PROSEDUR MUTU REKRUTMEN DAN OUTSOURCING HRD

Transkripsi

1

2 PROSEDUR MUTU PROSEDUR 10 REKRUTME DA OUTSOURCIG Revisi Tgl. Berlaku Kode Dokumen Juli 015 SCU/PM TUJUA Memastikan Bahwa PT Sigma Cipta Utama menyediakan sumber daya manusia yang memadai untuk seluruh kegiatan operasionalnya dan memiliki kompentensi yang dibutuhkan sehingga dapat mencapai tujuan Perusahaan.. RUAG LIGKUP Berlaku untuk seluruh divisi pada PT Sigma Cipta Utama yang menerapkan sistem manajemen mutu dan dijalankan oleh seluruh organisasi. 3. DEFIISI ada 4. REFERESI ISO Klausul 6.. Manual Mutu PT Sigma Cipta Utama Training eeds Analysis (TA). 5. RICIA PROSEDUR 6. Proses Rekruitmen 6.1 Bidang atau Proyek (selanjutnya disebut user) mengajukan permintaan tenaga kerja kepada Section HR Dev. & GA disertai persyaratan mutunya dalam Formulir Perencanaan Kebutuhan Tenaga Kerja Tahunan (F04/PM10/R). 6. Section HR Dev. & GA berusaha memenuhi kebutuhan tersebut dari internal perusahaan. Jika ada yang memenuhi syarat, yang bersangkutan diwawancarai oleh user berkaitan dengan kompetensinya. 6.3 Jika tidak memenuhi syarat atau tidak diterima, maka Section HR Dev. & GA mencarinya dari luar perusahaan melalui iklan, media masa atau perguruan tinggi. 6.4 Lamaran yang masuk diseleksi oleh Section HR Dev. & GA. Hanya pelamar yang memenuhi persyaratan yang dipanggil untuk diwawancarai secara umum oleh Section HR Dev. & GA. Yang lulus wawancara umum diteruskan kepada user untuk diwawancarai secara teknis. Edisi 1 Revisi 01 Halaman 1 dari 4

3 PROSEDUR MUTU PROSEDUR 10 REKRUTME DA OUTSOURCIG Revisi Tgl. Berlaku Kode Dokumen Juli 015 SCU/PM Jika lulus wawancara teknis oleh user, calon karyawan masih harus mengikuti Testing yang meliputi Intellegency Quetions ( IQ ) Test Attitude Test English Test Tes TOEFL untuk jabatan tertentu atau jika diperlukan. Tes Keahlian / Keterampilan, sesuai dengan kualifikasi personil yang dibutuhkan. 6.6 Hasil Testing tersebut dievaluasi oleh Section HR Dev. & GA dan hasil evaluasi tersebut di konfirmasikan dengan menunjukan hasil tes secara keseluruhan ke user / Departemen terkait. 6.7 Jika lulus dalam testing, calon karyawan mengikuti tes kesehatan dan screening oleh badan yang di tunjuk. 6.8 Jika lulus dalam tes kesehatan dan screening, calon karyawan tersebut diterima dan menandatangani perjanjian kerja/kontrak kerja yang telah disepakati. 6.9 Perjanjian Kerja / Kontrak Kerja tersebut di arsip Section HR Dev. & GA Karyawan yang diterima harus mengikuti program induksi yang dilakukan oleh Section HR Dev. & GA yang meliputi Peraturan Perusahaan dan Syarat Kerja (PPSK). Job Description. Company Profile Fasilitas Kesehatan ISO HSSE 6.11 Karyawan tersebut selanjutnya diserahterimakan kepada user/departemen terkait. 7. Outsourcing Tenaga Ahli Pada saat pra operasi apabila ternyata proyek kekurangan tenaga ahli yang tidak bisa dipenuhi dari internal, maka perusahaan melakukan outsourcing tenaga ahli (perorangan atau tim), Edisi 1 Revisi 01 Halaman dari 4

4 PROSEDUR MUTU PROSEDUR 10 REKRUTME DA OUTSOURCIG Revisi Tgl. Berlaku Kode Dokumen Juli 015 SCU/PM.10 biasanya dalam waktu yang terbatas sesuai kebutuhan proyek. Untuk kasus yang demikian maka prosedure yang dilakukan adalah sebagai berikut 7.1. Mencari tenaga ahli melalui sumber media/network/perguruan tinggi, dengan kualifikasi yang sesuai persyaratan yang ada di dalam lingkup kontrak. 7.. Dalam hal merekrut tenaga ahli perorangan, maka yang di lakukan adalah sebagai berikut a. Dilakukan pemeriksaan terhadap kesesuaian persyaratan dokumentasi (Ijasah, CV, sertifikat) sesuai yang tercantum dalam lingkup kontrak. b. Dilakukan wawancara teknis dan negosiasi nilai perolehan (mengacu anggaran proyek) c. Dibuat kontrak karyawan proyek sesuai waktu dan nilai yang sudah disepakati, yang ditandatangani Section Head HR Dev. & GA dan Personil yang bersangkutan Dalam hal merekrut tenaga ahli secara tim/kelompok, maka yang dilakukan adalah sebagai berikut a. Dilakukan pemeriksaan terhadap kesesuaian persyaratan dokumentasi (Ijasah, CV, sertifikat) dari masing-masing personil yang ada dalam tim/kelompok. b. Ditunjuk koordinator tim sebagai wakil tenaga ahli dalam tim. c. Dilakukan wawancara teknis (yang menjadi lingkup tanggung jawab tim) dan dilakukan negosiasi ilai Kontrak. d. Dibuat kontrak atau SPK (Surat perintah kerja) yang berisi lingkup kerja dan nilai jasa tenaga ahli, yang ditandatangani oleh Direktur dan Wakil Koordinator Tim Untuk mengontrol apabila terjadi penyimpangan terhadap kesepakatan kontrak, maka dalam Pasal kontrak dimasukkan klausul tentang sanksi, atau denda, bahkan pemutusan hubungan kerja sebelum batas waktu kontrak selesai Untuk memonitor kinerja dari tenaga ahli yang direkrut, maka diwajibkan membuat laporan rutin hasil kerja (mingguan/dua mingguan), kepada penanggung jawab proyek yaitu Project Manager. 8. LAMPIRA Formulir Permintaan Karyawan (F01/PM.10/R0 ) Formulir Wawancara (F0/PM.10/R0) Formulir Induksi (F03/PM.10/R0) Formulir Perencanaan Kebutuhan Tenaga Kerja Tahunan (F04/PM.10/R0) Edisi 1 Revisi 01 Halaman 3 dari 4

5 PROSEDUR MUTU PROSEDUR 10 REKRUTME DA OUTSOURCIG Revisi Tgl. Berlaku Kode Dokumen Juli 015 SCU/PM.10 External Departemen Terkait Mulai Data based SDM Permintaan tenaga kerja Kerjasama dgn media masa, PT. Ada SDM internal Data lamaran Ada Seleksi karyawan YA Wawancara umum dgn TOEFL oleh Lembaga Pendidikan Jika diperlukan Evaluasi hasil wawancara Evaluasi wawancara Teknis YA Wawancara teknis Testing IQ, Apptitude, English Test & Keahlian ( Skill ) Hasi Testing Konfirmasi Hasil Testing Evaluasi diterima/tidak Ya, Jika diperlukan Tes kesehatan Hasil tes kesehatan Ya Evaluasi diterima/ tidak Serah terima karyawan Tanda tangan Perjanjian kerja / Kontrak Kerja yang telah disepakati Program Induksi PPSK, Company Profile, ISO, Job Desc. Selesai Edisi 1 Revisi 01 Halaman 4 dari 4

6 PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F01/PM.10/R0 JUMLAH YAG DIPERLUKA. ORG PERMITAA TEAGA KERJA TAGGAL DIPERLUKA..... I. UTUK BID/UIT.. JABATA... II. TUGAS & TAGGUG JAWAB / RIGKASA TUGAS III. STATUS TETAP SEMETARA BILA SEMETARA, SELAMA. BL IV. ALASA PEAMBAHA PERSOIL V. GAJI PERBULA Rp.... ICETIVE Rp. VI. PEROLEHA / FASILITAS LAI.. VII. PERSYARATA LAKI-LAKI PEREMPUA USIA MAKSIMAL. TAHU MIIMAL TAHU VIII. PEDIDIKA SLA AKADEMI / DIII S1 S S3 IX. PEDIDIKA KHUSUS.. 0 TH 5 TH BIDAG PROFESI X. PEGALAMA TH 10 TH 3 TH 15 TH TEKIS ADMIISTRATIF KEUAGA. XI. PERSYARATA... Pemohon Atasan Langsung Sec. Head HR & GA Dept. Head Finance & Adm.. G. Ary Budi Pratiknyo TGL TGL TGL.. TGL. SETELAH TERISI, KIRIMKA LEMBAR ASLIYA KE, PERMITAA HEDAKYA DIAJUKA SEBELUMYA DA DISERTAI DEGA DETAIL YAG LEGKAP.

7 PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F0/PM.10/R0 ama Pelamar Jenis Kelamin Pendidikan (Jurusan/IPK) Rencana Posisi Tanggal Wawancara PEILAIA WAWACARA CALO KARYAWA PT SIGMA CIPTA UTAMA PEILAIA O DIMESI PEILAIA SKALA ILAI 1 Pengetahuan 1 memahami konsep/pengetahuan/keterampilan bidang kerja Pengetahuan dan keterampilan spesifik pada Memahami konsep/keterampilan bidang kerja secara sederhana bidang kerjanya Menguasai konsep/keterampilan bidang kerja untuk menyelesaikan 3 pekerjaan 4 Menggunakan keahlian utk menghasilkan sistem baru & meningkatkan kinerja Percaya Diri 1 Ragu-ragu, tidak yakin dengan kemampuan dirinya Keyakinan akan kemampuan diri sendiri untuk Menerima tugas hanya bila mendapat dukungan/arahan dari orang mengarahkan langkah kerja, menyelesaikan lain tugas, mengatasi kegagalan, dan berhadapan Yakin dengan dirinya, mengerjakan tugas tanpa bergantung pada 3 dengan situasi yang sulit orang lain 4 Yakin dan siap menerima tugas/tanggung jawab baru yang menantang 3 Motivasi 1 Energi rendah; kurang bersemangat dalam menerima tugas dan Tingkat energi pribadi, kesiapan menerima tantangan dan target kerja tantangan Tekun dan aktif hanya bila mendapat dukungan/dikontrol oleh orang lain 3 Tekun dan proaktif dalam menyelesaikan tugas 4 Tekun, proaktif, semangat tinggi walaupun menghadapi tugas sulit 4 Keterampilan Komunikasi 1 Sulit untuk mengekspresikan ide, pikiran dan pandangannya Kemampuan untuk mengekspresikan ide, pikiran, pandangan pribadi dengan jelas dan efisien Dapat mengemukakan ide, namun belum sistematis penyampaiannya 3 Menyampaikan ide dengan efektif dan sistematis; mudah dipahami Terampil mengelola informasi sehingga mampu mempengaruhi 4 orang lain 5 Kematangan 1 Mudah menjadi emosional dan sulit mengendalikan diri Kemampuan menunjukkan ekspresi Kadang mudah menjadi emosional namun masih dapat emosional yang sesuai saat menghadapi mengendalikan diri situasi yang menekan dan mampu mengelola 3 Mampu mengendalikan emosi dan memunculkan sikap positif frustrasi dengan tepat sehingga mendukung Mampu mengendalikan diri sendiri dan dapat menenangkan orang tercapainya tujuan kerja 4 lain 6 Kemampuan Bahasa Inggris Very Poor Kesulitan dalam memahami dan menyampaikan Kemampuan memahami dan menyampaikan ide dan informasi dalam Bahasa Inggris secara jelas dan lugas 1 informasi Poor Paham dan dapat berkomunikasi untuk informasi yang sederhana 3 Average Paham dan dapat menyampaikan ide secara memadai 4 Very Good Fasih dan mampu membangun komunikasi interaktif 7 Kepemimpinan 1 tertarik untuk mengambil peran kepemimpinan Kemampuan untuk mengambil peran memimpin dan mengarahkan orang lain dalam mencapai suatu tujuan Kriteria Penilaian 1 = Sangat Kurang = Kurang 3 = Cukup 4 = Baik KESIMPULA Paham peran kepemimpinan namun belum muncul perilaku nyata Paham dan secara aktual telah memunculkan beberapa contoh 3 kepemimpinan 4 Menampilkan kepemimpinan dalam situasi sulit TOTAL ILAI = BOBOT ILAI (TOTAL ILAI / 8) x 100 = Rekomendasi (beri tanda checklist) Lulus (Bobot ilai > 70 ) Dipertimbangkan (Bobot ilai 60 70) disarankan (Bobot ilai < 60) Direkomendasikan untuk Posisi... Pewawancara Jabatan Tanggal Tanda Tangan

8 PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F03/PM.10/R0 FORM IDUKSI DATA PERSOAL KARYAWA ama Karyawan Korporat / Divisi o. Karyawan Tanggal Induksi Jabatan PROGRAM IDUKSI ORGAISASI Sejarah Perusahaan Struktur Organisasi Peraturan Perusahaan Unit Bisnis Perusahaan FASILITAS Fasilitas Kary. (Cuti, Asuransi, Jamsostek, DPLK, Dll) Fasilitas Kerja & Perusahaan (Gedung) Training & Pengembangan Counselling HUBUGA KERJA Kontrak Kerja Karyawan Atasan Langsung Atasan dari Atasan Langsung Rekan Kerja Satu Tim Bawahan (bila ada) PEKERJAA Lokasi Kerja Uraian Jabatan Hubungan Kerja dengan Dept/Unit Lain SISTEM MAAJEME Sistem Manajamen Mutu ISO Sistem Manajemen OHSAS SOP Keselamatan Team Tanggap Darurat CATATA (dari pemberi induksi) Pemberi Induksi Dept. QA Pemberi Induksi Dept. HSSE Pemberi Induksi HR Dev. / Proyek Karyawan

9 PT. SIGMA CIPTA UTAMA A MEMBER OF ELUSA GROUP Periode Tahun Direktorat / Divisi / Departemen / Section PERECAAA KEBUTUHA TEAGA KERJA TAHUA o. ama Jabatan Yang Dibutuhkan Level / Grade Jumlah Orang Penempatan (Berikan tanda pada kolom sesuai) Alasan Permintaan (Berikan tanda pada kolom sesuai) Pergantian Penambahan Office Field Project D3 S1 S L/P Pendidikan (Berikan tanda pada kolom sesuai) Kualifikasi Minimal Jabatan Jurusan Pengalaman Status (Berikan tanda pada kolom sesuai) Tetap SCU Outsource Rencana Mulai Aktif Jumlah 0 KETERAGA Alasan Pergantian 1. Pensiun,. Promosi, 3. Rotasi, 4. PHK. Alasan Penambahan 5. Posisi Vacant, 6. Organisasi baru. Jakarta, Dipersiapkan Oleh, Disetujui Oleh, Jabatan Atasan ( ) ( )