BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Dalam era globalisasi saat ini manusia telah terkoneksi ke dalam situasi yang segala sesuatunya memerlukan informasi yang sangat dibutuhkan dan bisa didapat dengan mudah, cepat, dan akurat sesuai dengan canggihnya perkembangan teknologi yang ada pada saat ini. Hal ini mempengaruhi setiap perusahaan untuk dapat mengembangkan sistem informasi yang ada di dalam perusahaan tersebut. Oleh karena itu, untuk meningkatkan kemampuan perusahaan dalam bersaing, perusahaan diharuskan dapat berusaha untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitasnya dalam mengambil keputusan kegiatan bisnis. Salah satu hal yang harus diperhatikan perusahaan dalam menggerakan kegiatan bisnisnya dengan kinerja yang baik, adalah sumber daya manusia atau karyawan yang merupakan salah satu sumber daya yang sangat penting di dalam suatu perusahaan karena karyawan yang menjadi salah satu penentu tercapainya tujuan perusahaan, serta pihak yang menggunakan dan mengelola sumber daya lainnya untuk menjalankan perusahaan. Perusahaan harus dapat menjamin kesejahteraan para karyawan, memberikan kebanggaan atas kinerja mereka serta meningkatkan motivasi mereka dengan cara memberikan imbalan berupa gaji, tunjangan, dan bonus kepada karyawan sesuai dengan pengorbanan yang telah diberikan ke perusahaan dan diukur berdasarkan jabatan dan komponen lainnya sehingga menghasilkan suatu perhitungan gaji yang akurat dan tepat. Hal ini digunakan untuk menunjukan loyalitas dan kepedulian perusahaan terhadap karyawannya agar karyawan tetap bekerja dengan baik dan meningkatkan produktifitasnya dalam bekerja. Pemberian gaji merupakan kegiatan rutin bagi perusahaan dan menjadi salah satu pengeluaran yang terbilang besar, maka dari itu diperlukannya suatu sistem informasi akuntansi untuk penggajian yang baik sehingga tercipta yang efektif dan efisiensi. 1

2 2 Dengan adanya sistem informasi akuntansi pada proses penggajian perusahaan dapat membantu perusahaan mempertahankan kelangsungan hidupnya, bahkan mampu meningkatkan profitabilitas dan mengembangkan usahanya. Graves (2012) mengatakan bahwa, Some system will be configurable to the needs of your business, enabling you to set up alerts and communication preferences. The systems should be able to generate all the necessary mandatory communications that the employer needs in order to meet their duties under pension reform, as well as capturing management information and reporting for audit-trail purposes. Maka inti dari jurnal ini adalah sistem harus dapat menghasilkan semua komunikasi yang diperlukan user agar pada saat proses penggajian dapat berjalan secara efektif dan efisien. Dengan cara tersebut dapat mempermudah perusahaan dalam melakukan pengawasan pelaksanaan penggajian. PT Gloria Cipta Karya merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang pengadaan bahan bangunan,khususnya distributor building material. Sistem yang digunakan perusahaan dalam melakukan absensi pada karyawan sudah menggunakan fingerprint yang terhubung langsung dengan database akan tetapi dalam proses penggajian belum memiliki sistem yang terintegrasi yang mampu mendeteksi kecurangan dalam hal absensi, kesalahan dalam hal rekap absensi karena butuh waktu lama untuk menginput satu persatu absensi karyawan ke dalam Ms Excel, adanya masalah dalam hal proses perijinan/cuti dan lembur yang masih menggunakan formulir kertas sehingga butuh waktu dalam proses gaji untuk mencocokan absensi ketidakhadiran dengan formulir cuti, dengan menggunakan formulir cuti yang masih menggunakan kertas dapat menimbulkan risiko formulir dapat hilang atau terselip, masalah pembayaran gaji yang tidak tepat waktu dan perhitungan gaji yang kurang atau lebih bayar. Kerjasama permasalahan ini dapat diminimalisasi dengan sistem penggajian yang baik dan terintegrasi serta adanya sistem pengendalian internal untuk dapat menghindari dan memperkecil terjadinya kecurangan yang dapat merugikan pihak perusahaan. Dari hasil pengamatan yang telah diteliti, ada berbagai macam kendala yang dihadapi oleh PT Gloria Cipta Karya sehingga diperlukan sistem yang dapat membantu dalam proses penggajian untuk mengatasi masalah atau kendala-kendala yang telah terjadi. Oleh karena itu penulis berkeinginan membuat penelitian yang berjudul ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

3 3 AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT GLORIA CIPTA KARYA. Penulis berharap dengan adanya penelitian ini dapat memberikan usulan sistem informasi akuntansi penggajian yang dapat meminimalkan masalah-masalah yang terjadi pada PT Gloria Cipta Karya dalam menginput absensi dan prosedur perhitungan gaji karyawan agar proses penggajian bisa menjadi lebih efektif, efisien, mudah dan juga menjadi lebih akurat sehingga kendala-kendala tersebut dapat diatasi serta dapat mendukung pengendalian internal. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang dari penelitian di atas, penulis menentukan identifikasi masalah adalah sebagai berikut: 1. Bagaimanakah proses penggajian yang saat ini sedang berjalan di dalam perusahaan? 2. Apa masalah yang terjadi di dalam sistem yang sedang berjalan tersebut? 3. Apa usulan perbaikan untuk mengatasi masalah-masalah yang ada pada proses penggajian yang sedang berjalan? 4. Bagaimanakah sistem informasi akuntansi yang dapat membantu mempermudah proses penggajian? 1.3 Ruang Lingkup Agar penulisan penelitian lebih terarah pada pokok pembahasan, maka penulis membatasi ruang lingkup yang hanya berhubungan dengan permasalahan yang ada. Ruang lingkup yang akan dibahas yaitu: 1. Perhitungan waktu hadir (absensi) karyawan, cuti, ijin, dan lembur. 2. Pembahasan mengenai pinjaman karyawan/hutang karyawan. 3. Penghitungan gaji, tunjangan, uang makan, pulsa, pemotongan ketidakhadiran karyawan, BPJS, dan Pajak Penghasilan pasal Pembayaran gaji karyawan. 5. Pembuatan laporan gaji karyawan, laporan absensi, laporan pajak, laporan jurnal peggajian dan laporan hutang seluruh karyawan. 6. Tidak membahas Penilaian Kinerja Karyawan, serta tentang kegiatan perekrutan karyawan baru, pengangkatan karyawan, pemutusan hubungan kerja, pembayaran pesangon, tidak dibahas dalam penelitian ini.

4 4 7. Karyawan yang akan dibahas untuk melakukan perhitungan gaji adalah karyawan full timer yang terdiri staff dan non staff. 8. Hanya membahas proses absensi dan penggajian, sehingga tidak membahas keseluruhan manajemen sumber daya manusia (human resources management). 9. Sampai dimana internal control yang sedang berjalan pada proses penggajian : - Kontrol dari setiap proses penggajian yang sedang berjalan. - Pengendalian internal dalam pencatatan data, penyimpanan data, otorisasi serta keterbatasan akses karyawan terhadap suatu data tertentu. 10. Pencatatan jurnal pengeluaran kas untuk laporan penggajian. 1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan a. Untuk menganalisis sistem pada proses penggajian yang sedang berjalan pada perusahaan. b. Untuk melakukan identifikasi terhadap masalah yang terjadi pada proses penggajian yang sedang berjalan pada perusahaan. c. Memberikan usulan atau rekomendasi solusi terhadap masalah atau kendala yang terjadi dengan sistem yang berjalan pada perusahaan. d. Merancang sistem informasi akuntansi penggajian yang berguna untuk mempermudah perusahaan dalam melakukan proses penggajian, agar bisa meningkatkan kinerja perusahaan Manfaat a. Perusahaan dapat memiliki sistem informasi akuntansi berbasis C# yang merupakan aplikasi desktop yang terintegrasi dalam proses penggajian dimana dalam sistem tersebut hanya karyawan tertentu yang dapat mengakses sistem penggajian tersebut. b. Perusahaan dapat menerapkan pengendalian internal di dalam proses penggajian yang dapat membantu meminimalisir kesalahan atau kecurangan yang terjadi dalam proses tersebut.

5 5 c. Memberikan hasil analisis yang telah dilakukan guna memberikan solusi agar dapat memberikan kemudahan guna meningkatkan kinerja terhadap proses-proses operasional perusahaan dalam bidang penggajian. d. Perusahaan dapat melihat perhitungan gaji secara akurat dan benar dengan system yang telah dirancang, serta dapat memberikan laporan yang akan dibuat sebagai jurnal sesuai yang dibutuhkan oleh perusahaan. 1.5 Metodologi Penelitian Beberapa metodologi penelitian yang akan dilakukan adalah sebagai berikut : Studi Kepustakaan Dalam studi kepustakaan akan dilakukan seperti mencari dan mengumpulkan referensi, merangkum, mencatat, dan mempelajari data serta informasi yang relevan terhadap buku-buku ilmiah, majalah, jurnal, artikel serta sumber lain yang berkaitan dengan masalah-masalah saat melakukan penelitian lapangan Studi Lapangan Dengan melakukan survei langsung ke perusahaan untuk memperoleh data primer perusahaan seperti struktur organisasi, gambaran sistem yang sedang berjalan yakni sistem penggajian dan unsur-unsur yang terkait dalam perusahaan. Dapat dilakukan dengan cara: 1. Observation (observasi) dilakukan dengan cara mendatangi langsung PT. Gloria Cipta Karya ke bagian kantor Manager untuk mengetahui serta mengamati langsung sistem, prosedur dan kegiatan sistem yang sedang berjalan diperusahaan tersebut. 2. Interview (wawancara) melakukan wawancara tanya jawab langsung kepada manager perusahaan, selaku manager atasan yang paling tinggi yang mengatur semua aktivitas karyawan serta yang memahami dalam proses penggajian yang ada diperusahaan tersebut. 3. Documentation (dokumentasi) Melakukan analisis langsung pada data-data yang dimiliki oleh perusahaan.data-data tersebut yang telah didapat antara lain data karyawan, company profile perusahaan, form perhitungan gaji, struktur organisasi perusahaan,dll.

6 Metode Analisis dan Perancangan Metode analisis dengan menganalisis masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan dan melakukan perancangan dengan menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan menggunakan Unified Process berdasarkan metode Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005, p.50), Unified Process merupakan suatu orientasi objek sistem pengembangan metodologi yang awalnya dikembangkan Grady Booch, James Rumbaugh, dan Ivar Jacobson. Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005, p.46), 4 Phase Unified Process yaitu: 1. Inception: Mengembangkan perkiraan visi dari suatu sistem, membuat kasus bisnis, menentukan ruang lingkup dan menghasilkan estimasi kasar untuk cost dan schedule. 2. Elaboration: Menentukan visi, mengidentifikasi serta menjelaskan semua requirement, menyelesaikan ruang lingkup, merancang dan implementasi arsitektur inti dan fungsi-fungsinya, memecahkan resiko, dan menghasilkan estimasi realistik untuk cost dan schedule. 3. Construction: Secara berkala mengimplementasi resiko-resiko sederhana, yang dapat diprediksi dan yang lebih mudah serta menyiapkan deployment. 4. Transition: Melengkapi tes uji coba dan deployment supaya User memiliki sistem kerja dan siap untuk menghasilkan benefit sesuai ekspektasi. 1.6 Pencatatan Jurnal Menurut PSAK (Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan) 24 yang berisikan tentang Imbalan Kerja. Dimana PSAK 24 harus dibaca dalam konteks tujuan yang berguna untuk pengaturan dan kerangka dalam dasar penyusunan dan penyajian laporan keuangan. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang akan dicatat dalam laporan keuangan akan termasuk ke bagian utang kewajiban gaji ke dalam register bukti kas keluar: Beban Gaji Rp.xxx Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar Rp.xxx

7 7 1.7 Kerangka Pikir Phase Inception 1. Melakukan survey pada PT. Gloria Cipta Karya. 2. Melakukan wawancara tanya jawab tentang proses penggajian yang ada terhadap Manager selaku yang mengurus seluruh bawahan staff yang dimiliki perusahaan. 3. Mengumpulkan data-data yang terkait tentang proses penggajian terhadap karyawan antara lain seperti: proses penggajian yang ada, profil perusahaan, struktur organisasi, data karyawan, dll. 4. Mengidentifikasi masalah yang terdapat pada sistem yang sedang berjalan. Phase Elaboration 1. Menganalisa data apa saja yang diperlukan untuk suatu proses penghitungan gaji karyawan sampai menghasilkan slip gaji karyawan. 2. Memberikan usulan terhadap masalah-massalah yang ada. 3. Menggambarkan proses-proses apa saja yang berjalan pada sistem berjalan dan sistem usulan, dengan menggunakan Diagram Alir Data, Use Case, dll. Phase Contruction 1. melakukan tahap perancangan aplikasi sistem dengan databasenya dibuat menggunakan software pemograman yaitu Microsoft C#/Application Dekstop dan databasenya MySQL yang disesuaikan dengan kebutuhan dari Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Karyawan PT. Gloria Cipta Karya. 2. Melakukan implementasi terhadap sistem yang telah dirancang terkait dengan pemrograman, serta melakukan instalasi dan rencana pemeliharaan terhadap program yang dirancang. 3. Melakukan testing dan training dengan tujuan agar sistem dapat digunakan dengan sebaik-baiknya.

8 8 Phase Transition 1. Setelah sistem selesai dirancang. 2. Meyerahkan perangkat lunak kepada pengguna atau user. 3. Mematangkan hasil akhir yang sudah jadi. apakah perangkat lunak yang sudah dibuat sesuai dengan kebutuhan pengguna. 4. Mengujinya ditempat pengguna serta memperbaiki apabila ada masalahmasalah yang muncul saat setelah pengujian.

9 9

10 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan disusun menjadi 5 bab, masing-masing bab diuraikan seperti dibawah ini : BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan latar belakang masalah serta ruang lingkup yang membatasi pembahasan masalah, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan dan sistematika dari penulisan skripsi ini. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini menjelaskan tentang teori umum dan teori pendukung yang melandasi pembuatan skripsi ini. Dimana semua teori-teori ini berhubungan erat dengan sistem dan analisa yang dibuat. BAB 3 METODOLOGI Bab ini menjelaskan riwayat perusahaan, struktur organisasi yang dimiliki oleh PT Gloria Cipta Karya, visi dan misi, sistem yang sedang berjalan, masalah yang dihadapi, dan bagaimana menyelesaikan masalahmasalah tersebut. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini menjelaskan mengenai usulan perancangan sistem penggajian untuk PT Gloria Cipta Karya yang akan disajikan melalui gambaran dalam bentuk OOAD berdasarkan metode John W. Satzinger et al sehingga dapat digunakan baik oleh perusahaan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini mengemukakan kesimpulan yang dapat diambil setelah melakukan penelitian serta saran atau usulan yang mungkin dapat menjadi masukan untuk pengembangan lebih lanjut dari sistem yang ada.