Manual Prosedur. Pencegahan dan Pengendalian Mahasiswa terkena Evaluasi Studi dan terancam Putus Kuliah (Drop Out)

Transkripsi

1 Manual Prosedur Pencegahan dan Pengendalian Mahasiswa terkena Evaluasi Studi dan terancam Putus Kuliah (Drop Out) FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011

2 Manual Prosedur Pencegahan dan Pengendalian Mahasiswa terkena Evaluasi Studi dan terancam Putus Kuliah (Drop Out) Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 1 Tanggal : 9 Juni 2011 Diajukan oleh : Kepala tata Usaha Ttd Mahmudah, SAB Dikendalikan oleh : Pembantu Dekan I ttd Ir. Didik Suprayogo, MSc. PhD Disetujui oleh : Dekan ttd Prof. Ir. Sumeru Ashari, M.Agr.Sc., PhD. ii

3 KATA PENGANTAR Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) untuk Pendidikan Diploma, Sarjana S-1, dan Pascasarjana yang dijelaskan dalam Manual Mutu Akademik. Manual ini mengacu pada Manual Prosedur Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) Universitas Brawjaya. Manual tersebut memuat kebijakan mutu akademik, sistem penjaminan mutu akademik, serta organisasi, tanggungjawab dan wewenang. Berdasarkan standar akademik, peraturan akademik, dan manual prosedur implementasi SPMA maka disusun Manual Prosedur Pencegahan dan Pengendalian Mahasiswa Terkena Evaluasi Studi dan Terancam Putus Kuliah (Drop Out) Fakultas Pertanian senantiasa meningkatkan kualitas pendidikan, salah satunya melalui pelaksanaan Pembuatan Transkrip mahasiswa yang tertib, efisien dan efektif sehingga terciptanya kegiatan belajar bagi mahasiswa yang nyaman, maka Fakultas Pertanian menetapkan manual prosedur ini. Malang, Juni 2011 Dekan Prof. Ir. Sumeru Ashari, MAgr.Sc., PhD NIP NIP iii

4 DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PENGESAHAN ii DAFTAR ISI iii Tujuan 1 Ruang Lingkup 1 Tanggung Jawab 1 Definisi 1 Singkatan 1 Referensi 2 Garis Besar Prosedur 2 Bagan Alir 4 iv

5 1. Tujuan : 1.1 Mengambil tindakan pencegahan dan tindakan perbaikan terhadap mahasiswa yang terkena evaluasi studi dan terancam putus kuliah (drop out). 1.2 Memastikan bahwa ada upaya perbaikan terhadap layanan pendidikan tinggi yang mampu menjamin tidak ada mahasiswa yang putus kuliah (drop out) di FP - UB. 2. Ruang Lingkup : Manual prosedur (MP) ini menerangkan cara mengambil tindakan pencegahan dan tindakan perbaikan terhadap mahasiswa yang gagal melanjutkan studinya di FP UB dan terancam putus kuliah (DO) 3. Tanggung Jawab : 1. Dekan dan Pembantu Dekan dengan dibantu Gugus Jaminan Mutu (GJM) bertanggung jawab menetapkan berlakunya prosedur ini.; 2. Kepala Sub Bagian (baik bidang akademik maupun non-akademik) bertanggung jawab melaksanakan prosedur ini.; 3. Ketua Program Studi bertanggung jawab untuk melakukan tindakan pencegahan agar mahasiswa tidak terkena DO; 4. Definisi : 4.1 Mahasiswa yang terancam putus kuliah (DO) yang dimaksud dalam dokumen ini adalah mahasiswa FP UB yang termasuk dalam batas bawah hasil evaluasi studi tahun ke-1 dan ke-2 seperti yang diatur dalam buku Pedoman pendidikan (sub-bagian evaluasi keberhasilan studi). 1

6 4.2 Evaluasi keberhasilan studi yang dijadikan acuan dalam MP ini adalah hasil studi mahasiswa dalam kurun waktu 1 tahun (semester Ganjil dan Genap) yang didasarkan pada IPK dan SKS sesuai yang tercantum di dalam MM. 4.3 Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan sistem mutu Organisasi FP-UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku 4.4 Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar 4.5 Dosen penasehat akademik (PA) adalah staf pengajar tetap FP-UB yang paling tepat untuk menjadi sumber bantuan nasehat akademik agar para mahasiswa dapat menyelesaikan tugasnya sebagai mahasiswa, yang ditetapkan sesuai dengan persyaratan di Buku Pedoman Pendidikan FP-UB. 5. Referensi : 6.1 Manual Mutu FP-UB 6.2 Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman 6.3 Manual Prosedur Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai 6.4 MP Tindakan Pencegahan dan Perbaikan 6. Garis Besar Prosedur : 7.1 Kepala Sub Bagian Akademik menyusun Daftar Mahasiswa yang termasuk dalam batas bawah dalam Evaluasi Keberhasilan Studi tahunan dan menyerahkannya kepada Pembantu Dekan I bersama dengan Laporan Keberhasilan Studi Mahasiswa maksimal 2 minggu setelah Kartu Hasil Studi (KHS) semester Genap dibagikan kepada seluruh mahasiswa. 7.2 Pembantu Dekan 1 mengkaji Laporan KaSubBag Akademik, menindaklanjuti Laporan Kasubag akademik dengan menyusun surat pemberitahuan mahasiswa 2

7 yang terkena evaluasi keberhasilan studi dan terancam Putus kuliah (DO) dilampiri Daftar Mahasiswa, surat ditujukan kepada Ketua Program studi maksimal 1 minggu setelah menerima Laporan kasubag akademik. 7.3 Ketua Program studi (KPS) segera memanggil daftar mahasiswa yang terkena evaluasi keberhasilan studi dan terancam putus kuliah untuk mengidentifikasi dan mencari akar permasalahan yang menyebabkan hasil studi mahasiswa rendah, maksimal 1 minggu setelah menerima surat pemberitahuan dari Pembantu Dekan I. 7.4 Ketua Program Studi juga melakukan koordinasi dengan Dosen Penasehat Akademik di dalam mencari akar permasalahan mahasiswa yang terkena evaluasi keberhasilan studi sekaligus meminta masukan perbaikan. 7.5 Ketua Program Studi menyusun Laporan Akar Masalah dari mahasiswa yang terkena evaluasi studi dan terancam putus kuliah (DO) beserta upaya perbaikan yang perlu dilakukan kepada Pembantu Dekan I, maksimal 2 minggu setelah pemanggilan mahasiswa yang bersangkutan. 7.6 Pembantu Dekan I melaporkan hasil kajian Ketua Program Studi kepada Dekan dan bersama-sama dengan Dekan menentukan tindakan perbaikan yang dirasa perlu misalnya melaksanakan Semester Pendek. 3

8 7. Bagan Alir : Kasubag Akademik Melaporkan hasil studi Rekaman hasil evaluasi Studi mahasiswa PD 1 Mengkaji dan menyampaikan Pemberitahuan ke KPS Surat Pemberitahuan, Rekaman evaluasi studi KPS Memanggil & menyelidiki Penyebab Kegagalan studi KPS Berkoordinasi dengan dosen PA dan bersama-sama mencari solusi KPS Menyusun laporan hasil penyelidikan dan usulan tindakan perbaikan Laporan akar masalah dan usulan perbaikan PD 1 Melaporkan ke Dekan dan Menentukan tindakan perbaikan Selesai 4