LEMBAGA JAMINAN MUTU PENDIDIKAN

Transkripsi

1 LEMBAGA JAMINAN MUTU PENDIDIKAN I. PENDAHULUAN Sesuai dengan Strategi Jangka Panjang Pendidikan Tinggi yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi maka Penjaminan mutu (quality assurance) Pendidikan Tinggi saat ini sangat penting dan sudah menjadi isu global. Paradigma baru pengelolaan pendidikan tinggi menekankan pentingnya otonomi institusi yaitu menyiapkan proses pendidikan yang berkualitas dan efisien untuk mendorong inovasi dan keunggulan yang berlandaskan pada akuntabilitas, evaluasi, dan akreditasi serta akhirnya berfokus pada tujuan akhir peningkatan kualitas secara berkelanjutan. Akuntabilitas sebagai pertanggungjawaban segala aktivitas yang dilakukan dibidang pendidikan, penelitian maupun pengabdian kepada masyarakat merupakan bagian yang tak terpisahkan dari paradigma baru Pendidikan Tinggi di Indonesia.. Di pihak lain, kecenderungan globalisasi, kebutuhan masyarakat dan tuntutan persaingan yang semakin ketat menuntut komitmen yang tinggi pada penyelenggaraan pendidikan yang bermutu. Undang-undang SISDIKNAS No. 20/2003 secara tegas menyebutkan bahwa pengendalian dan evaluasi mutu pendidikan harus dilakukan, baik terhadap program studi maupun terhadap institusi pendidikan secara berkelanjutan. Dibawah ini tabel Kegiatan Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (Dikti, 2003) =========================================================================== KEGIATAN TUJUAN SIFAT LEMBAGA =========================================================================== Akreditasi Kontrol & Audit Mutu Fakultatif BAN-PT Pendidikan Tinggi secara Eksternal EPSBED Dikti Perpanjangan Ijin Wajib Ditjen Dikti Operasional Penjaminan Mutu Peningkatan Mutu Inisiatif Perguruan Tinggi ybs (QA) Pendidikan Tinggi Perguruan Tinggi secara Internal Tabel 1. Kegiatan Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (Dikti, 2003) Sadar dengan kondisi tersebut diatas maka, sebagai sebuah Universitas yang baru berdiri Universitas Bangka Belitung menegaskan perlunya dibentuk Sistem Penjaminan Mutu Lembaga Jaminan Mutu Pendidikan Universitas Bangka Belitung 1

2 Pendidikan sehingga mutu pendidikan dapat ditetapkan dan dipertahankan serta ditingkatkan sesuai dengan visi dan misi Universitas Bangka Belitung. Untuk mengkoordinasikan serta menjamin terlaksananya sistem ini, Universitas Bangka Belitung membentuk sebuah lembaga yang dinamakan Lembaga Jaminan Mutu Pendidikan (LJMP) sebagai Bagian yang bertanggungjawab untuk mengendalikan kegiatan tersebut. Organisasi Mutu Universitas Bangka Belitung melekat pada struktur organisasi Universitas Bangka Belitung dan berada pada seluruh tingkatan/level, yaitu level Institusi, Fakultas, Program Studi, bagian, dan Unit. Rektor merupakan penanggungjawab di tingkat Universitas dengan pelaksana Lembaga Jaminan Mutu Pendidikan (LJMP) yang dikelola oleh seorang kepala lembaga dan dibantu oleh seorang sekretaris, sedangkan di tingkat Fakultas dan Program Studi langsung di bawah tanggung jawab Dekan dan kepala Kepala Program Studi, masing-masing dibantu oleh seorang staf dosen sebagai Management Representative (MR). Gabungan dari MR seluruh Universitas Bangka Belitung membentuk Peer Group Jaminan Mutu Universitas Bangka Belitung yang bersama-sama dengan LJMP mengembangkan Sistem Jaminan Mutu Pendidikan Universitas Bangka Belitung. Di tingkat fakultas /program studi dapat dibentuk GKM ( Gugus Kendali Mutu) yang bersifat sukarela, hal ini merupakan kewajiban bagi setiap pimpinan memotivasi staffnya dengan memberikan kesempatan untuk mengembangkan diri dalam keanggotaan GKM. II. VISI DAN MISI Sistem Jaminan Mutu Pendidikan Universtas Bangka Belitung adalah suatu sistem yang dikembangkan dan diimplementasikan di Universitas Bangka Belitung untuk menjamin agar mutu pendidikan dapat dipertahankan dan ditingkatkan sesuai visi dan misi Universitas Bangka Belitung yang telah dijadikan acuan dalam pelaksanaan proses pendidikan di Universitas Bangka Belitung. Lembaga Jaminan Mutu Pendidikan Universitas Bangka Belitung 2

3 Adapun untuk mencapai hal tersebut diatas Lembaga Jaminan Mutu Pendidikan (LJMP) Universitas Bangka Belitung telah menetapkan visi dan misi serta tujuan sebagai berikut: Visi : Menjadi institusi yang berkualitas dengan menciptakan budaya akademik yang berbasis pada jaminan kualitas yang unggul didasari intelektual, mental dan moral untuk membangun peradaban lokal dan global. Misi : Mendorong semua fakultas, politeknik, program studi, lembaga dan unit yang ada untuk mengembangkan budaya akademik yang berorientasi kepada mutu, sikap bersaing secara sehat sehingga dapat mencapai prestasi tertinggi dengan mengacu pada Visi dan Misi Universitas Bangka Belitung. III. TUJUAN, FUNGSI DAN TUGAS Dibentuknya Lembaga Jaminan Mutu Pendidikan Universitas Bangka Belitung adalah bertujuan untuk : 1. Membantu pencapaian visi dan misi Universitas Bangka Belitung melalui penjaminan mutu program dan pelayanan pendidikan. 2. Menetapkan peran seluruh komponen dalam penjaminan mutu pendidikan. 3. Menjamin seluruh komponen telah melaksanakan aktivitas sesuai dengan perangkat mutu pendidikan yang telah ditetapkan 4. Mengembangkan, mempromosikan, mengkoordinasikan serta memonitor proses audit internal. 5. Memfasilitasi dan mengoordinasikan perbaikan mutu berkelanjutan di seluruh bagian yang ada di Universitas Bangka Belitung. 6. Menjamin konsistensi dan efektifitas penjaminan mutu pendidikan yang berkelanjutan berdasar siklus PDCA (Plan-Do-Check-Action) untuk mencapai prestasi mutu yang lebih baik Lembaga Jaminan Mutu Pendidikan Universitas Bangka Belitung 3

4 Sesuai dengan organisasi mutu yang dibentuk, Penekanan fungsi tiap level organisasi mutu berbeda, yaitu : 1. Tingkat Universitas (UBB) : fungsi manajemen mutu terpadu 2. Tingkat Fakultas : fungsi jaminan mutu 3. Tingkat Tingkat Prodi : fungsi pengendalian mutu Susunan dan rincian tugas level organisasi mutu Universitas Bangka Belitung sbb: Tingkat Universitas Tugas : Mengoordinasikan dan mengarahkan pengembangan SJMP di lingkungan Universitas Bangka Belitung Menetapkan kebijakan mutu pendidikan Universitas Mengarahkan tindakan perbaikan dan memonitor pelaksanaan Jaminan Mutu Pendidikan Melaksanakan pelatihan, workshop serta Seminar tentang Mutu Pendidikan Melakukan audit mutu Tingkat Fakultas/Politeknik Tugas : Menerapkan dan Mengembangkan SJMP di lingkungan Fakultas/Politeknik Menetapkan kebijakan mutu pendidikan di tingkat Fakultas/Politeknik Melakukan review kinerja Jurusan/program studi dalam pelaksanaan proses pendidikan Mengarahkan tindakan perbaikan untuk jaminan mutu pendidikan. Mengkoordinasi pemebuatan laporan secara berkala setiap akhir semester tentang pencapaian pelaksanaan proses pendidikan. Tingkat Program Studi Tugas : Menetapkan dan mengendalikan sasaran mutu pendidikan di lingkungan Jurusan/Prodi Mengatur dan mengendalikan pelaksanaan proses pendidikan Membentuk tim kerja untuk merumuskan dan melaksanakan aktivitas untuk perbaikan mutu pendidikan Lembaga Jaminan Mutu Pendidikan Universitas Bangka Belitung 4

5 Mengendalikan dan menjalankan proses pendidikan Merumuskan dan melaksanakan aktivitas untuk perbaikan mutu pendidikan Membuat laporan secara berkala setiap akhir semester tentang pencapaian pelaksanaan proses pendidikan. : garis pengarahan/guidelines : garis pelaporan Gambar 1. Level Organisasi Universitas Bangka Belitung Tugas LJMP Adalah: Merancang dan mengimplementasikan Sistem Jaminan Mutu Universitas Bangka Belitung. Mengembangkan dan mendorong pelaksanaan system penjaminan mutu akademik di Universitas Bangka Belitung. Melakukan koordinasi dengan semua pihak terkait dalam penyelengaraan penjaminan mutu pendidikan. Mempelajari isu-isu Manajemen dan Pengkayaan Kualitas yang timbul dari review internal maupun external. Mempelajari dan menyebarkan good practice yang berkaitan dengan prosedur dan praktek yang dimonitor. Melaporkan program dan pelaksanaannya kepada Rektor Universitas Bangka Belitung. Secara keseluruhan Lembaga Jaminan Mutu Pendidikan pada struktur organisasi Universitas Bangka Belitung dapat dilihat pada halaman berikut. Lembaga Jaminan Mutu Pendidikan Universitas Bangka Belitung 5

6 Yayasan Pendidikan Bangka Belitung REKTOR Dewan Penyantun W akil Rektor 1 W akil Rektor 2 W akil Rektor 3 W akil Rektor 4 Senat Universitas BAUK Keuangan. Kepegawaian. Umum BAAK Akademis Kemahasiswaan BAPSI Perencanaan Infor masi LPPM UPT Perpustakaan UPT Bahasa Jaminan Mutu Direktur Polman Dekan Fakultas Teknik Dekan Fakultas Pertanian, Perikanan & Biologi Dekan Fakultas Ekonomi Dekan Fakultas Hukum & Ilmu Sosial PD PD PD PD PS. Perawatan Mesin PS. Tekni k Sipil PS. Pertanian PS. Akuntansi PS. Il mu H ukum PS. Perancangan Mekani k PS. Teknik Pertambangan PS. Perikanan PS. Manajemen PS. Sosiologi. PS. El ektroni ka PS. Tekni k Mesin PS. Bi ologi PS. Tekni k Elektro PS. D3-Perikanan Gambar 2. Struktur Organisasi Universitas Bangka Belitung Lembaga Jaminan Mutu Pendidikan Universitas Bangka Belitung 6

7 Secara khusus struktur organisasi Lembaga Jaminan Mutu Universitas Bangka Belitung dapat dilihat pada gambar seperti berikut ini: REKTOR UNIVERSITAS Ka. Jaminan Mutu FAKULTAS MR. Polman MR. Fakultas Tekni k MR. Fakultas Ekonomi MR. Fakultas H ukum & Ilmu Sosial MR. Fakultas Pertanian, Perikanan & Biol ogi GKM GKM GKM GKM GKM GKM GKM GKM GKM GKM Catatan : MR : Management Representative GKM : Gugus Kendali Mutu PROGRAM STUDI REKTOR Dr. Bustami Rahman, MS. UNIVERSITAS Ka. Jaminan Mutu Suhdi, SST Eka Sari Wijianti, S.Pd. FAKULTAS MR. Polman Sukanto, SST MR. Fakultas Tekni k Desi Yofianti, ST MR. Fakultas Ekonomi Nizwan Z, SE, MM MR. Fakultas H ukum & Ilmu Sosial Erwin, SH, MH MR. Fakultas Pertanian, Perikanan & Biol ogi Eries Dyah M, SP, M.Si. GKM GKM GKM GKM GKM GKM GKM GKM GKM GKM Gambar 3. Struktur Organisasi Jaminan Mutu Universitas Bangka Belitung PROGRAM STUDI Lembaga Jaminan Mutu Pendidikan Universitas Bangka Belitung 7

8 Fungsi dan Tugas Pokok dan Indikator Kinerja Organ-organ LJMP-UBB a. Kepala LJMP Fungsi : - Memimpin penyelenggaraan penjaminan mutu UBB pada proses penyelengaraan pendidikan, penggunaan anggaran dan pada satuan usaha komersial. - Menjadi perwakilan manajemen (management representative) untuk masalah mutu universitas. Tugas Pokok : - Merencanakan, melaksanakan, mengontrol, mengendalikan dan mengevaluasi seluruh kegiatan LJMP sesuai dengan rencana kerja dan anggaran sudah ditetapkan setiap tahun. - Memimpin dan membina karyawan yang ada pada LJMP dan perangkat organisasi lainya yang diperlukan. - Melakukan koordinasi kerja dengan pihak-pihak yang diperlukan, baik didalam maupun diluar UBB untuk memujudkan keberhasilan penjaminan mutu di UBB. - Melakukan kajian-kajian dan menyusun rekomendasi penjaminan mutu di UBB kepada rektor yang dapat di terapkan di lingkungan UBB. - Dalam melakasanakan kewajiban dan tugas pokok diatas, kepala LJMP diharapkan dapat mengoptimumkan potensi dan suberdaya yang menjadi tanggungjawab dan fungsinya. Indikator Keberhasilan: - Tercapainya visi dan misi LJMP dalam jangka panjang. - Terlaksananya program kerja tahunan dan sesuai dengan target kinerja yang sudah ditetapkan. - Dapat bekerja sama dan membina karyawan pada organisasi sehingga organisasi berjalan dengan baik Lembaga Jaminan Mutu Pendidikan Universitas Bangka Belitung 8

9 - Menghasilkan produk-produk jaminan mutu yang direkomendasikan kepada rektor berupa usulan kebijakan normatif dan operasional yang ditetapkan oleh Rektor. b. LJMP Fungsi : - Membantu Kepala LJMP dalam menyelenggarakan penjaminan mutu UBB terutama dalam hal mengembangkan standar mutu, pedoman pelaksanaan dan pemantauan pelaksanaan jaminan mutu serta evaluasi hasil pelaksanaan jaminan Mutu. Tugas Pokok : - Melaksanakan penyusunan pedoman dan standar mutu UBB. - Melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam rangka pemantauan dan evaluasi pelaksanaan jaminan mutu pendidikan. - Mengembangkan dan menyempurnakan secara terus menerus standar mutu serta metode pelaksanaan dan evaluasi untuk jaminan mutu. - Menyusun dokumen pelaksanaan kegiatan di organisasi LJMP. - Menyusun rekomendasi mengenai usulan kebijakan kepada rektor sesuai dengan hasil kegiatan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan penjaminan mutu. Indikator Keberhasilan: - Terlaksananya program kerja tahunan dan sesuai dengan target kinerja yang sudah ditetapkan. - Adanya laporan secara tertulis tentang kegiatan pelaksanaan penjaminan mutu kepada kepala LJMP. - Terdokumentasinya dengan baik semua kegiatan dalam bentuk dokumen LJMP. - Menghasilkan rekomendasi perbaikan-perbaikan tentang standar mutu, metode pelaksanaan dan evaluasi jaminan mutu. Lembaga Jaminan Mutu Pendidikan Universitas Bangka Belitung 9

10 c. Management Representative (MR) Seorang MR dipilih oleh pimpinan fakultas sebagai perwakilan manajemen universitas (LJMP) di tingkat fakultas dan juga bertanggung jawab terhadap pelaksanaan penjaminan mutu pendidikan di fakultas. Fungsi : - Membantu pimpinan LJMP mengkaji dan merumuskan secara mendalam mengenai: standar mutu, pedoman pelaksanaan penjaminan mutu berdasarkan kondisi pada masing-masing fakultas. - Membantu pimpinan fakultas dalam pengembangan dan penerapan system penjaminan mutu. Tugas Pokok : - Menggali dan mendokumentasi aspirasi seluruh civitas akademika ditingkat fakultas dalam rangka penyempurnaan standar mutu input, process, output dan outcomes yang ditetapkan.. - Merumuskan dan menyusun dokumen standar mutu input, process, output dan outcomes di tingkat fakultas. - Mengusulkan kebijakan mutu pendidikan dan mengarahkan tindakan perbaikan untuk jaminan mutu pendidikan.di tingkat Fakultas - Melaksanakan kegiatan-kegiatan penjaminan mutu pada bidang tertentu sesuai dengan penugasan kepala LJMP. - Melakukan pendampingan dalam proses pelaksanaan penjaminan mutu di unit-unit kerja atas permintaan kepala LJMP. - Menyusun dokumen pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu di tingkat fakultas dan dilaporkan secara berkala kepada kepala LJMP. Indikator Keberhasilan: - Terlaksananya program kerja tahunan dan sesuai dengan target kinerja yang sudah ditetapkan. - Adanya laporan secara tertulis tentang kegiatan pelaksanaan penjaminan mutu kepada kepala LJMP. - Terdokumentasinya dengan baik semua kegiatan penjaminan mutu pada tingkat fakultas.. Lembaga Jaminan Mutu Pendidikan Universitas Bangka Belitung 10

11 - Menghasilkan rekomendasi perbaikan-perbaikan tentang standar mutu, metode pelaksanaan dan evaluasi jaminan mutu. d. Gugus Kendali Mutu (GKM) Merupakan suatu wadah penerapan pengendalian mutu oleh sekelompok dosen/ staf pengajar dan karyawan ( 3-5 orang) yang menjalankan pekerjaan di tingkat program studi. Lewat pertemuan yang teratur, mereka meneliti, menganalisis, dan memecahkan persoalan-persoalan dalam unit kerja mereka menurut prioritas yang mereka tentukan. Fungsi : - Membantu pimpinan LJMP dalam melaksanakan kegiatan kegiatan penjaminan mutu mengkaji dan merumuskan secara mendalam mengenai: standar mutu, system pelaksanaan jaminan mutu berdasarkan kondisi pada masing-masing program studi / unit kerja. - Membantu pimpinan program studi dalam pengembangan dan penerapan system penjaminan mutu. Tugas Pokok : - Menggali dan mendokumentasi aspirasi seluruh civitas akademika di tingkat prodi dalam rangka penyempurnaan standar mutu input, process, output dan outcomes yang ditetapkan. - Melaksanakan kajian-kajian tentang pelaksanaan penjaminan mutu pada bidang tertentu sesuai dengan penugasan kepala LJMP atau pimpinan prodi/fakultas. - Mendorong setiap anggotanya untuk berperan menemukan persoalan di tempat kerja mereka sehari-hari dan memecahkan bersama-sama dalam gugus. - Mengusulkan perbaikan pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu di tingkat prodi - Membuat laporan hasil kajian-kajian yang dilakukan kepada MR fakultas dan pimpinan di prodi Lembaga Jaminan Mutu Pendidikan Universitas Bangka Belitung 11

12 Indikator Keberhasilan: - Berlansungnya semua kegiatan yang ditugaskan dan melaporkan secara tertulis kepada pimpinan yang menugaskan. - Adanya rekomendasi perbaikan kualitas pelaksanaan untuk penjamina mutu. IV. PERANGKAT JAMINAN MUTU Dengan tetap mengacu pada visi dan misi Universitas serta mengacu pada aspek Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu; Akademik, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat maka Perangkat/alat untuk penerapan Sistem Jaminan Mutu Pendidikan Universitas Bangka Belitung mencakup : 1. Kebijakan Mutu Akademik Kebijakan Mutu sebagai acuan dan dalam melaksanakan kegiatan pendidikan yang sesuai dengan visi dan misi institusi yang dijabarkan sampai tingkat jurusan/program studi. 2. Standar Mutu/Manual akademik Kesesuaian tingkat mutu kuliah dengan tujuannya, keterbaruan kurikulum, serta sejauh mana pencapaian tujuan kurikulum. Dalam standar akademik dapat diketahui tentang apa yang harus dan seharusnya mahasiswa / dosen ketahui dan yang dapat dikerjakan oleh mahasiswa / dosen. 3. Peraturan Akademik Peraturan Akademik mengatur tentang penyelenggaraan kegiatan dan administrasi akademik. Peraturan akademik yang lengkap sangat diperlukan dalam rangka pelaksanaan program akademik, agar sesuai dengan yang direncanakan. Peraturan akademik disusun untuk mengatur pengembangan kelembagaan, pengembangan program (pendirian dan pelaksanaan program studi) dan pengembangan sumber daya (dosen, mahasiswa, tenaga penunjang, fasilitas dan peralatan). 4. Manual Prosedur Prosedure ini sebagai acuan dalam pelaksanaan pendidikan dari mulai Input Proses- Output pada sistem akademik Universitas Bangka Belitung. Manual prosedur dibuat secara sistematis, efektif dan efisien serta disepakati oleh setiap bagian yang berkaitan langsung pada suatu kegiatan atau proses sehingga tujuan Lembaga Jaminan Mutu Pendidikan Universitas Bangka Belitung 12

13 dari setiap kegiatan dapat tercapai dan terukur dengan baik. Dengan adanya manual prosedur yang dijabarkan lagi menjadi Standard Operating Procedure (SOP) pada setiap aktivitas akan sangat memudahkan pelaksanaan kegiatan pendidikan di Universitas Bangka Belitung. 5. IKAD/IKAP IKAD/IKAP adalah kependekan dari Indek Kerja Akademik Dosen/Pengawai sebagai alat ukur untuk mengukur dan menilai keberhasilan kinerja pelaksaanaan pendidikan. Dengan adanya sistem pangawasan terhadap kinerja para dosen/pegawai diharapkan proses pelaksanaan pendidikan dapat berjalan dengan baik sesuai dengan tujuan dari setiap kegiatan, selain itu pula proses perbaikan secara berkelanjutan dapat dilakukan secara terus-menerus. Lembaga Jaminan Mutu Pendidikan Universitas Bangka Belitung 13