PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN BAHAN BAKU DAN PRODUKSI DI PT. XYZ

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN BAHAN BAKU DAN PRODUKSI DI PT. XYZ TUGAS SARJANA Diajukan untuk Memenuhi Sebagian dari Syarat-syarat Penulisan Tugas Sarjana Oleh CORRY PARAMITHA MARPAUNG NIM : D E P A R T E M E N T E K N I K I N D U S T R I F A K U L T A S T E K N I K UNIVERSITAS SUMATERA UTARA M E D A N 2015

2

3

4

5 ABSTRAK PT. XYZmerupakan perusahaan swasta yang mengolah nutten menjadi minyak inti sawit atau Palm Kernel Oil. Saat ini, pengolahan data dan informasi secara cepat, tepat dan efisien adalah hal penting yang dibutuhkan bagi setiap perusahaan atau instansi, seperti pada PT. XYZyang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pengolahan biji sawit. PT. XYZdalam menyampaikan informasi mengenai pengadaan bahan baku dan produksi masih manual dengan menggunakan form kertas. Hal ini membuat penyampaian informasi antar bagian menjadi terlambat dan menimbulkan kesulitan dalam pencarian data yang ingin dilakukan pengolahan data untuk kepentingan antar bagian yang ada di pabrik dan tidak jarang terjadi kehilangan kertas yang berisi data yang diperlukan. Atas permasalahan tersebut maka perlu dirancang aliran sistem informasi yang berbasis komputerisasi dengan menggunakan software MySQL dan PHP. Tujuan penelitian ini adalah merancang sistem informasi penerimaan bahan baku dan produksi yang berbasis komputer di PT. XYZ. Data yang diambil adalah data mengenai proses bisnis dan aliran sistem informasi yang dilakukan setiap bagian di perusahaan dari aliran informasi yang selama ini diterapkan dimulai dari pemesanan bahan baku sampai pengeluaran PKO pada perusahaan. Berdasarkan data diatas, dilakukan perancangan sistem informasi dengan menggunakan software MySQL dan PHP. Dengan adanya sistem informasi rancangan tersebut, prosedur yang dilakukan perusahaan menjadi lebih singkat dan sistem pengelolaan data persediaan menjadi lebih cepat dan akurat, serta memiliki sistem database yang lebih rapi. Kata Kunci: Sistem Informasi, Persediaan

6 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas sarjana ini. Tugas sarjana ini merupakan salah satu syarat untuk mendapatkan gelar sarjana teknik di Departemen Teknik Industri, khususnya Program Studi Reguler Strata Satu, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara. Tugas sarjana ini berisi tentang penelitian penulis yang berjudul Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Bahan Baku dan Produksi di PT. XYZ. Penulis juga menyadari bahwa penulisan tugas sarjana ini masih mengalami kekurangan sehingga diharapkan saran dan kritik dari berbagai pihak demi kesempurnaan laporan tugas sarjana ini. Semoga tugas sarjana ini dapat bermanfaat bagi kita semua. UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Medan, November 2015 Penulis Corry P Marpaung

7 UCAPAN TERIMAKASIH Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan rahmat-nya, penulis bisa mengikuti pendidikan di Departemen Teknik Industri USU dengan baik dan menyelesaikan penulisan laporan tugas sarjana ini. Dalam penulisan tugas sarjana ini penulis telah mendapatkan bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak, baik berupa materil, spiritual, informasi maupun administrasi. Oleh karena itu sudah selayaknya penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Ibu Ir. Khawarita Siregar, MT. selaku Ketua Departemen Teknik Industri Universitas Sumatera Utara, yang telah memberi izin pelaksanaan Tugas Sarjana ini. 2. Bapak Ir. Ukurta Tarigan, MT selaku Sekretaris Departemen Teknik Industri Universitas Sumatera Utara, yang telah memberi izin pelaksanaan Tugas Sarjana. 3. Bapak Prof. Dr. Ir. Humala L Napitupulu, DEA. selaku Dosen Pembimbing I atas waktu, bimbingan, pengarahan, dan masukan yang diberikan kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Sarjana ini. 4. Bapak Ikhsan Siregar, ST, M.Eng. selaku Dosen Pembimbing II atas waktu, bimbingan, pengarahan, dan masukan yang diberikan kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Sarjana ini.

8 5. Ibu Ir. Rosnani Ginting, MT dan Bapak Ir. Mangara M. Tambunan, M.Sc. selaku koordinator tugas akhir yang sudah memberikan pembekalan dan arahan dalam pemilihan judul tugas akhir. 6. Bapak Prof. Dr. Ir. A. Rahim Matondang, MSIE selaku koordinator bidang manajemen yang memberikan arahan terhadap judul tugas akhir ini. 7. Seluruh dosen Teknik Industri yang sudah memberikan ilmu selama perkuliahan sehingga penulis memiliki bekal untuk bersaing di dunia pekerjaan. 8. Bapak P. Marpaung dan ibu N.A. Sagala selaku orangtua penulis yang selalu memberikan dukungan baik secara moril maupun materil sehingga laporan ini dapat diselesaikan. Penulis menyadari tidak dapat membalas segala kebaikan dan kasih sayang dari keduanya. Oleh karena itu, izinkanlah penulis memberikan karya ini sebagai ungkapan rasa terima kasih kepada Ayahanda dan Ibunda tercinta. 9. Abangku terkasih Victor Dian Permadi Marpaung yang selalu setia mendukung dan memberikan arahan kepada penulis dalam mengerjakan laporan ini dan adikku tersayang Celine Pavlova Marpaung yang selalu membantu dan mendukung penulis untuk secepatnya menyelesaikan laporan ini. 10. Seluruh keluarga besar Marpaung dan Sagala yang tiada hentinya memberikan semangat dan dukungan kepada penulis dalam menyelesaikan laporan ini.

9 11. Seluruh pegawai Teknik Industri, Bang Ridho, Bang Mijo, Kak Dina, Bang Nurmansyah, Kak Rahma, Kak Mia dan Ibu Ani, terimakasih atas bantuannya dalam masalah administrasi untuk melaksanakan tugas sarjana ini. 12. Pak Aan, selaku pemilik PT. XYZyang telah mengizinkan penulis melakukan penelitian dan mengambil data di PT. XYZ. 13. Pak Dedi, selaku pembimbing lapangan yang telah membantu penulis melakukan penelitian dan membantu penulis dalam pengumpulan data. 14. Seluruh staf dan pegawai PT. XYZ yang telah banyak memberikan informasi kapada penulis. 15. Seluruh sahabatku tercinta, Irma, Grace, Giovanny, Dhane, Marina, Chaidir, Dicky, Tommy, Kak Fina, Kak Enita, dan Kak Nova terimakasih atas dukungan dan kerjasamanya. 16. Teman-teman GIELAS, terimakasih atas dukungan dan kerjasamanya serta seluruh pihak yang telah membantu penulis. 17. Semua pihak yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan laporan ini yang tidak dapat disebutkan satu per satu.

10 DAFTAR ISI BAB LEMBAR JUDUL... LEMBAR PENGESAHAN... SERTIFIKAT EVALUASI TUGAS SARJANA... ABSTRAK... KATA PENGANTAR... UCAPAN TERIMAKASIH... DAFTAR ISI... DAFTAR TABEL... i ii iii iv v vi ix xv DAFTAR GAMBAR... xvii DAFTAR LAMPIRAN... xxi I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang... I Rumusan Masalah... I Tujuan Penelitian... I Manfaat Penelitian... I Batasan dan Asumsi Penelitian... I Sistematika Penulisan Laporan... I-7

11 DAFTAR ISI (LANJUTAN) BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1. Sejarah Perusahaan... II Ruang Lingkup Bidang Usaha... II Lokasi Perusahaan... II Daerah Pemasaran... II Proses Produksi... II Standar Mutu Bahan/Produk... II Bahan yang Digunakan... II Bahan Baku... II Bahan Penolong... II Bahan Tambahan... II Uraian Proses... II Organisasi dan Manajemen... II Struktur Organisasi Perusahaan... II Uraian Tugas dan Tanggung Jawab... II Jam Kerja dan Jumlah Tenaga Kerja... II Sistem Pengupahan dan Fasilitas Lainnya... II-18

12 DAFTAR ISI (LANJUTAN) BAB III LANDASAN TEORI 3.1. Definisi Sistem... III Karakteristik Sistem... III Informasi... III Sistem Informasi... III Definisi Sistem Informasi Manajemen... III Tujuan Sistem Informasi Manajemen... III Karakteristik Sistem Informasi Manajemen... III Pengertian Proses Bisnis... III Business Process Reengineering (BPR)... III Business Process Diagram... III Perancangan Sistem Informasi III Daur Hidup Pengembangan Sistem.. III Langkah-langkah Perancangan Sistem Informasi Manajemen III Metode Pengembangan Sistem Informasi... III Pengembangan Sistem Informasi dengan Metode Waterfall... III HTML (Hypertext Markup Language)... III PHP (Hypertext Preprocessor)... III MyStructure Query Language (MySQL)... III-31

13 DAFTAR ISI (LANJUTAN) BAB IV METODOLOGI PENELITIAN 4.1. Tempat dan Waktu Penelitian... IV Objek Penelitian... IV Jenis Penelitian... IV Kerangka Berpikir Penelitian... IV Variabel Penelitian... IV Rancangan Penelitian... IV Pengolahan Data... IV Perancangan Sistem... IV Analisis Pemecahan Masalah... IV Kesimpulan dan Saran... IV-9 V PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 5.1. Pengumpulan Data... V Uraian Aliran Proses Bisnis Penerimaan Bahan Baku dan Produksi..... V Uraian Aliran Informasi Penerimaan Bahan Baku dan Produksi..... V Perancangan Sistem... V-13

14 DAFTAR ISI (LANJUTAN) BAB Perancangan Model... V Perancangan Model Physical Model... V Perancangan Proses Bisnis Usulan... V Perancangan Aliran Informasi Usulan... V Perancangan Struktur Sistem... V Perancangan Model Logik... V Perancangan Output... V Perancangn Input... V Perancangan Basis Data... V Perancangan File... V Perancangan Entity Relationship Diagram (ERD)... V Implementasi... V-41 VI ANALISA PEMECAHAN MASALAH 6.1. Analisa Hasil Perancangan Proses Bisnis... VI Analisa Perbandingan Aliran Sistem Informasi Awal dengan Sistem Informasi Usulan... VI-2

15 DAFTAR ISI (LANJUTAN) BAB 6.3. Tampilan Hasil Perancangan Program... VI-3 VII KESIMPULAN DAN SARAN 7.1. Kesimpulan... VII Saran... VII-2 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

16 DAFTAR TABEL TABEL 2.1. Jumlah Karyawan PT. XYZ... II Elemen-elemen Model Inti Business Process Diagram... III Simbol Sistem Flowchart... III Simbol Sistem Data Flow Diagram (DFD)... III Keluhan yang Diperoleh dari Aliran Informasi Aktual di PT. XYZ V Kebutuhan Data Setiap User... V Penjelasan Rancangan Output Sistem Informasi pada PT. XYZ... V Penjelasan Rancangan Input Sistem Informasi di PT. XYZ... V Perhitungan Bahan Baku... V Pemesanan Bahan Baku... V Stok Bahan Baku... V Perintah Produksi PKO... V Hasil Produksi PKO... V Pembeli... V Stok PKO... V Supplier... V-39

17 DAFTAR TABEL TABEL Jadwal Pesanan Bahan Baku... V Perbandingan Sistem Informasi Aktual dengan Sistem Informasi Usulan... VI-3

18 DAFTAR GAMBAR GAMBAR 1.1. Peta Proses Bisnis di PT. XYZ... I Blok Diagram dari Uraian Proses Produksi Palm Kernel Oil... II Struktur Organisasi PT. XYZ... II Operasi Pra-Aliran Kerja... III Instalasi Awal Sistem Aliran Kerja... III Contoh Business Process Diagram... III Model Waterfall... III Kerangka Berfikir Penelitian... IV Langkah-langkah Rancangan Penelitian... IV Blok Diagram Perancangan Sistem... IV Model Aliran Informasi Aktual Pemesanan Bahan Baku... V Model Aliran Informasi Aktual Penerimaan Bahan Baku... V Model Aliran Informasi Aktual Pengeluaran Bahan Baku... V Model Aliran Informasi Aktual Produksi... V Model Aliran Informasi Aktual Pengeluaran Produk PKO... V Terminal setiap user PT. XYZ... V Kebutuhan Setiap User Sistem Informasi Manajemen PT. XYZ... V Flowchart Proses Pemesanan Bahan Baku Usulan... V-17

19 DAFTAR GAMBAR ( LANJUTAN ) GAMBAR 5.9. Flowchart Proses Penerimaan Bahan Baku Usulan... V Flowchart Proses Pengeluaran Bahan Baku Usulan... V Flowchart Proses Produksi Usulan... V Flowchart Proses Pengeluaran Produk PKO Usulan... V Struktur Sistem Informasi di PT. XYZ... V Diagram Konteks... V Diagram Level 0... V Diagram Level 1 Pemesanan Bahan Baku... V Diagram Level 2 Penerimaaan Bahan Baku... V Diagram Level 3 Pengeluaran Bahan Baku... V Diagram Level 4 Produksi... V Diagram Level 5 Pengeluaran Produk PKO... V Format Output Master Supplier... V Format Output Master Pembeli... V Format Output Data Stok Bahan Baku... V Format Output Data Stok PKO... V Format Output Laporan Pemesanan Bahan Baku... V Format Output Data Perhitungan Bahan Baku... V-33

20 DAFTAR GAMBAR ( LANJUTAN ) GAMBAR Format Output Jadwal Pemesanan Bahan Baku... V Format Input Form Perhitungan Bahan Baku... V Format Input Form Pemesanan Bahan Baku... V Format Input Form Penerimaan Bahan Baku... V Format Input Form Perintah Produksi... V Format Input Form Pengeluaran Bahan Baku... V Format Input Form Hasil Produksi PKO... V Format Input Form Penerimaan PKO... V Format Input Form Pengeluaran Produk PKO... V Format Input Form Pesanan Bahan Baku... V Entity Relationship Diagram... V Tampilan Desain Layout... V XAMPP for Windows... V Tabel-tabel pada Database... V Login User... VI Tampilan Halaman Awal... VI Tampilan Halaman Input Pembeli... VI Tampilan Halaman Master Pembeli... VI Tampilan Halaman Input Supplier... VI Tampilan Halaman Master Supplier... VI-7

21 DAFTAR GAMBAR ( LANJUTAN ) GAMBAR 6.7. Tampilan Halaman Data Perhitungan Bahan Baku... VI Tampilan Halaman Form Hitung... VI Tampilan Halaman Form Pemesanan Bahan Baku... VI Tampilan Data Pemesanan Bahan Baku... VI Cetak Pemesanan Bahan Baku... VI Tampilan Halaman Form Penerimaan Bahan Baku... VI Tampilan Halaman Form Pengeluaran Bahan Baku... VI Tampilan Halaman Data Stok Bahan Baku... VI Tampilan Halaman Form Perintah Produksi... VI Tampilan Halaman Data Perintah Produksi... VI Tampilan Halaman Form Hasil Produksi... VI Tampilan Halaman Data Hasil Produksi... VI Tampilan Halaman Form Penerimaan PKO... VI Tampilan Halaman Form Pengeluaran PKO... VI Tampilan Halaman Stok PKO... VI Tampilan Halaman Form Pesanan Bahan Baku... VI Tampilan Halaman Jadwal Pemesanan Bahan Baku... VI-19

22 DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN 1. Tugas dan Tanggung Jawab Tiap-Tiap Jabatan pada Struktur Organisasi... L-1 2. Proses Bisnis Aktual Penerimaan Bahann Baku dan Produksi di PT. XYZ... L-2 3. Proses Bisnis Usulan Penerimaan Bahann Baku dan Produksi di PT. XYZ... L-3 4. Algoritma... L-4 5. Form Tugas Akhir... L-6 6. Surat Penjajakan... L-7 7. Surat Balasan... L-8 8. Surat Keputusan Tugas Akhir... L-9 9. Lembar Asistensi... L-10