PERJALANAN DINAS PROSEDUR MUTU PROSEDUR 11

Transkripsi

1

2 PROSEDUR MUTU PROSEDUR 11 PERJALANAN DINAS Revisi Tgl. Berlaku Kode Dokumen 1 15 Juli 215 SCU/PM TUJUAN 1. Memastikan persyaratan perjalanan dinas operasi sesuai dengan peraturan perusahaan. 2. Memastikan Perjalanan dinas operasi dan Support dapat dijalankan sesuai dengan rencana Operasi dan Support. 2. RUANG LINGKUP Berlaku untuk seluruh divisi pada PT Sigma Cipta Utama yang menerapkan sistem manajemen mutu dan dijalankan oleh seluruh organisasi. 3. DEFINISI - 4. REFERENSI Pedoman Peraturan Perusahaan dan Standar Kerja 5. RINCIAN PROSEDUR 5.1. Masing masing unit atau bidang membuat RKAP masing-masing divisi yang dilengkapi detail dari rencana Operasi. Setelah rencana tersebut disetujui maka khusus anggaran perjalanan dinas yang merupakan salah satu komponen biaya dalam anggaran divisi akan menjadi acuan di HR Divisi 5.2. User yang ada di organisasi Divisi melakukan pengajuan perjalanan dinas sesuai kebutuhannya dengan membuat Surat Permintaan, Surat Perintah dan Pengajuan Panjar Kerja bila diperlukan Manager terkait melakukan proses persetujuan dengan mengacu pada Rencana yang sudah dibuat. Bila user yang melakukan pengajuan perjalanan dinas bukan bawahan langsung maka user tersebut harus meminta persetujuan dari atasan langsung terlebih dahulu Setelah proses approval Manager & Dept Head terkait kecuali tingkat manager (approval hingga Direktur) kemudian dilanjutkan ke proses approval oleh HR Divisi/ Keuangan dengan mengacu pada Anggaran. Jika perjalanan dinas tersebut di dalam negeri maka persetujuan Surat Pengajuan selesai di tahap ini dan Surat Perintah diserahkan ke User. Untuk proses pengajuan PK dilanjutkan ke Divisi Finance untuk proses pembayaran sesuai dengan Prosedur Mutu Pengeluaran. Edisi 1 Revisi 1 Halaman 1 dari 3

3 PROSEDUR MUTU PROSEDUR 11 PERJALANAN DINAS Revisi Tgl. Berlaku Kode Dokumen 1 15 Juli 215 SCU/PM Untuk perjalanan dinas ke luar negeri maka persetujuan Surat Pengajuan dan Pengajuan Panjar Kerja melalui proses approval, Direktur terkait dan Dept Head Finance & Adm dengan mengacu kepada Anggaran Dept Head Finance & Adm melakukan proses approval atas Pengajuan Panjar Kerja Perjalanan Dinas untuk Luar Negeri. Setelah disetujui maka Surat Perintah diserahkan ke User. Untuk proses pengajuan PK dilanjutkan ke Bagian Keuangan untuk proses pembayaran sesuai Prosedur Mutu Pengeluaran Proses pembayaran dilakukan di Bagian Keuangan melalui fungsi Treasury User menerima Surat Perintah yang sudah disetujui untuk dibawa ke tempat tujuan dan nantinya akan dikonfirmasi oleh pihak yang ada di tempat tujuan Kemudian User akan menerima pembayaran PK pada saat proses pembayaran di Bagian Keuangan sudah diselesaikan. 6. LAMPIRAN 1. Surat Permintaan (Formulir F1/PM.11/R) 2. Surat Perintah (Formulir F2/PM.11/R) 3. Permintaan Panjar Kerja Dalam Negeri (Formulir F3/PM.11/R) 4. Rekap Pertanggungjawaban Panjar Kerja /Luar Negeri (Formulir F4/PM.11/R) 5. Aktivitas (Formulir F5/PM.11/R) Edisi 1 Revisi 1 Halaman 2 dari 3

4 PROSEDUR MUTU PROSEDUR 11 PERJALANAN DINAS Revisi Tgl. Berlaku Kode Dokumen 1 15 Juli 215 SCU/PM.11 Aliran Proses User User Unit Unit Terkait Terkait HRD HRD Dept Dept Head Head Finance Finance & Adm Adm Keuangan Keuangan RKAP dan rencana yang disetujui Anggaran Perjalan Dinas Pengajuan Surat Pengajuan & Perintah Approval DN/LN Approval DN/LN Approval DN/LN Pengajuan PK Surat Pengajuan & Perintah Surat Pengajuan & Perintah Surat Pengajuan & Perintah Pengajuan PK Pengajuan PK Pengajuan PK Proses Pembayaran Surat Perintah CEK Transfer ke User Edisi 1 Revisi 1 Halaman 3 dari 3

5 FORMULIR F1/PM.11/R SURAT PERMINTAAN PERJALANAN DINAS Kepada Sect. Head HR Dev & GA PT. Sigma Cipta Utama Dari Nomor Tanggal HARAP YANG BERSANGKUTAN DIBERIKAN ( V ) SPPD ( ) PKPD ( ) Perdiem Nama Jabatan RCTR No. Pokok Pekerja Golongan Pengikut Kantor / Dari / Asal Tempat tujuan Keperluan / Nama Proyek Tanggal Keberangkatan Tanggal Kembali Kendaraan P K P D (Dikeluarkan dan dipertanggung jawabkan oleh GM setempat) Catatan (Tujuan / keperluan dinas secara singkat) ACCT CODE Mengetahui & Menyetujui, Atasan Yang Mengajukan Yang Mengajukan, Dept. Head /Sect. Head ybs ( ) ( ) Tembusan Kepada yang berkepentingan *) Beri Tanda V yang Diperlukan PT. SIGMA CIPTA UTAMA Main Office Main Operation Graha Elnusa, Jl. TB. Simatupang KAV 1B, 2nd floor, Jakarta Jl. Tekno I Blok B 5-7 Sektor XI Taman Tekno BSD, Tangerang Phone (62-21) Fax. (62-21) Phone (62-21) Fax.no. (62-21) info@scu.co.id marketing@scu.co.id.

6 FORMULIR F2/PM.11/R SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS / SPPD NOMOR PT. SIGMA CIPTA UTAMA DENGAN INI MENERANGKAN BAHWA NAMA NO. KARYAWAN JABATAN GOLONGAN DIR./DIV./DEPT./BID TEMPAT TUJUAN BERANGKAT TANGGAL KEMBALI TANGGAL KENDARAAN KEPERLUAN PEJABAT YANG DIDATANGI DATANG DIISI OLEH PEJABAT YANG DIDATANGI TANGGAL KETERANGAN TANDA TANGAN DAN NAMA TERANG BERANGKAT KETERANGAN 1 BIAYA DITANGGUNG PT. SIGMA CIPTA UTAMA 2 PENGIKUT 3 LAIN-LAIN. 4 BILA ADA SESUATU HAL YANG TERJADI ATAS KARYAWAN KAMI TERSEBUT DIATAS, SUDILAH MENGHUBUNGI PADA KANTOR KAMI GRAHA ELNUSA LT. 2 Jln. TB. SIMATUPANG KAV. 1B, JAKARTA 1256 TELP. (21) FAX. (21) , ATAS BANTUAN DAN KERJASAMANYA, KAMI UCAPKAN TERIMA KASIH. KEPADA YANG BERKEPENTINGAN JAKARTA, TINDASAN 1. ATASAN PEKERJA HORMAT KAMI 2. BAGIAN HRD PT. SIGMA CIPTA UTAMA 3. BAGIAN KEUANGAN. ( ) Yang Mengajukan (Dept. Head / Sect. Head Terkait ) PT. SIGMA CIPTA UTAMA Main Office Main Operation Graha Elnusa, Jl. TB. Simatupang KAV 1B, 2nd floor, Jakarta Jl. Tekno I Blok B 5-7 Sektor XI Taman Tekno BSD, Tangerang Phone (62-21) Fax. (62-21) Phone (62-21) Fax.no. (62-21) info@scu.co.id marketing@scu.co.id.

7 FORMULIR F3/PM.11/RO PANJAR KERJA PERJALANAN DINAS (Nama Proyek) Bulan dan Tahun NAMA KARYAWAN I D GOL NO. KARYAWAN BERTUGAS KE NO. SPPD TANGGAL TGL BRKT TANGGAL KEMBALI JUMLAH HARI INDEX No ACCT.CODE RCTR PROJ KETERANGAN PRJ SUB PERHITUNGAN DIBAYARKAN 1 UANG SAKU 2 UANG MAKAN 3 Tiket berangkat Tiket pulang 4 AIRPORT TAX 5 TRANSP. LOKAL 6 TRANSP. 7 TRANSP. 8 HOTEL 9 PKPD PKPD TOTAL BIAYA Terbilang,- Verifikasi Dept Head Finance & Adm Jakarta, Diajukan Oleh Dept Head Finance & Adm ( ) ( )

8 Pertanggung Jawaban PK FORMULIR F4/PM.11/R NAMA NO. KARY GOLONGAN BULAN/TAHUN TUJUAN KENDARAAN JUMLAH HARI Hari NO BDV Diterima Index Penerimaan Pengeluaran ACCT. Code 1 Uang Saku =.. Hari x Rp = Rp Rp 2 Uang Makan =.. Hari 1, x Rp = Rp Rp 3 Uang Penginapan Hotel =.. Hari x Rp = Rp Rp 4 Transportasi - Trans. Lokal =.. Hari 1, x Rp = Rp Rp - Tiket Pesawat / Kereta Api / Mobil =.. Rp = Rp Rp - Airport Tax =.. Rp = Rp Rp - Trans. Rmh - Bandara (PP) =.. Rp = Rp Rp - Trans. Bandara - Hotel (PP) =.. Rp = Rp Rp - Trans. Rmh - Stasiun/Terminal (PP) =.. Rp = Rp Rp - Trans. Stasiun/Terminal - Hotel (PP) =.. Rp = Rp Rp - Kompensasi Pemakaian Kendaraan Pribadi =.. Rp = Rp Rp Rp `` PKPD Rp - Bensin/Bio Solar (PP) Rp - Tol (PP) Rp - Entertaint Rp - Sewa Mobil Rp - Dll Rp Total Pengeluaran Rp Penerimaan = Rp Pengeluaran = Rp Saldo = Rp Menyetujui, Mengetahui Jakarta, Atasan ybs Sect. Head HR Dev & GA Pekerja ybs,.... Lampiran SPPD Laporan kegiatan harian & bukti pengeluaran nyata yang dapat dipertanggungjawabkan

9 FORMULIR F5/PM.11/R PT. SIGMA CIPTA UTAMA AKTIFITAS PERJALANAN DINAS SPPD NO NAMA TUJUAN DINAS TANGGAL s/d TGL KENDA TGL KENDA JAM AKTIFITAS RAAN JAM AKTIFITAS RAAN TGL KENDA TGL KENDA JAM AKTIFITAS RAAN JAM AKTIFITAS RAAN KETERANGAN JAKARTA, AKTIFITAS MELIPUTI DILAPORKAN OLEH PERJALANAN DARI MANA KE MANA KEGIATAN APA, DIMANA HAL LAINNYA UNTUK INFORMASI