PENGENDALIAN MESYUARAT

Transkripsi

1 MUKA SURAT : 1/8 Disediakan oleh: Diluluskan oleh:. Nama: MD NOR BIN USOP Nama: DATO MISRAH BIN HJ. IBRAHIM Jawatan: KETUA PENOLONG PENGARAH Jawatan: PENGARAH BAHAGIAN PENDIDIKAN GURU Tarikh: 15 FEBRUARI 2008 Tarikh: 15 FEBRUARI 2008 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini adalah salinan digital dan tidak memerlukan tanda tangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk

2 MUKA SURAT : 2/8 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan mengkaji keberkesanan sistem pengurusan kualiti supaya sentiasa memenuhi dasar dan objektif kualiti BPG hasil dari penilaian ke atas penambahbaikan yang berterusan. 2.0 SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Wakil Pengurusan (WP) dalam mengendalikan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) dan TWP mengendalikan Mesyuarat Pra-Kajian Semula Pengurusan (Pra-MKSP) peringkat Institut sekurang-kurangnya dua kali setahun. 3.0 RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti BPG-PPK-MK Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan BPG-PPK- PUP Audit Dalaman BPG-PPK-PUP Maklum Balas Pelanggan BPG-PPK-PUP PKPA Bilangan 2 Tahun 1991 : Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan-Urusan Kerajaan 4.0 DEFINISI 4.1 Istilah Pengurusan Tertinggi merujuk kepada Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia Jabatan Sekolah (TKPPM) yang bertanggungjawab ke atas keseluruhan Sistem Kualiti Bahagian Pendidikan Guru (BPG) dan Institut Pendidikan Guru; Wakil Pengurusan merujuk kepada Pengarah Bahagian Pendidikan Guru yang dilantik untuk melaksana dan

3 MUKA SURAT : 3/8 menyelenggara sistem kualiti Bahagian Pendidikan Guru dan Institut Pendidikan Guru ; Timbalan Wakil Pengurusan merujuk kepada Timbalan Pengarah Pendidikan Guru dan 27 Pengarah Institut Pendidikan Guru ; Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan merujuk kepada mesyuarat yang diadakan untuk menilai keberkesanan dan kesesuaian sistem kualiti BPG dan Institut Pendidikan Guru tidak kurang daripada dua kali setahun; Mesyuarat Pra-Kajian Semula Pengurusan merujuk kepada Mesyuarat di peringkat IPG yang diadakan untuk menilai keberkesanan dan kesesuaian sistem kualiti Institut Pendidikan Guru sekurang-kurangnya dua kali setahun sebelum MKSP yang sebenar. 4.2 Singkatan KPP Pra MKSP MKSP MKBPG MKIPG PT TWP IPG WP JK Ketua Penolong Pengarah Mesyuarat Pra-Kajian Semula Pengurusan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Majlis Kualiti Bahagian Pendidikan Guru Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru Pengurusan Tertinggi Timbalan Wakil Pengurusan Wakil Pengurusan Jawatan Kuasa

4 MUKA SURAT : 4/8 5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab Tindakan TWP IPG 1. Mengarah Pengerusi Pasukan Pelaksana MKIPG berbincang dengan Pengerusi-Pengerusi JK MKIPG untuk menyediakan laporan-laporan berikut: 1.1 Pencapaian dasar dan objektif kualiti - JK Bimbingan dan Pemantauan 1.2 Laporan audit dalaman - JK Audit Dalaman 1.3 Maklum balas pelanggan dan aduan pelanggan - JK Maklum Balas Pelanggan 1.4 Prestasi proses penyampaian perkhidmatan yang tidak memenuhi Standard JK Prestasi Sistem 1.5 Status tindakan pembetulan dan pencegahan yang telah dilaksanakan serta cadangan penambahbaikan - JK Penambahbaikan 1.6 Analisis keperluan latihan Pengerusi JK Bimbingan dan Pemantauan / KU LDP 1.7 Cadangan perubahan yang boleh memberi kesan kepada sistem pengurusan kualiti JK Dokumentasi 1.8 Prestasi pembekal PEK/PE. 1.9 Status penyelenggaraan infrastruktur- PEK/PE 1.10 Maklum balas tindakan yang belum selesai dari mesyuarat lalu Minit Mesyuarat yang lepas - Pengerusi Pasukan Pelaksana MKIPG 2. Menyerahkan semua laporan kepada TWP untuk mendapat kelulusan. Jika laporan tersebut memerlukan pindaan, Pengerusi Jawatankuasa berkaitan dalam MKIPG dikehendaki membaiki laporan berkenaan. TWP IPG 3. Berbincang dengan Pengerusi Pasukan Pelaksana MKIPG bagi menentukan tarikh dan tempat untuk menjalankan Pra- MKSP berpandukan Jadual Pelaksanaan MS ISO BPG dan Institut.

5 MUKA SURAT : 5/8 Tanggungjawab Tindakan TWP IPG 4. Mengarah MKIPG untuk membuat persediaan Pra- MSKP seperti 4.1 mengurus dan menyediakan tempat mesyuarat 4.2 mengeluarkan surat panggilan mesyuarat yang merangkumi agenda seperti dalam perkara 1.1 hingga MKIPG 5. Menyedia dan menguruskan mesyuarat berpandukan PKPA Bilangan 2 Tahun 1991 Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan-Urusan Kerajaan. TWP IPG 6.1 Mempengerusikan Pra-MKSP untuk membincangkan perkara 1.1 hingga Mendapatkan maklumbalas keberkesanan mesyuarat melalui borang maklum balas ahli MKSP(LAM-PUP01-01). JK Majlis Kualiti IPG MKIPG MKBPG 7. JK memurnikan laporan jika perlu. 8. Menghantar laporan perkara 1.1 hingga 1.11 kepada Majlis Kualiti BPG. 9. Mengumpul laporan Pra-MKSP 27 Institut. 10. Mengedarkan laporan-laporan tersebut untuk dianalisis dan dibuat rumusan kepada: 10.1 Pengerusi JK Bimbingan dan Pemantauan MKBPG Pencapaian dasar dan objektif kualiti Analisis keperluan latihan Pengerusi JK Audit Dalaman MKBPG Laporan audit dalaman 10.3 Pengerusi JK Maklum Balas Pelanggan MKBPG Maklum balas kepuasan pelanggan termasuk aduan pelanggan 10.4 Pengerusi JK Penambahbaikan MKBPG Status tindakan pembetulan dan pencegahan Cadangan penambahbaikan 10.5 Pengerusi JK Dokumentasi MKBPG Perubahan yang boleh memberi kesan kepada sistem pengurusan kualiti

6 MUKA SURAT : 6/8 Tanggungjawab Tindakan 10.6 Pengerusi JK Prestasi Sistem Prestasi proses penyampaian perkhidmatan yang tidak memenuhi standard yang ditetapkan Pegawai Eksekutif Kanan/Pegawai Eksekutif Prestasi pembekal Status penyelenggaraan infrastruktur 10.8 Pengerusi Minit mesyuarat yang lepas Tindakan susulan dan tindakan yang belum selesai dari MKSP yang lepas WP 11. Menyemak dan meluluskan laporan analisis dan rumusan yang disediakan. Jika laporan tersebut memerlukan pindaan, Pengerusi JK berkaitan dalam MKBPG dikehendaki memperbaiki laporan berkenaan. 12. Mengadakan perbincangan dengan TWP (BPG) dan Pengerusi Pasukan Pelaksana MKBPG untuk merancang mengadakan MKSP berdasarkan Jadual Pelaksanaan MS ISO BPG dan Institut. TWP (BPG) 13. Mengarah MKBPG untuk membuat persediaan MKSP seperti : 13.1 Mengurus dan menyediakan tempat mesyuarat 13.2 Mengeluarkan surat panggilan mesyuarat merangkumi agenda berikut: Pembentangan minit mesyuarat dan tindakan yang belum selesai hasil dari mesyuarat lepas Pembentangan pencapai dasar dan objektif kualiti Pembentangan laporan audit dalaman Pembentangan maklum balas pelanggan Pembentangan laporan tindakan pembetulan dan pencegahan yang telah dilaksanakan serta aktiviti penambahbaikan Pembentangan laporan prestasi penyampaian perkhidmatan yang tidak memenuhi standard Pembentangan laporan perubahan atau cadangan perubahan yang memberi kesan kepada SPK Pembentangan analisis keperluan latihan Pembentengan laporan prestasi pembekal dan

7 MUKA SURAT : 7/8 Tanggungjawab MKBPG Tindakan Pembentangan status penyelenggaraan infrastruktur 14. Menyedia dan menguruskan persediaan mesyuarat MKSP berdasarkan PKPA Bilangan 2 Tahun 1991 Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan-Urusan Kerajaan. PT 15. Mempengerusikan mesyuarat MKSP Sistem Kualiti untuk membincangkan perkara 13.2 WP 16. Membentang laporan sebagaimana kehendak agenda perkara 13.2 dalam mesyuarat MKSP. 17. Mendapatkan maklumbalas keberkesanan mesyuarat melalui borang maklum balas (LAM-PUP01-01) untuk Pra MKSP dan MKSP. MKBPG 18. Menyediakan minit mesyuarat MKSP. Tumpuan rumusan diberikan kepada keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang berkaitan dengan: 18.1 peningkatan keberkesanan sistem dan proses pengurusan kualiti secara keseluruhan 18.2 peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan 18.3 sumber-sumber yang diperlukan. WP 19. Mengarah semua TWP untuk melaksanakan tindakan susulan yang telah diputuskan dalam mesyuarat. TWP BPG & IPG 20. Mengarah Pengerusi Pasukan Pelaksana/Ketua Penolong Pengarah membuat tindakan susulan berdasarkan keputusan mesyuarat MKSP. Setiausaha JK Penambahbaikan 21. Merekodkan tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan yang telah dipatuhi.

8 MUKA SURAT : 8/8 6.0 REKOD KUALITI Bil Rekod Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran 1. Surat Panggilan Pra-MKSP Pejabat 2. Minit Mesyuarat Pra-MKSP Pejabat 3. Laporan-laporan Pra-MKSP Pejabat 4. Laporan -laporan MKSP Pejabat 3 Tahun - 3 tahun - 3 tahun - 3 tahun - 5. Surat iringan penghantaran laporan Pra MKSP MS ISO Institut ke BPG. Pejabat 3 tahun - 6. Surat Panggilan MKSP Unit PIPG 3 Tahun - 7. Minit Mesyuarat MKSP Unit PIPG 3 tahun - 8. Borang Maklum Balas Pra MKSP dan MKSP Unit PIPG/IPG 3 tahun LAM-PUP01-01