BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Arsip 1. Pengertian Arsip Arsip sebagai naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh pimpinan unit kerja dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok merupakan bagian dari pelaksanaan kegiatan pemerintahan dengan tujuan antara lain untuk menyediakan data dan informasi cepat dan tepat bagi yang memerlukan (Peraturan Gubernur Provinsi Kepulauan Riau Nomor 10 Tahun 2008, Pedoman Tata Kearsipan 2008). Arsip dapat diartikan sebagai segala kertas naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi fungsi, kebijakan kebijakan, keputusan keputusan, prosedur prosedur, pekerjaan pekerjaan, atau kegiatan kegiatan, suatu organisasi, atau kerena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya. Jika kalau hendak dirumuskann secara singkat, arsip adalah segala dokumen 7

2 yang mempunyai manfaat bagi organisasi sehingga perlu disimpan (Dra. Suparajati, dkk 2004: 2000). 2. Manfaat, Fungsi dan Nilai Penting Arsip a. Manfaat Arsip Manfaat arsip (Adian Ali dan Tanzili 2006:116) adalah untuk dokumen sejarah, foto, maupun arti serta peristiwa yang bersejarah dan penting lainnya tentang bahan penyelidikan dan pemikiran demi kemajuan. Dapat dikatakan bahwa manfaat kearsipan yaitu : 1) Untuk menjelaskan surat-surat atau catatan catatan penting. 2) Untuk menguatkan buku. 3) Untuk dokumen sejarah, foto, maupun arti serta peristiwa yang bersejarah dan penting lainnya. 4) Untuk bahan studi dan ilmu pengetahuan. 5) Untuk catatan sebagai bahan penyelidikan dan pemikiran demi kemajuan. b. Fungsi Arsip 1) Fungsi Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung. Fungsi commit arsip to dinamis user yaitu untuk digunakan secara 8

3 langsung dalam kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan dalam penyelenggaraan. 2) Fungsi Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari hari. Fungsi arsip statis yaitu sebagai dokumen. c. Nilai Penting Arsip Bagi suatu instansi atau lembaga pemerintah, arsip mempunyai nilai penting dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan, yaitu untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban suatu lembaga pemerintah daerah maupun nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelengaraan kehidupan kebangsanaan serta menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Pengelolaan arsip yang benar, sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, maka akan dapat memberikan daya guna dan hasil guna penyelenggaraan administrasi pemerintahan. 3. Jenis-jenis Arsip Pengolahan arsip memang peranan penting bagi jalannya suatu organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan 9

4 organisasi yang dapat bermanfaat untuk bahan penilaian, pengambilan keputusan, atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan. Bentuk arsip bias beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan tulisan seperti yang kerap dianggap oleh kebanyakan orang. Namun, dalam sebagaian besar kantor pada umunya, arsip memang terutama berupa surat atau dokumen berbentuk lembaran kertas bertulisan. Jenis-jenis arsip menurut (Dra. Suparjati, dkk 2004 : 2000) sebagai berikut, yaitu : a. Jenis arsip menurut subjek atau isinya. b. Jenis arsip menurut bentuk atau wujudnya. c. Jenis arsip menurut nilai atau kegunaannya. d. Jenis arsip menurut sifat kepentingannya. e. Jenis arsip menurut fungsinya. f. Jenis arsip menurut tempat atau tingkat pengelolaannya. g. Jenis arsip menurut keaslinya. Dari jenis-jenis arsip tersebut di atas dapat dikelompokkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Kemudian arsip dinamis dikelompokkan menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis in-aktif. 4. Arsip In-Aktif Dalam Pedoman Tata Kearsipan di lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau commit (2008; to 2) user arsip inaktif adalah arsip dinamis 10

5 yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. Pengelolaan arsip yang menggunakan Sistem Kombinasi Sentralisasi-Desentralisasi, arsip dinamis inaktif disimpan pada sentral arsip, yaitu suatu Badan Arsip yang dibentuk pada daerah Kabupaten atau Kota, Provinsi, dan Nasional yang ditetapkan berdasarkan Peraturan Pemerintah Daerah maupun Pemerintah Pusat. Jangka waktu penyimpanan arsip inaktif tergantung dari jadwal retensi yang ditetapkan oleh penerbit naskah dinas tersebut berdasarkan tingkat nilai guna arsip. Untuk sebuah arsip yang memiliki nilai guna tingkat nasional, maka arsip tersebut disimpan pada Badan Arsip Nasional sebagai Arsip Nasional. Akan tetapi apabila sebuah arsip memiliki nilai guna jangka tertentu, maka sesuai dengan jadwal retensi arsip tersebut dapat dimusnahkan. B. Penataan Arsip In-Aktif Dalam penataan arsip perlu diperhatikan pola dan azas-azas penataan, peralatan dan sarana pendukung, serta langkah-langkah persiapan agar arsip dapat tersimpan dengan tatan yang benar. 1. Pola dan Azas-azas Penataan Arsip Pola penataan arsip menurut Pedoman Tata Kearsipan Pemerinath Provinsi Kepulauan Riau commit (2008; to 18) user adalah berbentuk Self Indexing, 11

6 yaitu susunan arsip yang ditata sedemikian rupa sehingga segala masalah yang disimpan dapat dilihat secara jelas agar memudahkan penemuan kembali arsip yang diperlukan. Untuk menata arsip dalam bentuk Self Indexing diperlukan adanya klasifikasi arsip, kode arsip, dan indeks setiap naskah dinas. Dalam menentukan penataan arsip yang akan digunakan oleh suatu organisasi seperti yang dikemukakan oleh Sutarto (1992:195) tentunya dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti faktor besar kecilnya organisasi,luas sempitnya kegiatan, volume surat, tenaga kearsipan yang tersedia, dan peralatan yang dimiliki. Namun hal yang paling penting adalah apapun penataan yang hendak dipakai haruslah menjamin kelancaran kerja, dalam arti arsip harus dapat ditemukan kembali dengan cepat setiap saat dibutuhkan. Jangka waktu yang baik dalam menemukan kembali suatu arsip ialah tidak lebih dari satu menit. Terdapat 12 (dua belas) azas dalam penyimpanan arsip (Sutarto (1992:175), yaitu : a. Penataan arsip menurut abjad. b. Penataan arsip menurut abjad benomor. c. Penataan arsip menurut pokok soal. d. Penataan arsip menurut wilayah. e. Penataan arsip menurut tanggal. f. Penataan arsip menurut nomor urut. g. Penataan arsip menurut commit dua nomor to user akhir. 12

7 h. Penataan arsip menurut tiga nomor akhir. i. Penataan arsip menurut dua nomor tengah. j. Penataan arsip menurut nomor persepuluhan. Dalam penataan arsip (Pedoman Tata Kearsipan di lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau, 2008; 18) pada umumnya menganut azas-azas penyimpanan sebagai berikut: a. Penataan arsip menurut kode dan pola klasifikasi; b. Penataan arsip berdasarkan abjad; c. Penataan arsip menurut instansi dan tempat; d. Penataan arsip berdasarkan nomor urut; e. Penataan arsip berdasarkan urutan waktu/kronologis seperti tanggal, bulan, dan tahun; f. Penataan arsip berdasarkan gabungan dari azas-azas tersebut di atas sesuai dengan kebutuhan. 2. Persiapan Penataan Arsip Langkah-langkah persiapan dalam penataan arsip adalah sebagai berikut: 1) Memeriksa dan memisah-misahkan arsip dalam kelompokkelompok menurut masalah dan sub masalah sesuai dengan pola klasifikasi dan keadaan arsip yang bersangkutan; 2) Meneliti apakah arsip tersebut merupakan arsip tunggal atau arsip berkelompok. Untuk arsip berkelompok harus disusun lengkap 13

8 beserta lampiran-lampirannya dalam 1 (satu) folder; 3) Menyatukan arsip-arsip yang merupakan bagian langsung dalam satu masalah yang semula penyimpanannya terpisah menjadi 1 (satu) berkas atau dalam 1 (satu) urutan; 4) Pengkodean, yaitu pemberian tanda pengenal masalah berdasarkan pola klasifikasi arsip yang akan menunjukkan arsip sesuai dengan kelompoknya. Apabila arsip tersebut belum jelas atau belum tercantum kode klasifikasinya, maka diteliti dahulu inti masalahnya dan selanjutnya ditentukan kode klasifikasi arsip tersebut untuk menentukan letak penyimpanannya; 5) Menyiapkan kartu tunjuk silang untuk arsip yang mempunyai lebih dari 1 (satu) masalah; 6) Menyusun arsip-arsip yang sudah jelas kode dan permasalahannya dalam bentuk seri, rubrik atau dosir. Selanjutnya dimasukkan dalam folder dan ditata dalam filing kabinet yang telah dipersiapkan kerangka sekatnya, atau dimasukkan ke dalam boks (kotak arsip) dan diletakkan pada rak arsip atau roll O Pak. Seri, adalah arsip yang disusun berdasarkan masalah yang sama. Dosir, adalah arsip yang disusun berdasarkan kegiatan yang sama. 3. Peralatan dan Sarana Penunjang Dalam penataan arsip inaktif diperlukan peralatan dan sarana penunjang sebagai berikut: 14

9 1) Kartu Deskripsi, yaitu merupakan sarana penggabungan arsip-arsip yang penyimpanannya terpisah. Penggabungan arsip tidak dibatasi oleh faktor waktu, akan tetapi semata-mata didasarkan pada rangkaian proses penyelesaian masalah atau sub masalah; 2) Kertas Pembungkus (Chassing), yaitu kertas untuk membungkus arsip inaktif; 3) Daftar Pertelaan Arsip (DPA), yaitu daftar yang berisi rincian informasi dalam berkas yang tersusun secara kronologis atau numerik untuk kepentingan pemindahan arsip atau pemusnahan arsip; 4) Boks Arsip,yaitu kotak tertutup yang terbuat dari karton sebagai tempat penyimpanan arsip inaktif yang telah dibungkus. Pada kedua sisi boks terdapat lubang kecil yang berguna sebagai sirkulasi udara dan memudahkan untuk mengangkat boks. Boks arsip berukuran 37 cm x 19 cm x 27 cm; 5) Label Boks, yaitu lembaran kertas yang ditempelkan pada boks arsip. Label boks berisikan penjelasan tentang arsip yang berada di dalamnya. Pada Label Boks berisikan informasi nomor berkas dan nomor boks yang digunakan sebagai pedoman untuk mempercepat penemuan kembali arsip; 6) Rak Arsip, yaitu tempat penyimpanan boks yang terbuat dari bahan 15

10 metal anti karat dengan penyimpanan secara lateral dari kiri ke kanan; 7) Lemari Gambar, yaitu tempat khusus untuk menyimpan gambar, peta, dan sejenisnya. 4. Pengelolaan Arsip In-Aktif Arsip yang tidak diperlukan oleh Badan/Dinas/Kantor yang bersangkutan tetapi diperlukan dan penting sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional, di buatkan daftar pertelaannya untuk kemudian diserahkan ke Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kepulauan Riau sesuai ketentuan yang berlaku. Arsip yang masih diperlukan dan dipindahkan ke Sekretariat/Tata Usaha instansi yang bersangkutan. Berikut adalah tahapan pengelolaan arsip inaktif yang disimpan di Badan Senter Arsip: 1) Pemilihan, merupakan kegiatan memilih/mengelompokkan dan menggambungkan arsip menurut masalah atau berhubungan satu sama lain sebagai satu rangkaian proses/transaksi yang terpisah dari bundle/berkasnya. 2) Mendaftarkan arsip pada kartu deskripsi arsip yang telah dipilah dan dikelompokkan menurut masalahnya, ditentukan kode klasifikasinya dan didaftar pada kartu deskripsi. 16

11 3) Penyampulan dengan kertas pembungkus (chassing) membungkus arsip dengan kertas pembungkus, apabila berkas arsipnya banyak maka dapat dipisah menjadi beberapa bungkus, kemudian disatukan dalam satu bundel. 4) Penomoran definitive, sebelum dilakukan penomoran definitive terlebih dahulu series series arsip yang telah dituangkan pada kartu deskripsi diperiksa ulang apabila series arsip tersebut merupakan sub series sebagai bagian dari series arsip yang lain. 5) Penomoran pada sampul atau pembungkus dan penataan fisik arsip, kegiatan ini dilakukan berdasarkan susunan kartu deskripsi yang telah dilakukan penomoran definitifnya. Apabila terjadi penggabungan kartu deskripsi dalam satu nomor definitive maka perlu dilakukan penggabungan fisik arsip sesuai kesatuan series arsipnya. Langkah ini dilanjutkan dengan penomoran definitive pada sampul atau pembungkus arsip sesuai nomor urut series arsip pada nomor kartu deskripsi. 6) Menyimpan arsip atau berkas ke dalam boks arsip yang telah di bungkus atau sampul, kemudian dimasukkan ke dalam boks sesuai dengan nomor sampul (berkas) selanjutnya boks diberi label dengan mencamtumkan nomor berkas dan nomor boks. 7) Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip yang berisi uraian arsip dan disusun berdasarkan hasil pendeskripsian arsip yang dilakukan pada tahap sebelumnya. Daftar ini dapat digunakan untuk 17

12 melakukan penemuan kembali arsip, baik untuk menentukan nilai guna arsip, retensi arsip dan kegiatan penyusutan. 8) Menyimpan boks arsip pada rak penyimpanan boks pada rak yang benar adalah setelah arsip mempunyai Daftar Pertelaan dan menurut urutan boks, sesuai dengan nomor urutan sampul yang ada dalam boks tersebut. 18