Hal penting dalam manajemen proyek adalah :

Transkripsi

1 Pendahuluan Hal penting dalam manajemen proyek adalah : Ketepatan memilih bentuk organisasi (tim) Memilih manajer proyek yang tepat Aktifitas integrasi dan koordinasi yang baik Diluar hal tsb diperlukan : Apa yang akan dikerjakan? Bagaimana pengendaliannya? 1

2 Lingkup pekerjaan Perencanaan dan pengendalian : Sebelum proyek dimulai Selama proyek berlangsung Koreksi pada saat terjadi perbedaan antara rencana dan pelaksanaan Ditujukan untuk mengurangi ketidakpastian tentang apa yang akan dihasilkan dari pengerjaan proyek Tahap Perencanaan Proyek Aktifitas ini dikerjakan setelah proyek ditanda tangani Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan kebutuhannva. Dalam hal ini perlu ditentukan hasil akhir proyek, waktu, biava dan performansi yang ditargetkan. Pekerjaan pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek harus diuraikan dan didaftar. Organisasi proyek dirancang untuk menentukan departemen departemen yang ada, subkontraktor yang diperlukan dan manajer manajer yang bertanggungjawab terhadap aktivitas pekerjaan yang ada. 2

3 Lanjutan Jadwal untuk setiap aktivitas pekerjaan dibuat yang memperlihatkan waktu tiap aktivitas, batas selesai dan milestone. Sebuah rencana anggaran dan sumberdaya yang dibutuhkan.rencana ini akan memberikan informasi mengenai jumlah sumberdaya dan waktu untuk setiap aktivitas pekeejaan. Ramalan mengenai waktu, biaya dan performansi penyelesaian proyek. Rencana Induk Proyek Tujuan pembuatan rencana adalah : untuk memberikan petunjuk kepada manajer dan tim proyek selama siklus hidup proyek; untuk memberitahukan mengenai sumberdaya apa yang diperlukan, kapan dan berapa besar biaya yang dikeluarkan, dan memungkinkan k mereka mengukur kemajuan yang tlh telah dibuat dan keterlambatan yang terjadi, selanjutnya apa yang perlu dilakukan untuk mengejar ketertinggalan itu. 3

4 Isi Rencana Proyek (RIP) Terdapat kemiripan dengan proposal proyek, harus lebih detail dan luas, ditujukan untuk kepentingan anggota tim proyek (internal). Deskripsi proyek Manajemen dan Organisasi Bagian teknis Alat alat perencanaan Deskripsi Proyek Deskripsi singkat mengenai asal usul dan latar belakang lahirnya proyek. Termasuk disini penjelasan singkat tentang proyek, tujuan, kebutuhan, kendala, masalah yang ada (dan bagaimana akan diatasi), jadwal induk yang memperlihatkan kejadian dan milestone yang ada. 4

5 Manajemen dan Organisasi Ringkasan mengenai organisasi dan personel yang dibutuhkan. Isinya meliputi : Manajemen proyek dan organisasi. Detail mengenai bagaimana proyek akan dikelola dan identifikasi mengenai personel kunci dan hubungan kewenangan yang ada. Kebutuhan orang. Estimasi kebutuhan orang berikut ketrampilan, kepakaran dan cara penempatan serta rekruitingnya. Training dan pengembangan. Ringkasan mengenai pengembangan eksekutif dan training personel yang perlu diberikan untuk mendukung proyek. Bagian Teknis Ringkasan mengenai aktivitas utama proyek, waktu dan biaya. Termasuk dalam bagian mi adalah: dlh Rincian pekerjaan (statement of work). Pekerjaan yang ada diuraikan. Jadwal proyek. Jadwal proyek berhubungan dengan kejadian, termasuk Milestone, jaringan kerja proyek, diagram CPM/ PERT. Anggaran dan dukungan keuangan. Estimasi mengenai pengeluaran, kapan waktunya, untuk biaya tenaga kerja, bahan dan fasilitas. Testing. Daftar semua yang perlu diuji, termasuk prosedur, waktu dan orang yang bertanggungjawab. Dokumentasi. Dokumen dokumen k yang akan dihasilkan ilk dan bagaimana dokumen mi akan diorganisasikan dan disimpan. 5

6 Lanjutan Implementasi. Bahasan dan petunjuk mengenai bagaimana pelanggan menjalankan hasil proyek. Rencana peninjauan pekerjaan. Prosedur mengenai peninjauan pekerjaan secara periodik, catatan apa yang perlu ditinjau, kapan, oleh siapa dan menurut standar apa. Justifikasi ekonomi. Ringkasan alternatif yang mungkin dalam mencapai tujuan proyek memperlihatkan tradeoff antara biaya dan jadwal. Alat alat Perencanaan Banyak metoda yang digunakan dalam perencanaan antara lain: Work breakdown structure (WBS) untuk menentukan pekerjaan pekerjaan yang ada dalam proyek. Matriks tanggungjawab untuk menentukan organisasi proyek, orang orang kunci dan tanggungjawabnya. Gantt charts digunakan untuk menunjukkan jadwal induk proyek, dan jadwal pekerjaan secara detail. Jaringan kerja (network) untuk memperlihatkan urutan pekerjaan, kapan dimuiai, kapan selesai, kapan proyek secara keseluruhan selesai. 6

7 Contoh Proyek Perangkat Lunak) Manajer Right Decision Right Decision Experience Experience Wrong Decision MP Keahlian memperkirakan Kompleksitas Proyek Indeks Function Point Struktur data internal Data eksternal Jumlah input pemakai Jumlah output pemakai Jumplah proses user Transformasi Transisi Resiko Estimasi Pilihan dalam estimasi : Menunda estimasi sampai akhir proyek Mendasarkan pada proyek yg mirip Menggunakan teknik dekomposisi Model empiris 7

8 Pendefinisian Pekerjaan Utk proyek dalam skala besar diperlukan metode untuk menentukan elemen elemen proyek dalam bagian yang lebih detail. Dapat diketahui keterkaian antar aktifitas, urutan waktu dan personilnya. Work Breakdown Structure (WBS) WBS Manfaat dari WBS : Dalam tahap analisis WBS dapat digunakan untuk memastikan akurasi dan kelengkapan dari semua personil proyek Dijadikan sebagai dasar penganggaran dan penjadwalan Sebagai alat kontrol pelaksanaan proyek 8

9 Integrasi WBS dan Organisasi Proyek 9