PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI REKANAN

Transkripsi

1 PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI REKANAN No. Dokumen : PT-KITSBS-20 No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman : i dari iv LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN DIBUAT OLEH No Nama Jabatan Tanda Tangan 1. RM. Yasin Effendi PLT DM ADM Umum & Fas 2. Abdan Syakuro PLT DM Akuntansi 3. Bambang SA DM Pemeliharaan 4. Nursalim PLT DM Enjiniring DIPERIKSA OLEH No Nama Jabatan Tanda Tangan 1. Andi Aziz Wakil Manajemen 2. Budi Widi Asmoro Manajer Enjiniring 3. Ikram Manajer Produksi 4. Nyimas Rosdiana Manajer Keuangan 5. Suparyanto Manajer SDM & Umum DISETUJUI OLEH No Nama Jabatan Tanda Tangan 1. Ruly Firmansyah General Manager

2 PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI REKANAN No. Dokumen : PT-KITSBS-20 No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman : ii dari iv DAFTAR ISI Uraian Halaman LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN... i DAFTAR ISI... ii DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI... iii DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN... iv 1. TUJUAN LINGKUP REFERENSI DEFINISI PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB LAMPIRAN... 2

3 PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI REKANAN No. Dokumen : PT-KITSBS-20 No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman : iii dari iv DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI No Unit Kerja Salinan Dokumen 1. Wakil Manajemen/Sekretariat SMT MASTER 2. Seluruh Karyawan Softcopy

4 PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI REKANAN No. Dokumen : PT-KITSBS-20 No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman : iv dari iv DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN No Tgl Hlm Uraian yang diubah Uraian Perubahan Disahkan oleh

5 1. TUJUAN PROSEDUR SELEKSI & EVALUASI REKANAN No. dokumen : PT-KITSBS-20 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman : 1 dari 2 Prosedur ini digunakan sebagai panduan dalam melakukan seleksi rekanan baru dan evaluasi rekanan atas kemampuan mereka dalam memenuhi persyaratan yang ditetapkan. 2. LINGKUP Ruang lingkup prosedur ini mencakup pemilihan dan evaluasi kinerja rekanan untuk menentukan rekanan yang layak bekerjasama di Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel. 3. REFERENSI 3.1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa 3.2. Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul Pengendalian Operasional 3.3. Persyaratan SMK3 PP 50/2012, Elemen kontrak ditinjau ulang untuk menjamin bahwa pemasok dapat memenuhi persyaratan keselamataan dan kesehataan kerja bagi pelanggan 3.4. Persyaratan PAS 99: 2012, Klausul 8.1 Perencanaan dan Pengendalian Operasional 4. DEFINISI 4.1 Rekanan Organisasi atau individu orang memasok barang dan atau jasa untuk mendukung kelancaran operasional Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel. 4.2 Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) Daftar yang memuat mitra kerja/ rekanan Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel yang telah lolos seleksi sebagai rekanan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan. 5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB 5.1 Pendaftaran Rekanan Rekanan yang akan memasok barang atau jasa diwajibkan untuk melakukan pendaftaran secara online melalui situs e-procurement PLN dan menyerahkan berkas pendaftaran ke PLN. Pendaftaran rekanan e-procurement PLN dilakukan melalui pengisian Form Registrasi Vendor yang tersedia di alamat internet http: //info@plnkitsbs.co.id Setelah mendaftar secara online, rekanan wajib mengajukan surat permohonan menjadi Penyedia Barang/ Jasa kepada Kantor Induk PT. PLN Pembangkitan Sumbagsel melalui Manajer Bidang SDM & Umum yang dilengkapi dengan copy berkas pendukung sesuai jenis perusahaan.

6 PROSEDUR SELEKSI & EVALUASI REKANAN No. dokumen : PT-KITSBS-20 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman : 2 dari Manajer Bidang SDM & Umum melalui Deputi Manajer ADM Umum & fasilitas akan memeriksa atau memverifikasi terhadap data atau berkas pendukung pendaftaran tersebut diatas dan atau tindakan-tindakan lain yang diperlukan dalam rangka memberikan persetujuan atau penolakan terhadap pendaftaran rekanan Persetujuan atau penolakan terhadap pendaftaran rekanan akan diambil Manajer Bidang SDM & Umum yang kemudian menyampaikannya melalui Nota Dinas kepada Manajer Bidang Enjiniring untuk selanjutnya di approve di portal e-procurement. 5.2 Evaluasi Rekanan Direksi pekerjaan dan Manajer Bidang SDM & Umum terkait dengan kontrak melakukan penilai terhadap setiap proses penerimaan barang/ jasa dengan menggunakan formulir Evaluasi Rekanan (FR-PT-KITSBS-21-02) dan lampiran (PT-KITSBS-21-Lamp ii) Staf logistik mengevaluasi setiap tahun terhadap rekanan yang telah memasok barang atau jasa dengan menggunakan Formulir Evaluasi Rekanan (FR-PT-KITSBS-21-02) yang merupakan rekapan dari hasil penilaian Direksi pekerjaan Hasil evaluasi tersebut dikategorikan dalam : Direkomendasikan dan Tidak Direkomendasikan. Rekanan yang masuk kategori Direkomendasikan akan tetap dijadikan rekanan dan dimasukkan dalam Daftar Rekanan Terseleksi untuk periode satu tahun berikutnya, sedangkan kategori Tidak Direkomendasikan akan dikeluarkan dari Daftar Rekanan Terseleksi untuk 2 (dua) tahun berikutnya Staf logistik harus memastikan bahwa seluruh rekanan yang memiliki nilai baik dari evaluasi dimasukkan dalam Formulir Daftar Rekanan Terseleksi pada periode berikutnya dan dilakukan pemutakhiran rekaman Daftar Rekanan Terseleksi setiap tahun (Formulir Daftar Rekanan Terseleksi FR-PT-KITSBS-21-01) Kinerja dari rekanan akan ditinjau dalam Rapat Tinjauan Manajemen. 6. LAMPIRAN 6.2. Lampiran Kriteria Evaluasi Rekanan (PT-KITSBS-20) 6.2. Formulir Daftar Rekanan Terseleksi (FR-PT-KITSBS-20-01) 6.3. Formulir Evaluasi Rekanan (FR-PT-KITSBS-20-02)

7 EVALUASI REKANAN No. Dokumen : FR-PT-KITSBS Revisi : 00 Tanggal : April Halaman : Tanggal : Periode Evaluasi : Produk / Jasa Usaha : No. Kriteria Penilaian *) 1 Mutu Produk / Jasa 2 Harga 3 Waktu Pengiriman 4 Jumlah Pengiriman 5 Kepatuhan terhadap SMT 6 Dokumentasi 7 Purnajual/ Masa Pemeliharaan Nama Rekanan Jml Jml Jml Jml 5 3 Total Rata - rata a b c Hasil Evaluasi **) Digunakan kembali Digunakan dengan catatan Tidak digunakan *) Tidak Baik = 1, Baik = 3, Sangat Baik = 5 ( Kriteria pada Lampiran ) **) Point a Jika Rata-rata Nilai lebih besar dari 3 Point b Jika Rata-rata Nilai antara 2 s.d 3 Point c Jika Rata-rata Nilai kurang dari 2 Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Diketahui Oleh Spv Atas MB SDM & Umum General Manager

8 ... ) (... )... )

9 : FR-PT-KITSBS Nama Rekanan 1 Jml

10

11 FR-PT-KITSBS / Lampiran LAMPIRAN EVALUASI REKANAN : No. KONDISI KRITERIA Sangat Baik : 5 Baik : 3 Tidak Baik : 1 Dalam Satu Periode Penilaian : 1 Mutu Produk Tidak ada Komplain atau Hanya terdapat 1 ( satu ) kali Terdapat lebih dari 1 ( satu ) / Jasa tidak ada reject dari jumlah Komplain atau ditemukan kali Komplain atau reject total pengiriman reject kurang 1 % dari lebih 1 % dari jumlah total jumlah total pengiriman pengiriman 2 Harga Tidak ada Kenaikan Harga Hanya terjadi 1 ( satu ) kali Terjadi Lebih dari 1 ( satu ) kenaikan harga kali kenaikan harga 3 Waktu Tidak ada keterlambatan Hanya terjadi 3 ( tiga ) kali Terjadi lebih dari 3 ( tiga ) Pengiriman pengiriman keterlambatan pengiriman kali keterlambatan pengiriman 4 Jumlah Dikirim sesuai permintaan Hanya terjadi 3 ( tiga ) kali Terjadi lebih dari 3 ( tiga ) Pengiriman perubahan jumlah kali perubahan jumlah pengiriman pengiriman Kepatuhan 5 Keselamatan Ke- Tidak ada Komplain K2L Hanya terjadi 3 ( tiga ) kali Terjadi lebih dari 3 ( tiga ) tenaga-listrikan komplain K2L komplain K2L & Lingkungan (K2L) 6 Dokumentasi *) Dokumen pendukung dari Terdapat 3 ( tiga ) dokumen Terdapat lebih dari 3 ( tiga ) pengiriman barang dan pendukung dari pengiriman dokumen pendukung dari penagihan lengkap + jelas barang dan saat penagihan pengiriman barang dan saat TIDAK lengkap + jelas penagihan TIDAK lengkap dan jelas

12 ITSBS / Lampiran ak Baik : 1 lebih dari 1 ( satu ) plain atau reject dari jumlah total an ebih dari 1 ( satu ) ikan harga bih dari 3 ( tiga ) rlambatan an bih dari 3 ( tiga ) bahan jumlah an bih dari 3 ( tiga ) K2L lebih dari 3 ( tiga ) pendukung dari an barang dan saat n TIDAK lengkap

13 EVALUASI REKANAN No. Formulir : FR-PT-KITSBS No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman : 1 dari 1 Tanggal : Periode Evaluasi : Nama Perusahaan : No. Telpon : Alamat : Produk / Jasa : KRITERIA PENILAIAN : 1 Mutu Produk / Jasa Sangat Baik Baik Tidak Baik 2 Harga Sangat Baik Baik Tidak Baik 3 Waktu Kirim / Pelaksanaan Sangat Baik Baik Tidak Baik 4 Jumlah Kirim / Kesesuaian Progress Sangat Baik Baik Tidak Baik 5 Kepatuhan terhadap SMT Sangat Baik Baik Tidak Baik 6 Dokumentasi Sangat Baik Baik Tidak Baik 7 Purnajual/ Masa Pemeliharaan Sangat Baik Baik Tidak Baik Total Nilai : Nilai Akhir ( Nilai Rata - Rata ) : HASIL EVALUASI **) : A Direkomendasi untuk digunakan kembali : B Direkomendasi dengan catatan ( pemantauan lebih intensif ) : dengan mekanisme : C Tidak direkomendai untuk digunakan kembali : CATATAN : Dievaluasi oleh : Diperiksa oleh ( unit terkait ) : Disetujui oleh : Catatan : *) Penilaian : Tidak Baik = 1, Baik = 3, Sangat Baik = 5 ( KRITERIA pada Lampiran ) **) Hasil Evaluasi ( diisi tanda ( V ) ), - Point A Jika Rata-rata Nilai lebih besar dari 3 - Point B Jika Rata-rata Nilai antara 2 s.d 3 - Point C Jika Rata-rata Nilai kurang dari 2

14 Disetujui oleh :

15 KRITERIA EVALUASI REKANAN No. Formulir : PT-KITSBS-22-Lamp ii No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman : 1 dari 1 No. KONDISI PENJELASAN KRITERIA Sangat Baik (5) Baik (3) Tidak Baik (1) 1 Mutu Produk/Jasa Tidak ada Komplain atau tidak ada reject dari jumlah total pengiriman/pekerjaan Hanya terdapat 1 ( satu ) kali komplain atau ditemukan reject kurang dari 1% dari jumlah total pengiriman/pekerjaan Terdapat lebih dari 1 ( satu ) kali komplain atau reject lebih 1% dari jumlah total pengiriman 2 Harga Mendapat potongan harga Sesuai harga pasar Diatas harga pasar 3 Waktu Pengiriman/ Pelaksanaan Pekerjaan Pengiriman / Serah Terima Pekerjaan dilaksanakan lebih awal dari waktu yang ditentukan Tidak ada keterlambatan pengiriman/ serah terima pekerjaan Terjadi keterlambatan pengiriman/ serah terima pekerjaan 4 Jumlah Pengiriman/ Pekerjaan Dikirim/ dikerjakan sesuai permintaan Hanya terjadi 1 ( satu ) kali perubahan jumlah Terjadi lebih dari 1 ( satu ) kali perubahan jumlah 5 Kepatuhan dalam pemenuhan penerapan Sistem Manajemen Terpadu (SMT) Terpenuhi secara fisik dan dokumentasi Hanya dapat memenuhi secara fisik atau dokumentasi saja Tidak dapat memenuhi baik secara fisik maupun dokumentasi 6 Dokumentasi Dokumen pendukung dari pengiriman barang/ hasil pekerjaan dan penagihan lengkap dan jelas Terdapat 1 ( satu ) dokumen pendukung dari pengiriman barang/ hasil pekerjaan dan saat penagihan tidak lengkap dan tidak jelas Terdapat lebih dari 1 ( satu ) dokumen pendukung dari pengiriman barang/ hasil pekerjaan dan saat penagihan tidak lengkap dan tidak jelas Purnajual/ Masa 7 Respon cepat Pemeliharaan Respon lambat Tidak ada respon

16 DAFTAR REKANAN TERSELEKSI No. formulir : FR-PT-KITSBS No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman : NO NAMA REKANAN BARANG/JASA YANG DIPASOK ALAMAT NO. TELEPON/Fax. CONTACT PERSON Dibuat Oleh, Spv Atas Disetujui Oleh, Manajer Bidang SDM & Umum Mengetahui, General Manager ( ) ( ) ( )