MANUAL PROSEDUR PROSEDUR IMPLEMENTASI SMM

Transkripsi

1 MANUAL Tanggal Terbit Edisi I : 25 Nopember 2008 Tanggal Terbit Edisi II : 23 Oktober 2013 Tanggal Terbit Edisi III : 1 Agustus 2017 Status Direvisi Oleh : Gugus Kendali Mutu Program Studi Magister Teknik Arsitektur Fakultas Teknik USU Diperiksa dan Disetujui Oleh : Ketua Gugus Jaminan Mutu Fakultas Teknik USU Disahkan Oleh : Dekan Fakultas Teknik USU Ir. Seri Maulina, M.Si, PhD GUGUS KENDALI MUTU FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA AGUSTUS 2017

2 DAFTAR ISI i Lembar Pengesahan Prosedur Implementasi UMM 1 Daftar Distribusi 2 Catatan Perubahan Prosedur Implementasi UMM 3 1 Tujuan 4 2 Ruang Lingkup 4 3 Definisi 4 4 Referensi 4 5 Ketentuan Umum 4 6 Tujuan SM Program Studi Magister Teknik Arsitektur USU 5 7 Tata Cara Pelaksanaan 6 i

3 Halaman : 1-14 Disiapkan Oleh Disahkan Oleh IMPLEMENTASISMM USU Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal Ir. Nurlisa Ginting, MSc Ketua Program 25/11/2008 Studi Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting. M.Eng Dekan 25/11/2008 Disiapkan Oleh Disahkan Oleh Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal Dr. Ir. Dwira Nirfalini Aulia, M.Sc Ketua Program Studi 23/10/2013 Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal Prof. Dr. Ir. Bustami Syam, MSME Dekan 23/10/2013 Disiapkan Oleh Disahkan Oleh Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal Ir. Nurlisa Ginting, MSc, PhD, IPM Ketua Program Studi 01/08/2017 Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal Ir. Seri Maulina, M.Si, Ph.D Dekan 01/08/2017

4 Halaman : 2-14 DAFTAR DISTRIBUSI No Penerima Personil Tanda tangan Tanggal 1 Fakultas Teknik USU Dekan Ir. Seri Maulina, M.Si, Ph.D PD I Prof.Dr. Ing. Ir. Johannes Tarigan PDII 2 Program Studi Magister Teknik Arsitektur Fakultas TeknikUSU Ir. Syahrizal, MT Ketua Ir. Nurlisa Ginting, MSc, Ph.D Sekretaris Ir. N. Vinky Rahman, MT Pegawai Novi Yanthi IkatanMahasiswa

5 Halaman : 3-14 Revisi ke CATATAN PERUBAHAN IMPLEMENTASISMM USU Tanggal Halaman Paragraf Alasan Disahkan Oleh 1 25/11/2008 Perubahan No. Prof. Dr. Ir. Dokumen Manual Armansyah Prosedur Ginting. M.Eng 2 23/10/2013 Perubahan dari Penanggung Jawab menjadi Tujuan Kegiatan 3 01/08/2017 Perubahan No. Dokumen Manual Prosedur 4 Penambahan Referensi Prof.Dr.Ir. Bustami Syam, MSME Ir. Seri Maulina, M.Si, Ph.D Ir. Seri Maulina, M.Si, Ph.D Fungsi/ Jabatan Dekan Dekan Dekan Dekan Tanda Tangan

6 1. TUJUAN GUGUS KENDALI MUTU Halaman : 4-14 Prosedur IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU PS disiapkan untuk memberi penjelasan kepada Fakultas, Sekolah Pascasarjana, dan unit lain di lingkungan USU tentang tatacara pelaksanaan SISTEM MANAJEMEN MUTU USU. 2. RUANG LINGKUP Ruang lingkup proses penerapan Sistem Manajemen Mutu di USU meliputi semua Fakultas dan Departemen/Program Studi di bawahnya, Sekolah Pascasarjana dan semua Program Studi di bawahnya, serta bagian yang mendukung proses realisasi penyampaian di atas tersebut, yaitu bidang Keuangan, Operasional Akademik, Biro Administrasi Umum, Biro Administrasi Akademik, Perpustakaan dan Pusat Informasi, Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat, dan unitunit penunjang lainnya. 3. DEFINISI 3.1 SJM : Sistem Jaminan Mutu 3.2 MP : Manual Prosedur 3.3 UMM : Unit Manajemen Mutu 4. REFERENSI 4.1 MANUAL MUTU SMM PROG STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR USU SK MWA USU Nomor: 16/SK/MWA/IV/2007 tanggal 25 April SK Rektor Nomor: 190/J05/SK/PP/2007 tanggal 18 Januari SK Rektor Nomor: 191/J05/SK/PP/2007 tanggal 18 Januari Peraturan Rektor Universitas Sumatera Utara Nomor 06 Tahun 2017 Tentang Peraturan Akademik Program Magisterdan Program DoktorUniversitas Sumatera Utara 5. KETENTUAN UMUM Buku Manual Prosedur Sistem Manajemen Mutu USU yang selanjutnya disebut Manual Prosedur (MP), merupakan dokumen tingkat II (Gambar 1), yang menguraikan isi Manual Mutu (MM) menjadi kegiatan-kegiatan operasional yang dilakukan di tiap-tiap Fakultas, Sekolah Pascasarjana, Departemen, Program Studi, dan unit-unit penunjang lainnya. Beberapa kegiatan operasional yang terkait dengan proses akademik di USU, a.l: Pendataan Mahasiswa Baru Perwalian Perkuliahan

7 Halaman : 5-14 Ujian Kartu Hasil Studi dan Transkrip Skripsi Yudisium Pendataan Alumni Kurikulum Survei Kepuasan Pelanggan (mahasiswa, orang tua mahasiswa, industri, Pemda, dll) Berisi kebijakan, tujuan, dan sistem mutu MM Mengapa (Tingkat I) Berisi pelaksanaan rangkaian kegiatan organisasi MP Siapa, Apa, Kapan, Di mana (Tingkat II) Tahapan rinci kegiatan operasional IK Bagaimana (Tingkat III) Pembuktian bahwa kegiatan Operasional telah dilaksanakan FORMULIR Rekaman (Tingkat IV) Gambar 1 Hirarki dokumen sistem mutu Buku Manual Prosedur ini berisi Prosedur Implementasi SMM PROG STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR USU; Manual Prosedur untuk proses operasional lainnya disiapkan oleh Gugus Jaminan Mutu bersama Pelaksana Teknis pada tingkat unit terkait. 6. TUJUANSMM PROG STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR USU Sistem manajemen mutu (SMM) akademik di Universitas Sumatera Utara dilaksanakan secara berjenjang, yaitu pada tingkat universitas, fakultas, departemen, program studi, serta unit penunjang lainnya, sesuai Buku Pedoman Sistem Manajemen Mutu USU, yang di dalamnya berisi Kebijakan Mutu, Organisasi, tanggung jawab dan wewenang, Manual Mutu Akademik, serta Manual Prosedur. Pada tingkat fakultas dirumuskan kebijakan akademik fakultas, standar akademik fakultas, dan

8 Halaman : 6-14 buku Manual mutu akademik fakultas serta dilakukan audit mutu akademik departemen/program studi. Pada tingkat program studi dirumuskan kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi serta dilakukan evaluasi diri. Dengan cara yang sama juga berlaku pada unit penunjang lainnya, misalnya Lembaga Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat, Perpustakaan dan Sistem Informasi, Puskom, dan lain lain. Menggunakan instrumen tersebut di atas, dan instrumen lain yang ada pada level fakultas, departemen/program studi, dan unit penunjang, SMM PROG STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR USUdirancang dengan tujuan: Membantu pencapaian Visi dan Misi USU; Menjamin kepatuhan seluruh perangkat kelembagaan USU dalam penjaminan mutu pendidikan, penelitian, dan pelayanan pada masyarakat; Menjamin kepastian bahwa lulusan USU memiliki kompetensi yang sesuai dengan standar yang ditetapkan; Menjamin kepastian bahwa setiap mahasiswa mendapat pengalaman belajar sesuai dengan spesifikasi program studi yang diikutinya; Menjamin relevansi antara program pendidikan dan tuntutan / kebutuhan stakeholders; Memfasilitasi dan mengoordinasikan tindakan perbaikan mutu berkelanjutan pada semua tingkatan di USU. 7. TATA CARA PELAKSANAAN Organisasi Organisasi manajemen mutu USU disesuaikan dengan struktur organisasi USU yang telah disyahkan oleh MWA USU. Secara skematik organisasi manjemen mutu USU diperlihatkan pada Gambar 2 dan 3, masing-masing untuk tingkat Fakultas dan Sekolah Pascasarjana. Pada tingkat universitas, manajemen pelaksanaan diurus oleh Unit Manajemen Mutu (UMM), sebagai perwakilan manajemen (MR), yang berada di bawah koordinasi Pembantu Rektor bidang Akademik (PR-I). Pada tingkatan Fakultas, Sekolah Pascasarjana, dan unit penunjang sistem penjaminan mutu dikoordinaksikan secara langsung (embedded) dalam struktur organisasi yang ada, dibantu oleh suatu Gugus Jaminan Mutu. Audit internal pada tingkat Fakultas/Sekolah Pascasarjana/unit penunjang dilakukan oleh sebuah Tim Auditor Internal (TAu-F dan TAu-SPs) yang terdiri dari para Dekan, Direktur Sekolah Pascasarjana, Pimpinan Unit Penunjang, dan personil lain yang kompeten.

9 Halaman : 7-14 MWA DEWAN AUDIT SA REKTOR DGB Unit Manajemen Mutu UMM PR-I DIREKTUR TAu-U Gugus Jaminan Mutu GJM WADIR-I Ketua PRODI TAu-SPs GKM-SPs Gugus Kendali Mutu GKM-Prodi Gambar 1 OrganisasiSMM PROG STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR USU: tingkat Sekolah Pascasarjana dan Program Studi

10 Prosedur Pelaksanaan Tingkat Departemen/Program Studi Halaman : Ketua Departemen/Program Studi bertanggung jawab atas tersusunnya: a. Spesifikasi Program Studi (SP); b. Buku Manual Prosedur, dan Instruksi Kerja (IK) yang sesuai dengan Standar Akademik, Manual Mutu, dan Manual Prosedur Tingkat Fakultas. 2. Ketua Departemen/Program Studi bertanggung jawab atas terlaksananya: a. proses pembelajaran yang bermutu sesuai dengansp,mp, IK; b. evaluasi pelaksanan proses pembelajaran; c. evaluasi hasil proses pembelajaran; d. penyempurnaansp, MP, danik secara berkelanjutan. Dalam melaksanakan tanggung jawab tersebut Ketua Departemen/Program Studi dibantu oleh Gugus Kendali Mutu departemen (GKM-D). 3. GKM-D dibentuk pada tingkat departemen/program studi dan beranggotakan: a. pengelola program studi, sekretaris departemen; b. dosen GKM-D bertugas untuk: a. menyusun laporan hasil evaluasi proses pembelajaran; b. melakukan evaluasi proses pembelajaran semester. GKM-D mengadakan rapat minimal sekali dalam satu semester (di akhir semester). Laporan evaluasi dikirim oleh Ketua Departemen/Program Studi kepada Dekan untuk dibahas dalam GKM-F. Langkah Pelaksanaan Sistem Jaminan Mutu Tingkat Fakultas Tabel 1 di bawah ini dijelaskan langkah demi langkah pelaksanaan SJM pada tingkat Fakultas dan ke unit yang lebih rendah di bawahnya, misalnya Departemen/Program Studi. Ini dapat dijadikan contoh oleh unit lain seperti Sekolah Pascasarjana, Perpustakaan dan Sistim Informasi, Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat, dan unit penunjang lainnya.

11 Halaman : 9-14 Tabel 1. SOP SJM Fakultas 1. Dekan menunjuk dan mengeluarkan SK pengangkatan untuk: a. Penanggung Jawab Pelaksanaan Sistem Jaminan Mutu, dan b. Koordinator, Sekretaris, dan anggota Gugus Jaminan Mutu tingkat Fakultas (GJM- F) Penanggung jawab pelaksanaan sistim penjaminan mutu tingkat fakultas dipegang (ex officio) adalah Pembantu Dekan I (bidang akademik); KoordinatorGJM-Fdapat diangkat dari dosen tetap fakultas Dewan Pertimbangan Facultas ( DPF) memberikan masukan dan saran tentang perumusan: a. Kebijakan Akademik, dan b. Standar Akademik tingkat Fakultas. untuk ditetapkan oleh Dekan Dalam menetapkan pengesahan kedua dokumen ini, Dekan dapat meminta masukan dari DPF dan GJM-F. 3. Gugus Jaminan Mutu dan Pembantu Dekan Bidang Akademik/ Penanggung jawab Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu menyusun: a. Buku Manual Mutu dan b. Buku Manual Prosedur Pelaksanaan sistem jaminan mutu tingkat Fakultas. Penyusunan dilakukan dengan mengacu pada: Kebijakan Akademik dan Standar Akademik tingkat Fakultas yang telah disusun dan disahkan oleh Dekan. 4. Ketua Departemen dan Ketua Program Studi menyusun: a. Kompetensi Lulusan dan b. Spesifikasi Program Studi GJM-F dapat memberi bantuan teknis dalam proses penyusunan Kompetensi Lulusan dan Spesifikasi Departemen/Program Studi. 5. Dekan menetapkan SK pengangkatan GKM-F dan GKM-D, atas usul Pembantu Dekan Bidang Akademik/Penanggung Jawab Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Akademik. 6. GKM-F dan GKM-D melakukan pemantauan dan evaluasi proses pembelajaran semester. 7. GKM-F menyusun laporan evaluasi diri dan rencana tindak lanjut untuk peningkatan mutu proses pembelajaran serta melaporkannya kepadadekan. 8. Dekan mempelajari laporan GKM-F dan mencantumkan rencana tindak lanjut untuk peningkatan mutu proses pembelajaran ke dalam Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan (REKAT). 9. GKM-Fdan GKM-Dmelaksanakan peningkatan mutu proses pembelajaran.

12 Pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal Halaman : Dekan menetapkan SK pengangkatan Ketua Program Audit Mutu Akademik Internal (K- TAu-F) atas usul Pembantu Dekan Bidang Akademik/Penanggung Jawab Pelaksanaan Sistem Jaminan Mutu. 2. K-TAu-F dapat membentuk Tim Audit Mutu Akademik tingkat fakultas dan mengkoordinasikan pelatihan audit mutu akademik. K-TAu-F dapat meminta bantuan teknis untuk pelatihan tersebut kepada Auditor Mutu Akademik tingkat universitas melalui Unit Manajemen Mutu (UMM) USU. 3. K-TAu-F bersama dengan Tim Audit Mutu Akademik tingkat fakultas merencanakan pelaksanaan audit. 4. Tim Audit Mutu Akademik tingkat fakultas melaksanakan audit mutu akademik internal sesuai siklus audit. 5. Tim Audit Mutu Akademik tingkat Fakultas menyerahkan Laporan Audit dan Usulan Tindakan Koreksi (UtiKor) kepada K-TAu-F yang akan meneruskan ke Dekan dengan tembusan kepada UMM USU. 6. Pimpinan Fakultas melakukan tindakan koreksi sesuai dengan UtiKor dan melaporkan hasil tindakan koreksi kepada Pembantu Rektor Bidang Akademik ( PR-I) dengan tembusan kepada Ketua UMM USU. 7. Dekan melaporkan hasil evaluasi diri, hasil audit, dan tindak lanjut UtiKor kepada DPF. Setelah mempelajari kedua laporan tersebut DPF dapat memberikan rekomendasi/saran kebijakan dan peraturan baru di tingkat fakultas untuk peningkatan mutu pendidikan. 8. UMM USU melakukan: a. Audit pelaksanaan penjaminan Mutu Akademik tingkat Fakultas; b. Pemantauan pelaksanaaan Audit Mutu Akademik Internal tingkat fakultas; c. Pemantauan pelaksanaan tindakan koreksi; d. Penyusunan rencana peningkatan sistem penjaminan mutu akademik, serta e. Melaporkan hasil kerjanya kepada PR-I USU. 9. PR-I mempelajari laporan UMM USU, menyusun REKAT dalam ruang lingkup tugasnya, serta menyampaikannya kepada Rektor. Rektor meminta masukan tentang REKAT bidang akademik kepada SA. 10. PR-I melakukan tindak lanjut peningkatan mutu akademik. 11. UMM USU melakukan penyempurnaan sistem penjaminan mutu akademik di lingkungan USU. Model Sistem Manajemen Mutu SMM PROG STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR USU mengadopsi pendekatan proses dalam memenej sistem manajemen mutu, yaitu merujuk langsung pada standard internasional ISO-9001: 2000, yang dalam implementasinya pada setiap proses dapat menggunakan konsep PDCA (PLAN DO CHECK--ACT), seperti diperlihatkan pada Gambar 4.

13 Pendekatan proses ISO-9001: 2000 ditunjukkan pada Gambar 4. Halaman : Plan Act Do Check PLAN (rencanakan) : Tetapkan tujuan (objectives) yang didasarkan pada kebijakan mutu organisasi dan proses yang diperlukan untuk mendapatkan hasil sesuai dengan kebutuhanstakeholders dan kebijakan organisasi. DO (lakukan) : Terapkan prosesnya CHECK (periksa) : Pantau dan ukur proses dan produk terhadap kebijakan mutu, tujuan mutu, dan persyaratan mutu bagi produk dan laporkan hasilnya ACT (tindak) : Lakukan tindakan untuk perbaikan berlanjut (continual improvement) dari kinerja (performance) proses Gambar 4. Konsep PDCA untuk Implementasi SMM

14 Halaman : TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 2 MANAJEMEN SUMBER DAYA PENGUKURAN, ANALISIS, DAN PENINGKATAN 4 REALISASI INPUT PRODUK OUTPUT PROSES KEPUASAN (SATISFACTION) STAKEHOLDERS KEBUTUHAN (REQUIREMENTS) STAKEHOLDERS Gambar 5 Model Sistem Manajemen Mutu (ISO ) Menggunakan model ini, stakeholders memainkan peran berarti dalam menetapkan kebutuhan/persyaratan sebagai masukan. Untuk sebuah perguruan tinggi Badan Hukum Milik Negara seperti USU, yang termasuk dalam stakeholders, antara lain: mahasiswa, orang tua mahasiswa, industri, instansi pemerintah/swasta, pemerintah daerah, DIKTI (Depdiknas), perguruan tinggi negeri/swasta, dll. Pemantauan kepuasan menghendaki penilaian informasi berkaitan dengan persepsi stakeholders tentang apakah organisasi/institusi telah memenuhi persyaratanstakeholders, atau belum. Kegiatan Akademik Karena implementasi SMM PROG STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR USU menerapkan prinsip berjenjang maka, pada tingkat universitas, Unit Manajemen Mutu (UMM) harus menyiapkan pedoman umum. Berdasarkan pedoman tersebut Fakultas, Sekolah Pasacasarjana, Departemen/Program Studi, dan Unit Penunjang lain, termasuk yang non-akademik yang dalam buku ini diistilahkan dengan organisasi berkewajiban menyusun dokumen sesuai tingkatan masing-masing. Untuk lebih jelasnya diperlihatkan pada Tabel 2

15 Halaman : Tabel 2. Tanggung jawab dan Wewenang Sistem Penjaminan Mutu Tingkat Universitas, Fakultas, dan Departemen/Program Studi Tingkat Univ Fak SPs Dep/ PS Dokumen yang dihasilkan Kebijakan Akademik Standar Akademik Peraturan Akademik Manual Mutu Manual Prosedur Instruksi Kerja Rekaman Standar Akademik Fakultas Peraturan Akademik Fakultas Manual Mutu Manual Prosedur Instruksi Kerja Rekaman Standar Akademik SPs Peraturan Akademik Fakultas Manual Mutu Manual Prosedur Instruksi Kerja Rekaman Kompetensi Lulusan Spesifikasi Program Studi Manual Mutu Manual Prosedur Instruksi Kerja Rekaman Satuan Kerja Unit Manajemen Mutu (UMM) Gugus Jaminan Mutu (GJM-F) dan Gugus Kendali Mutu (GKM-F) Gugus Jaminan Mutu (GJM-SPs) dan Gugus Kendali Mutu (GKM-SPs) Gugus Kendali Mutu (GKM-D/PS) Pen. Jawab Pelak. Sistem Penjaminan Mutu Akademik PR-I/Ketua UMM PD-I Wak..Dir-I Sekolah Pascasarjana Sekretaris Departemen/ PengelolaSekolah Pascasarjana/Pejab at atau Ketua yang ditunjuk Penanggung Jawab Sistem audit Mutu Akademik Internal Ketua Tim Audit Mutu Akademik Internal (K-Tau-U) (ditunjuk oleh PR-I dengan SK Rektor) Ketua Tim Audit Mutu Akademik Internal (K-Tau-F) (ditunjuk oleh PD-I dengan SK Dekan) Ketua Tim Audit Mutu Akademik Internal (K-Tau-SPs) (ditunjuk oleh WR-I dengan SK Dir. SPs) N/A Kebijakan mutu (quality policy) pada tingkat Fakultas, Sekolah Pasacasarjana, dan Unit Penunjang lain seperti Perpustakaan dan Sistim Informasi, Lembaga Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat, dan lainlain harus dituangkan dalam Buku Pedoman (Manual) mutu. Manual tersebut tentunya spesifik untuk masing-masing unit, tetapi tetap harus didasarkan pada Buku ManualSMM USU.

16 Halaman : Parameter yang terkait dengan INPUT, PROSES, OUTPUT, dan STAKEHOLDER, seperti diuraikan pada Bab 2 Manual Mutu harus dijadikan sebagai pedoman umum standard mutu USU, yang tentu saja dapat disesuaikan dengan spesifikasi/karakteristik unit masing-masing. Kebijakan mutu USU dipresentasikan pada Bab 2; kebijakan mutu Fakultas, Sekolah Pascasarjana, dan unit penunjang lainnya dapat diisi mengikuti format pada Tabel 3, 4, dan 5.