PROJECT CHARTER 1. IDENTITAS PROYEK

Transkripsi

1 PROJECT CHARTER Nama 1. IDENTITAS PROYEK Optimalisasi publikasi statistik PODES melalui penggunaan peta tematik dalam menampilkan hasil pendataan PODES pada Badan Pusat Statistik Kabupaten Paniai, Provinsi Papua. Proyek perubahan yang dilakukan adalah melakukan optimalisasi publikasi statistik PODES melalui penggunaan peta tematik sehingga dapat menampilkan hasil pendataan PODES secara interaktif dan informatif. Sponsor Project Leader Nama NIP. Pangkat/Gol. Jabatan Nama Jabatan Glenn Demas Ansanay, SE Pembina/IVa Kepala BPS Kabupaten Paniai Erfal Andika Tarigan, SST Kepala Seksi Statistik Sosial Sumber Daya Tim Sumber dukungan dan legitimasi bagi tim untuk menjalankan proyek perubahan: Sumber Daya Manusia Dukungan sumber daya manusia dalam pembuatan proyek perubahan berasal dari BPS Kabupaten Bengkalis yaitu Kasubbag Tata Usaha, Kasi Statistik Produksi, Kasi Statistik Sosial, Bendahara, Staf Seksi IPDS, dan Staf Seksi Nerwilis. Program Dana STATPLANET Dana yang digunakan dalam pembuatan proyek perubahan bersumber dari Anggaran BPS Kabupaten Paniai Tahun 2015

2 1. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM) Visi Badan Pusat Statistik (BPS) tahun yaitu Pelopor Data Statistik Terpercaya untuk Semua menjadikan eksistensi BPS sebagai penyedia data dan informasi semakin penting, karena BPS selain menjadi pelaku, juga sebagai teladan dalam penyediaan statistik yang terpercaya. Berdasarkan Surat Keputusan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 003 Tahun 2002 tentang Uraian Tugas Bagian, Bidang, Subbagian dan Seksi Perwakilan BPS di daerah disebutkan bahwa uraian tugas tugas Seksi Seksi Sosial diantaranya adalah melakukan melakukan pengolahan data statistik sosial sesuai dengan sistem dan program yang ditetapkan, bekerjasama dengan satuan organisasi terkait. Pendataan Potensi Daerah (PODES) merupakan salah satu kegiatan rutin yang dilaksanakan oleh BPS setiap 3 tahun sekali, mencakup seluruh wilayah di Indonesia yang bertujuan untuk menyediakan data potensi/keadaan pembangunan di desa/kelurahan dan perkembangannya yang meliputi keadaan sosial, sarana dan prasarana, serta potensi yang terkandung di desa tersebut. Data PODES dapat digunakan sebagai bahan acuan perencanaan dan evaluasi pembangunan. Saat ini, publikasi yang tersedia hanya berupa ringkasan eksekutif yang berisi ulasan secara nasional dan diterbitkan oleh BPS RI secara terbatas. Dengan menggunakan metode yang lebih interaktif dan informatif berupa peta tematik, diharapkan akan mengoptimalkan publikasi statistik PODES. 2. TUJUAN Tujuan pelaksanaan proyek perubahan ini adalah : 1. Tujuan Jangka Pendek Membuat program aplikasi peta tematik yang menampilkan data spasial hasil pendataan PODES secara interaktif dan informatif. 2. Tujuan Jangka Menengah Menampilkan data PODES 2014 menggunakan peta tematik digital di Kabupaten Paniai. 3. Tujuan Jangka Panjang Menampilkan series data PODES 2008, 2011, dan 2014 menggunakan peta tematik digital di Kabupaten Paniai.

3 4. MANFAAT Manfaat proyek perubahan ini adalah dengan menggunakan apalikasi dan perangkat komputer, maka data-data spasial dapat ditampilkan per wilayah beserta petanya, lebih menarik dari segi tampilan, sederhana, mudah diaplikasikan, informatif dan dapat digunakan oleh konsumen data secara offline. 5. RUANG LINGKUP Ruang lingkup pembahasan pada proyek perubahan ini hanya dibatasi pada pembuatan program aplikasi berupa peta tematik untuk menampilkan data PODES 2014 yang terdiri dari: Melakukan brainstorming dengan tim kerja untuk memaparkan program kerja dan tahapan yang akan dilakukan, Berkordinasi dengan Seksi IPDS untuk menyiapkan peta digital dengan pemecahan wilayah sesuai dengan MFD terbaru yang akan digunakan dalam aplikasi, Berkordinasi dengan BPS Provinsi Papua untuk mendapatkan raw data PODES 2014 yang sudah final dan terkoreksi. Menyiapkan program aplikasi dan perangkat komputer yang akan digunakan untuk melaksanakan proyek. 6. OUTPUT KUNCI Nama 1. Output Jangka Pendek Aplikasi peta tematik untuk menampilkan data PODES Menghasilkan aplikasi peta tematik yang dapat menampilkan data PODES Output Jangka Menengah Penggunaan aplikasi peta tematik untuk menampilkan data PODES Data-data PODES tersedia hingga level kelurahan dan memuat data spasial yang penting mengenai potensi

4 2014 bagi seluruh desa di Kab. Paniai. 3. Output Jangka Panjang Penggunaan aplikasi peta tematik untuk menampilkan series data PODES 2008, 2011, dan 2014 bagi seluruh desa di Kab. Paniai. dan perkembangan desa yang dikemas dengan menarik dan interaktif dengan harapan pengguna dapat mengakses segala informasi yang tersedia dengan lebih mudah. Diharapkan ke depannya aplikasi ini dapat menampilkan series data PODES 2008, 2011, dan 2014 serta dapat mengakomodir data PODES berikutnya sehingga dapat diketahui perkembangan pembangunan dari suatu desa dan memberikan masukan untuk pengambilan kebijakan dan program pembangunan selanjutnya.. 7. PENTAHAPAN UTAMA Tahap Utama Milestone Jangka Pendek 1. Pengusulan rencana kerja 2. Pembentukan tim kerja 3. Pembuatan jadwal rencana kerja 4. Pengajuan anggaran kegiatan 5. Pertemuan tim kerja 6. Pengumpulan bahan referensi 7. Persiapan peta digital sesuai MFD terbaru 8. Persiapan raw data PODES 2014 yang sudah clean 9. Pengerjaan Aplikasi 10. Pembuatan buku pedoman pengoperasian aplikasi 11. Pelaksanaan uji coba aplikasi 12. Perbaikan aplikasi dan buku Waktu 1 hari (6 Juli 2015) 1 hari (7 juli 2015) 1 hari (8 Juli 2015) 1 hari (9 Juli 2015) 1 hari (10 Juli 2015) 2 hari (11-12 Juli 2015) 2 hari (13-14 Juli 2015) 2 hari ( Juli 2015) 15 hari (27 Juli-14 Agustus 2015) 3 hari (18-20 Agustus 2015) 3 hari (21-25 Agustus 2015) 3 hari (26-28 Agustus 2015)

5 pedoman 13. Pemantauan 14. Penilaian 15. Pelaporan Milestone Jangka Menengah Penggunaan aplikasi peta tematik untuk menampilkan data PODES 2014 bagi seluruh desa di Kab. Paniai Milestone Jangka Panjang Penggunaan aplikasi peta tematik untuk menampilan series data PODES 2008, 2011, dan 2014 bagi seluruh desa di Kab. Paniai. 40 hari (06 Juli - 4 September 2015) 40 hari (06 Juli - 4 September 2015) 5 hari (31 Agustus - 4 September 2015) September April 2016 Mei Desember 2016

6 8. TATA KELOLA PROYEK Struktur Sponsor Glenn Demas Ansanay, SE (Kepala BPS Kab. Paniai) Project Leader Erfal A. Tarigan, SST Kasi Stat. Produksi Staf Seksi Nerwilis Kasub-bag TU Bendahara Coach Ir. Rinaldo, MM Staf Seksi IPDS (Penjelasan peran masingmasing dalam penyelenggaraan proyek perubahan) Sponsor : - Menyetujui dokumen proposal dan dokumen proyek perubahan - Memberi dukungan terhadap proyek perubahan secara penuh Coach : - Memberikan arahan dan bimbingan dalam semua tahap pelaksanaan proyek perubahan Project leader : - Memimpin proyek perubahan secara keseluruhan Kasubbag Tata Usaha : - Membantu hal-hal yang bersifat administrasi dalam pelaksanaan proyek perubahan Bendahara : - Bertanggung jawab atas administrasi keuangan selama kegiatan berlangsung Kasi. Statistik Produksi, Staf IPDS dan Nerwilis

7 - Membantu pelaksanaan proyek perubahan sesuai tugas yang telah disepakati dalam rapat tim Anggaran tersebut digunakan untuk membiayai pelaksanaan rapat, penggandaan, dan dokumentasi akhir laporan proyek perubahan. 9. ANGGARAN Jumlah Estimasi jumlah anggaran yang dibutuhkan dalam proyek perubahan ini sebesar Rp ,- yaitu untuk kegiatan sebagai berikut: Tabel Rekapitulasi Biaya Proyek Perubahan No Rincian Kerja Nilai (Rp) (1) (2) (3) 1. Pertemuan tim kerja Penggandaan draft buku pedoman dan buku pedoman final penggunaan aplikasi 3. Pelaporan Jumlah IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS Stakeholder yang dapat diidentifikasi yang akan bersentuhan langsung maupun tidak langsung terhadap proyek perubahan ini sebagai berikut : Stakeholder Stakeholder Internal 1. Kepala BPS Kabupaten Paniai Peningkatan kualitas pelayanan data statistik sosial 2. Kepala Seksi Statistik Sosial Peningkatan kualitas pelayanan data statistik sosial Peningkatan kemampuan TI dalam

8 menyajikan data statistik sosial Adanya aplikasi untuk menampilkan data statistik sosial 3. Kepala Sub Bagian Tata Usaha 4. Kepala Seksi Statistik Produksi 5. Seksi IPDS 6. Seksi Nerwilis Peningkatan kinerja pengelolaan anggaran melalui efisiensi penggunaan anggaran Peningkatan motivasi untuk menampilkan data yang lebih interaktif dan informatif Peningkatan kemampuan dalam bidang TI dalam menampilkan data BPS Peningkatan motivasi untuk menampilkan data yang lebih interaktif dan informatif Peningkatan kualitas pelayanan data statistik Peningkatan kemampuan dalam bidang TI dalam menampilkan data BPS Peningkatan motivasi untuk menampilkan data yang lebih interaktif dan informatif Peningkatan kemampuan dalam menganalisis data Stakeholder Eksternal 1. Kabid IPDS BPS Provinsi Papua 2. Kabid Statistik Sosial Peningkatan kualitas manajemen pengelolaan peta shp Peningkatan kualitas data pengolahan statistik Peningkatan kualitas pelayanan data statistik sosial

9 Peningkatan kualitas data pengolahan statistik sosial 3. Pengguna Data (Pemda - Bappeda/Dinas, pelaku usaha, kontraktor, akademis, dll) Peningkatan ketersediaan data yang mempermudah perencanaan pembangunan atau perencanaan kegiatan. 11. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH Potensi masalah yang kemungkinan akan terjadi selama pelaksanaan proyek perubahan ini adalah : No 1. Adanya mutasi pegawai yang terlibat dalam tim kerja proyek perubahan. 2. Padatnya volume pekerjaan masing-masing pegawai yang terlibat dalam tim kerja proyek perubahan dan tidak menempatkan proyek perubahan ini sebagai prioritas utama untuk dilaksanakan. 3. Ketersediaan SDM yang memiliki kemampuan di bidang TI tidak seperti yang diharapkan. 12. RESIKO Resiko Dari sisi tim kerja Semua sumber daya manusia atau stakeholders internal dapat dilibatkan dalam tahap persiapan, meskipun dalam rencana awal tidak semuanya dilibatkan dalam tahap pelaksanaan. Misalnya apabila terjadi mutasi pegawai atau perubahan skala prioritas pekerjaan pegawai yang menjadi anggota tim kerja, maka ada pegawai lain yang sebelumnya

10 bukan anggota tim kerja dapat dijadikan sebagai pengganti tim kerja. Dari sisi anggaran Perlu pembicaraan lebih lanjut dengan Kepala Kantor selaku Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) apabila anggaran yang tersedia tidak memadai. Hal ini belum dapat dijabarkan secara detail karena belum dilakukan pembicaraan sebagaimana dimaksud. 13. KRITERIA KEBERHASILAN Kriteria keberhasilan proyek perubahan dalam waktu dua bulan adalah : 1. Input Tersedianya sumber daya manusia (SDM)/tim kerja Tersedianya bahan referensi dan peralatan penunjang pembuatan program aplikasi Tersedianya anggaran dana 2. Proses Terlaksananya persiapan peta digital sesuai MFD terbaru. Terlaksananya persiapan raw data PODES 2014 yang sudah clean. Terlaksananya pembuatan aplikasi peta tematik yang menampilkan data PODES Terlaksananya pembuatan buiku pedoman pengoperasian aplikasi peta tematik. Terselesaikannya evaluasi dan laporan. 3. Output Aplikasi berupa peta tematik yang menampilkan data PODES Pedoman penggunaan aplikasi peta tematik.

11 14. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN 1 Manajer/Pemimpin Proyek Seorang pemimpin proyek harus memiliki sejumlah kemampuan yang akan digunakan dalam mengarahkan keseluruhan tim untuk dapat menyelesaikan semua tujuannya secara sukses. 2 Tim Proyek Anggota tim proyek harus berkomitmen untuk keberhasilan proyek secara keseluruhan. 3 Proyek yang Proyek perubahan yang dijalankan dengan Sedang Dilaksanakan perencanaan yang baik dan tujuan yang jelas dan terukur akan menentukan keberhasilan suatu proyek. 4 Organisasi Keberhasilan suatu proyek perubahan tidak hanya ditentukan oleh pemimpin proyek, tim proyek, dan proyek itu sendiri, tetapi juga ditentukan oleh stakeholder dalam organisasi itu sendiri. 5 Lingkungan Menjaga komunikasi dengan stakeholder untuk Eksternal meminimalisir kendala yang dapat terjadi dari pihak luar. 15. PERSETUJUAN Project Sponsor Coach, Peserta Diklat, Atasan Langsung Peserta Diklat, Ir. Rinaldo, MM NIP Tanggal: Juni 2015 Erfal Andika Tarigan, SST NIP Tanggal: Juni 2015 Glenn Demas Ansanay, SE NIP Tanggal: Juni 2015