MANUAL PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI (MONEV) IMPLEMENTASI RENCANA STRATEGIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Transkripsi

1 MANUAL PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI (MONEV) IMPLEMENTASI RENCANA STRATEGIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA MP.UB.02

2 MANUAL PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI (MONEV) IMPLEMENTASI RENCANA STRATEGIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA MP.UB.02 Revisi : 1 Tanggal : 17 Pebruari 2008 Disetujui oleh : Rektor Jumlah halaman : 7 Tanggal: 2 Januari 2008 Tanggal: 31 Januari 2008 Tanggal: 17 Pebruari 2008 Disiapkan oleh : Pusat Jaminan Mutu Diperiksa oleh: Ketua Komisi A Senat Universitas Disahkan oleh: Ketua Senat Universitas Prof. Dr.Ir. Soebarinoto Prof.Dr.dr. Djanggan Sargowo, Sp.PD, Sp.JP(K) Prof.Dr.Ir. Yogi Sugito i

3 KATA PENGANTAR Rencana Strategis (Renstra) Universitas Brawijaya (UB) dibuat untuk memberikan kerangka pada tercapainya visi, misi, tujuan dan cita-cita Universitas Brawijaya dalam 5 tahun. Untuk menjamin bahwa Renstra UB dijalankan dan mencapai hasil sesuai target, maka setiap tahun laporan implementasi Renstra dimonitor dan dievaluasi oleh Senat Universitas Brawijaya. Untuk tujuan pemantauan proses dan pencapaian pelaksanaan Renstra tahunan, maka Monev perlu diformulasikan dalam Manual Prosedur (MP) Monitoring dan Evaluasi (Monev) Rencana Strategis. Dalam MP ini dijelaskan tatacara implementasi Monev. Manual ini merupakan acuan bagi monitoring, audit, assessment dan evaluasi implementasi Renstra di Universitas. Selain itu, tatacara ini diharapkan akan memudahkan pencapaian outcomes Renstra dan penyebaran good practices ke seluruh unit kerja di lingkungan UB. Pada akhirnya, diharapkan UB secara berkelanjutan meningkatkan kapasitas dan kemampuan yang lebih baik dalam mengelola proses pembelajaran, memberikan layanan akademik, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, serta memiliki kemampuan menjamin kepuasan stakeholders sesuai dengan tuntutan dan daya saing UB. Malang, 17 Pebruari 2008 Rektor Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito ii

4 DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN... i KATA PENGANTAR... ii DAFTAR ISI... iii 1. PENDAHULUAN Kebijakan Monev Renstra UB Sistem Monev Renstra UB Organisasi Monev Renstra UB PROSEDUR MONEV IMPLEMENTASI RENSTRA UB... 4 DAFTAR PUSTAKA... 7 TIM PENYUSUN... 8 iii

5 1. PENDAHULUAN 1.1. Kebijakan Monev Renstra UB Monitoring dan Evaluasi (Monev) Renstra di Universitas Brawijaya dilaksanakan secara berjenjang oleh Tim Monev tingkat universitas/fakultas Tim Monev Renstra UB terdiri atas beberapa anggota Komisi A Senat Universitas/Fakultas. Setiap tahun Tim Monev dibentuk atas permintaan Ketua Senat Kegiatan Monev dibiayai oleh dana PNBP Universitas Brawijaya yang dianggarkan dalam DIPA UB Manual Prosedur (MP) adalah panduan bagi Tim Monev. Manual Prosedur menjelaskan tentang tiga hal, yaitu: (a) Kebijakan Monev, (b) Sistem Monev, (c) Struktur Organisasi Monev, (d) Prosedur Monev Pada tingkat universitas, Ketua Komisi A Senat Universitas membentuk Tim Monev Renstra yang bertugas di bawah koordinasi seorang Ketua Pada tingkat fakultas, Ketua Senat Fakultas membentuk Tim Monev Renstra yang bertugas di bawah koordinasi seorang Ketua Tim Monev Renstra adalah dosen UB yang memahami kebijakan UB, memiliki wawasan untuk penyelenggaraan perguruan tinggi dan kompetensi dalam monev Sistem Monev Renstra UB Sistem Monev Renstra bersifat periodik satu kali setahun sesuai siklus penjaminan mutu Plan Do Check Action (PDCA) Gambar Ketua Tim Monev Renstra melaporkan hasil kegiatan kepada Rektor Tim Monev Renstra menjalankan tugas sesuai Tupoksi untuk memantau, mengidentifikasi dan menilai: Komitmen pimpinan mendukung implementasi Rencana Strategis UB dan Program Kerja Rektor Kepemimpinan yang baik harus tercermin dalam keikutsertaan staf akademik dan staf administrasi atau mahasiswa (sesuai dengan programnya) dalam melaksanakan program atau memanfaatkan investasi yang telah dilakukan. Mutu Laporan dan Rencana Renstra Tahun berikutnya akan mencerminkan mutu kepemimpinan. Persentase kemajuan implementasi program, kesesuaiannya dengan rencana kegiatan serta pengelolaan program. Kemampuan melaksanakan program tidak hanya dilihat dari kemampuan insitusi dalam melaksanakan investasi, tetapi juga menginisiasi dan melaksanakan kegiatan-kegiatan yang tidak memerlukan dukungan investasi atau kegiatan-kegiatan dalam rangka pemanfaatan investasi. Kegiatan-kegiatan yang telah dimulai atau sedang dilaksanakan harus mengarah pada pencapaian indikator keberhasilan. Kemampuan melaksanakan program juga harus tercermin dari upaya insitusi dalam mengatasi hambatan yang ada sehingga kemajuan fisik capaian kegiatan dinyatakan dalam %. Masalah-masalah yang dihadapi oleh unit kerja, termasuk upaya-upaya yang telah dilakukan untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, sehingga dapat diberikan masukan untuk perbaikan implementasi pada tahap berikutnya 1

6 Dampak dan keberlanjutan capaian Renstra: Penilaian aspek ini ditujukan pada kejelasan dampak dan keberlanjutan capaian Renstra. Secara umum aspek yang perlu mendapatkan jaminan keberlanjutan, yaitu kegiatan pengembangan berupa good practices. Tingkat keberhasilan pencapaian indikator target yang dijanjikan. Capaian indikator keberhasilan (rate of success) implementasi Renstra menggambarkan efektivitas proses. Capaian indikator keberhasilan ditentukan dari rasio antara jumlah indikator yang mencapai target dengan jumlah indikator yang dijanjikan Hasil Monev menggunakan penilaian kualitatif (Komentar Terkonsolidasi secara deskriptif dan penyampaian temuan ketidaksesuaian), kuantitatif (angka) untuk setiap program serta 12 program Renstra. Standar baru Standar awal Peb tahun T+1 Peb tahun T Monitoring dan Evaluasi (Monev) Jan Siklus PDCA Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) Jan Des Audit Internal Nop Evaluasi Diri Gambar 1. Penerapan siklus PDCA dalam implementasi Renstra UB

7 1.3. Organisasi Monev Renstra UB Universitas Rektor 3 Senat UB Laporan Monev Renstra UB Laporan Tahunan Renstra UB Fakultas/PS Stakeholders Pimpinan Unit Kerja 2 Dekan 2 Laporan Tahunan Renstra Jurusan/PS 1 Jurusan/ PS Senat Fakultas Laporan Monev Renstra Fakultas/Program Stakeholders Laporan Tahunan Renstra Unit Kerja Laporan Tahunan Renstra Fak/Prog Gambar 2. Manajemen Monev Renstra di UB

8 2. PROSEDUR MONEV IMPLEMENTASI RENSTRA UB Pelaporan Renstra unit kerja Pengusulan Tim Monev Renstra Penugasan Tim Monev Renstra Pembentukan Tim Monev Renstra Koordinasi penyusunan jadwal dan proses Monev Penetapan jadwal dam proses Monev Pelaksanaan Monev secara desk evaluation Klarifikasi masalah, pemecahan masalah dan hambatan yang besar Penyusunan laporan terkonsolidasi Revisi Laporan Monev Presentasi hasil Monev Permintaan Tindakan Koreksi Monev 1. Pasca audit internal yang dilakukan oleh PJM dan SPI, setiap tahun Rektor menugaskan pimpinan unit kerja menyusun Laporan Renstra kepada atasan langsung. 2. Rektor/Dekan menugaskan Ketua Komisi A Senat Universitas/Fakultas untuk mengusulkan Tim Monev Renstra. 3. Selanjutnya Ketua Senat Universitas/Fakultas menetapkan SK pengangkatan Tim Monev Renstra untuk masa kerja dua bulan. Tim bertugas di bawah koordinasi Ketua Tim. 4. Ketua Tim Monev Renstra membentuk Tim sesuai lingkup tugas dan kompetensi. 5. Rapat koordinasi antara Ketua dan Anggota Tim Monev Renstra diselenggarakan untuk menyepakati jadwal dan proses Monev. 6. Ketua Tim menetapkan jadwal dan kegiatan Monev. 7. Tim Monev melakukan Monev secara desk evaluation dalam setiap implementasi Renstra tiap unit kerja yang tertuang dalam Laporan Tahunan Renstra. Tim tersebut dapat meminta klarifikasi jika diperlukan kepada rektor/dekan/kajur. 8. Temuan dan hambatan implementasi kinerja yang besar diklarifikasi dan didiskusikan dengan pimpinan unit kerja terkait. 9. Tim Monev menyusun Konsep Laporan Monev Renstra dan melakukan sosialisasi dalam Sidang Komisi A Senat Universitas/ Fakultas untuk mendapatkan umpan balik. 10. Tim Monev melakukan revisi sehingga tersusun Laporan Monev Renstra. 11. Laporan dipresentasikan Ketua Tim Monev pada Rapat Senat Universitas/Fakultas dan di up load di website. 12. Ketua Tim Monev menyampaikan Permintaan Tindakan Kinerja (PTK) terkait hasil Monev kepada Rektor/Dekan/Ketua Unit Kerja. 4

9 Penyusunan tindak lanjut peningkatan mutu implementasi Renstra Perencanaan anggaran untuk peningkatan mutu tri dharma PT secara berkelanjutan Perbaikan implementasi Renstra tiap unit kerja Penyempurnaan dan tinjauan manajemen Sistem Monev kinerja Renstra tiap tahun 13. Rektor, Dekan, Ketua Jurusan dan pimpinan unit kerja menyusun tindak lanjut peningkatan mutu implementasi Renstra secara berkelanjutan 14. Rektor bersama PR I, PR II dan PR III menyusun Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKAT) dan implementasi dalam ruang lingkup tugasnya secara berkelanjutan, pada tahun berikutnya melalui RAKERPIM, LAKIP dan Memorandum Akhir jabatan. 15. Perbaikan implementasi Renstra setiap unit kerja. 16. Senat UB melakukan penyempurnaan Sistem Monev Renstra di lingkungan UB jika diperlukan dan melakukan tinjauan manajemen efektifitas sistem monev setiap tahun 5

10 Ketua Jurusan/PS Dekan/Ketua Program Pimpinan Unit Kerja Senat Fakultas Rektor Senat Universitas Penyusunan Laporan Renstra Jur/PS Penyusunan Laporan Renstra Biro/ UPT/Lembaga/ Pusat Penyusunan Laporan Renstra Fakultas/Program /unit kerja Penyusunan Laporan Renstra UB Monev Renstra Fakultas /Program Monev Renstra UB Penyusunan Laporan Monev Renstra Fakultas /Program Penyusunan Laporan Monev Renstra UB Program Perbaikan Renstra Jur/PS Program Perbaikan Renstra Fakultas /Program Program Perbaikan Renstra UB RAKT Renstra Jur/PS RAKT Renstra Fakultas /Program RAKT Renstra UB DIPA Renstra UB tahunan Renstra Jur/PS tahunan Renstra Fakultas/Program/ unit kerja tahunan Renstra UB 6

11 DAFTAR PUSTAKA Anonymous Higher Education Long Term Strategy Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Jakarta. Anonymous Pedoman Penjaminan Mutu DIKTI. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Jakarta. Anonymous Sistem Pendidikan Nasional. UU No.20/2003. Jakarta. Anonymous Rencana Strategis Universitas Brawijaya Universitas Brawijaya. Malang. Anonymous Program Kerja Rektor Universitas Brawijaya Universitas Brawijaya. Malang. Anonymous Manual Mutu Akademik Universitas Brawijaya. Universitas Brawijaya. Malang. Anonymous Kebijakan Akademik Universitas Brawijaya. Universitas Brawijaya. Malang. Anonymous Peraturan Akademik Universitas Brawijaya. Universitas Brawijaya. Malang. Anonymous Standar Akademik Universitas Brawijaya. Universitas Brawijaya. Malang. 7

12 TIM PENYUSUN Penasehat Penanggungjawab Ketua Pelaksana Anggota : Rektor : Ketua Komisi A Senat UB : Prof. Dr. Ir. Soebarinoto : Dr. Ir. Maftuch, M.Si. Dr. Endang Ariesoesilaningsih Dr. Ir. Moh. Bisri, MS. 8