Minit Mesyuarat Penutupan Audit Dalam 2013 Tarikh : 31 Julai 2013 (Rabu) Masa : pagi Tempat : Bilik Mesyuarat PSZ

Transkripsi

1 Minit Mesyuarat Penutupan Audit Dalam 2013 Tarikh : 31 Julai 2013 (Rabu) Masa : pagi Tempat : Bilik Mesyuarat PSZ Hadir: 1. En. Anuar Talib - Wakil Ketua Pustakawan)/TKP(PP) 2. Pn. Noraziah Sharuddin - Wakil Pengurusan/TKP(PK) 3. Pn. Zaleha Atan - Ketua Juruaudit/KBS/Pemilik Proses 4. Cik Haslina Othman - Juruaudit/KKL 5. Pn. Noraini Yahya - Juruaudit/KSP 6. Cik Badariah Borham - Juruaudit/KPT 7. Pn. Nor Asikin Mohamad - Juruaudit/KBA 8. Pn. Kamariah Mohamed Jong - Juruaudit/KBR 9. Pn. Junaidah Isnain - Juruaudit/KPK/Pemilik Proses 10. Pn. Zafarina Dol - Juruaudit/KKM/Pemilik Proses 11. En. Mohd Nasir Ibrahim - Juruaudit/Pemilik Proses 12. Pn. Haslina Nasir - Juruaudit/Pemilik Proses 13. Pn. Haslina Hussin - Juruaudit/Pemilik Proses 14. Pn. Zurina Rosmani - Juruaudit/Pemilik Proses 15. Cik Nazrinda A. Samah - Pemilik Proses 16. Pn. Haslinda Sabari - Pemilik Proses 17. Pn. Aslinda Aris - Pemilik Proses 18. Pn. Haslinda Sabari - Pemilik Proses 19. En. Yusrul Hisham Mohd Yusof - Pemilik Proses 20. En. Mohd Zaidi Othman - Pemilik Proses 21. En. Mohd Alias Tohiran - Pemilik Proses 22. Pn. Marlina Kasiman - Pemilik Proses 23. Pn. Liza Porijo - Pemilik Proses 24. Pn. Syahranah A. Raqi - Document Digital Controller/Pencatat 1

2 Agenda: 1. Pembentangan Laporan Audit Dalam Taklimat Wakil Pengurusan 3. Hal-hal lain Mesyuarat dimulakan dengan bacaan al-fatihah. 1. Pembentangan Laporan Audit Dalam Ketua Juruaudit Dalam (KJAD) merakamkan ucapan terima kasih kepada Wakil Pengurusan, Juruaudit, Pemilik Proses dan Urusetia Kualiti yang memberikan komitmen yang baik sepanjang program audit dalam berlangsung. 1.2 Ucapan terima kasih juga kepada pihak PSZKL atas kerjasama yang diberikan kepada juruaudit yang dilantik bagi menjayakan sesi audit di PSZKL yang diadakan pada 22 Julai Juruaudit yang terlibat adalah Pn. Kamariah Mohd. Jong, Pn. Zurina Rosmani dan Pn. Junaidah Isnain. 1.3 KJAD telah membentangkan laporan hasil dapatan Audit Dalam 2013 kepada ahli mesyuarat. Slaid pembentangan dan perincian laporan boleh diakses menerusi portal Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) PSZ untuk rujukan semua. 1.4 Secara keseluruhan, bilangan NCR ialah 12 isu yang melibatkan 7 elemen, manakala bilangan OFI sebanyak 58 isu yang melibatkan 24 elemen. Pecahan mengikut bahagian diperincikan di dalam slaid pembentangan tersebut. 1.5 Jumlah OFI pada tahun ini menurun jika dibandingkan dengan tahun lepas hasil daripada perbincangan dengan Prof. Hasbullah yang membantu dalam menetapkan ketidakakuran. 1.6 Kesimpulannya, KJAD memohon semua Ketua Bahagian untuk memberi lebih perhatian serius terhadap aktiviti yang tidak akur (NCR) dan aktiviti yang cenderung ke arah ketidakpatuhan. Selain itu Ketua Bahagian juga perlu memberi lebih penekanan terhadap kefahaman dalam analisa data, 2

3 kenyataan objektif kualiti, kawalan dan pemantauan proses/produk serta keperluan proses yang didokumenkan. 2. Taklimat Ketua Pustakawan 2.1 Ketua Pustakawan (KP) mengucapkan terima kasih kepada semua yang terlibat dalam menjayakan sesi Audit Dalam pada kali ini. 2.2 KP turut mengucapkan syabas kepada kumpulan Juruaudit Dalam kerana telah menghasilkan pelaporan dan analisis yang lebih mendalam berbanding tahun-tahun sebelumnya. 2.3 KP mencadangkan agar pada tahun akan datang semua Juruaudit Dalam diberi bimbingan dalam menghasilkan pelaporan audit dalam bahasa Inggeris oleh Prof. Hasbullah. Ini adalah sebagai satu usaha agar pada masa hadapan juruaudit Perpustakaan UTM boleh terlibat sebagai juruaudit antara Universiti di peringkat antarabangsa. 2.4 KP turut menyarankan perkara berikut untuk diambil tindakan: : Bagi meningkatkan lagi komunikasi antara Ketua Bahagian (KB) dan pemilik proses, KP menyarankan agar mesyuarat/perjumpaan kualiti dilaksanakan di bahagian masing-masing yang melibatkan KB dengan pemilik proses bagi melihat semula proses kerja yang telah didokumenkan. Ini untuk memastikan semua KB bertanggungjawab untuk memastikan pemilik proses memantau prosedur kerja masing-masing. Perkara ini turut dipersetujui oleh Wakil Pengurusan (WP) dan akan dimasukkan ke dalam prosedur : Memohon agar WP memastikan pembentangan mengenai Laporan Prestasi Pembekal dilaksanakan dan dibincangkan di Mesyuarat Semakan Pengurusan. 3. Taklimat Wakil Pengurusan 3.1. Wakil Pengurusan (WP) mengucapkan terima kasih kepada semua yang terlibat dalam menjayakan sesi Audit Dalam pada kali ini. 3

4 3.2 WP juga mengucapkan syabas dan terima kasih kepada kumpulan Juruaudit Dalam kerana telah menghasilkan Laporan Audit Dalam yang begitu terperinci dan jelas. 3.3 Berdasarkan laporan tersebut WP berpuashati dengan pencapaian dan penambahbaikan yang telah dilaksanakan dan hasilnya proses kerja akan bertambah mantap. 3.4 Walaubagaimana pun, WP memaklumkan bahawa klausa yang dilaporkan perlu dikekalkan dalam Bahasa Inggeris kerana ISO 9001:2008 versi Bahasa Malaysia masih belum dikeluarkan secara rasmi oleh pihak SIRIM. 3.5 WP juga memaklumkan bahawa Pemilik Proses diminta untuk berbincang dengan KB masing-masing atau dengan WP sendiri bagi mana-mana tindakan hasil dari NCR atau OFI yang akan diambil. 3.6 WP turut mencadangkan agar juruaudit baru dilantik dari kalangan Pustakawan di PSZKL untuk meningkatkan lagi pemahaman mereka terhadap ISO. 4. Taklimat Timbalan Ketua Pustakan (Perancangan & Pembangunan) (TKP(PP)) 4.1 TKP(PP) memaklumkan pada tahun 2014, penstrukturan semula organisasi akan dijalankan dan akan melibatkan perubahan pada struktur organisasi, dasar perpustakaan dan proses kerja tertentu. Awal 2014 telah diletakkan sebagai sasaran untuk melihat semula dasar perpustakaan sedia ada dan memastikan dasar baru dapat dilaksanakan secepat mungkin. 4.2 TKP(PP) turut memohon agar pihak Bahagian Pentadbiran dan Kewangan (BTK) memastikan Penilaian Prestasi Pembekal dilaksanakan bagi memantau prestasi vendor yang terlibat dibawah aktiviti seliaan BTK. 4

5 5 Lain-lain hal 5.1 Pengerusi mengambil kesempatan untuk mengucapkan tahniah kepada semua staf PSZ atas kejayaan PSZ mendapat anugerah Webometric (Bukan Akademik) sempena Majlis Citra Karisma yang lalu. Pengerusi memohon agar lebih banyak artikel berkenaan sumbangan UTM-IR dalam menaikkan webmetrik UTM dihasilkan dan disiarkan dalam Skudai Post, Buletin Perpustakaan dan Portal Perpustakaan. 5.2 Pengerusi turut memaklumkan, hasil daripada penstrukturan semula pada tahun 2014, Perpustakaan UTM akan mempunyai 3 cawangan utama iaitu Perpustakaan Sultanah Zanariah (PSZ). Perpustakaan Raja Zarith Sofiah (PRZS) dan Perpustakaan UTM KL. 5.3 Pengerusi memohon agar Penolong Pendaftar (PP) memastikan perubahan dari segi gred dan nama jawatan dapat diselaraskan dan dimaklumkan kepada pihak Pendaftar, UTM. 5.4 Pengerusi turut berharap agar Sistem Pengurusan Kualiti dapat dilaksanakan di PRZS. 5.5 Pn. Kamariah Mohd. Jong memaklumkan terdapat dua prosedur berkaitan SPACE yang tidak lagi dilaksanakan oleh pihak PSZKL. Pengerusi meminta agar KKL memohon kepada Dekan SPACE agar prosedur tersebut dimasukkan dalam skop ISO UTM SPACE. 5.6 Pn. Kamariah Mohd. Jong juga mencadangkan agar Laporan Prestasi Pembekal diselaraskan kekerapan pelaporannya. Oleh itu mesyuarat telah bersetuju agar pelaporan dibuat setahun sekali bermula pada tahun WP memaklumkan, penstrukturan semula yang akan dibuat pada tahun 2014 akan turut mempengaruhi dokumen proses kerja. Oleh itu, pada tahun 2014 akan diadakan satu bengkel untuk melihat semula dokumentasi proses kerja dan akan melibatkan semua pemilik proses. 5.8 Pengerusi memaklumkan penggunaan nama Perpustakaan Universiti Teknologi Malaysia secara rasmi masih belum lagi di endorse di peringkat pengurusan atasan UTM. 5

6 5.9 Cik Haslina Othman mencadangkan agar satu manual kerja berkaitan OSHA perlu dihasilkan untuk menjadi rujukan semua staf. Bagi tujuan tersebut, Pengerusi mencadangkan agar Penolong Pendaftar (PP) melaksanakan satu kursus pemahaman OSHA-SIRIM kepada semua Pustakawan. Penutup Pengerusi mengucapkan ribuan terima kasih sekali lagi kepada ahli mesyuarat dan berharap agar semua yang terlibat bersiap sedia untuk menghadapi Audit SIRIM pada bulan September. Mesyuarat ditangguhkan pada jam pagi dan diakhiri dengan bacaan surah Al-Asr. Disediakan oleh: Syahranah Ahmad Raqi (Pencatat)