrol Perencanaan Strategi Pemasaran melalui kegiatan masing-masing jenis produk, kegiatan di studio, pelaksanaan kegiatan-kegiatan promosi, serta pengembangan produk.. Bersama dengan im Penjualan menganalisa pencapaian penjualan dan mengarahkan secara strategis koordinasi tim pemasaran dan penjualan untuk mencapai hasil yang maksimal.. Berhak menegur dan memberikan peringatan baik lisan maupun tertulis kepada bawahannya.. Melakukan evaluasi kinerja para manajer departemen yang dibawahinya. National Sales Manager. Mencapai target penjualan dengan mengkoordinir sales force team Jakarta dan Distribusi daerah.

9 . Merencanakan dan melaksanakan perbaikan kinerja di divisi penjualan melalui pelatihan, pengembangan dan strategi untuk mencapai sasaran penjualan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.. Memastikan tercapainya target Penjualan yang sudah ditetapkan.. Menganalisa, menyimpulkan, mengusulkan dan mengembangkan strategi atau kegiatan penjualan.. Mewakili perusahaan untuk negosiasi dengan atau pihak-pihak luar lainnya dalam kaitannya dengan kegiatan penjualan.. Berhak menegur dan memberikan peringatan baik lisan maupun tertulis kepada bawahannya. 7. Melakukan evaluasi kinerja Manajer Penjualan Regional dan Distributor Daerah Management Information System Manager. Merencanakan, mengarahkan, menjalankan dan mengkoordinasikan aktivitas sistem informasi di MAKARIZO INDONESIA.. Membangun MIS Department sebagai penyedia solusi untuk operasional perusahaan.. Mengkoordinasikan Management Information System Department untuk memberikan support kepada user dalam hal pengadaan, perbaikan dan penggunaan sistem teknologi informasi yang meliputi software aplikasi, hardware dan jaringan.

10 . Menganalisa teknologi informasi yang sedang berkembang dan mengadaptasi perkembangan teknologi informasi tersebut sesuai dengan kebutuhan perusahaan guna meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.. Berhak mengatur atau mengingatkan user dalam hal-hal yang berkaitan dengan penggunaan komputer, jaringan dan aplikasi.. Berhak menghapus semua program yang tidak ada hubungannya dengan perusahaan. Information echnology Manager. Membangun aplikasi terintegrasi yang handal untuk operasional perusahaan.. Mengkoordinasi Bagian I untuk mendukung kebutuhan departemen lain yang meliputi aplikasi dan database.. Menganalisa sistem dan prosedur perusahaan dalam rangka analisa dan merancang database.. Membangun ERP system (Enterprise Resource Planning) yang handal dan terintegrasi untuk mendukung operasional perusahaan.. Berhak mengatur atau melarang atau mengingatkan karyawan dalam hal yang berkaitan dengan penggunaan komputer atau hal yang berkaitan dengan teknologi informasi di perusahaan.. Berhak membatasi hak akses kepada user dalam penggunaan aplikasi dan database

11 . Dokumen Input dan Output P. MAKARIZO INDONESIA merupakan salah satu perusahaan kosmetik perawatan rambut yang sudah menggunakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan sehingga komunikasi antar cabang dapat terhubung dan terintegrasi dengan baik, serta dapat meningkatkan pelayanan kepada customer. Sistem aplikasi yang digunakan oleh P. MAKARIZO INDONESIA adalah SIAM (Sistem Informasi dan Administrasi MAKARIZO). Adapun dokumen-dokumen input yang digunakan dan laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi persediaan adalah sebagai berikut :. Dokumen Input Dokumen input yang digunakan oleh P. MAKARIZO INDONESIA khususnya pada sistem informasi persediaan adalah : Surat Jalan dari Pabrik, Packing List Retur, Surat Jalan dari Supplier, Form dan Form Pengeluaran Lain Lain (FPLL).. Laporan (Output) Laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi persediaan pada P. MAKARIZO INDONESIA adalah : Laporan Persediaan, Laporan Retur, Laporan.. Sistem Prosedur yang Berjalan.. Order ke Pabrik Untuk pertama kali Nasional Sales Manager (NSM) memprediksi kebutuhan barang dalam tahun dengan mengeluarkan ramalan sejarah penjualan (Forecast History Sales) berdasarkan data store penjualan yang

12 diberikan kepada Bagian Inventory. Setelah itu Bagian Inventory membuat Order sebanyak rangkap yang diberikan kepada NSM untuk mengecek kebenaran dari Order. Jika NSM setuju maka Order akan diotorisasi dan Forecast History Sales diarsip oleh NSM. Selanjutnya Bagian Inventory memberikan Order ke: Lembar- Direktur Lembar- General Manager (GM) Lembar- National Sales Manager (NSM) Lembar- Finance Accounting Managing (FAM) Lembar- di arsip oleh Bagian Inventory Lembar- untuk Pabrik Jika NSM tidak setuju, maka Bagian Inventory diminta untuk memperbaiki Order terlebih dahulu sebelum melakukan order ke pabrik. Setelah diperbaiki Order akan dikirimkan kembali ke NSM untuk diotorisasi. Selanjutnya Bagian Inventory memberikan Order lembar- kepada Direktur, lembar- kepada GM, lembar- kepada NSM, lembar- kepada FAM, lembar- kepada Pabrik dan untuk lembar- diarsip oleh Bagian Inventory... Penerimaan dari Pabrik Bagian Gudang menerima barang dari pabrik dan Surat Jalan sebanyak rangkap. Setelah itu, Bagian Gudang memeriksa, menghitung dan mencocokkan jumlah barang yang diterima berdasarkan Surat Jalan.

13 Jika terjadi selisih maka Bagian Gudang membuat Berita Acara Kekurangan atau Kerusakan rangkap, dimana : Lembar - diberikan ke Bagian Keuangan Lembar - ke Pabrik Lembar - di arsip Jika tidak terjadi selisih maka Bagian Gudang menandatangani Surat Jalan. Bagian Gudang kemudian memisahkan dan menempatkan barang pada tempatnya berdasarkan merek. Kemudian Bagian Gudang mengirim Surat Jalan lembar- ke Fakturis dan lembar- diarsip sementara. Bagian Fakturis membuat Form sebanyak rangkap, dimana : Lembar - di arsip oleh Fakturis beserta Surat Jalan lembar- Lembar - diberikan ke Bagian Gudang Bagian Gudang mengecek kembali Surat Jalan lembar- dengan Form lembar-. Jika sesuai, maka Bagian Gudang akan meng-input data barang yang diterima ke dalam data store dan mencatat ke dalam Kartu Stock Manual. Jika tidak sesuai, maka Bagian Fakturis harus memperbaiki Form. Setelah diperbaiki, maka Form akan dikirimkan kembali ke Bagian Gudang untuk di-input ke dalam data store dan dicatat ke dalam Kartu Stock Manual... Retur ke Pabrik Pertama kali Bagian Gudang Retur menginformasikan kepada Bagian Inventory mengenai barang retur ke Pabrik dengan membuat

14 Packing List Retur sebanyak rangkap untuk menyiapkan barang yang akan di retur, dimana : Lembar- ke Fakturis Lembar- di arsip oleh Bagian Gudang Retur Setelah menerima Packing List Retur lembar- dari Bagian Gudang Retur, maka Bagian Fakturis membuat Form Pengeluaran Lain Lain (FPLL) sebanyak rangkap, dimana : Lembar - di arsip oleh Fakturis Lembar - dan diberikan ke Bagian Gudang Retur beserta Packing List Retur lembar- Kemudian Bagian Gudang Retur melakukan cek kesesuaian antara FPLL lembar- dan dengan barang yang akan diretur dan menandatangani FPLL lembar- dan. Setelah itu, Bagian Gudang Retur mencatat ke dalam Kartu Stock Manual dan membuat Bukti Keluar (BBK) sebanyak rangkap, dimana : Lembar- diberikan ke Pabrik Lembar- diarsip oleh Bagian Gudang Retur Kemudian Bagian Gudang Retur menyerahkan barang ke Pabrik beserta Packing List Retur lembar-, Bukti Keluar lembar- dan FPLL lembar- dan, dimana FPLL lembar- akan dikembalikan kembali ke Bagian Gudang Retur. 7

15 .. Penerimaan dari Supplier Bagian Gudang menerima Copy Purchase Order (PO) dari Bagian dan Surat Jalan dari Supplier beserta barang. Bagian Gudang akan memeriksa dan menghitung jumlah barang yang diterima dengan mencocokkan jumlah barang yang diterima dengan Surat Jalan rangkap, dimana : Lembar - Gudang Lembar- Administrasi Bussiness Development Jika terdapat selisih maka Bagian Gudang harus membuat Laporan Selisih Penerimaan rangkap, dimana : Lembar - diserahkan ke Bagian Keuangan Lembar - diserahkan ke Administrasi Bussiness Development Lembar - ke Supplier Lembar - untuk diarsip (file) Jika tidak terdapat selisih, Bagian Gudang menandatangani Surat Jalan dan menempatkan barang pada tempatnya. Selanjutnya Bagian Gudang mencatat barang yang diterima ke dalam Kartu Stock Manual. Kemudian Bagian Gudang membuat Laporan Penerimaan rangkap, dimana : Lembar - untuk Bagian Keuangan Lembar - untuk Administrasi Bussiness Development Lembar - untuk Penjualan Lembar - untuk Brand Manager terkait Lembar - dan Copy PO disimpan untuk di arsip (file) 8

16 .7 Flowchart ORDER OOMAIS KE PABRIK National Sales Manager Mulai Memprediksi Kebutuhan Penjualan Form Order FHS Form Order FHS Revisi Form Order Mengecek Order Mengecek Order Forecast History Sales Setuju? Ya idak Form Order FHS Otorisasi Order Form Order Otorisasi Order FHS FHS Form Order Revisi Form Order Keterangan : FHS : Forecast History Sales Gambar. Order ke Pabrik 9

17 ORDER OOMAIS KE PABRIK Bagian Inventory Forecast History Sales Entry Order Form Order Edit Form Order FHS Form Order Revisi Form Order Membuat Order Order Merevisi Form Order Order Direktur General Manager Pabrik Direktur General Manager Pabrik FHS FHS Form Order Form Order Revisi Form Order National Sales Manager Finance Accounting Managing National Sales Manager Finance Accounting Managing Selesai Selesai Keterangan : FHS : Forecast History Sales Gambar. Order ke Pabrik (lanjutan) 0

18 PENERIMAAN BARANG DARI PABRIK Bagian Gudang Mulai Surat Jalan Beserta Form Dari Arsip Sementara Surat Jalan Form Revisi Form Dari Arsip Sementara Surat Jalan Memeriksa, menghitung dan mencocokan barang dengan Surat Jalan Selisih? Ya Membuat Berita Acara Kekurangan atau Kerusakan Melakukan pengecekan Sesuai? idak Melakukan pengecekan idak Menandatangani Surat Jalan Ya Form Entry Data Entry Data Memisahkan dan menempatkan barang Mencatat barang yang diterima Mencatat barang yang diterima Berita Acara Surat Jalan Mencatat Kartu Stock Kartu Stock Mencatat Kartu Stock Kartu Stock Pabrik Finance SJ Form SJ Form Revisi Form Keterangan : SJ : Surat Jalan Selesai Selesai Gambar. Penerimaan dari Pabrik

19 PENERIMAAN BARANG DARI PABRIK Bagian Fakturis Surat Jalan Form Entry Edit Membuat Form Merevisi Form Surat Jalan Form Form Revisi Form Gambar. Penerimaan dari Pabrik (lanjutan)

20 REUR BARANG KE PABRIK Bagian Gudang Retur Bagian Fakturis Mulai Entry Packing List Retur PLBR FPLL Packing List retur Membuat Packing List Retur Retur Melakukan cek kesesuaian FPLL dengan barang retur Entry Form Pengeluaran Lain Lain Packing List Retur FPLL PLBR Membuat FPLL FPLL Menyiapkan barang Menandatangani FPLL PLBR PLBR FPLL Packing List Retur FPLL Mencatat Kartu Stock Kartu Stock Membuat Bukti Keluar Menyerahkan barang dan dokumen ke pabrik Beserta BBK PLBR FPLL Pabrik FPLL Keterangan : FPLL PLBR BBK : Form Pengeluaran Lain Lain : Packing List Retur : Bukti Keluar Selesai Gambar. Retur ke Pabrik

21 PENERIMAAN BARANG DARI SUPPLIER Bagian Gudang Dari Prosedur Copy PO Mulai SJ dari supplier Beserta Memeriksa, menghitung barang dan mencocokkan barang dengan SJ Selisih idak Ya Membuat Laporan Selisih Penerimaan Menandatangani SJ & menempatkan barang yang diterima LSPB SJ dari supplier Mencatat yang diterima ke dalam Kartu Stock Kartu Stock Membuat Laporan Penerimaan Keterangan : PO : Purchase Order SJ : Surat Jalan LSPB : Laporan Selisih Penerimaan LPB : Laporan Penerimaan Copy PO SJ dari Supplier LSPB Laporan Penerimaan Supplier Finance Sales Branch Manager erkait Administrasi Bussiness Development selesai Gambar.7 Penerimaan dari Supplier