Project Leader. Jabatan : Nama : Nerifa Gusmawati, S.T Tempat & Tgl Lahir : Dumai /5 Agustus 1982 Pendidikan :

Transkripsi

1 Project Charter by Neri

2 Project Leader Nama : Nerifa Gusmawati, S.T Tempat & Tgl Lahir : Dumai /5 Agustus 1982 Pendidikan : S1 Teknik Informatika Univ. Gunadarma Jakarta Status : Menikah neri@kepriprov.go.id nerifa_gusmawati@e-kepri.net YM : nerifa_g_st@yahoo.com Telp : (Ext. 3305) Hp Jabatan : Kasubbag Analisa Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa (Oktober 2012 s.d Skg) Unit Kerja : Biro Administrasi Pembangunan Setda Provinsi Kepulauan Riau

3 Tupoksi Penyiapan bahan perumusan kebijakan pengadaan barang/jasa; penyiapan bahan pelaksanaan fasilitasi, koordinasi dan konsultansi pengadaan barang/jasa ; pelaksanaan pengawasan, pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan pengadaan barang/jasa; penyiapan bahan penyusunan laporan pelaksanaan pengadaan barang/jasa pembangunan daerah; dan melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.

4 Latar Belakang Perpres 54 Tahun 2010 dan Perubahannya Perpres 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah adalah regulasi yang dibentuk untuk mengatur tentang etika dan prinsip pengadaan. Pasal 115 Ayat (2) Perpres 54 Tahun 2010 dijelaskan bahwa Kepala Daerah wajib melaporkan realisasi PBJ kepada LKPP. Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau melalui Biro Administrasi Pembangunan bertugas untuk membantu merumuskan bahan pelaporan PBJ yang akan disampaikan kepada Kepala Daerah. Sistem pelaporan SKPD yang rutin dilaksanakan adalah rapat evaluasi dan TEPPA yang hanya membahas realisasi fisik dan keuangan kegiatan tanpa mengetahui pelaksanaan PBJ apakah telah dilaksanakan berdasarkan prinsip dan etika Pengadaan serta menilai apakah PBJ dilaksanakan sesuai dengan Perencanaan dalam RUP. Saat ini, laporan PBJ yang dilaksanakan belum maksimal dikarenakan data dan informasi pelaksanaan PBj berasal dari stakeholder pelaksana PBJ pada SKPD Pemprov Kepri berada pada lokasi yang berbeda-beda. Data tersebut tersebar diseluruh SKPD. Didalam Perpres diamanatkan bahwa masing-masing stakeholder melaporkan kepada PA/KPA dan Kepala Daerah. Namun dikarenakan kurangnya rasa kepedulian dari SKPD dan menganggap pelaporan adalah pekerjaan tambahan, maka data yang direrima kurang lengkap dan akurat. Kepala Daerah tidak memiliki data dan informasi yang lengkap dari SKPD untuk melakukan pemantauan dilapangan. Pemantauan yang dilaksanakan lebih banyak dilakukan dikarenakan adanya pelaporan dari pihak luar instansi atau isu yang berkembang. Oleh sebab itu, maka dianggap perlu untuk aturan yang memiliki standar dan disepakati bersama untuk pelaporan PBJ dilingkungan Pemprov Kepri. Standar pelaporan diawali dengan membentuk skema kerja pelaporan pelaksanaan PBJ dan memiliki standarisasi format pelaporan PBJ yang diharapkan dilaksanakan oleh seluruh stakeholder pelaksana PBJ.

5 Permasalahan a) Lingkungan Strategis Eksternal Rencana Umum Pengadaan harus diumumkan secara terbuka dan lengkap; Koordinasi dan Kolaborasi dari Stakholder Pelaksana PBJ; b) Lingkungan Strategis Internal Pentingnya dukungan dari Kabiro Pemb agar skema ini masuk dalam SISDUR c) Masalah Inti Menjadi Perhatian Utama Pelaporan Pelaksanaan PBJ yang tersebar serta tidak lengkap dan tidak akurat;

6 Kondisi Eksisting & Benchmarking Kondisi Saat Ini Kurang sensitif terhadap isu-isu yang terjadi Kurangnya kerjasama antar stakholder untuk melaksanakan proses pelaporan PBJ Hasil Benchmarking Dengan melihat isu aktual yang terjadi dilapangan maka akan membuat kita akan berfikir positif dan memikirkan cara-cara untuk melakukan perubahan melalui BERFIKIR KREATIF dan INOVATIF Adanya LEADERSHIP yang kuat untuk meyakinkan pelaksana agar lebih bertanggungjawab dalam melaksanakan tugas dan fungsi stakholder pelaksana PBJ dalam melaporkan hasil PBJ secara lengkap dan akurat hal ini didukung juga dengan adanya INTEGRITAS stakeholder serta melaksanakan KOORDINASI dan KOLABORASI yang baik untuk mendapatkan tujuan yang diharapkan

7 Tujuan & Manfaat Jangka Pendek Membentuk Skema Kerja dan Standar Pelaporan Pelaksanaan PBJ; Terpetakannya dan Terintegrasinya seluruh Informasi Pelaksanaan PBJ di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau; Jangka Panjang Membentuk Sistem Informasi Manajemen Pelaporan PBJ; Memastikan PBJ dilakukan sesuai dengan Perencanaan dan Target yang ditetapkan. Laporan ke LKPP. Manfaat Bahan Monev PBJ; Bahan Pemantauan KADA; Analisa Perencanaan PBJ & Pengelolaan SDM PBJ; Bahan Analisa Strategi membentuk kebijakan pada SISDUR.

8 Outcome & Output Outcome Memudahkan Untuk Membuat Laporan Pelaksanaan PBJ yang memiliki standar dan format yang telah disepakati bersama sehingga data yang dihasilkan lebih lengkap & akurat dan dapat dilaporkan kepada Kepala Daerah. Output Key Terbentuknya Tim Penyusun; Pembahasan bersama Stakeholder; Terciptanya Standar Laporan Pelaksanaan PBJ; Terbentuk Skema Kerja; Skema pada SISDUR; Output Stakeholder Pelaksana PBJ dapat melaporkan realisasi PBJ sesuai dengan skema kerja dan standar pelaporan yang dibuat kepada Kepala Dearah melalui Biro Adm. Pembangunan.

9 Area, Isi dan Lingkup Proyek Perubahan Area : Pelaksanaan PBJ di Lingkungan Pemprov Kepri Lingkup Perubahan : Pelaporan Pelaksanaan PBJ Isi : Skema Kerja &Standar Pelaporan Pelaksanaan PBJ

10 Keuntungan & Kerugian Keuntungan Laporan Pelaksanaan PBJ di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau yang berjalan sesuai dengan Skema Kerja dan Standar Pelaporan Kerugian

11 Potensi Masalah Pelaporan PBJ dianggap sebagai pekerjaan tambahan; Kesibukan dari POKJA dalam melaksanakan pelelangan pada Awal dan Pertengahan Tahun; Kurangnya dukungan dari SKPD dan Internal Pelaksana Proyek;

12 Strategi Pelaksanaan Pendekatan kepada Pengambil Keputusan dan Stakeholder Pelaksana PBJ seperti Kabiro Adm Pembangunan, Ka. ULP, LPSE, SKPD, Pokja dan Pejabat Pengadaan Menyampaikan Maksud dan Tujuan; Mengumpulkan hasil dan mencapai kesepakatan; Melaporkan hasil proyek perubahan.

13 MAPPING Stakeholders >>> Presiden LKPP Kepala Daerah Kepala ULP Penyedia B/J Publik Karo Pemb Staf Pendukung ULP 2 POKJA Pengelola LPSE Kasubbag Eproc Kasubbag Analisa PBJ Kabag PBJ & Eproc Kasubbag Eval & Pelaporan Keterangan Garis : Memberikan Laporan 1 Perintah /Laporan PA/KPA Permintaan /Laporan Koordinasi Mengumumkan Mengambil & Mengolah Data 1 Subbag Perencanaan & Pelaporan 4 PPK Pejabat Pengadaan 3

14 Stakeholder Nama Peran Pengaruh Frekuensi Pengelola LPSE KEPRI PA / KPA Kasubbag Perencanaan & Pelaporan SKPD PPK Data dan Regulasi e-procurement di Kepri Memiliki data RUP dan Mengumumkan RUP Membantu Mengumumkan RUP, Memiliki data Perencanaan PBJ dan Kontrak SKPD serta menyampaikan ke PPTK dan PPK di SKPD Memiliki Tanggungjawab Kontrak PBJ Sinkronisasi Data e-proc Data awal PBJ Meyakinkan stakeholder internal SKPD Sinkronisasi data Kontrak Tinggi Rendah Tinggi Rendah

15 Stakeholder >>> Nama Peran Pengaruh Frekuensi Kelompok Kerja ULP Pejabat Pengadaan Kepala ULP Kasubbag e-proc Kasubbag Evaluasi & Pelaporan Melaksanakan Pemilihan Penyedia PBJ melalui e- Tendering & e-purchasing Melaksanakan Pemilihan Penyedia PBJ melalui Pengadaan Langsung; Memiliki data usulan pelelangan dari Pokja Memiliki data e-proc Kepri & Regulasi Memiliki format data realisasi Fisik & Pelaporan SKPD Memiliki Data pelaksanaan Pemilihan Memiliki Data pelaksanaan Pemilihan Kemampuan menganalisa pelaksanaan PBJ Sinkronisasi data e-proc Sinkronisasi Lap. Fisik & Keu SKPD Tinggi Tinggi Tinggi Tinggi Tinggi

16 MILESTONE Pembentukan & Pembahasan Tim (Minggu ke III Mei s.d Minggu II Juni) Membentuk Skema Kerja Membentuk Standar Format Pelaporan Menyusun Agenda Pertemuan dg Stakeholder Pembahasan bersama Stakeholder Pelaksana PBJ (Mg ke III & IV Bln Juni) Menjelaskan Fungsi RUP; RUP sbg prasarat Pemilihan Penyedia PBJ; Membentuk & Menyepakati Skema dan Standar Pelaporan PBJ; Evaluasi Hasil Kerja (Mg ke I Bulan Juli) Mengumpulkan data hasil pembahasan bersama Mengevaluasi Hasil Kerja Tim Merumuskan Skema Kerja dan Standar Pelaporan Laporan & Informasi (Mg IV s.d Agust) Laporan ke Sekda melalui Karo Pembangunan; Menginformasika n hasil kepada Seluruh SKPD;

17 Tata kelola proyek (INTERNAL) COACH Bagian Dokumentasi 1. Dolfi 2. Rheza Bagian Perlengkap an 1. Indra 2. Dadang Bagian Notulensi 1. Murni 2. Jimmy AIYUB, S.E, M.Si NERIFA GUSMAWATI, S.T Bagian Administrasi & Makmin 1. Ulfa 2. Susan 3. Yeni Bagian Distribusi Surat 1. Jack 2. Firdaus Nama Tugas Waktu Aiyub, SE, M.Si Nerifa G, S.T Dolfi & Rheza Murni & Jimmy Ulfa Kontribusi, Monev dan Pelaporan Proyek Pelaksana Utama Proyek Foto & Video Pelaksanaan; Menyusun documentasi Kegiatan Notulensi Kegiatan Penyiapan Absen & Adminisrasi Kegiatan Selama pelaksanaan Poyek dan Secara berkala; Selama Pelaksanaan Proyek Selama Pelaksanaan Proyek Pada saat pertemuan bersama 1 / 2 hari sebelum Keg Susan Distribusi Absensi Awal pertemuan Yeni Indra & Dadang Jack & Firdaus Membuat draf SK Tim & Surat Persiapan ruangan dan Peralatan Pendukung Mendistribusikan undangan pertemuan Awal kegiatan Awal Pertemuan 1 / 2 hari sebelum pertemuan

18 Kriteria keberhasilan Terlaksananya seluruh agenda kerja yang telah dibuat sesuai dengan waktu yang diinginkan; Setiap pembahasan bersama dihadiri sekitar 70% dari total undangan; Pengetahuan dan pemahaman tentang proses pelaksanaan PBJ; Terselesaikannya proyek secara tepat waktu sesuai dengan anggaran biaya yang ada dan tidak melibihi budget; Hasil dari proyek dapat diterima dan diimplementasikan oleh setiap stakeholder;

19 Faktor Kunci keberhasilan Peran aktif seluruh anggota tim dalam melaksanakan tugas dan fungsinya (manajemen yang efektif); Adanya komitmen dari setiap stakeholder pelaksana PBJ untuk melaporkan realisasi dan pelaksanaan PBJ dengan lengkap dan tepat waktu; Penerapan Keterbukaan Informasi Publik dalam pelaksanaan PBJ;

20 Potensi masalah & Strategi mengatasinya Potensi Masalah Anggapan bahwa pelaporan merupakan pekerjaan tambahan; Jadwal pelelangan yang dilaksanakan oleh POKJA yang padat; Kurangnya dukungan dari SKPD dan Internal Pelaksana Proyek; Strategi Mengatasinya Meyakinkan kepada Pelaksana bahwa Pelaporan Wajib dilaksanakan; Mengatur jadwal pertemuan dengan Pokja dengan melihat jadwal2 kesibukan mereka; Kemungkinan membagi jadwal peremuan dengan sakeholder; Adanya motivasi untuk dapat melaksanakan proyek ini;

21 Pelaporan & Monitoring Sistem Pelaporan Laporan akhir setiap pembahasan bersama; Sistem Monitoring Menyusun Dokumentasi Laporan; Progres kerja berkala (pertiap minggu); Pembagian tugas tim; Memonitor kerja tim melalui jalur komunikasi; Mengecek tugas tim; Memberikan support kepada tim; Evaluasi Laporan;

22 Perkiraan Anggaran : ANGGARAN No. Uraian Fungsi Nilai 1. Alat Tulis Kantor Bahan pembuatan Laporan 2. Belanja Penggandaan Penggandaan Bahan Materi Pembahasan 3. Belanja Cetak Cetak Hasil Kegiatan 4. Makanan dan Minuman Rapat Konsumsi Peserta Pertemuan Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Total Anggaran Rp ,-

23