RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN (PROJECT CHARTER)

Transkripsi

1 1 RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN (PROJECT CHARTER) Nama / Judul 1. IDENTITAS PROYEK Satuan Karya Pramuka (SAKA) di Kabupaten Kapuas melalui Blended Learning Pada Kasi Pemberdayaan Masyarakat dan Standarisasi Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan Kabupaten Kapuas Deskripsi Satuan Karya Pramuka (SAKA) adalah wadah pendidikan guna menyalurkan minat, mengembangkan bakat dan pengalaman para pramuka dalam berbagai bidang ilmu pengetahuan dan teknologi. Saka adalah Satuan Karya Pramuka yang merupakan wadah pendidikan di bidang kepariwisataan bagi anggota pramuka agar mereka dapat membantu, membina dan mengembangkan kegiatan pariwisata sebagai baktinya terhadap pembangunan masyarakat, bangsa dan negara Sponsor Sekretaris Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan Kabupaten Kapuas Project Leader Sumber Daya Tim a. Sumber Daya Manusia (SDM ) Mariana Ulfah, S. Pd.I Kasi Pembedayaan Masyarakat dan Standarisasi pada Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan Kabupaten Kapuas 1. Kepala Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan 2. Sekretaris Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan Penanggungjawab mendukung proyek perubahan Mentor bertanggung jawab dalam terlaksananya proyek perubahan 3. Kepala Bidang Atasan langsung bertanggung jawab dalam terlaksananya bimbingan

2 2 teknis 4. Staf di Seksi Pelaksana pembantu proyek Pemberdayaan perubahan Masyarakat dan Standarisasi 5. Anggota Pramuka Pihak Penerima bimbingan b. Regulasi 1. UU RI No.10 Tahun UU RI No.12 Tahun UU RI No. 14 Tahun Peraturan Menteri Kebudayaan dan No. 04/UM.001/MKP/ Peraturan Bupati Kapuas No Tentang Kepariwisataan; 2. Tentang Gerakan Pramuka; 3. Keterbukaan Informasi Publik; 4. Tentang Sadar Wisata 5. Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan Kabupaten Kapuas c. Alokasi Anggaran Rp ,- ( Lima juta rupiah ) 2. LATAR BELAKANG (Burning Platform) Era otonomi daerah sebagai implikasi dari berlakunya UU No. 32 tahun 2004, memberikan peluang bagi setiap Pemerintah Kabupaten/Kota untuk merencanakan dan mengelola pembangunan daerahnya sendiri, serta tuntutan bagi partisipasi aktif masyarakat dalam proses pembangunan dari perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi. Masyarakat sebagai komponen utama dalam pembangunan pariwisata berbasis masyarakat mempunyai peranan penting dalam menunjang pembangunan pariwisata daerah yang ditujukan untuk mengembangkan

3 3 potensi lokal yang bersumber dari alam, sosial budaya ataupun ekonomi masyarakat. Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan Kabupaten Kapuas mempunyai tugas pokok membantu Bupati dalam melaksanakan kewenangan tugas pembantuan dan otonomi daerah di bidang kepemudaan, keolahragaan, kebudayaan dan pariwisata sesuai dengan Peraturan Daerah Kabupaten Kapuas Nomor 4 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Kabupaten Kapuas Adapun Visi dari Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan Kabupaten Kapuas adalah TERWUJUDNYA PEMUDA, OLAHRAGA, KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA YANG MAJU DAN BERKUALITAS DI KABUPATEN KAPUAS Sedangkan Misi Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan Kabupaten Kapuas adalah : 1. Melaksanakan Pembinaan dan Pengembangan Pemuda serta Organisasi Kepemudaan 2. Melaksanakan Pengembangan Sarana dan Prasarana Olahraga serta Penyelenggaraan Pembibitan dan Peningkatan Prestasi Olahraga 3. Melaksanakan Pengembangan dan Pelestarian Nilai, Keragaman Seni dan Budaya 4. Meningkatkan Pengembangan Destinasi Sesuai dengan visi dan misi Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan Kabupaten Kapuas maka salah satu bagian dari tugas pokok dan fungsi seksi pemberdayaan masyarakat dan standarisasi pariwisata diarahkan pada pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang pemberdayaan dan standarisasi pariwisata, sadar wisata, peran

4 4 serta media dan kemitraan pemberdayaan masyarakat dengan tujuan meningkatkan peran serta masyarakat dalam menunjang pembangunan pariwisata daerah dengan sasaran antara lain : a. Peningkatan kepedulian masyarakat terhadap obyek wisata yang ada di daerah b. Peningkatan motivasi masyarakat khususnya generasi muda tentang pentingnya sadar wisata c. Optimalnya pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang pemberdayaan potensi masyarakat, sadar wisata, peran serta media dan kemitraaan pemberdayaan masyarakat. Berdasarkan hasil pengamatan di lapangan dapat digambarkan bahwa pembinaan peran serta generasi muda khususnya pramuka belum optimal dilaksanakan dalam memotifasi masyarakat untuk turut serta dalam pengembangan wisata yang bertujuan dapat meningkatkan destinasi wisata Kabupaten Kapuas. Dari permasalahan tersebut di atas apabila di hubungkan dengan Tugas Pokok dan Fungsi Seksi Pemberdayaan Masyarakat dan Standarisasi Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan Kabupaten Kapuas, maka area bermasalah yang menjadi isu strategis berdasarkan analisa identifikasi dan penetapan isu strategis adalah sebagai berikut : a. Belum adanya pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang pemberdayaan masyarakat, sadar wisata, peran serta media dan kemitraan. b. Belum optimalnya pengembangan dan penguatan informasi data base. c. Kurangnya kesadaran masyarakat akan pentingnya sadar wisata.

5 5 Berdasarkan hasil analisa identifikasi dan penetapan isu strategis di atas saya selaku pemimpin proyek area perubahan menetapkan isu strategis prioritas yaitu Belum adanya pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang pemberdayaan potensi masyarakat, sadar wisata, peran serta media dan kemitraan sebagai topik permasalahan pada area perubahan. Solusi perubahannya dengan melakukan Optimalisasi peran Saka dalam Pengembangan Destinasi Wisata Kabupaten Kapuas pada Seksi Usaha dan Produk Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan Kabupaten Kapuas. 1. Tujuan Jangka Pendek 3. TUJUAN a. Melaksanakan sosialisasi tentang Saka ; b. Meningkatkan peran Saka melalui Media Audio / Visual c. Meningkatkan peran Saka melalui Media Sosial d. Meningkatkan peran Saka melalui Website e. Melakukan pembentukan Saka ; f. Melaksanakan Pelatihan bagi anggota Saka 2. Tujuan Jangka Menengah a. Mengikutsertakan anggota Saka dalam peningkatan destinasi wisata Kabupaten Kapuas b. Mengikutsertakan anggota Saka dalam Pemilihan Putra dan Putri Kabupaten Kapuas 3. Tujuan Jangka Panjang a. Meningkatkan peran serta Saka dalam pengembangan destinasi pariwisata b. Mewujudkan Sapta Pesona sesuai Visi dan Misi Kepala Daerah.

6 6 4. MANFAAT 1. Manfaat bagi Satuan Kerja Perangkat Daerah (Organisasi ) : a. Meningkatkan kapasitas kelembagaan (Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan Kabupaten Kapuas) dalam hal peningkatan kinerja b. Bahan acuan untuk penyusunan program dan kegiatan pada seksi lain di bidang pariwisata Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan Kabupaten Kapuas c. Memudahkan monitoring dan evaluasi terkait pemberdayaan potensi masyarakat di Kabupaten Kapuas. 2. Manfaat bagi Daerah : a. Memudahkan Promosi b. Meningkatkan Pendapatan Asli Daerah c. Menjadi salah satu alat atau dasar dalam mengevaluasi Perencanaan Pembangunan Daerah dalam bidang pariwisata. 3. Manfaat bagi Masyarakat : a. Meningkatkan pengetahuan dan tujuan wisata di kabupaten. b. Memberikan lapangan pekerjaan di daerah tujuan wisata kabupaten kapuas. c. Sebagai media untuk menambah wawasan masyarakat / pelaku usaha dalam peningkatan destinasi wisata kabupaten kapuas 5. RUANG LINGKUP Pelaksanaan rencana proyek perubahan yang akan diimplementasikan merupakan penjabaran dari salah satu tugas pokok dan fungsi seksi Pemberdayaan Masyarakat dan Standarisasi Kabupaten Kapuas, dengan rencana kegiatan sebagai berikut: 1. Pelaksanaan Sosialisasi tentang Saka ; 2. Peningkatan peran Saka melalui Media audio/visual;

7 7 3. Peningkatan peran Saka melalui Media sosial; 4. Peningkatan peran Saka melalui Website; 5. Pembentukan Saka ; 6. Pelatihan bagi anggota Saka. 6. OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLES) Nama Deskripsi a. SOP Suatu standar /pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi b. Sosialisasi Proses kegiatan melalui metode penyampaian materi c. Pelatihan Proses kegiatan melalui metode penyampaian materi pembinaan secara langsung kepada sasaran meliputi kegiatan diskusi (tatap muka) d. Keanggotaan Saka Pembuatan Kartu Anggota Saka e. Kerjasama lintas sektor Kemitraan dengan bagian Humas dan Protokol Setda Kabupaten Kapuas 7. PENTAHAPAN UTAMA ( MILESTONE) Tahap Utama Waktu A.Persiapan - Konsultasi dengan mentor, Minggu ke-1( 17 Oktober 2016 )

8 8 Kepala Bidang dan Kepala Dinas - Rapat koordinasi di SKPD Disporabudpar tentang Proyek Perubahan Minggu ke-1 (17 Oktober 2016 ) - Rapat penyusunan tim/pokja Minggu ke-1 (17 Oktober 2016 ) B.Pelaksanaan : - Pembuatan SOP Minggu ke-2 (20 s.d.24 Oktober 2016) - Melakukan sosialisasi tatap muka dengan stekholder Minggu ke-2 (25 Oktober 2016) - Melakukan sosialisasi melalui media audio/visual (RSPD) - Melakukan sosialisasi melalui Media sosial - Melakukan sosialisasi melalui Website - Pembentukan anggota Saka - Pelatihan tentang Saka - Pembuatan laporan implementasi proyek perubahan Minggu ke 3 dan 4 (28 Oktober s.d 10 November 2016) Minggu ke 3 dan 4 (1 s.d. 10 Nopember 2016) Minggu ke 3 dan 4 (1 s.d 10 Nopember 2016) Minggu ke 6 dan 7 (18 s.d 21 Nopember 2016) Minggu ke 6 ( 25 Nopember 2016) Minggu ke 7 (28 s.d.30 Nopember 2016) C. Evaluasi - Evaluasi pelaksanaan Proyek Perubahan - Ekspose hasil pelaksanaan proyek perubahan Minggu ke 7 (1-2 Desember 2016) Minggu ke 8 (5-6 Desember 2016)

9 9 8. TATA KELOLA PROYEK PERUBAHAN Struktur Mentor Drs.M.Hafizi,M.AP Sekretaris Disporabudpar Coach/Pembimbing Hj. Rini Setiasih, SH, MH Pemimpin Proyek Perubahan Proyek MARIANA ULFAH, S. Pd.I Narasumber Kepala Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan Pokja I Staf / Pelaksana : Catur Setiandini, A. Md Pokja II Staf/Pelaksana : Leni Budiarti, A, Md

10 10 Mentor: Deskripsi Tugas - Memberikan masukan, dukungan dan arahan atas keseluruhan Proyek Perubahan; - Membantu mengatasi hambatan dan kendala; - Memberi arahan pencapaian tujuan, target dan rencana kerja; - Memberi inspirasi dan motivasi kepada Pemimpin Proyek Perubahan; - Mendukung penyelesaian proyek perubahan. Pemimpin Proyek Perubahan: - Mengelola tim dan proyek perubahan untuk menghasilkan output; - Membangun tim efektif; - Menyediakan input dalam pelaksanaan proyek; - Memberi arahan pada Tim Proyek Perubahan; - Membuat laporan implementasi Proyek Perubahan. Coach: - Memberi masukan kepada Pemimpin Proyek; - Memberikan arahan pelaksanaan proyek perubahan - Membantu menyelesaikan masalah/kendala; - Memberi inspirasi dan motivasi kepada Pemimpin Proyek; - Memberikan data dan informasi yang diperlukan. Narasumber: - Memberikan masukan bagi tim; - Memberikan arahan; - Memberikan data, informasi dan dokumen yang dibutuhkan.

11 11 Pokja1: - Menyusun draff SK Tim Proyek Perubahan; - Menginventarisasi data anggota pramuka di tiga SMA yang ada di Kecamatan Selat; - Menyiapkan rapat koordinasi persiapan pelaksanaan dengan tim; - Menyiapkan konsep kegiatan; Pokja 2: - Melakukan sosialisasi dengan anggota pramuka - Melakukan administrasi rekrutmen kartu anggota saka pariwisata - Menyiapkan bahan laporan kegiatan rekrutmen Jumlah 9. ANGGARAN Deskripsi Perkiraan alokasi anggaran adalah Rp ,- (lima juta rupiah) - Belanja cetak dan penggandaan Rp ,- - Belanja makanan dan minuman selama kegiatan Rp ,- - Belanja dokumen dan ATK Rp ,-

12 IDENTIFIKASI STAKEHOLDER Stakeholder Internal: 1. Drs.Tatang Lesmana.Kepala Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan Kabupaten Kapuas yang memiliki potensi untuk mendukung proyek perubahan ini 2. Drs.Muhammad Hafizi, M.AP.Sekretaris Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan memiliki potensi untuk mendukung proyek perubahan 3. Rusdianawati, SE, Kepala Bidang Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan Kabupaten Kapuas, memiliki potensi untuk mendukung proyek perubahan 4.Catur Setiandini, A. Md Staf Seksi Pemberdayaan Masyarakat dan Standarisasi berpotensi mendukung proyek peubahan 5. Leni Budiarti, A. Md Staf Seksi Pemberdayaan Masyarakat dan Standarisasi berpotensi mendukung proyek perubahan Stakeholder Eksternal: 1.Drs.Iwan.Kasi Pemasaran berpotensi mendukung proyek perubahan 2. Yulia, SE. Kasi Usaha dan Produk berpotensi mendukung proyek perubahan proyek perubahan 3. Yuliane, S.Hut, MP.Kasubag. Perencanaan memiliki potensi resisten terhadap proyek perubahan ini 4.Ratna Dewi, S.Sos. Kasubag Tata Usaha memiliki potensi mendukung terhadap proyek perubahan ini

13 13 5. Domekson, S.Sos. Kasubag Keuangan memiliki potensi resisten terhadap proyek perubahan ini 6. Anggota Pramuka memiliki potensi untuk mendukung proyek perubahan ini karena sebagai sasaran/objek kegiatan. 7. Dr. Suwarno Muriat, M. Pd Kepala Bagian Humas dan Protokol Setda Kabupaten Kapuas memiliki potensi untuk mendukung proyek perubahan ini 11. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH No Deskripsi Potensi masalah yang dapat menghambat kelancaran atau keberhasian pencapaian target dan tujuan proyek perubahan adalah : 1. Terbatasnya SDM pada Seksi Pemberdayaan Masyarakat dan Standarisasi pariwisata 2. Kurangnya komitmen dari stakeholder eksternal dalam pemberian informasi 12. RESIKO No Deskripsi Dalam pelaksanaan Proyek Perubahan, resiko yang harus dihadapi oleh Pemimpin Proyek adalah : 1. Kurang responnya dukungan stakeholder 2. Tidak terlaksananya kegiatan untuk mencapai tujuan jangka menengah dan panjang karena keterbatasan waktu 3. Komitmen stakeholder untuk mendukung proyek perubahan ini.

14 KRITERIA KEBERHASILAN Kriteria keberhasilan dalam proyek optimalisasi peran Saka dalam peningkatan destinasi pariwisata Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan antara lain adalah : Tujuan Sasaran Indikator Satuan Target Kinerja sebelum Sesudah 1. Melaksanakan sosialisasi tentang Saka di SMA melalui tatap muka 2. Melaksanakan sosialisasi tentang Saka bagi masyarakat melalui audio/visual (Radio Siaran Pemerintah Daerah) 3. Melaksanakan sosialisasi tentang Saka melalui Media Sosial Terlaksananya sosialisasi tentang Saka di SMA Terlaksananya sosialisasi tentang Saka bagi masyarakat melalui audio/visual Terlaksananya sosialisasi tentang Saka melalui Media Sosial Kegiatan Kali 0 3 Kegiatan Kali 0 2 Kegiatan Kali Melaksanakan sosialisasi tentang Saka melalui Website Terlaksananya sosialisasi tentang Saka melalui Website Kegiatan Kali Melakukan Pembentukan Saka 6. Meningkatkan peran Saka melalui media audio/visual dan media sosial Terbentuknya anggota Saka Terlaksananya pelatihan anggota Saka Pembuatan kartu anggota Saka Kemitraan dengan bagian humas dan protokol setda Orang 0 15 Kegiatan 0 1

15 FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN 1. Dukungan, komitmen dan pembinaan dari pimpinan. 2. Dukungan dan komitmen stakeholder internal dan eksternal. 3. Dukungan dan komitmen staf/pelaksana pada Seksi Pemberdayaan Masyarakat dan Standarisasi Kabupaten Kapuas 4. Dukungan dan partisipasi aktif masyarakat terhadap kelancaran pelaksanaan proyek perubahan. 5. Dukungan komunikasi yang efektif antara stakeholder. 6. Adanya sarana dan prasarana yang mendukung terlaksananya proyek perubahan. 15. DISETUJUI Tanggal : Banjarbaru, Oktober 2016 Project Sponsor Atasan Langsung, Sekretaris Disporabudpar Kab.Kapuas Drs.MUHAMMAD HAFIZI, M.AP Pembina Tk.I NIP

16 16

17 17 MATRIK MET MAP INTERNAL DAN EKSTERNAL NO INTERNAL EKSTERNAL DATA DUKUNG KETERANGAN 1. Sekretaris Dinas/Mentor - + Sekretaris Dinas 2. Kepala Dinas Pemuda Olahraga Kebudayaan dan - + Disporabudpar 3. Kepala Bidang - + Lingkup Organisasi 4. Staff - + Lingkup Organisasi 5. - Kasi Pemasaran 6. - Kasi Usaha dan Produk + Lingkup Organisasi + Lingkup Organisasi 7. - Kasubag Perencana - Lingkup Organisasi 8. - Kasubag Tata Usaha + Lingkup Organisasi 9. - Kasubag Keuangan - Lingkup Organisasi Anggota Pramuka + Kwartir Cabang Gerakan Pramuka Kapuas Kabag Humas dan Protokol Setda + Bagian Humas dan Protokol Setda Keterangan : Yang Mendukung : 9 = 81,8 % Ya/Tidak : 2 = 18,1 %