SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER/SUBKONTRAKTOR

Transkripsi

1

2 PROSEDUR MUTU PROSEDUR 15 SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER/SUBKONTRAKTOR Revisi Tgl. Berlaku Kode Dokumen Juli 2015 SCU/PM TUJUAN Untuk memastikan bahwa produk/jasa yang dibeli sesuai dengan persyaratan dan kebutuhan yang ditetapkan oleh organisasi 2. RUANG LINGKUP Section HR Dev. & GA 3. DEFINISI Supplier terpilih adalah pihak ketiga yang memasok barang/produk yang telah lulus penilaian yang dilaksanakan oleh bagian pengadaaan/pihak yang berwenang PT.Sigma Cipta Utama Sub kontraktor ( Outsource) terpilih adalah pihak ketiga yang memasok jasa/pelaksana pekerjaan atas nama PT. Sigma Cipta Utama yang telah lulus penilaian yang dilaksanakan oleh bagian yang berwenang. Pekerjaan yang disubkonkan adalah pekerjaan yang tidak dapat dikerjakan sendiri oleh PT. Sigma Cipta Utama karena ketiadaan/ketidaklengkapan sumberdaya atau karena pertimbangan lain seperti Banyaknya proyek yang harus dikerjakan sehingga dapat menimbulkan penurunan kualitas pekerjaan, dan tuntutan penyelesaian pekerjaaan yang sangat cepat. Seleksi adalah Tahapan untuk menilai kompetensi supplier/subkontraktor pada tahap awal sebelum ditetapkan sebagai supplier/subkon terpilih Evaluasi yaitu suatu cara penilaian dari kinerja supplier/subkon untuk menetapkan peringkat supplier/subkon yang memenuhi persyaratan sebagai supplier/pemasok terseleksi atau memiliki sistem manajemen yang mampu untuk menghasilkan atau memberikan produk yang kita harapkan. 4. REFERENSI ISO Klausul 4.1 & RINCIAN PROSEDUR Edisi 1 Revisi 04 Halaman 1 dari 6

3 PROSEDUR MUTU PROSEDUR 15 SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER/SUBKONTRAKTOR Revisi Tgl. Berlaku Kode Dokumen Juli 2015 SCU/PM.15 SELEKSI SUPPLIER/SUBKONTRAKTOR 5.1. Sebelum menentukan dan memutuskan bahwa supplier/subkontraktor yang akan dipanggil lulus/tidak lulus seleksi, maka terlebih dahulu harus melalui penyeleksian dan di catat dalam formulir Seleksi dan Evaluasi Supplier (F04/PM.15). Apabila proses seleksi tidak sesuai dengan yang ditetapkan pada PM.16, maka proses pembelian tidak dapat dilanjutkan Untuk pengadaan barang/jasa yang diperlukan, supplier/subkontraktor dipilih apabila mempunyai barang yang dipersyaratkan dan penawaran yang disampaikan oleh supplier/pemasok yang diundang melalui form permintaan penawaran (F02/PM.15). Supplier/subkon yang diundang dan diseleksi tersebut dicatat dalam formulir Evaluasi Penawaran (F04/PM.15) Untuk bahan seleksi, supplier diminta mencantumkan / mengirimkan persyaratan atas barang yang ditawarkan, diantaranya sebagai berikut Company Profile/Legalitas perusahaan Spesifikasi teknis, Harga penawaran, Waktu penyerahan, Cara pembayaran, 5.4. Supplier yang dinyatakan menang / terpilih kecuali Subkon Jasa Pengiriman harus menyerahkan copy dokumen, sekurang-kurangnya (minimal 4 dokumen) yaitu Surat Ijin Usaha Perdagangan ( SIUP) NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak), SPPKP (Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak), Akte perusahaan Surat keterangan domisili perusahaan Tanda daftar perusahaan Company Profile 5.5. Sedangkan untuk Jasa Pengiriman Barang dan subkontraktor lain (Outsource) dicatat pada Daftar Subkon Terseleksi berdasarkan Company Profile Kualitas Pekerjaan ( termasuk keutuhan barang yang dikirim ) Ketepatan Waktu Penyelesaian Pekerjaan SDM dan Peralatan Jaminan asuransi apabila diperlukan (sesuai perjanjian / kesepakatan). Harga Edisi 1 Revisi 04 Halaman 2 dari 6

4 PROSEDUR MUTU PROSEDUR 15 SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER/SUBKONTRAKTOR Revisi Tgl. Berlaku Kode Dokumen Juli 2015 SCU/PM.15 Syarat Pembayaran HSE Kepatuhan terhadap statutory dan regulatory terkait pelayanan. Persyaratan diatas menjadi hal yang wajib dipenuhi kecuali ada kebijakan tersendiri yang ditetapkan oleh organisasi Seleksi Pemasok pengadaan barang / jasa dengan nilai diatas Rp (Limapuluh juta rupiah) harus dilakukan oleh Tim Negosiasi dan Tenaga ahli (jika diperlukan) Untuk pengadaan barang yang sifatnya rutin, Section Head HR Dev. & GA memilih pemasok sesuai yang tercatat pada Daftar Pemasok Terseleksi. Yang disusun dan dievaluasi setahun sekali. EVALUASI SUPPLIER/SUBKONTRAKTOR 5.8. Supplier/Subkontraktor yang terseleksi kemudian dicatat dalam Daftar Supplier/Subkontraktor Terseleksi sesuai dengan produk / jasanya Dari Daftar Supplier/Subkon terseleksi (F05/PM.15) kemudian Section Head HR Dev. & GA melakukan evaluasi terhadap kinerja supplier dengan kriteria minimal yaitu Kualitas/Spesifikasi teknis, Delivery (Waktu penyerahan) Untuk evaluasi Subkontraktor Jasa dilakukan terhadap kriteria Kualitas Pelayanan Waktu penyelesaian pekerjaan Pemasok yang akan dievalusi diprioritaskan pada pemasok yang mempengaruhi terhadap kinerja operasional Daftar pemasok terseleksi harus disahkan oleh Section Head HR Dev. & GA Perubahan terhadap isi kontrak dengan pemasok apabila dipandang perlu maka dapat dibahas dalam rapat yang diadakan oleh Section Head HR Dev. & GA. 6. LAMPIRAN A. Formulir Daftar Calon Supplier (F01/PM.15) B. Formulir Permintaan Penawaran ( F02/PM.15) C. Formulir Kuisioner Calon Supplier (F03/PM.15) D. Formulir Laporan Seleksi dan Evaluasi Supplier (F04/PM.15) Edisi 1 Revisi 04 Halaman 3 dari 6

5 PROSEDUR MUTU PROSEDUR 15 SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER/SUBKONTRAKTOR Revisi Tgl. Berlaku Kode Dokumen Juli 2015 SCU/PM.15 E. Formulir Daftar Supplier terpilih (F05/PM.15) F. Formulir Laporan Seleksi dan Evaluasi Subkon ( F06/PM.15) G. Formulir Catatan Kinerja Supplier (F07/PM.15) H. Formulir Daftar Subkontraktor Terpilih ( F08/PM.16) Edisi 1 Revisi 04 Halaman 4 dari 6

6 PROSEDUR MUTU PROSEDUR 15 SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER/SUBKONTRAKTOR Revisi Tgl. Berlaku Kode Dokumen Juli 2015 SCU/PM.15 Alur Proses Seleksi dan Evaluasi Supplier Pengadaan Barang dan jasa Pembuat data Supplier Seleksi Kinerja Supplier Tdk OK Tdk Pemenuhan persyaratan ADM Seleksi Adm OK Penetapan Supplier terpilih Tdk Pembelian Barang dan Jasa Evaluasi Supplier OK File Edisi 1 Revisi 04 Halaman 5 dari 6

7 PROSEDUR MUTU PROSEDUR 15 SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER/SUBKONTRAKTOR Revisi Tgl. Berlaku Kode Dokumen Juli 2015 SCU/PM.15 Alur Proses Seleksi dan Evaluasi Sub Contraktor Pengadaan Barang dan jasa Pembuat data Subcontraktor Seleksi Kinerja SubContraktor Tdk OK Tdk Pemenuhan persyaratan ADM Seleksi Adm OK Penetapan Subcontraktor terpilih Tdk Pembelian Barang dan Jasa Evaluasi Subcontraktor OK File Edisi 1 Revisi 04 Halaman 6 dari 6

8 Formulir F01/PM.15/R0 DAFTAR CALON SUPPLIER/SUBKON No. Nama Supplier/Subkon Alamat Tlp/Fax Contact Person Produk/Jasa Tanggal Penawaran Dibuat Oleh Disetujui Oleh Section Head HR Dev. & GA Departement Head Finance & Administration

9 Formulir F02/PM.15/RO PERMINTAAN PENAWARAN No Tanggal Kepada Yth. Perihal Permintaan Penawaran Dengan hormat, Dengan ini kami mohon agar Bapak/Ibu dapat mengirimkan kami penawaran harga produk, dengan ketentuan sebagai berikut 1. Spesifikasi produk (**) 2. Harga per satuan 3. Masa penyerahan 4. Kapasitas tersedia 5. Syarat pembayaran 6. Garansi yang diberikan Demikian surat permohonan ini kami buat, sambil menunggu penawaran Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Bagian Pengadaan (**) Harap dijabarkan dengan lengkap tentang keunggulan produk dan bila memungkinkan disertai dengan contoh produk. Mohon informasi penawaran harga produk disampaikan kepada Bagian Pembelian PT. Sigma Cipta utama Jl. Tekno 1 Blok B.No 5-7 Sektor IX taman Tekno BSD, Tangerang-Banten Telp(021) , Fax (021)

10 Formulir F03/PM.15/R0 KUISIONER CALON SUPPLIER 1. Nama Perusahaan 2. Alamat 3. No.Telp/Fax 4. NPWP PKP 5. Berdiri tahun 6. Bidang usaha 7. Jumlah tenaga kerja 8. Produk yang dihasilkan 9. Daftar pertanyaan untuk supplier material 9.1. Apakah telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu/Lain 9.2. Apakah ada bagian pengendali kualitas 9.3. Apakah ada jaminan barang rusak 9.4. Apakah produk telah disertifikasi SNI atau yang lain 9.5. Apakah memiliki armada angkutan sendiri Ada/Sudah Tdk/Blm Tangsel,. Supplier ( Nama & Stempel Perusahaan)

11 Formulir F04/PM.15/R0 Laporan Seleksi dan Evaluasi Supplier Penetapan Evaluasi Periode Nama Supplier Nama Produk Hasil Penilaian 1. Mutu/Spesifikasi Barang (Penetapan & Evaluasi) 2. Waktu Penyerahan (Penetapan & Evaluasi) 3. Harga (Penetapan) 4. cara Pembayaran (Penetapan) B S K *1) Kesimpulan *2) Penetapan Diterima Ditolak Evaluasi Dilanjutkan Dipertimbangkan Tdk dilanjutkan Catatan Ditetapkan/Dievaluasi oleh Tanggal.. 1. Staff Pembelian Nama.. TTD. 2. Manajer Umum Nama.. TTD. Persetujuan Tanggal.. 1. Direktur Nama.. TTD. Kriteria Penilaian/Evaluasi *1) Penilaian Penetapan B (Baik) S (Sedang) K (Kurang) 1. Mutu ada sistem mutu & garansi ada sistem mutu & garansi tidak ada sistem mutu & garansi 2. Pengiriman < 1 bulan > 1 ~ 3 bulan > 3 bulan 3. Harga paling murah/murah Sedang paling mahal/mahal 4. Syarat Pembayaran > 1 bulan < 1 bulan Tunai Penilaian Evaluasi B (Baik) S (Sedang) K (Kurang) 1. Mutu > 80% mutu sesuai > 50% ~ 79% mutu sesuai < 50% mutu sesuai 2. Pengiriman > 60% tepat waktu 40% ~ 59% tepat waktu < 40% tepat waktu Kriteria Kesimpulan *2) Penilaian Penetapan 1. Diterima = max. 1 K ( 1 K diluar mutu barang) 2. Ditolak = > 1 K Penilaian Evaluasi 1. Dilanjutkan = diatas 65% ( > 65%) 2. Dipertimbangkan = 50% - 65% 3. Tdk dilanjutkan = kurang adari 50% ( < 50% )

12 Formulir F05/PM.15/R0 DAFTAR SUPPLIER TERPILIH No. Nama Supplier Alamat Tlp/Fax Contact Person Produk Tanggal Pembelian Pertama Dibuat Oleh Disetujui Oleh Section Head HR Dev. & GA Departement Head Finance & Administration

13 Formuli F06/PM.15/R0 LAPORAN SELEKSI DAN EVALUASI SUBKONTRAKTOR Penetapan Evaluasi Periode Nama Sub Kontraktor Nama Pekerjaan Hasil Penilaian 1 Company Profile (Penetapan) 2. Mutu pekerjaan (Penetapan & Evaluasi) 3. Waktu Penyelesaian (Penetapan & Evaluasi) 4. SDM & Peralatan (Penetapan ) 5. Harga (Penetapan & Evaluasi) 6. Syarat Pembayaran (Penetapan) 7 Persyaratan HSE & Peraturan lain terkait (Penetapan) B S K *1) Kesimpulan *2) Penetapan Diterima Ditolak Evaluasi Dilanjutkan Dipertimbangkan Tdk dilanjutkan Catatan Ditetapkan/Dievaluasi oleh Tanggal.. 1. Pengadaan Jasa Nama.. TTD. 2. Manajer Umum Nama.. TTD. Persetujuan Tanggal.. 1. Direktur/GM Nama.. TTD. Kriteria Penilaian/Evaluasi *1) Penilaian Penetapan B (Baik) S (Sedang) K (Kurang) tdk ada sistem mutu & ada 1. Mutu Pekerjaan ada sistem mutu & garansi garansi tidak ada sistem mutu & garansi 2. Waktu Pengiriman < 1 bulan > 1 ~ 3 bulan > 3 bulan Kompetensi sangat bagus dan peralatan lengkap Kompetensi sedang dan peralatan lengkap ( atau sebaliknya) Kompetensi kurang dan peralatan kurang 3. SDM dan Peralatan 4. Harga paling murah/murah Sedang paling mahal/mahal 5. Syarat Pembayaran > 1 bulan < 1 bulan Tunai Penilaian Evaluasi B (Baik) S (Sedang) K (Kurang) 1. Mutu Pekerjaan > 80% mutu sesuai > 50% ~ 79% mutu sesuai < 50% mutu sesuai 2. Waktu Pengiriman > 60% tepat waktu 40% ~ 59% tepat waktu < 40% tepat waktu Kriteria Kesimpulan *2) Penilaian Penetapan 1. Diterima = max. 1 K ( 1 K diluar mutu barang) 2. Ditolak = > 1 K Penilaian Evaluasi 1. Dilanjutkan = diatas 65% ( > 65%) 2. Dipertimbangkan = 50% - 65% 3. Tdk dilanjutkan = kurang adari 50% ( < 50% )

14 Formulir F.07/PM.15/R0 CATATAN KINERJA SUPPLIER BULAN NAMA SUPPLIER ALAMAT JENIS PRODUK NO NO. PO MUTU PENGIRIMAN (PURCHASE ORDER) OK NO OK NO Status PO Urgent Normal T O T A L JUMLAH PERSENTASI MUTU PENGIRIMAN B > 80% OK B > 60% OK S 50 ~ 79 % OK S 40 ~ 59 % OK K < 50 % OK K < 40 % OK Tangsel,. Bagian Pengadaan

15 Formulir F08/PM.15/R0 DAFTAR SUBKONTRAKTOR TERPILIH No. Nama Subkontraktor Alamat Tlp/Fax Contact Person Pekerjaan Tanggal Pelaksanaan pekerjaan Dibuat Oleh, Disetujui Oleh, Section Head HR Dev. & GA Departement Head Finance & Administration