BADAN PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS NGUDI WALUYO

Transkripsi

1 MANUAL SPMI UNIVERSITAS NGUDI WALUYO BADAN PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS NGUDI WALUYO

2 MANUAL SPMI 1 dari 7 A. TUJUAN DAN MAKSUD MANUAL SPMI Penjaminan mutu Perguruan Tinggi adalah proses penetapan dan pemenuhan standar pengelolaan pendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholders memperoleh kepuasan. Untuk itu Universitas Ngudi Waluyo menetapkan standar dalam sejumlah aspek yang disebut butir-butir mutu. Standar dibutuhkan sebagai acuan dasar dalam rangka mewujudkan visi dan menjalankan misinya. Standar berfungsi untuk meningkatkan kinerja universitas untuk memberikan layanan yang bermutu dan sebagai perangkat untuk mendorong terwujudnya transparansi dan akuntabilitas public dalam penyelenggaraan tugas pokoknya. Dalam siklus peningkatan mutu yang berkelanjutan, standar perlu dievaluasi dan direvisi/ditingkatkan melalui benchmarking secara berkelanjutan. Standar yang ditetapkan Universitas Ngudi Waluyo mengacu pada Undang-undang Nomor 20 tahun 23 tentang Sistem Pendidikan Nasional (SNP), Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM -PT) dan Badan Akreditasi Nasional (BAN). Tujuan Manual SPMI : 1. Menjamin bahwa setiap unit di lingkungan UNW dalam menjalankan tugas pelayanan dan fungsinya sesuai dengan standar yang ditetapkan. 2. Mewujudkan transparansi dan akuntabilitas UNW kepada para pemangku kepentingan (stakeholders). 3. Mengajak semua pihak di lingkungan UNW untuk bekerja mencapai tujuan dengan berpatokan pada standar dan secara berkelanjutan berupaya untuk meningkatkan mutu. B. PERUMUSAN STANDAR Standar mutu dirumuskan dan ditetapkan dengan meramu visi UNW dan kebutuhan stakeholder. Sebagai standar mutu, rumusannya harus spesifik dan terukur. Pengembangan standar mutu merupakan kegiatan yang memerlukan kajian berulangkali sebelum menjadi standar mutu yang benar-benar menjadi acuan bagi setiap proses. Mekanisme penetapan standar mengikuti tahap-tahap sebagai berikut: 1. Pembentukan Tim UNW melalui Pusat Penjaminan Mutu membentuk tim yang beranggotakan unsur pimpinan, unsur dosen, dan staf penunjang. 2. Analisis kebutuhan standar Analisis kebutuhan standar dilakukan untuk menentukan ruang lingkup, jenis dan jumlah butir standar yang dibutuhkan. Analisis kebutuhan juga dapat digunakan sebagai tindak lanjut atas hasil evaluasi terhadap penerapan standar. 3. Pengumpulan informasi dan identifikasi alternative Standar dirumuskan berdasar peraturan terkait yang ada, hasil evaluasi diri tentang kinerja yang sedang berjalan, masukan dari stakeholder, dan hasil studi pelacakan (kalau diperlukan).

3 2 dari 7 4. Perumusan standar Alternatif standar dianalisis dengan mempertimbangkan kondisi dan kemampuan UNW, membandingkan standar yang telah ada, ataupun benchmarking dengan perguruan tinggi lain. Standar ditetapkan dengan meramu visi program studi dengan kebutuhan stakeholders. 5. Pengujian dan review standar Sebelum disahkan, konsep standar disosialisasikan kepada seluruh sivitas akademika, umpan balik (apabila ada) dan perumusan ulang oleh tim. 6. Pengesahan standar Standar perlu disahkan oleh pimpinan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di UNW. C. RINCIAN TENTANG HAL YANG HARUS DIKERJAKAN 1. Konsep a. Mutu diartikan sebagai kesesuaian dengan visi, misi, standar, dan kesesuaian dengan harapan stakeholder. Mutu pendidikan di Universitas Ngudi Waluyo dimaksudkan sebagai pencapaian tujuan pendidikan dan kompetensi lulusan yang telah ditetapkan sesuai rencana strategis dan standar akademik serta spesifikasi program studi masing-masing. Pencapaian tujuan ini menyangkut aspek masukan, proses, dan keluaran serta nilai dan derajat kebaikan, keutamaan, dan kesempurnaan (degree of excellence). b. Mutu pendidikan di Universitas Ngudi Waluyo bersifat dinamis dalam arti bahwa lulusan Universitas Ngudi Waluyp mampu secara terus-menerus menyesuaikan diri dengan perkembangan ilmu dan teknologi serta realitas sosial yang terus berkembang. Mutu pendidikan di Universitas Ngudi Waluyo juga mencakup aspek pelayanan administratif, sarana/prasarana, organisasi, dan manajemen yang dapat memenuhi harapan civitas akademika dan semua pemangku kepentingan (stakeholder). c. Sistem penjaminan mutu akademik di Universitas Ngudi Waluyo dirancang dan dilaksanakan untuk dapat menjamin mutu gelar akademik yang diberikan. Hal ini berarti bahwa sistem penjaminan mutu harus dapat menjamin bahwa lulusan akan memiliki kompetensi yang ditetapkan dalam spesifikasi progam studi. 2. Penerapan a. Universitas Ngudi Waluyo menerapkan penjaminan mutu akademik yang berjenjang. Pada tingkat universitas dirumuskan kebijakan, standar dan peraturan akademik universitas. Pada tingkat fakultas dirumuskan kebijakan, standar, dan peraturan akademik fakultas. Pada tingkat progam studi dirumuskan kompetensi lulusan dan spesifikasi progam studi serta dilakukan evaluasi diri. b. Pelaksanaan penjaminan mutu akademik Universitas Ngudi Waluyo dijelaskan secara lebih rinci dalam Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu. c. Pelaksanaan pengendalian standar dilakukan melalui audit mutu akademik internal ditingkat Fakultas, Jurusan/Program Studi dilaksanakan oleh Tim Audit Mutu Akademik Internal Universitas secara berkala setiap tahun dua kali pada bulan Februari dan September

4 3 dari 7 3. PIHAK YANG BERTANGGUNG JAWAB a. Tingkat Universitas 1) Organisasi penjaminan mutu akademik di tingkat universitas terdiri atas Senat Universitas (SU), Pimpinan Universitas, dan Badan Penjaminan Mutu (BPM). 2) Senat Universitas merupakan badan normatif dan perwakilan tertinggi di UNW. SU beranggotakan antara lain : Rektor, Wakil Rektor, Dekan, Ketua Badan, dan wakil dosen dari setiap fakultas. Tugas SU adalah: a) merumuskan dan menyusun tata nilai dan norma yang mendasari kebijakan akademik; b) mengkaji, menyempurnakan dan menyetujui Rencana Anggaran Universitas Ngudi Waluyo yang diajukan oleh Rektor c) Mengajukan usul dan pertimbangan dalam pencalonan Rektor; d) Memberikan pertimbangan dan pengesahan Peraturan Universitas. e) Pimpinan Universitas adalah Rektor yang dibantu oleh para Wakil rektor. Tugas Rektor adalah: memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, membina dosen, mahasiswa, tenaga administrasi.membina dan melaksanakan kerja sama dengan instansi, badan swasta, dan masyarakat untuk memecahkan persoalan yang timbul, terutama yang berkaitan dengan bidang tanggung jawabnya. f) Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan (WR I) mempunyai tugas membantu Rektor dalam memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, peningkatan mutu akademik, dan penyelenggaraan penjaminan mutu akademik serta kemahasiswaan. WR I menformulasikan prosedur yang tepat dalam pemantauan dan penilaian terhadap efektifitas penyelenggaraan kegiatan akademik serta pelaksanaan sistem penjaminan mutu. Dalam melaksanakan penjaminan mutu akademik WR I didukung oleh Badan Penjaminan Mutu (BPM) yang dibentuk dengan SK Rektor. g) Lingkup kerja BPM mencakup semua program studi di semua jenjang pendidikan (diploma, sarjana ), serta pengelola program studi. BPM bertugas untuk : menyusun standar penjaminan mutu bidang akademik ; melakukan pendampingan penjaminan mutu bidang akademik ; merencanakan dan melaksanakan sistem penjaminan mutu akademik secara keseluruhan di Universitas Ngudi Waluyo ; membuat perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik; memonitor pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik; melakukan evaluasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik; melaporkan secara berkala pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik di Universitas Ngudi Waluyo. 3) Badan Penjaminan Mutu (BPM) melaksanakan fungsi: a) pelatihan, konsultasi, pendampingan dan kerjasama di bidang penjaminan mutu akademik; b) pengembangan sistem informasi penjaminan mutu akademik; c) pengembangan dan pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik yang sesuai dengan keadaan sosial-budaya kampus Universitas Ngudi Waluyo;

5 4 dari 7 d) BPM bertanggung jawab dalam menyusun dan mengembangkan dokumen mutu dan dokumen akademik, mengolah data dan mengembangkan sistem informasi penjaminan mutu, menjamin terlaksananya penjaminan mutu dan audit mutu akademik yang sesuai dengan kebijakan, standar, dan peraturan akademik yang berlaku, serta selaras dengan keadaan sosial-budaya kampus Universitas Ngudi Waluyo ; 4) Bidang data dan informasi sebagai organ BPM bertanggung jawab mengolah data dan mengembangkan sistem informasi penjaminan mutu 5) Bidang dokumentasi sebagai organ BPM bertanggung jawab menyusun dan mengembangkan dokumen mutu dan dokumen akademik. 6) Bidang Implementasi dan Audit Mutu Akademik Internal sebagai organ BPM bertanggung jawab atas terlaksananya penjaminan mutu dan audit mutu akademik yang memeriksa kepatuhan pelaksanaan akademik dengan Standar akademik, Manual Mutu dan Manual Prosedur. b. Tingkat Fakultas 1) Organisasi penjaminan mutu akademik di tingkat fakultas terdiri atas Senat Fakultas, Dekan, wakil Dekan dan Gugus Penjaminan Mutu (GPM). 2) Senat Fakultas merupakan badan normatif dan perwakilan tertinggi di lingkungan fakultas yang memiliki wewenang untuk menjabarkan kebijakan dan peraturan Universitas untuk fakultas yang bersangkutan. Senat Fakultas terdiri atas Pimpinan Fakultas, Ketua program studi atau Ketua Bagian, dan wakil dosen. Tugas Senat Fakultas adalah : a) merumuskan kebijakan akademik fakultas; b) merumuskan kebijakan penilaian prestasi akademik dan kecakapan serta kepribadian dosen; c) merumuskan norma dan tolok ukur pelaksanaan tugas fakultas; d) menilai pertanggungjawaban pimpinan fakultas atas pelaksanaan kebijakan akademik yang ditetapkan; e) memberikan pertimbangan kepada pimpinan Universitas Ngudi Waluyo mengenai calon yang diusulkan untuk diangkat menjadi pimpinan fakultas 3) Dekan mempunyai tugas memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi fakultas. Dekan bertanggung jawab atas penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, serta pembinaan tenaga akademik, tenaga administrasi, dan mahasiswa serta bertanggung jawab terjaminnya mutu akademik di fakultas. Dalam mengemban tanggung jawab akademik, Dekan dibantu oleh wakil Dekan. 4) Wakil Dekan, bertanggung jawab atas tersusunnya : a) Dokumen mutu dan dokumen akademik Fakultas; b) Manual Mutu Akademik Fakultas, dan c) Manual Prosedur Akademik Fakultas yang selaras dengan Standar, Manual Mutu Akademik, dan Manual Prosedur di tingkat Universitas.

6 5 dari 7 5) Wakil Dekan bersama Gugus Penjaminan Mutu (GPM) bertugas untuk melaksanakan kegiatan penjaminan mutu akademik di tingkat Fakultas. Dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh Tim Penjaminan Mutu Jurusan (TPMJ) pada tiap program studi. 6) GPM beranggotakan : ketua dan anggota yang ditunjuk oleh Dekan. GPM bertugas untuk : a) Menyusun dokumen mutu dan dokumen akademik fakultas; b) Menyusun manual mutu akademik fakultas, dan; c) Menyusun manual prosedur akademik fakultas yang selaras dengan standar, manual mutu akademik, dan manual prosedur di tingkat Universitas; d) Membahas dan menindaklanjuti laporan dari Tim Penjamin Mutu program studi ; e) Melaksanakan evaluasi sistem penjaminan mutu di fakultas. f) GPM mempunyai fungsi: (1) Pelaksanaan sistem penjaminan mutu di fakultas. (2) Sosialisasi sistem penjaminan mutu ke semua civitas akademika di fakultas yang bersangkutan; (3) Konsultasi kepada civitas akademika fakultas tentang pelaksanaan penjaminan mutu. g) Dekan menerima laporan audit mutu dari BPM (termasuk permintaan tindakan koreksi/ptk), melakukan koordinasi tindak lanjut atas PTK, membuat keputusan dalam batas kewenangannya, serta memobilisasi sumberdaya di fakultas untuk melaksanakan keputusan tersebut. h) Dekan melaporkan hasil laporan audit mutu kepada Senat Fakultas setiap tahun. Senat Fakultas akan mempelajari laporan tersebut dan menentukan kebijakan dan peraturan di tingkat fakultas untuk peningkatan mutu pendidikan. D. PENGENDALIAN PENERAPAN STANDAR 1) Monitoring dan Evaluasi (Monev) a) Monev dilakukan dalam rangka pengawalan dan pengendalian kepada unit atau Badan (Fakultas/Program Studi) dalam penerapan standar mutu, sehingga kinerja Badan akan selalu terpantau. Monitoring dilakukan secara terus menerus dan berkesinambungan terhadap proses akademik, baik yang dilakukan oleh Pimpinan Unit/Badan maupun melalui Badan Penjaminan Mutu. b) Penyusunan Evaluasi Diri Hasil Monev akan menjadi bahan pertimbangan dan dasar bagi unit/badan untuk melakukan evaluasi diri yaitu upaya yang dilakukan oleh Fakultas/Program Studi untuk menghimpun dan mengolah data yang handal dan sahih sehingga dapat disimpulkan kenyataan yang dapat digunakan sebagai landasan tindakan manajemen untuk mengelola kelangsungan Badan atau program. Evaluasi dilakukan juga dalam rangka peningkatan mutu dan mengungkap mutu terutama dalam bentuk efektifitas, akuntabilitas, produktivitas, efesiensi, pengelolaan sistem dan suasana akademik.

7 6 dari 7 c) Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) AMAI adalah audit internal yang dilakukan oleh tim audit yang dibentuk oleh Badan Penjaminan Mutu Universitas Ngudi Waluyo untuk melakukan audit penjaminan secara independen terhadap kegiatan operasional akademik atau proses akademik. Adapun langkah-langkah yang dilaksanakan dalam AMAI sebagai berikut: 1) Badan Penjaminan mutu Universitas Ngudi Waluyo membentuk Tim Audit untuk melaksanakan audit mutu akademik internal dengan rincian tugas: (a) audit pelaksanaan Penjaminan mutu akademik tingkat Fakultas, (b) p emantauan pelaksanaan AMAI, (c) pemantauan pelaksanaan tindakan koreksi, dan (d) melaporkan hasil audit Rektor melalui Wakil Rektor Bidang Akademik. 2) Tim Audit merencanakan pelaksanaan AMAI 3) Tim Audit melaksanakan AMAI sesuai siklus audit di Fakultas 4) Tim Audit menyerahkan Laporan Audit kepada WR 1 dan Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) melalui BAI kepada Dekan 5) Dekan melakukan tindakan koreksi sesuai dengan PTK dan melaporkan hasil tindakan koreksi kepada WR 1 dengan tembusan BPM dan BAI 6) Dekan melaporkan hasil evaluasi AMAI dan tindak lanjut PTK kepada Senat Fakultas. Setelah mempelajari kedua laporan tersebut SF menetapkan kebijakan dan peraturan di tingkat fakultas untuk peningkatan mutu pendidikan 7) WR 1 mempelajari laporan AMAI, dan hasil tindakan koreksi selanjutnya menyusun RKAT dalam ruang lingkup tugasnya, serta menyampaikannya kepada Rektor. Rektor meminta masukan tentang RKAT bidang akademik kepada Senat Universitas. 8) WR 1 melakukan tindak lanjut peningkatan mutu akademik 9) Berdasarkan laporan AMAI, BPM melakukan penyempurnaan sistem penjaminan mutu akademik di lingkungan UNW. E. PENINGKATAN DAN PENGEMBANGAN STANDAR Ada dua macam peningkatan mutu yaitu peningkatan mutu untuk mencapai standar mutu yang ditetapkan dan peningkatan mutu dalam konteks peningkatan standar mutu yang telah dicapai melalui benchmarking. Apabila hasil evaluasi diri dan audit menunjukkan bahwa standar mutu yang telah ditetapkan belum tercapai, maka harus segera dilakukan tindakan perbaikan untuk mencapai standar tersebut. Sebaliknya apabila hasil evaluasi diri dan audit menyatakan bahwa standar mutu yang ditetapkan telah tercapai, maka pada proses perencanaan berikutnya standar mutu tersebut ditingkatkan melalui benchmarking. Bencmarking adalah upaya membandingkan standar baik antar bagian internal organisasi maupun dengan standar baik antar bagian internal organisasi maupun dengan standar eksternal secara berkelanjutan dengan tujuan untuk peningkatan mutu. Pada dasarnya benchmarking adalah suatu cara belajar dari orang lain secara sistematis. Dan mengubah apa yang kita kerjakan. Proses benchmarking terdiri enam langkah yaitu: 1. Menentukan apa yang akan di- benchmark 2. Menentukan apa yang akan diukur 3. Menentukan kepada siapa akan dilakukan benchmark

8 7 dari 7 4. Pengumpulan data/kunjungan 5. Analisis data 6. Merumuskan tujuan dan rencana tindakan Benchmarking dapat dilakukan secara: 1. Internal bencmarking, dilakukan di dalam lingkup Universitas Ngudi Waluyo sendiri. Bisa dilakukan internal bencmarking antar program studi dalam satu fakultas, atau antar unit atau fakultas di lingkungan Universitas Ngudi Waluyo. 2. External bencmarking, dilakukan dengan bencmarking terhadap Badan atau perguruan tinggi lain, baik yang menyangkut satu program studi tertentu ataupun satu unit atau fakultas tertentu, baik di dalam maupun di luar negeri. Prosedur bencmarking digambarkan sebagai berikut: 1. Pembentukan/penugasan tim peningkatan mutu Badan penjaminan mutu membentuk tim peningkatan mutu (ad hoc) dengan menerbitkan Surat Tugas. 2. Pengumpulan laporan monev + evaluasi diri + audit mutu + masukan stakeholder Tim peningkatan mutu mengumpulkan data laporan monitoring dan evaluasi, evaluasi diri, audit mutu, dan masukan dari stakeholder. 3. Analisis data temuan dan benchmarking Tim peningkatan mutu menganalisi data laporan monitoring dan evaluasi, evaluasi diri, audit mutu dan masukan dari stakeholder serta melakukan benchmarking. 4. Perumusan rekomendasi peningkatan mutu Tim peningkatan mutu menyerahkan rekomendasi tindakan peningkatan mutu 5. Penyerahan rekomendasi peningkatan mutu 6. Tim peningkatan mutu menyerahkan rekomendasi kepada Badan Penjamin Mutu untuk diteruskan ke Rektor 7. Pembubaran tim peningkatan mutu Badan penjaminan mutu membubarkan tim peningkatan mutu. 8. Peningkatan mutu dengan mempertimbangkan rekomendasi tim peningkatan mutu Pengelola satuan pendidikan melakukan peningkatan mutu dengan mempertimbangkan rekomendasi tim peningkatan mutu.