BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang

Transkripsi

1 1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Reimbursement Controlling merupakan salah satu komponen dalam Project Management yang berfungsi untuk melakukan controlling terhadap penggunaan biaya selama project. Setiap Project memiliki karakteristiknya masing masing apabila dibedakan berdasarkan waktu pengerjaannya, yaitu Project Implementasi dan Project Post Implementasi (Maintenance). Project Implementasi merupakan Project yang dikerjakan pada periode waktu tertentu sesuai dengan yang disebutkan dalam kontrak pekerjaan. Project implementasi yaitu mengerjakan sesuatu yang sebelumnya tidak ada menjadi ada dan bisa digunakan. Sedangkan Project Post Implementasi merupakan project yang sifatnya melakakukan pemeliharaan terhadap hasil implementasi yang sudah dilakukan sebelumnya. Project pemeliharaan ini juga memiliki periode waktu sesuai dengan yang disebutkan dalam kontrak pekerjaan. Reimbursement Controlling dilakukan dalam project management untuk memastikan setiap dana yang dikeluarkan selama project dapat dipertanggungjawabkan penggunaannya. Penggunaan biaya untuk keperluan project selama masa project berlangsung maupun pada masa maintenance harus terus tercatat dan dapat diketahui record history-nya. Pada akhirnya total pengeluaran biaya selama project akan dijadikan sebagai acuan perhitungan untung dan rugi nya sebuah project yang dikerjakan. PT Sinergy Informasi Pratama (SIP) adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang System Integrator (SI). Dalam perjalanannya PT. SIP sering melakukan implementasi project project yang cakupan geografis nya mencakup seluruh kawasan Indonesia (Selindo). Di dalam PT. SIP terdapat beberapa divisi yang memiliki fungsi dan tugas masing masing. Terdapat divisi Penjualan (Sales & Marketing), divisi Finance, divisi Project Manager Officer (PMO), dan divisi Teknisi (Engineer). Setiap divisi memiliki manager masing masing yang bertanggungjawab atas divisi nya tersebut. Dalam implementasinya pada setiap project di PT. SIP, terdapat beberapa divisi yang akan saling bersinggungan di dalam nya. Saat project berlangsung akan terdapat biaya biaya yang dikeluarkan, biaya tersebut dapat berupa biaya yang dapat diprediksi maupun biaya yang tidak dapat diprediksi. Biaya yang diprediksi dapat dihitung di awal masa project atau sebelum project berlangsung. Biaya ini disebut dengan COGS (Cost of Good Sold). Di dalam COGS terdapat komponen komponen biaya seperti biaya maindays teknisi, biaya akomodasi dan biaya transportasi. Keseluruhan biaya tersebut akan dirangkum dan di-summary kan menjadi kesatuan biaya yang digunakan sebagai acuan cost control oleh divisi PMO. 1

2 2 Biaya biaya yang tidak diprediksi seperti biaya entertain user selama ini menjadi tanggungjawab personal teknisi yang sedang implementasi project di lapangan. Biaya yang dikeluarkan ini tentunya akan diganti oleh PT. SIP dengan mekanisme pertanggungjawaban. Mekanisme pertanggungjawaban adalah PT. SIP akan mengganti keseluruhan biaya yang dikeluarkan oleh divisi atau orang orang di dalamnya yang digunakan selama project berlangsung atau pada saat masa maintenance. Prosedur pertanggungjawaban biaya yang berlaku pada PT. SIP adalah teknisi akan meminta form pertanggungjawaban kepada finance. Di dalam form tersebut akan terdapat item item apa saja yang menjadi pengeluaran (expenses) dan berapa jumlah nya. Setelah itu dibutuhkan persetujuan (approval) dari manager teknisi dan manager finance agar form pertanggungjawaban yang diajukan valid. Keseluruhan proses yang terjadi selama pertanggungjawaban biaya ini dilakukan secara manual dan menggunakan kertas (hard copy) sebagai bukti formal nya. Form pertanggungjawaban yang sudah diisi dan disetujui oleh manager divisi nantinya akan diberikan kepada staff divisi finance, untuk selanjutnya akan divalidasi oleh divisi finance. Apabila form pertanggungjawaban disetujui oleh divisi finance, maka biaya yang tersebut dalam form pertanggungjawaban akan dicatat sebagai biaya (expense) project. Divisi finance menggunakan project id untuk membedakan satu project dengan project yang lain, oleh sebab itu maka pertanggungjawaban harus menuliskan project id dalam form pertanggungjawabannya. Form tersebut untuk kemudian akan disimpan oleh divisi finance sebagai arsip pengeluaran (expense) project. Pada implementasi nya sering kali total pertanggungjawaban project melebihi dari nilai COGS yang diajukan oleh PMO. Apabila kondisi ini terjadi maka form pertanggungjawaban akan ditolak oleh finance. Selanjutnya finance akan menginformasikan kepada PMO bahwasanya jumlah pertanggungjawaban project sudah melebihi limit COGS yang sudah ditetapkan diawal. Kejadian seperti ini banyak terjadi pada project project implementasi yang terdapat option maintenance di dalamnya. Pada kondisi tersebut terjadi kesenjangan informasi antara PMO dan finance, PMO yang salah satu fungsinya untuk Reimbursement Controlling bersifat pasif yang artinya PMO tidak mengetahui besaran pengeluaran project. Pada kondisi ini maka teknisi yang sering mengeluarkan biayanya sendiri selama project akan dirugikan, karena besaran biaya yang sudah dikeluarkan akan ditolak oleh finance. Selain itu dengan masih manual nya setiap proses pertanggungjawaban yang dilakukan dalam PT. SIP menimbulkan kecenderungan hilangnya dokumen pertanggungjawaban yang sudah berada di finance. Dengan beban pekerjaan yang banyak terkadang staff finance yang bertanggungjawab mengurusi proses pertanggungjawaban ini melakukan kelalaian, seperti dokumen yang lupa diurus sampai dengan dokumen yang hilang. Tentunya kondisi seperti itu akan menimbulkan kerugian finansial pada pertanggungjawaban.

3 3 Untuk itu diperlukan sebuah aplikasi digital dan ter-komputerisasi yang dapat digunakan oleh setiap divisi dalam PT. SIP dan orang orang di dalamnya, agar proses Reimbursement Controlling dalam projet dapat dengan mudah dilakukan. Total pengeluaran project selama project berlangsung maupun pada masa maintenance juga dapat di-monitor dengan mudah dan cepat, sehingga apabila terjadi total pertnggungjawaban pertanggungjawaban yang hampir mendekati limit COGS dapat dicarikan solusinya. Dokumen pertanggungjawaban yang sudah di-submit ke finance dapat disimpan dalam database sistem sehingga kemungkinan hilangnya dokumen pertanggungjawaban dapat dikurangi atau bahkan dihilangkan. Berdasarkan latar belakang yang telah penulis sampaikan diatas, maka dengan ini penulis mengambil judul penelitian Aplikasi Reimbursement Controlling di PT.Sinergy Informasi Pratama Rumusan Masalah 1. Teknisi tidak mengetahui besaran rencana anggaran proyek yang sedang dikerjakannya 2. Proses pengajuan klaim rembes memakan waktu yang cukup lama 3. Sistem pengajuan klaim rembes yang masih mengadopsi sistem kertas (dengan menggunakan form rembes) sering berakibat pada hilangnya dokumen dokumen klaim rembes yang sudah diajukan ke divisi finance 4. Penyimpanan rencana anggaran di finance masih menggunakan sistem manual dan terpisah (disimpan oleh PMO) sehingga berakibat pada lamanya proses approval klaim rembes yang diajukan oleh teknisi 5. PMO kesulitan untuk me-monitor setiap penggunaan biaya selama proyek berlangsung 1.3. Batasan Masalah 1. Peneliti melakukan penelitian bertempat di PT. Sinergy Informasi Pratama (PT. SIP) 2. Aktifitas pertanggungjawaban dalam aplikasi Reimbursement Controlling hanya dilakukan oleh divisi Teknisi (Engineer) 3. Aplikasi Reimbursement Controlling hanya mencatat history pertanggungjawaban divisi teknisi sesuai dengan project id dan selama project berlangsung 4. Project yang dimaksud dalam penelitian ini adalah project dalam bidang teknologi informasi 5. Uji coba aplikasi ini hanya akan diterapkan pada basis Localhost saja Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dan manfaat penelitian tugas akhir ini adalah :

4 4 1. Membantu divisi teknisi (engineer) untuk kemudahan dalam proses klaim rembes atau pertanggungjawaban biaya pengeluaran project 2. Membantu divisi PMO untuk me-monitor setiap pengeluaran (klaim rembes) yang dilakukan oleh teknisi 3. Membantu divisi Finance untuk melakukan pencatatan setiap klaim rembes yang diajukan oleh teknisi 4. Membantu Manajer divisi teknisi untuk melakukan proses approval pertanggungjawaban biaya pengeluaran project 1.5. Metodologi Penelitian Beberapa metodologi penelitian yang akan dilakukan guna mengumpulkan data dan informasi yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi ini adalah : Metode Pengumpulan Data a. Observasi Melakukan pengamatan secara langsung di divisi teknisi PT. SIP pada proses pertanggungjawaban biaya project. Selain itu dengan pengalaman kerja penulis sebagai karyawan di PT. SIP sejak Juni 2010 sampai saat ini, dan pernah bekerja di divisi teknisi serta PMO diharapkan dapat mempermudah penulis dalam menyelesaikan permasalahan pertanggungjawaban biaya project yang terjadi di divisi teknisi. b. Studi Pustaka Metode ini menggunakan data-data dari berbagai buku, jurnal, majalah, dan sumber bacaan elektronis yang berada di internet yang berkaitan dengan aplikasi Reimbursement Controlling. Metode Perancangan Sistem Metode Perancangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini yaitu Metode Waterfall, yang mana metode ini adalah suatu metodologi pengembangan perangkat lunak yang mengusulkan pendekatan kepada perangkat lunak sistematik dan sekuensial yang mulai dengan Requirement Analysis and Definition, System and Software Design, Implementation and Unit Testing, Integration and System Testing, dan Operation and Maintenance Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas dan sistematis, penulisan ini dibagi menjadi lima bab dan tiap bab memiliki beberapa sub bab dengan urutan sebagai berikut :

5 5 BAB I : PENDAHULUAN Bab ini menguraikan mengenai latar belakang penulis untuk membuat Aplikasi Reimbursement Controlling sebagai skripsi, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat, metode penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II : LANDASAN TEORI Pada bab ini akan dijelaskan tentang landasan teori-teori yang mendukung penelitian yaitu tentang pengertian aplikasi, pengertian project teknologi informasi, pengertian project, pengertian manajemen biaya proyek, pengertian Reimbursement Controlling, metode waterfall, pernyataan kebutuhan sistem, pengertian tentang PT. Sinergy Informasi Pratama yang menjadi dasar acuan dalam penelitian ini. BAB III : METODOLOGI PENELITIAN Bab ini akan menjelaskan mengenai metode-metode yang digunakan dalama penelitian ini dimana hasil dari metode yang dilakukan akan dilampirkan dalam skripsi ini juga akan dimasukkan untuk waktu dan tempat penelitian, alat dan bahan yang diperlukan. BAB IV : ANALISIS DAN IMPLEMENTASI Pada bab ini akan dibahas gambaran umum tentang objek penelitian, menguraikan hasil analisis dengan metode perancangan waterfall, serta pembuatan aplikasi menggunakan bahasa pemprograman PHP dan Database MySQL sebagai hasil dari penulisan skripsi ini. BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dan hasil yang didapat melalui analisis dan implementasi, juga saran untuk pengembangan bagi peneliti lain terhadap pengembangan sistem ini.