PENGESAHAN DOKUMEN SEJARAH REVISI DOKUMEN

Transkripsi

1 Halaman 1 dari 10 PENGESAHAN DOKUMEN AKTIVITAS JABATAN NAMA TANDA TANGAN Penyusun Staf Humas Robby Kurniawan Pemeriksa 1. Ka.Biro Humas Listia Nurjanah 2. Ka. Quality Assurance Center Hepy Hefri Ariyanto 3. Ka. Satuan Pengawas Internal Dame Afrina Persetujuan Wakil Rektor III Hepy Hefri Ariyanto SEJARAH REVISI DOKUMEN DNO. NO. REVISI TANGGAL REVISI RINCIAN REVISI April Perubahan Ruang Lingkup; - Penambahan Catatan Mutu; - Penambahan Definisi; - Perubahan Rincian Prosedur; - Penambahan lampiran-lampiran yang bersangkutan dengan kegiatan penerimaan tamu.

2 Halaman 2 dari Tujuan Sebagai pedoman staf Humas serta unit-unit terkait dalam melaksanakan penerimaan tamu dari Batam, luar daerah maupun dari luar negeri. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini mengatur mengenai penerimaan tamu meliputi: 2.1 Penerimaan surat kunjungan dari pihak tamu; 2.2 Persetujuan WR III terkait surat kunjungan tamu; 2.3 Penyusunan proposal kunjungan tamu; 2.4 Persiapan terkait kunjungan tamu; 2.5 Pertemuan dengan tamu; 2.6 Kunjungan fasilitas UIB. 3. Catatan Mutu 3.1 IK Penerimaan Tamu; 3.2 Surat Kunjungan; 3.3 Proposal Kegiatan; 3.4 Form Pengadaan Acara; 3.5 Itinerary Tamu; 3.6 Slide UIB; 3.7 Rute Kunjungan; 3.8 Form PR (purchase request). 4. Definisi 4.1 Itinerary atau rencana kegiatan adalah daftar kegiatan yang disusun oleh Humas UIB yang berisi waktu, deskripsi kegiatan dan penanggung jawab dari tiap kegiatan; 4.2 Meninjau fasilitas UIB: kegiatan tamu berupa peninjauan ruangan fasilitas yang dimiliki UIB, biasanya dilakukan setelah pertemuan dan bincang-bincang; 4.3 Purchase Request adalah sebuah formulir yang digunakan untuk melakukan permintaan terhadap pengadaan suatu barang. 5. Uraian Umum Jelas.

3 Halaman 3 dari Rincian Prosedur Proses Pelaksana Tanggung Jawab Dokumen Pendukung Aliran Dokumen Hal Penting 1. Humas; 1. Humas menerima 1. Surat kunjungan. WR III 1. Jika kunjungan Mulai 2. WR III permintaan kunjungan dari kurang dari 1 pihak tamu; minggu maka minta 2. Surat kunjungan diteruskan persetujuan WRII. Menerima surat ke WR III untuk meminta kunjungan dari persetujuan. tamu Waktu Pelaksanaan 1 hari Setuju? Ya tidak A 1. WR III; 2. Staf Humas 1. Staf Humas menghubungi pihak tamu, terkait jawaban dari surat kunjungan dengan membuat surat jawaban kunjungan. 1. Surat jawaban kunjungan. Humas 1. Staf Humas wajib memberikan jawaban terkait surat kunjungan, baik permintaan kunjungan disetujui maupun tidak. 1 hari Menyusun laporan Staff Humas 1. Proposal diteruskan ke Ka. Biro Humas, jika ok maka diteruskan ke WR III untuk direview. 1. Proposal kunjungan; 2. Surat kunjungan; 3. Form pengadaan acara. 1. WR III; 2. BAUK Menit 2

4 Halaman 4 dari 10 Proses Pelaksana Tanggung Jawab Dokumen Pendukung Setuju? Ya 2 A Mempersiapkan keperluan kunjungan tamu Tidak 1. WR III; 2. Staf Humas 1. WR III mereview proposal kunjungan tamu, jika OK maka dikirimkan ke WR II; 2. Jika proposal telah disetujui, staf Humas mempersiapkan keperluan kunjungan tamu; a. Ruangan; b. Administrasi; c. Perlengkapan acara. 3. Staf Humas menghubungi Biro/Prodi untuk mempersiapkan lab. Prodi/ ruangan Biro yang akan dikunjungi, dan jika diperlukan meminta Prodi/Biro untuk presentasi. 1. PR (purchase request); 2. Form pengadaan acara; 3. Jadwal kunjungan. Aliran Dokumen 1. BAUK; 2. WR II; 3. Biro/Pro di. Hal Penting 1. Pengajuan PR maksimal H-3; 2. Staf Humas menghubungi Prodi/Biro maksimal H-2 kunjungan. Waktu Pelaksanaan 1 hari Pertemuan dengan tamu 3 1. Humas; 2. Prodi/ Biro; 3. Tamu 1. Memastikan terlebih dahulu tamu mengisi absensi; 2. Humas Membagikan cetakan itinerary dan rute kunjungan kepada tamu; 3. Ka. Biro Humas mempresentasikan slide profil UIB; 4. Jika diperlukan perwakilan Prodi mempresentasikan profil Prodi; 5. Mendistribusikan konsumsi; 6. Menyerahkan suvenir kepada tamu. 1. Absensi tamu; 2. Itinerary; 3. Rute Kunjungan. 1. Humas; 2. BAUK; 3. IT Center. 1. Humas harus melakukan dokumentasi kegiatan dengan pengambilan foto dan pembuatan berita (untuk diupload ke website UIB); 2. Adanya sambutan dari WR terkait untuk penyambutan tamu (jika ada). 2 jam

5 Halaman 5 dari 10 Aliran Proses Pelaksana Tanggung Jawab Dokumen Pendukung Hal Penting Dokumen 1. Humas; 1. Staf Humas menjelaskan 1. Rute kunjungan. Tamu 1. Pastikan ruangan 3 2. Tamu mengenai fungsi ruanganruangan yang ada di UIB. telah siap dibuka yang dikunjungi dan AC dinyalakan Kunjungan fasilitas UIB Waktu Pelaksanaan 1 jam Selesai

6 Halaman 6 dari Lampiran 7.1 Surat Kunjungan

7 Halaman 7 dari Proposal Kunjungan Tamu

8 Halaman 8 dari Itinerary Tamu

9 Halaman 9 dari Rute Kunjungan

10 Halaman 10 dari Purchase Request Komsumsi Tamu