PENGADAAN BARANG/JASA

Transkripsi

1

2 MUTU 1. TUJUAN Untuk memperoleh barang/jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam jumlah yang cukup, dengan kualitas, spesifikasi dan harga yang terbaik dan dalam waktu yang masih dapat diterima. 2. RUANG LINGKUP Berlaku untuk seluruh divisi pada PT. Sigma Cipta Utama yang menerapkan sistem manajemen mutu dan dijalankan oleh seluruh organisasi terutama Bagian Umum DEFINISI Barang - Peralatan, suku cadang, barang habis pakai. Jasa - Layanan yang diberikan untuk memenuhi suatu kebutuhan. DRKB/B - Daftar Rencana Kebutuhan Bahan/Barang PR - Purchase Requisition (permintaan pembelian) PO - Purchase Order Digunakan untuk pengadaan barang/jasa SPK - Surat Perintah Kerja Surat untuk memulai pelaksanaan pekerjaan terhadap pekerjaan-pekerjaan yang perhitungan volume atau spesifikasi dari pekerjaan yang sudah dapat diketahui dengan pasti dan disetujui. Kontrak - Adalah perikatan perjanjian dari suatu pekerjaan yang sudah pasti nilai dan atau jenis pekerjaannya serta batas waktunya. P/L - Profit and Loss Statement GR - Good receipt. 4. REFERENSI ISO klausul Manual Mutu PT. Sigma Cipta Utama Sistem Aplikasi SAP 5. RINCIAN - Edisi 1 Halaman 1 dari 8

3 MUTU 5.1. PEMBELIAN BARANG/JASA SECARA UMUM Berdasarkan Annual Plan atau berdasarkan P/L, Section Head/unit kerja membuat permintaan Barang/Jasa 12 (dua belas) bulanan dengan mengisi formulir DRKB/B (F01/PM.). Setelah diperiksa oleh Departement Head (GM)/atasan langsungnya, DRKB/B tersebut kemudian diserahkan kepada Section HR Dev. & GA/Pengadaan untuk diketahui Departement Head Finance & Administration, dan disetujui oleh Direktur Bidang/unit kerja mengajukan formulir permintaan barang/jasa kepada Section HR Dev. & GA /Pengadaan dengan melampirkan salinan DRKB/B Formulir permintaan barang non asset harus ditandatangani oleh Departement Head/unit kerja dan Departement Head /atasan langsungnya Formulir permintaan barang/jasa yang merupakan barang asset harus ditandatangani oleh Manager bidang/unit kerja, Departement Head /atasan langsungnya dan Direktur Berdasarkan DRKB/B, bidang/unit kerja mengajukan anggaran bulanan ke bagian Keuangan Sesuai permintaan barang yang diajukan dan bukti adanya anggaran pengadaan barang/jasa tersebut dari bagian Keuangan, Section HR Dev. & GA/Pengadaan menerbitkan Purchase Requisition (PR) melalui sistem aplikasi SAP Pada formulir PR, Request by ditandatangani oleh Departement Head /Unit kerja dan pada bagian Approved By ditandatangani oleh Departement Head. atau oleh atasan langsungnya apabila dalam struktur tidak dibawah Departement Head, kemudian PR tersebut diserahkan kepada Section HR Dev. & GA dan ditindaklanjuti oleh Bagian Pengadaan Untuk permintaan barang yang tidak direncanakan sebelumnya, maka pada formulir permintaan barang harus diberi keterangan bahwa barang yang diminta merupakan pengganti (switching) dari barang yang tercantum dalam DRKB/B dengan nilai sama atau mendekati Berdasarkan PR yang diterima, Bagian Pengadaan menghubungi sekurang-kurangnya 3 (tiga) pemasok untuk dapat mengirimkan penawaran atas barang/jasa yang diperlukan dan memberitahukan segala persyaratannya. Edisi 1 Halaman 2 dari 8

4 MUTU Pemasok yang dinyatakan menang/terpilih harus menyerahkan fotokopi dokumen persyaratan yang sudah ditentukan dalam prosedur seleksi pemasok (PM.15) kepada Bagian Umum/Pengadaan Pemasok yang dinyatakan menang/terpilih selanjutnya dicatat pada Formulir Daftar Supplier/Subkontraktor Terseleksi Untuk pengadaan barang yang sama dan dibutuhkan pada waktu berikutnya, Section HR Dev. & GA /Pengadaan akan meminta penawaran lagi kepada pemasok yang tercatat dalam Daftar Pemasok Terseleksi Apabila pemasok-pemasok yang telah terseleksi dirasa belum kompetitif, maka Section HR Dev. & GA/Pengadaan mencari pemasok/kontraktor jasa baru untuk mengajukan penawaran Dengan menggunakan Formulir Sirkulasi Pemeriksaan (F04PM.) Bagian Pengadaan mensirkulasikan salinan penawaran dan evaluasi penawaran (F03/PM.) kepada bagian terkait untuk diperiksa jumlah, harga, spesifikasi teknis dan waktu sampainya. Setelah selesai diperiksa dikembalikan lagi ke Bagian Pengadaan Berdasarkan hasil evaluasi penawaran, Bagian Pengadaan mencetak PO dari sistem aplikasi SAP kemudian mengirimkannya kepada pemasok/kontraktor yang telah diperiksa dan disetujui oleh Direktur Terkait kontraktor jasa, Bagian Umum membuat SPK (F02/PM.) untuk kontraktor jasa yang terpilih. Sebelum diserahkan kepada kontraktor, isi SPK terlebih dahulu diverifikasi oleh Bagian Legal PO/SPK/Kontrak ditandatangani selambat-lambatnya 10 hari kerja setelah ditentukan pemenangnya (Pemasok). Masing-masing Bidang/Unit termasuk Direktur diberi waktu 1 hari untuk memeriksa dan membubuhi tanda tangan, kecuali Bidang Marketing dan Departement Head terkait masing-masing 2 hari. Sedangkan yang mencatat tanggal masuk dan keluar adalah bagian Sirkulasi/atau Stafnya di masing-masing Bidang/Unit PENGADAAN BARANG SECARA KHUSUS Edisi 1 Halaman 3 dari 8

5 MUTU Suatu barang/jasa dapat diadakan secara khusus, yakni tidak menggunakan cara umum apabila memenuhi salah satu persyaratan berikut. 1. Bersifat mendesak (urgent). 2. Hanya ada satu pemasok yang dapat menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan. 3. Calon pemasok telah memberikan dukungan pada saat proses tender yang pelaksanaan pekerjaannya membutuhkan barang/jasa tersebut. 4. Calon pemasok telah ditentukan oleh pelanggan. Permohonan proses pengadaan secara khusus diusulkan oleh Departement Head bidang terkait kepada Direktur, diketahui oleh Departement Head Finance & Administration. Direktur menentukan cara pengadaan barang/jasa dengan menyetujui atau menolak usulan tersebut Untuk pengadaan barang/jasa yang sifatnya mendesak (urgent), catatan mutu atau administrasi boleh menyusul setelah barang/jasa diterima Pemilihan pemasok untuk pengadaan barang/jasa secara khusus dapat dilakukan dengan penunjukan langsung kepada pemasok yang sanggup menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan dalam waktu yang telah disepakati tanpa perlu adanya pembanding dan disertai dengan form persetujuan penunjukan langsung Pengadaan Barang/Jasa dengan nilai diatas Rp ,- (lima puluh juta rupiah) Pengadaan barang/jasa yang nilainya di atas Rp ,- (lima puluh juta rupiah) dilakukan melalui Tim Negosiasi yang telah ditetapkan melalui Surat Keputusan Direktur. Pemasok yang dipanggil/menang yaitu pemasok yang memenuhi kriteria perusahaan dan mengajukan harga penawaran yang paling menguntungkan bagi perusahaan Tim Negosiasi bertanggung jawab dalam negosiasi harga pengadaan barang/jasa serta menjaga kerahasiaan sampai dengan acara negosiasi selesai dilaksanakan Barang/jasa yang diterima dari pemasok terlebih dahulu harus diinspeksi/diperiksa jumlah dan spesifikasinya oleh Section HR Dev. & GA /Pengadaan bersama-sama dengan user. Jika dipandang perlu, dalam proses pemeriksaan Section HR Dev. & GA dapat membawa personel dari bagian lain yang mempunyai keahlian yang dibutuhkan Barang/jasa yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang diminta harus dikembalikan kepada pemasok untuk diganti dengan barang yang sesuai atau diperbaiki hasil kerjanya. Edisi 1 Halaman 4 dari 8

6 MUTU 5.6. Jika hasil inspeksi terhadap spesifikasi barang sudah sesuai, maka pada formulir Goods Receipt / GR (dari SAP) diberikan stempel/cap, sedangkan untuk pemeriksaan barang yang tidak mempunyai spesifikasi, tidak perlu stempel/cap sebelum diteruskan kepada pemakai (user) Formulir GR yang sudah ditandatangani oleh pemakai digunakan sebagai lampiran invoice dan menjadi sumber data resmi untuk stock status dan asset status Pembelian atau pengadaan barang yang bersifat investasi mengacu pada Prosedur Holding (PT. Elnusa Tbk) yang terkait Pengadaan Barang/Jasa melalui KOPSI (Koperasi Karyawan PT. Sigma Cipta Utama) atau KOPEN (Koperasi Karyawan Elnusa) dapat dilakukan dengan proses Penunjukan Langsung. 6. DI DAERAH 6.1. Berdasarkan Annual Plan atau berdasarkan P/L, Pimpinan Proyek membuat permintaan Barang/Jasa 12 (dua belas) bulanan dengan mengisi formulir DRKB/B (F01/PM.). Diperiksa oleh Departement Head, kemudian diserahkan kepada Section HR Dev. & GA /Pengadaan untuk diketahui oleh Departement Head Finance & Administration dan disetujui oleh Direktur Pengadaan barang/jasa dapat dilakukan di daerah dimana proyek tersebut berada sepanjang memenuhi persyaratan dan spesifikasi yang diinginkan Pengadaan barang/jasa di daerah dilakukan karena lebih praktis, lebih efisien, dapat meminimalkan risiko kerusakan barang pada saat pengiriman serta dapat mempersingkat waktu untuk mendapatkan layanan purna jual Pemasok di daerah yang ditunjuk harus menyerahkan salinan dokumen NPWP, PKP, SIUP dan Surat Pemberian Nomor Kode Seri Faktur Pajak untuk memenuhi persyaratan administrasi yang berlaku di Bidang Keuangan baik secara Accountability dan Auditability Berdasarkan SK Direktur, Pimpinan Proyek diberi kewenangan untuk melakukan pengadaan barang/jasa langsung di daerah sampai dengan nilai Rp ,- (duapuluh juta rupiah) melalui pengajuan Panjar Kerja (PK). Edisi 1 Halaman 5 dari 8

7 MUTU 6.6. Pengajuan permintaan barang/jasa yang menggunakan PK harus diperiksa oleh bagian Pengadaan Barang/Jasa dari pusat Pengadaan satu jenis barang/jasa untuk keperluan di daerah dengan nilai diatas Rp (limapuluh juta rupiah) harus melalui Tim Negosiasi Pengadaan barang/jasa untuk keperluan di daerah yang melibatkan Tim Negosiasi, pemasok di daerah harus mengirimkan salinan dokumen persyaratan dan surat penawaran harga ke bagian Pengadaan Kantor Pusat untuk proses seleksi berikutnya Negosiasi pengadaan barang/jasa antara Tim Negosiasi dengan pemasok yang berada di daerah dapat dilakukan di daerah atau di Kantor Pusat Pengadaan barang yang dilakukan di daerah dengan menggunakan PK, dokumen administrasinya dikirim ke bagian Keuangan Kantor Pusat sebagai bukti laporan pertanggung jawaban Pemasok-pemasok di daerah tidak dicantumkan ke dalam Daftar Pemasok Terseleksi yang dikelola oleh Bagian Pengadaan. Tahapan seleksi dan evaluasi supplier dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah pada point 5.1 dan LAMPIRAN A. Formulir DRKB/B (F01/PM./R2) B. Formulir Surat Perintah Kerja ( SPK ) (F02/PM./R0) C. Formulir Evaluasi Penawaran (F03/PM./R0) D. Formulir Sirkulasi Pemeriksaan PO/SPK/Kontrak (F04/PM./R0) E. Formulir Surat Persetujuan Pembelian Urgent (F05/PM./R0) F. Formulir Surat Persetujuan Penunjukan Langsung (F/PM./R0) G. Formulir Memo Pembelian (F07/PM./R0) Edisi 1 Halaman 6 dari 8

8 MUTU Aliran Proses Pengadaan Barang/Jasa. Prosedur Mutu No.. Bidang/Unit Bagian Pengadaan Mulai Berdasarkan Annual Plan atau berdasarkan P/L membuat DRKB/B Berdasarkan DRKB/B dan setelah memastikan ketersediaan anggaran, membuat permintaan barang/ jasa Meminta penawaran harga min. kepada tiga pemasok Melakukan evaluasi penawaran, negosiasi harga dan menetapkan pemenang Memasukkan informasi pemenang ke dalam Daftar Pemasok Terseleksi A Edisi 1 Halaman 7 dari 8

9 MUTU Aliran Proses Pengadaan Barang/Jasa. Prosedur Mutu No.. Bidang/Unit Bagian Pengadaan A Menerbitkan PO/SPK/ Kontrak Melakukan pemeriksaan barang/ jasa yang diterima Barang/Jasa cocok? Tidak Ya Mengembalikan barang dan meminta ganti atau meminta perbaikan hasil kerja ke pemasok Membuat Berita Acara Serah Terima Selesai Edisi 1 Halaman 8 dari 8

10 PT. SIGMA CIPTA UTAMA Bidang / Unit Periode Tanggal DAFTAR RENCANA KEBUTUHAN BARANG/BAHAN ("DRKB/B") Formulir F01/PM./R1 Investasi Bahan Langsung Fasilitas Kantor Dok. Cetak/ATK RCTR... Klasifi Type/ Satuan Jumlah Harga Tahun Total No. Nama Barang kasi Spec./ (unit) (qty) Rp USD Jan Feb Maret April Mei Juni Juli Agust Sept Okt Nov Des Harga Estimasi Ket ( * ) Ukuran Qty Harga Qty Harga Qty Harga Qty Harga Qty Harga Qty Harga Qty Harga Qty Harga Qty Harga Qty Harga Qty Harga Qty Harga Rp USD TOTAL STATIONARY ( * ) = 0 Investasi 1 Inventaris 2 Consumable Disiapkan Oleh, Diperiksa Oleh, Mengetahui Disetujui Oleh, Manager Bidang / Unit Depart. Head/Atasan Langsung Depart. Head Finance & Administration Direktur (... ) (... ) (... ) (... )

11 PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F02/PM./R0 SURAT PERINTAH KERJA Sebagai tindak lanjut dari Surat Penawaran saudara No./Tanggal Perihal Yang bertanda tangan di bawah ini PT. SIGMA CIPTA UTAMA, memberi perintah kerja kepada Nama Alamat Selanjutnya disebut.. 1. Untuk melaksanakan pekerjaan Harga pekerjaan Rp. Terbilang.. 2. Syarat-syarat, 3.1. Waktu penyerahan hari, setelah tanggal Surat Kontrak Tempat penyerahan Cara pembayaran Waktu Garansi Pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan petunjuk-petunjuk yang diberikan dan sesuai dengan perincian perbaikan-perbaikan dan penggantian-penggantian. 3. Biaya pekerjaan tersebut di atas dibebankan pada RCTR. Demikian SPK ini diberikan untuk dilaksanakan sebaik-baiknya. Setuju dengan harga dan sanggup melaksanakan pekerjaan sesuai dengan semua ketentuan dalam SPK ini. Tangerang Selatan, PT. SIGMA CIPTA UTAMA Direktur ( ) ( )

12 PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F03/PM./R0 EVALUASI PENAWARAN Pemasok baru Pemasok lama No. Nama Perusahaan Alamat Contact Person Telpon / Fax Cara Pembayaran Harga Kemampuan Pengadaan Prioritas Penunjukkan A Baik sekali B Baik C Cukup D Kurang Jabatan Tanda tangan Tanggal Evaluasi I Tangerang Selatan, Manager GA Tanggal Evaluasi II Disetujui, 2. Manager Keuangan dst Manager GA 3. Manager (terkait) (... )

13 PT.SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F04/PM./R0 SIRKULASI PEMERIKSAAN PO/SPK/KONTRAK D A R I A L A M A T JENIS PEKERJAAN NO. PO/SPK/KONTRAK LOKASI NILAI / BIAYA JANGKA WAKTU NO DIPERIKSA INITIAL TANGGAL PARAF KETERANGAN VERIFIKASI TERIMA SELESAI YA TDK Kelengkapan MPR Berdasarkan - DRKB/B - PPKB/B - P/L - Investasi Penawaran I Penawaran II Penawaran III Evaluasi Penawaran Kelengkapan PO Dibuat Verifikasi Diperiksa Oleh Oleh SARAN & KOMENTAR ( ) ( ) ( )

14 PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F05/PM./R0 SURAT PERSETUJUAN PEMBELIAN URGENT Nama pekerjaan/proyek Nama barang yang dibeli Tanggal barang harus tersedia Estimasi Harga barang persatuan berdasarkan penawaran ( Dilampirkan) Alasan mengapa dikategorikan urgent (ditulis lengkap disertai dengan data) Tangerang Selatan,... PT. SIGMA CIPTA UTAMA Diajukan Oleh Disetujui Oleh (Manager Bidang /Unit) (Direktur)

15 PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F/PM./R0 SURAT PERSETUJUAN PENUNJUKAN LANGSUNG Nama pekerjaan/proyek Nama barang/jasa yang dibeli Tanggal barang/jasa harus tersedia/selesai dilaksanakan Estimasi Harga barang/jasa persatuan berdasarkan penawaran (Dilampirkan) Alasan mengapa dikategorikan penunjukan langsung ( ditulis lengkap disertai dengan data) Tangerang Selatan,... PT. SIGMA CIPTA UTAMA Diajukan Oleh Disetujui Oleh (Section Head HR Dev. & GA) (Direktur)