PT. NUSANTARA MEDIA MANDIRI PROSEDUR PENERIMAAN, PENYIMPANAN, PEMINJAMAN/PEMAKAIAN BARANG NO. PSM/JKO-LOG/03

Transkripsi

1 PT. NUSANTARA MEDIA MANDIRI PROSEDUR PENERIMAAN, PENYIMPANAN, PEMINJAMAN/PEMAKAIAN BARANG NO. PSM/JKO-LOG/03 Status Dokumen No. Distribusi DISAHKAN Pada tanggal Randy Monthonaro Tampubolon Direktur Utama 1

2 PT NUSANTARA MEDIA MANDIRI JOBDESK PENERIMAAN, PENYIMPANAN, PEMINJAMAN/PEMAKAIAN BARANG Alasan : Tgl. : Berlaku Revisi : FRM/JKO-WKM/15-00 OKTOBER 2015 SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan 2

3 1. Tujuan 1.1. Prosedur penerimaan penyimpanan dan pengeluaran barang ini untuk memberikan pedoman kerja yang jelas proses penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang, sehingga tercipta konsistensi dan keseragaman pelaksanaan Memastikan spesifikasi barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi barang yang diminta Memastikan barang disimpan secara baik dengan memperhatikan jenis barang Memastikan semua pengeluaran barang tercatat dengan baik. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku untuk penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang di departemen logistik PT NMM 3. Pengertian/Definisi 3.1. Purchase order adalah dokumen komersial yang berisi aspek komersial dan merupakan perintah pembelian (pemesanan) yang diberikan kepada supplier atau vendor untuk memenuhi kebutuhan perusahaan atau organisasi BAPB adalah Berita Acara Penerimaan/Penolakan Barang/Jasa adalah dokumen resmi yang dikeluarkan pembeli dan penyuplai barang dan jasa yang menerangkan bahwa pasokan yang disuplai vendor/supplier telah dilaksanakan SPB adalah Surat Pengiriman Barang 3.4. FPB adalah Form Pengeluaran Barang/Stok 3.5. Reservasi/booking barang adalah dokumen resmi yang dikeluarkan GA yang menyatakan bahwa barang yang sudah dibeli, sudah ada blok/alat yang akan memakainya. 4. Referensi 4.1. Pedoman Mutu (PDM/BUM/01) 4.2. SNI-ISO 9001 : Sistem Manajemen Mutu Persyaratan. KETENTUAN UMUM I. Penerimaan Barang (1). Waktu penerimaan digudang adalah selama jam kerja normal yang berlaku di NTV. (2). Penerimaan barang diluar jam kerja normal harus meminta persetujuan secara tertulis dari GA Manager. II. Penyimpanan Barang 1. Kondisi dan fisik gudang/storage (1). Bangunan dalam keadaan tertutup (2). Bangunan tahan terhadap cuaca (3). Bangunan tidak bocor bila hujan (4). Ventilasi, sirkulasi dan pendingin udara dalam gudang baik (5). Memperhatikan resiko bahaya kebakaran (6). Racun api tersedia digudang. 3

4 2. Kebersihan dan Kerapihan Gudang (1). Kebersihan gudang selalu terjaga (2). Ruangan dan lantai gudang selalu kering (3). Letak dan posisi material disusun secara rapi pada tempat yang layak dan benar (4). Dipastikan tidak ada reaksi kimia yang terjadi akibat pencampuran barang yang dapat menimbulkan kerusakan barang 3. Keamanan Gudang (1). Memiliki portal/pintu masuk ke lokasi gudang (2). Penerangan cukup/memadai, baik di dalam maupun di luar gudang (3). Tidak setiap orang dapat dengan bebas keluar masuk gudang (tanpa pengawasan petugas gudang). (4). Pintu gudang harus selalu tertutup dan terkunci, dan terbuka hanya bila ada proses pengeluaran ataupun penerimaan stock material (5). Pintu gudang memiliki pintu dan kunci yang baik, jendela dan lubang angin diberi teralis (6). Kunci gudang disimpan oleh satu orang staff GA (7). Tidak boleh merokok di lingkungan gudang (8). Penyimpanan barang harus rapi dan disesuaikan dengan kategorinya (9). Penanggung jawab gudang membuat daftar barang yang disimpan (kartu penyimpanan) III. Peminjaman dan Pengembalian Barang 1. Waktu pengeluaran barang Pukul dan waktu setempat. SPMB dan BPB yang diterima diatas pukul waktu setempat akan dilakukan pengeluaran pada keesokan harinya. 2. Pengecualian pengeluaran diluar jam tersebut diatas, harus mendapatkan persetujuan tertulis dari GA Manager 3. Keabsahan dokumen penerimaan barang: (1). Dokumen penerimaan Barang terdiri dari Dokumen Rencana Penerimaan Barang dan Dokumen Pengantar Barang / Surat Pengiriman Barang (SPB) serta BAPB. (2). Dokumen Rencana Penerimaan Barang merupakan dokumen yang memperjelas adanya transaksi, kesepakatan, permintaan atau pemberitahuan yang dicantumkan dalam buku monitoring di Gudang. (3). Bentuk dari Dokumen Rencana Penerimaan Barang dapat meliputi: 3.1. Purchase Order (PO) atau list PO Rencana pengiriman barang (via telepon/memorandum) dari Supplier/Kantor Perwakilan Melalui file via . 4

5 (4). Dokumen Pengantar Barang merupakan Dokumen yang menyertai barang yang dibawa oleh pengantar barang yang terdiri dari: 4.1. Delivery Order (DO) Surat Pengantar Barang/Surat Jalan yang sah dan SPB yang mencantumkan hal-hal berikut : Identitas pengiriman dan stempel institusinya Tujuan pengiriman Nama, Jenis Barang Identitas pengantar/pembawa barang Nomor Kendaraan 5

6 1 Proses Penerimaan Barang PROSES PENERIMAAN BARANG PENGANGKUTAN PURCHASING G A Mulai Supplier / Vendor Kantor NTV Verifikasi Barang sesuai PO Menerima dan memeriksa kelengkapan dokumen pengangkutan barang Verifikasi dengan ekspedisi /supplier / vendor T Dokumen & Barang OK? Y PROSES PENERIMAAN BARANG Tanda tangan BAPB sebagai bukti penerimaan barang Diserahkan ke GA/ Logistik Update Stok Barang/ Penerimaan Barang Selesai 6

7 2 Flowchart Peminjaman Barang Alat Broadcasting PRODUCER MANAJER PRODUKSI BROADCASTING STORAGE Mulai Produser mengisi form peminjaman alat Ferifikasi Approval Manajer Produksi Pengecekan ketersediaan alat broadcast pada storage Ya Pengambilan alat di dampingi oleh kru terkait untuk pengetesan alat Produser membuat pengajuan baru Tidak 3 Flowchart Pengembalian Barang Alat Broadcasting PRODUCER BROADCASTING STORAGE MANAJER TEKNIK HRD Mulai Produser mengembalikan alat Pengecekan alat broadcast dengan detil Ya Masuk Storage Produser membuat laporan kejadian Tidak Membuat Berita Acara berdasarkan laporan producer HRD melakukan investigasi 7