MANUAL PROSEDUR (Standard Operating Procedure Manual)

Transkripsi

1 MANUAL PROSEDUR (Standard Operating Procedure Manual) PROGRAM STUDI S3 Tanggal Terbit Edisi I : 1 April 2012 Tanggal Terbit Edisi II : 2 Oktober 2015 Status Revisi : 01 Direvisi Oleh : Tim GKM S3 PW SPS USU Diperiksa dan disetujui oleh Disahkan Oleh : Ketua Prodi S3 PW SPS USU : Prof. Dr. Erman Munir, MSc Direktur SPS USU GUGUS KENDALI MUTU (GKM) Prodi S3 Perencanaan Wilayah Sekolah Pascasarjana USU Oktober 2015

2 MANUAL PROSEDUR (Standard Operating Procedure Manual) PROGRAM STUDI S3 - Tanggal Terbit Edisi I : 1 April 2012 Tanggal Terbit Edisi II : 2 Oktober 2015 Status Revisi : 01 Direvisi Oleh : Tim GKM S3 PW SPS USU Diperiksa dan disetujui oleh Disahkan Oleh : Ketua Prodi S3 PW SPS USU : Prof. Dr. Erman Munir, MSc Direktur SPS USU GUGUS KENDALI MUTU (GKM) Prodi S3 Perencanaan Wilayah Sekolah Pascasarjana USU Oktober 2015

3 Halaman : 1 dari 9 PROSEDUR PROGRAM DOKTOR USU Disiapkan Oleh Disahkan Oleh Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal Prof. Dr. lic.rer.reg. Sirojuzilam, SE Prof. Erlina, SE, M.Si, Ph.D, Ak Dr. Agus Purwoko, S.Hut, M.Si Ketua Sekretaris Anggota Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal Prof. Dr. Erman Munir, M.Sc Direktur DAFTAR DISTRIBUSI No Penerima Personil Tanda Tangan Tanggal 1 Direksi Sekolah Pascasarjana Direktur SPs-USU Wadir-I SPs-USU Wadir-II SPs-USU 2 TU SPs KTU-SPs 3 Program Studi Perencanaan Wilayah Ketua Sekretaris Sekretariat CATATAN PERUBAHAN Revisi ke Tanggal Halaman Paragraf Alasan Disahkan Oleh Fungsi (Jabatan) Tanda Tangan

4 Halaman : 2 dari 9 1. TUJUAN Prosedur pengajuan AKK (Aktif Kuliah Kembali) disiapkan untuk memberi penjelasan kepada mahasiswa, dosen program studi, pegawai administrasi akademik dan pegawai administrasi keuangan di lingkungan Sekolah Pascasarjana tentang tata cara pelaksanaan kegiatan proses pengajuan AKK (Aktif Kuliah Kembali) 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini dipergunakan sebagai petunjuk dalam persiapan dan pelaksanaan proses pengajuan AKK (Aktif Kuliah Kembali) yang meliputi : Tujuan dan prasyarat proses pengajuan AKK (Aktif Kuliah Kembali) Pelaksanaan 3. DEFINISI Proses pengajuan AKK (Aktif Kuliah Kembali) Mengikuti kegiatan akademik setelah menjalankan masa PKA (Penundaan Kegiatan Akademik) dan mendapat persetujuan dari Direktur Sekolah Pascasarjana Dosen program studi Tenaga pendidik perguruan tinggi dan/atau lainnya sesuai dengan kepakarannya yang khusus diangkat oleh Rektor dengan tugas utama mengajar, membimbing dan meneliti Pegawai administrasi akademik Tenaga administrasi di lingkungan Sekolah Pascasarjana yang diangkat oleh Rektor dengan tugas utama mengerjakan tugas-tugas akademik sesuai dengan petunjuk pimpinan Pegawai administrasi keuangan Tenaga administrasi di lingkungan Sekolah Pascasarjana yang diangkat oleh Rektor dengan tugas utama mengerjakan tugas-tugas bagian keuangan sesuai dengan petunjuk pimpinan Mahasiswa Peserta didik yang terdaftar secara sah pada salah satu Program Studi Sekolah Pascasarjana USU 4. REFERENSI - Buku Panduan Peraturan Akademik SPs USU SK Direktur SPs USU No tentang

5 - SK Rektor USU No..tentang 5. KETENTUAN UMUM Halaman : 3 dari 9 Mahasiswa peserta Sekolah Pascasarjana USU yang mengajukan masa AKK (Aktif Kuliah Kembali) tidak dihitung sebagai masa studi, untuk melaksanakan proses pengajuan AKK (Aktif Kuliah Kembali) harus memenuhi persyaratan-persyaratan dan aturan-aturan tertentu Tujuan a. Mahasiswa yang karena suatu hal dapat mengajukan permohonan AKK (Aktif Kuliah Kembali) kepada Direktur b. Untuk membantu mahasiswa agar dapat mengikuti kegiatan akademik pada Sekolah Pascasarjana 6. PERSYARATAN a. Telah selesai mengikuti program pascasarjana minimal selama 1 (satu) semester/trimester b. Peraturan akademik yang ada tetap berlaku bagi mahasiswa yang mengambil AKK (Aktif Kuliah Kembali) c. Selama masa AKK (Aktif Kuliah Kembali) masa studi tetap diperhitungkan d. Sudah membayar semua kewajiban administrasi sesuai jumlah yang ditetapkan berdasarkan peraturan yang berlaku pada Sekolah Pascasarjana 7. TATACARA PELAKSANAAN a. Mahasiswa yang mengajukan AKK (Aktif Kuliah Kembali) harus membuat sendiri dan ditandatangani di atas materai (Lampiran 1) b. AKK (Aktif Kuliah Kembali) diajukan secara tertulis kepada Direktur selambatlambatnya 1 (satu) bulan sebelum semester/trimester berjalan dengan melampirkan fotocopi izin PKA (Penundaan Kegiatan Akademik) (Lampiran 2) c. Wajib membayar biaya administrasi AKK (Aktif Kuliah Kembali) sesuai dengan jumlah yang ditetapkan berdasarkan peraturan yang berlaku pada Sekolah Pascasarjana (Lampiran 3) d. AKK (Aktif Kuliah Kembali) berlaku setelah mendapat persetujuan dari Direktur dan ditetapkan dengan Surat Keputusan Direktur (Lampiran 4)

6 Halaman : 4 dari 9 Diagram Alir Prosedur Pengajuan Aktif Kuliah Kembali (AKK) Pelaksana Proses

7 Halaman : 5 dari 9 Lampiran 1. Contoh Surat Permohonan Aktif Kuliah Kembali Hal : Permohonan Aktif Kuliah kembali Medan, Yang terhormat : Direktur Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara Medan Dengan hormat saya yang bertanda tangan dibawah ini: Nama Mahasiswa N I M Program Studi Semester Indek Prestasi Alamat Rumah/Tel.... Memohon kepada Ibu agar dapat menerima saya untuk aktif kembali kuliah pada semester.. (genap/ganjil) T.A. 20../20. Demikian permohonan ini saya sampaikan, atas perhatian Ibu saya ucapkan terima kasih. Hormat saya Pemohon Materai Rp 6.000,- dto Tembusan: Ketua Program Studi SPs USU Nama Mahasiswa

8 Halaman : 6 dari 9 Lampiran 2. Contoh Lampiran PKA H a l : Penundaan Kegiatan Akademik (PKA) Medan,.. Yang terhormat Ketua Progam Studi..SPs Universitas Sumatera Utara Medan Dengan hormat, saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama Mahasiswa N I M Program Studi Semester Indek Prestasi Alamat Rumah/Tel.... berhubungan karena saya maka saya dengan ini mengajukan Penundaan Kegiatan Akademik untuk semester tahun akademik sampai dengan. Sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu turut saya foto kopi transkrip nilai dan bukti setoran SPP semester. Demikian di sampaikan atas izin Bapak/Ibu diucapkan terima kasih. Hormat saya Materai Rp 6.000,- dto Tembusan : Direktur Sekolah Pascasarjana USU (Nama mahasiswa)

9 Halaman : 7 dari 9 Lampiran 3. Bukti Pembayaran Biaya Administrasi

10 Halaman : 8 dari 9 Lampiran 4. Format SK Direktur tentang Aktif Kuliah Kembali K E P U T U S A N DIREKTUR NOMOR: /JO5.4/SK/KP/20.. T E N T A N G AKTIF KULIAH KEMBALI A.N...NIM... MAHASISWA PROGRAM STUDI... USU TAHUN AKADEMIK 20../20.. DIREKTUR Menimbang : 1. Permohonan mahasiswa progam studi An. NIM dan persetujuan Ketua Program Studi. Nomor. Tanggal tentang Penundaan Kegiatan Akademik semester tahun. Pada SPs USU 2. Untuk maksud di atas perlu menerbitkan satu Surat Keputusan tersendiri. Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 20/U/2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Peraturan Pemerintah: a. Nomor 61 Tahun 1999 tentang Penetapan Perguruan Tinggi Negeri sebagai Badan Hukum Milik Negara. b. Nomor 56 Tahun 2003 tentang Penetapan USU sebagai Badan Hukum Milik Negara. 3. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. Nomor 232/U/2000 tanggal 20 Desember 2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa. 4. Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Depdikbud No.../DIKTI/Kep/ 19.. tanggal.. tentang Pembentukan Program Studi S2/S3... USU.. 5. Keputusan Majelis Wali Amanat USU No.1/SK/MWA/I/2005 tanggal 8 Januari 2005 tentang Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga USU. 6. Keputusan Majelis Wali Amanat USU No. 4/MWA/III/2005 tanggal 28 Maret 2005 tentang Pengangkatan Rektor USU Periode Keputusan Rektor USU No. 544/JO5/SK/KP/2005 tanggal 21 April 2005 tentang Pengangkatan Direktur Sekolah Pascasarjana USU Periode M E M U T U S K A N

11 Halaman : 9 dari 9 Menetapkan Pertama : Memberikan izin Aktif Kuliah Kembali (AKK) Saudara... NIM... Program studi...pada semester... tahun... sampai dengan... Kedua : Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan hingga mahasiswa tersebut menyelesaikan studi Ketiga : Surat Keputusan ini dapat ditinjau kembali dan diperbaiki sebagaimana mestinya apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam keputusan ini. Ditetapkan di : M e d a n Pada Tanggal : Direktur dto Tembusan: 1. Rektor USU 2. Ketua Progam Studi Ybs. untuk diindahkan dan dilaksanakan Prof. Dr. Ir. T. Chairun Nisa B., MSc. NIP