PROSEDUR PENYELENGGARAAN UJIAN SARINGAN MASUK MAHASISWA BARU (COMPUTER BASED TEST)

Transkripsi

1 Halaman 1 dari 21 PENGESAHAN DOKUMEN AKTIVITAS JABATAN NAMA TANDA TANGAN Penyusun Koordinator Administrasi Humas Shania Pemeriksa 1. Ka. Biro Humas Listia Nurjanah 2. Ka. Quality Assurance Center Hepy Hefri Ariyanto 3. Ka.Satuan Pengawas Internal Dame Afrina Sihombing Persetujuan Wakil Rektor III Hepy Hefri Ariyanto SEJARAH REVISI DOKUMEN NO. NO. REVISI TANGGAL REVISI RINCIAN REVISI April Perubahan Tujuan; - Perubahan Ruang Lingkup; - Perubahan Catatan Mutu; - Perubahan Definisi; - Penambahan Uraian Umum; - Perubahan Rincian Prosedur; - Penambahan lampiran-lampiran.

2 Halaman 2 dari Tujuan Sebagai pedoman bagi Humas dan unit-unit terkait dalam melaksanakan proses penyelenggaraan Ujian Saringan Masuk mahasiswa baru dengan mekanisme computer based test. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini mengatur mengenai penyelenggaraan Ujian Saringan Masuk dengan mekanisme computer based test yang meliputi: 2.1 Pendaftaran calon mahasiswa baru; 2.2 Persiapan pelaksanaan USM computer based test; 2.3 Pelaksanaan USM computer based test dan tes wawancara; 2.4 Pengumuman hasil USM computer based test. 3. Catatan Mutu 3.1 Formulir pendaftaran; 3.2 Kwitansi Ujian Saringan Masuk; 3.3 Absensi peserta ujian; 3.4 Absensi panitia ujian; 3.5 Kartu ujian; 3.6 Purchase Request; 3.7 LoA; 3.8 Ketentuan administrasi daftar ulang; 3.9 Surat pernyataan cicilan biaya kuliah; 3.10 Surat pernyataan mematuhi peraturan; 3.11 Formulir pendaftaran ulang. 4. Definisi 4.1 USM CBT (Ujian Saringan Masuk Computer Based Test) adalah Ujian Saringan Masuk yang dilaksanakan di ruang lab UIB dengan mekanisme pelaksanaan ujian tes potensi akademik (matematika, bahasa inggris dan pengetahuan umum ) menggunakan komputer yang telah terhubung ke dalam sistem GTOnline; 4.2 gtotest adalah sebuah software yang digunakan dalam pelaksanaan ujian tes potensi akademik (TPA); 4.3 Test Interview atau ujian wawancara adalah ujian yang berisi pertanyaan-pertanyaan umum seputar latar belakang pendidikan, keluarga dan prestasi dari calon mahasiswa baru; 4.4 Panitia USM adalah pelaksana Ujian Saringan Masuk yang terdiri dari staf Humas, pengawas ujian, pewawancara, bagian perlengkapan (staf BAUK) dan staf IT Center; 4.5 Letter of Acceptance (LoA) atau surat penerimaan adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pihak UIB yang menandakan seseorang telah diterima sebagai mahasiswa UIB; 4.6 Purchase Request adalah sebuah formulir yang digunakan untuk melakukan permintaan terhadap pengadaan suatu barang.

3 Halaman 3 dari Uraian Umum 5.1 Ujian Saringan Masuk (USM) dengan mekanisme Computer Based Test (CBT) diselenggarakan hanya untuk calon mahasiswa UIB yang mengikuti ujian di kota Batam. Ujian dengan mekanisme Computer Based Test diselenggarakan di ruang lab UIB yang proses pelaksanaannya hanya pada gelombang reguler (bukan gelombang beasiswa).

4 Halaman 4 dari Rincian Prosedur Proses Pelaksana Tanggung Jawab Mulai Melakukan pendaftaran Menyerahkan formulir pendaftaran dan melakukan pembayaran pendaftaran 2 Calon Mahasiswa Baru Calon Mahasiswa Baru 1. Humas UIB menjelaskan mengenai prosedur pendaftaran bagi mahasiswa baru dan menyerahkan formulir pendaftaran. 1. Calon mahasiswa baru melakukan pembayaran formulir pendaftaran; 2. Staf Humas memastikan bahwa formulir pendaftaran telah diisi dengan lengkap oleh calon mahasiswa baru; 3. Staf Humas menginformasikan jadwal USM. Dokumen Pendukung 1. Formulir pendaftaran. 1. Formulir pendaftaran; 2. Kwitansi Ujian Saringan Masuk. Aliran Dokumen Humas Humas Hal Penting 1. Bagi calon mahasiswa baru yang tidak melakukan pendaftaran secara langsung ke Humas UIB (melalui social media Humas UIB) maka staf Humas akan memberikan formulir pendaftaran dalam bentuk soft copy dan mengarahkan mahasiswa untuk menyerahkan formulir yang telah diisi dalam bentuk hard copy secara langsung ke Humas dan melakukan pembayaran pendaftaran; 2. Pengambilan formulir paling lama H-3 USM. 1. Pembayaran pendaftaran dilakukan secara tunai; 2. Untuk persyaratan dari formulir pendaftaran yang belum lengkap maksimal telah dilengkapi pada saat pelaksanaan USM. Waktu Pelaksanaan Tentatif 5 menit

5 Halaman 5 dari 21 Proses Pelaksana Tanggung Jawab 2 Mengajukan PR (Purchase Request) 1. Staf Humas; 2. Staf BAUK 1. Staf Humas mengisi form PR yang disediakan oleh BAUK; 2. Staf Humas meminta persetujuan Ka.Biro Humas; 3. Staf BAUK meminta persetujuan PR kepadawr III, dan WR II. Dokumen Aliran Pendukung Dokumen 1. PR USM. 1. Ka.Biro Humas; 2. WR II; 3. WR III; 4. BAUK. Hal Penting 1. Pengurusan PR maksimal H-7 pelaksanaan USM; 2. Jika WR sedang tidak ditempat maka penandatangan PR maksimal 3 hari. Waktu Pelaksanaan 1-3 hari Mempersiapkan keperluan administrasi USM CBT Staf Humas 1. Staf Humas mempersiapkan; a. Absensi peserta ujian; b. Daftar hadir panitia; c. Kartu ujian; d. Formulir pendaftaran yang sudah dilengkapi calon mahasiswa; e. Kertas coret-coret. 1. Absensi peserta ujian; 2. Daftar hadir panitia; 3. Kartu ujian; 4. Formulir pendaftaran; 5. Kertas coretcoret. Humas. 1. Kesiapan administrasi yang diperlukan saat USM maksimal sudah dilakukan H-2 USM. 30 enit Melakukan pengecekan ruangan ujian dan komputer 3 1. Bagian Perlengk apan; 2. Staf IT Center 1. Panitia USM bagian perlengkapan mengecek kesiapan ruangan lab yang akan digunakan untuk USM; 2. Staf IT memastikan komputer dan aplikasi gtotest dapat digunakan dengan baik; 3. Staf IT mempersiapkan laptop yang akan digunakan oleh pewawancara Pengecekan dilakukan H-2 USM. 30 menit

6 Halaman 6 dari 21 Proses Pelaksana Tanggung Jawab 3 Mengisi daftar hadir Melaksanakan ujian TPA gtotest Ishoma 4 1. Panitia USM; 2. Peserta Ujian. 1. Pengawas Ujian; 2. Staf IT Center; 3. Peserta Ujian 1. Panitia USM; 2. Peserta ujian 1. Panitia USM bagian registrasi memastikan setiap peserta ujian mengisi absensi; 2. Panitia USM menyerahkan kartu ujian kepada peserta ujian; 3. Seluruh panitia mengisi absensi panitian. 1. Pengawas ujian mengarahkan peserta ujian untuk log in kedalam sistem gtotest dengan menggunakan username dan password yang tertera di kartu ujian; 2. Pengawas ujian memastikan USM berjalan lancar dan sesuai jadwal. 1. Panitia memastikan seluruh peserta ujian mendapatkan makan siang; 2. Panitia mempersilakan bagi peserta ujian yang muslim untuk melaksanakan sholat. Dokumen Pendukung 1. Absensi peserta ujian; 2. Kartu ujian; 3. Absensi panitia. Aliran Dokumen 1. Peserta ujian; 2. Panitia USM. 1. Kartu ujian. 1. Peserta ujian. Hal Penting 1. Panitia USM memastikan identitas peserta ujian sesuai dengan kartu identitas yang dimiliki peserta ujian; 2. Panitia USM memastikan peserta ujian dapat menunjukkan bukti pembayaran formulir pendaftaran. Waktu Pelaksanaan 30 menit menit menit

7 Halaman 7 dari 21 Proses Pelaksana Tanggung Jawab 4 Melaksanakan test interview 1. Peserta ujian; 2. Pewawanca ra 1. Panitia memastikan seluruh peserta ujian mengisi absensi interview; 2. Panitia menyerahkan formulir pendaftaran kepada peserta ujian untuk kemudian peserta ujian serahkan kepada pewawancara. Dokumen Pendukung 1. Formulir Pendaftaran. Aliran Dokumen Pewawancara. Hal Penting 1. Pada tahap ini pewawancara wajib menginformasikan kepada peserta ujian bahwa hasil USM dapat diketahui pada H+3 USM di kantor Humas UIB. Waktu Pelaksanaan Tentatif Melakukan rapat internal mengenai hasil USM 1. Ka. Biro Humas; 2. WR III 1. Ka. Biro Humas dan WR III merekap hasil ujian TPA dan Interview serta menentukan peserta ujian yang diterima sebagai mahasiswa UIB. 1. Rekapan peserta ujian yang diterima sebagai mahasiswa UIB. Staf Humas. - 1 hari Mencetak LoA beserta lampiran - lampirannya 5 Staf Humas 1. Staf Humas mencetak; a. LoA; b. Ketentuan admnistrasi daftar ulang; c. Surat pernyataan cicilan biaya kuliah; d. Surat pernyataan mematuhi peraturan; e. Formulir pendaftaran ulang. 1. LoA; 2. Ketentuan admnistrasi daftar ulang; 3. Surat pernyataan cicilan bayar kuliah; 4. Surat pernyataan mematuhi peraturan; 5. Formulir pendaftaran ulang. Humas. 1.Hasil USM diumumkan H+3 setelah USM. 1 jam

8 Halaman 8 dari 21 Proses Pelaksana Tanggung Jawab 5 Pengumuman hasil USM Selesai Staf Humas 1. Staf humas menginformasikan mengenai prosedur daftar ulang kepada peserta ujian yang lulus. Dokumen Pendukung 1. LoA; 2. Ketentuan admnistrasi daftar ulang; 3. Surat pernyataan cicilan bayar kuliah; 4. Surat pernyataan mematuhi peraturan; 5. Formulir pendaftaran ulang. Aliran Dokumen Peserta ujian yang diterima sebagai mahasiswa UIB. Hal Penting 1. Calon mahasiswa baru mengecek hasil USM dengan mendatangi kantor Humas UIB. Waktu Pelaksanaan Tentatif

9 Halaman 9 dari Lampiran 7.1 Formulir Pendaftaran

10 Halaman 10 dari 21

11 Halaman 11 dari 21

12 Halaman 12 dari Absensi Peserta Ujian dan Absensi Panitia

13 Halaman 13 dari Kwitansi Ujian Saringan Masuk

14 Halaman 14 dari Letter of Acceptance (LoA)

15 Halaman 15 dari Kartu Ujian

16 Halaman 16 dari Purchase Request

17 Halaman 17 dari Lampiran Ketentuan Administrasi Daftar Ulang

18 Halaman 18 dari Surat Pernyataan Cicilan Biaya Kuliah

19 Halaman 19 dari Surat Pernyataan Mematuhi Peraturan

20 Halaman 20 dari Formulir Pendaftaran Ulang

21 Halaman 21 dari Tampilan gtotest