PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA BAGIAN PERSEDIAAN DI PT. MEDAN TROPICAL CANNING & FROZEN INDUSTRIES

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA BAGIAN PERSEDIAAN DI PT. MEDAN TROPICAL CANNING & FROZEN INDUSTRIES TUGAS SARJANA Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Dari Syarat-Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Teknik Oleh Akhmad Bakrie NIM DEPARTEMEN TEKNIK INDUSTRI F A K U L T A S T E K N I K UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2012 No. Dok.: FM-GKM-TI-TS-01-06A; Tgl. Efektif : 15 Juli 2011; Rev : 0; Halaman : 1 dari 1

2

3

4

5

6 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkanataskehadirat Allah SWTkarena atas berkat dan rahmat-nya, penulis dapat menyelesaikan Tugas Sarjana ini dengan baik.pembuatan Tugas Sarjana inimerupakan langkah selanjutnya bagi penulis untuk mengenal dunia kerja serta menerapkan ilmu yang telah dipelajari selama perkuliahan dan ditujukan untuk memenuhi sebagain syarat-syarat dan ketentuan dalam mengikuti kurikulum Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik, guna memperoleh gelar sarjana teknik. Tugas Sarjana ini terdiri dari struktur pengerjaan dan dasar-dasar dari penelitian yang akan dilakukan di PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries. Tugas ini memaparkan judul Tugas Sarjana penulis, yaitu Perancangan Sistem Informasi Manajemen pada Bagian Persediaan di PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries. Penulis menyadari bahwa Tugas Sarjana ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari para pembaca sekalian demi kesempurnaan Tugas Sarjana ini. Akhir kata, penulis berharap agar tugas ini berguna bagi kita semua. Medan, Juni 2012 Penulis

7 UCAPAN TERIMA KASIH Dalam penulisan Tugas Sarjana ini, penulis telah mendapatkan bimbingan dan dukungan yang besar dari berbagai pihak, baik berupa materi, spiritual, informasi maupun administrasi. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Ibu Ir. Khawarita Siregar, MT, selaku Ketua Departemen Teknik Industri. 2. Bapak Ir. Ukurta Tarigan, MT, selaku Sekretaris Jurusan Teknik Industri. 3. Bapak Prof. Dr. Ir. Humala L. Napitupulu, DEA, selaku Dosen Pembimbing I atas bimbingan, pengarahan, dan masukan yang selalu diberikan dalam penyelesaian Tugas Sarjana ini. 4. Bapak Aulia Ishak, ST, MT, selaku Dosen Pembimbing II sebagai dosen pembimbing yang senantiasa membimbing dan memotivasi penulis untuk menghasilkan karya ilmiah yang baik. 5. Bapak Nazamuddin,selaku Manajer Personalia PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries yang memberikan izin melakukan penelitian ini. 6. Bapak Tengku Aznul,selaku Asisten Manajer Produksi PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries yang membimbing penulis dalam penelitian ini. 7. Orang tua yang telah memberikan dukungan sepenuhnya kepada penulis baik doa, moral maupun materi dalam menyelesaikan Tugas Sarjana ini.

8 8. Widya Rahmadani Utami, selaku rekan setia dan seperjuangan yang tidak pernah lelah membantu, memberi masukan, dan memotivasi penulis dalam penyelesaian Tugas Sarjana ini. 9. Semua teman-teman angkatan 2008 di Departemen Teknik Industri USU yang telah memberikan banyak masukan kepada penulis. 10. Bang Mijo, Kak Dina, Kak Ani,Bang Nurmansyah, dan Bang Ridho atas bantuan dan tenaga yang telah diberikan dalam memperlancar penyelesaian Tugas Sarjana ini. Kepada semua pihak yang telah banyak membantu dalam menyelesaian laporan ini dan tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, penulis mengucapkan terima kasih. Semoga laporan ini bermanfaat bagi kita semua. Medan, Juni 2011 Penulis

9 DAFTAR ISI BAB LEMBAR JUDUL... LEMBAR PENGESAHAN... KATA PENGANTAR... UCAPAN TERIMA KASIH... DAFTAR ISI... DAFTAR TABEL... DAFTAR GAMBAR... i ii iii iv vi viii x I PENDAHULUAN... I Latar Belakang... I Perumusan Masalah... I Tujuan Penelitian... I Batasan Masalah dan Asumsi... I Manfaat Penelitian... I Sistematika Penulisan Tugas Akhir... I-6 II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN... II Sejarah Perusahaan... II Ruang Lingkup Bidang Usaha... II Lokasi Perusahaan... II Daerah Pemasaran... II-4

10 DAFTAR ISI (LANJUTAN) BAB 2.5. Organisasi dan Manajemen... II Struktur Organisasi Perusahaan... II Jumlah Tenaga Kerja... II Jam Kerja... II Sistem Pengupahan dan Fasilitas Lainnya... II Proses Produksi... II Standar Kualitas... II Bahan yang Digunakan... II Uraian Proses Produksi... II Mesin dan Peralatan... II Utilitas... II Waste Treatment... II-14 III LANDASAN TEORI... III Persediaan... III Definisi Persediaan... III Fungsi Persediaan... III Tujuan Persediaan... III Pengendalian Persediaan Secara Statistik (Statistical Inventory Control)... III Sistem Informasi... III-6

11 DAFTAR ISI (LANJUTAN) BAB Definisi Informasi... III Definisi Sistem Informasi... III Sistem Informasi Manajemen... III Manajemen... III Pengertian Sistem Informasi Manajemen... III Tujuan Sistem Informasi Manajemen... III Karakteristik Sistem Informasi Manajemen... III Business Process Reengineering (BPR)... III Langkah-langkah Perancangan Sistem Informasi Manajemen III Perancangan Model... III Physical System... III Logical Model... III Perancangan Output... III Perancangan Input... III Perancangan Basis Data... III Perancangan File... III Perancangan ERD... III Perancangan Teknologi... III Metode Pengembangan Sistem Informasi... III Metode Perancangan Sistem Informasi... III Unified Modelling Language... III-33

12 DAFTAR ISI (LANJUTAN) BAB Pengenalan Delphi... III Perancangan Program... III-36 IV METODOLOGI PENELITIAN... IV Jenis Penelitian... IV Lokasi Penelitian... IV Kerangka Konseptual... IV Langkah-langkah Metodologi Penelitian... IV Studi Pendahuluan... IV Studi Pustaka... IV Pengumpulan Data... IV Perhitungan Persediaan... IV Perancangan Sistem... IV Pembahasan... IV Kesimpulan dan Saran... IV-8 V PENGUMPULAN DATA... V Pengumpulan Data... V Struktur Organisasi... V Uraian Prosedur dan Sistem Informasi Aktual... V-2

13 DAFTAR ISI (LANJUTAN) BAB VI PERANCANGAN SISTEM... VI Perancangan Sistem... VI Perhitungan Jumlah Pemesanan Ekonomis... VI Perancangan Model... VI Perancangan Physical System... VI Perancangan Struktur Sistem... VI Perancangan Model Logik (DFD)... VI Perancangan Output... VI Perancangan Input... VI Perancangan Basis Data... VI Perancangan File... VI Perancangan (Enitity Relationship Diagram) ERD... VI Implementasi... VI Perangkat Keras (Hardware)... VI Perangkat Lunak (Software)... VI-43 VII PEMBAHASAN... VII Hasil Perancangan Sistem Informasi... VII Analisis Perbandingan Sistem Informasi Awal dengan Hasil Perancangan... VII Tampilan Hasil Perancangan Program... VII-5

14 DAFTAR ISI (LANJUTAN) BAB 7.4. Verifikasi dan Validasi Model Terkomputerisasi... VII Verifikasi Model Tekomputerisasi... VII Validasi Model Terkomputerisasi... VII-21 VIII KESIMPULAN DAN SARAN... VIII Kesimpulan.... VIII Saran... VIII-2 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN - ALGORITMA PEMROGRAMAN - DAFTAR PERTANYAAN WAWANCARA - SURAT KEPUTUSAN TENTANG TUGAS SARJANA MAHASISWA - SURAT PERMOHONAN TUGAS SARJANA - FORMULIR PENETAPAN TUGAS SARJANA - SURAT IJIN MELAKUKAN RISET (SURAT PENJAJAKAN) KE PT. MEDAN TROPICAL CANNING & FROZEN INDUSTRIES - SURAT BALASAN IZIN RISET DARI PT. MEDAN TROPICAL CANNING & FROZEN INDUSTRIES - LEMBAR ASISTENSI TUGAS SARJANA DOSEN PEMBIMBING I - LEMBAR ASISTENSI TUGAS SARJANA DOSEN PEMBIMBING II

15 DAFTAR TABEL TABEL 2.1. Jabatan dan Jumlah Tenaga Kerja PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries... II Jam Kerja pada PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries... II Simbol-simbol pada Systems Flowchart... III Simbol-simbol pada Systems Flowchart... III Lama Waktu Aliran Informasi Pengelolaan Data Persediaan... V Keluhan Aliran Informasi Pengelolaan Data Persediaan... V Kebutuhan Data Setiap User... V Penjelasan Rancangan Output Sistem Informasi Persediaan PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries... VI Penjelasan Rancangan Input Sistem Informasi Persediaan PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries... VI Entitas Master Bahan Baku... VI Entitas Master Produk Jadi... VI Entitas Master Pembeli... VI Entitas Master Supplier... VI Entitas Form Permintaan Produk Jadi... VI Entitas Form Pemesanan Bahan Baku... VI Entitas Form Penerimaan Bahan Baku... VI Entitas Form Pembelian Bahan Baku... VI-37

16 DAFTAR TABEL (LANJUTAN) TABEL Entitas Form Perintah Produksi... VI Entitas Form Permintaan Bahan Baku... VI Entitas Form Pengeluaran Bahan Baku... VI Entitas Form Penerimaan Produk Jadi... VI Entitas Form Penjualan Produk Jadi... VI Entitas Form Pengeluaran Produk Jadi... VI Entitas Form Penyesuaian Produk Jadi... VI Entitas Form Penyesuaian Bahan Baku... VI Perbandingan Sistem Informasi Aktual dengan Hasil Perancangan... VII Lama Waktu Aliran Informasi Pengelolaan Data Persediaan... VII-4

17 DAFTAR GAMBAR GAMBAR 2.1. Struktur Organisasi pada PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries... II Bagan Alir Proses Produksi di PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries... II Transformasi Data Menjadi Informasi... III Fungsi Dari Sistem Informasi... III Tingkatan Kegiatan Manajemen... III Operasi Awal... III Aliran Kerja yang telah Dirancang Ulang... III Kerangka Konseptual... IV Blok Diagram Perancangan Sistem... IV Blok Diagram Metodologi Penelitian... IV Struktur Organisasi PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries yang akan Dianalisis... V Model Pemesanan Bahan Baku (Aktual)... V Model Penerimaan Bahan Baku (Aktual)... V Model Pengeluaran Bahan Baku (Aktual)... V Model Penerimaan Produk Jadi (Aktual)... V Model Pengeluaran Produk Jadi (Aktual)... V Terminal User PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries... V-16

18 DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN) GAMBAR 5.8. Kebutuhan User Sistem Informasi Manajemen PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries... V Model Pemesanan Bahan Baku (Usulan)... VI Algoritma Pemesanan Bahan Baku (Usulan)... VI Model Penerimaan Bahan Baku (Usulan)... VI Algoritma Penerimaan Bahan Baku (Usulan)... VI Model Pengeluaran Bahan Baku (Usulan)... VI Algoritma Pengeluaran Bahan Baku (Usulan)... VI Model Penerimaan Produk Jadi (Usulan)... VI Algoritma Penerimaan Produk Jadi (Usulan)... VI Gambar 6.9. Model Pengeluaran Produk Jadi (Usulan)... VI Algoritma Pengeluaran Produk Jadi (Usulan)... VI Struktur Sistem informasi PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries... VI Diagram Konteks... VI Diagram Level 0 Pemesanan Bahan Baku... VI Diagram Level 1 Penerimaan Bahan Baku... VI Diagram Level 2 Pengeluaran Bahan Baku... VI Diagram Level 3 Penerimaan Produk Jadi... VI Diagram Level 4 Pengeluaran Produk Jadi... VI-18

19 DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN) GAMBAR Format OutputForm Pemesanan Bahan Baku... VI Format OutputForm Penerimaan Bahan Baku... VI Format Output Laporan Pembelian Bahan Baku... VI Format Output Kartu Persediaan Bahan Baku... VI Format Output Kartu Persediaan Produk Jadi... VI Format Output Nota Penjualan... VI Format Output Laporan Penjualan)... VI Format Input Master Bahan Baku... VI Format Input Master Produk Jadi... VI Format Input Master Pembeli... VI Format Input Master Supplier... VI Format Input Form Permintaan Produk Jadi... VI Format Input Form Pemesanan Bahan Baku... VI Format Input Form Penerimaan Bahan Baku... VI Format Input Form Pembelian Bahan Baku... VI Format Input Form Perintah Produksi... VI Format Input Form Permintaan Bahan Baku... VI Format Input Form Pengeluaran Bahan Baku... VI Format Input Form Penerimaan Produk Jadi... VI Format Input Form Penjualan Produk Jadi... VI-29

20 DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN) GAMBAR Format Input Form Pengeluaran Produk Jadi... VI Format Input Form Penyesuaian Persediaan Produk Jadi... VI Format Input Form Penyesuaian Persediaan Bahan Baku... VI Entity Relationship Diagram (ERD)... VI Hasil Desain Form... VI Penyimpanan Form dan Project... VI Pengubahan Option Form... VI Source Code Form... VI Struktur Menu Hasil Perancangan... VII Format OutputForm Pemesanan Bahan Baku... VII Format OutputForm Penerimaan Bahan Baku... VII Format Output Laporan Pembelian Bahan Baku... VII Format Output Kartu Persediaan Bahan Baku... VII Format Output Kartu Persediaan Produk Jadi... VII Format Output Nota Penjualan... VII Format Output Laporan Penjualan... VII Format Input Master Bahan Baku... VII Format Input Master Produk Jadi... VII Format Input Master Pembeli... VII Format Input Master Supplier... VII-12

21 DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN) GAMBAR Format Input Form Permintaan Produk Jadi... VII Format Input Form Pemesanan Bahan Baku... VII Format Input Form Penerimaan Bahan Baku... VII Format Input Form Pembelian Bahan Baku... VII Format Input Form Perintah Produksi... VII Format Input Form Permintaan Bahan Baku... VII Format Input Form Pengeluaran Bahan Baku... VII Format Input Form Penerimaan Produk Jadi... VII Format Input Form Pengeluaran Produk Jadi... VII Format Input Form Penjualan Produk Jadi... VII Format Input Form Persediaan Produk Jadi... VII Format Input Form Persediaan Bahan Baku... VII Verifikasi Model Terkomputerisasi Penerimaan Bahan Baku... VII Verifikasi Model Terkomputerisasi Pengeluaran Bahan Baku... VII Verifikasi Model Terkomputerisasi Persediaan Bahan Baku... VII Validasi Model Terkomputerisasi Penerimaan Bahan Baku... VII Validasi Model Terkomputerisasi Pengeluaran Bahan Baku... VII Validasi Model Terkomputerisasi Persediaan Bahan Baku... VII-23

22 ABSTRAK Kemajuan dunia bisnis makanan yang semakin kompetitif membuat perusahaan perlu menigkatkan kinerjanya terutama dalam pengelolaan persediaan bahan baku dan produk jadi. Untuk mampu bersaing dengan keadaan ini, penerimaaan bahan baku dan pengiriman produk yang tepat waktu sangatlah penting. PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries merupakan sebuah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang olahanmakanan hasil tangkapan laut untuk keperluan konsumsi masyarakat dalam dan luar negeri. PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industrieskerap mengalami keterlambatan penerimaaan bahan baku dan pengiriman produk jadi sehingga timbul keluhan dari pihak pembeli dan supplier. Dari hasil observasi, penyebab utama terjadinya keterlambatan ini adalah kurang baiknya aliran informasi antar departemen yang terkait dengan bagian persediaan bahan baku dan produk jadi sehingga sering terjadi kesalahan dalam pencatatan data, pengolahan data, dan pengarsipan dokumen untuk melakukan penilaian dan evaluasi terhadap keadaaan persediaan. Atas dasar permasalahan tersebut, maka diberikan solusi yang memungkinkan, berupa perancangan sistem informasi berbasis komputer yang dibuat berdasarkan aktivitas dan prosedur setiap departemen di kegiatan yang terkait dengan persediaan. Tujuan dari perancangan ini adalah mengembangkan rancangan sistem informasi manajemen berbasis komputer untuk mendukung pemecahan masalah aliran informasi perusahaan dimulai dari proses pemesanan bahan baku hingga pengiriman produk jadi kepada konsumen PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries. Berdasarkan data diatas, dilakukan perancangan konseptual sistem informasi manajemen dengan menggunakan software Borland Delphi 7. Dengan adanya sistem informasi rancangan tersebut, prosedur yang dilakukan perusahaan menjadi lebih singkat dan sistem pengelolaan data persediaan menjadi lebih cepat dan akurat Kata Kunci : Sistem Informasi Manajemen, Persediaan