STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PELAYANAN ARSIP

Transkripsi

1 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PELAYANAN ARSIP 1. Tujuan: SOP (Standard Operating Procedure) Pelayanan Arsip bertujuan untuk menyeragamkan prosedur pelayanan arsip di lingkungan Universitas Negeri Gorontalo. 2. Pengertian: a. Arsip dimaksud adalah segala bentuk naskah yang disimpan di Subag. Tata Usaha BAUK dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi universitas antara lain: 1) SK Rektor 2) SK Pemerintah 3) Arsip surat dinas 4) Lembar pengantar surat (LPS) 5) Risalah rapat senat UNG 6) Kaset rapat senat UNG 7) Buku pidato Rektor di beberapa event 8) Buku laporan tahunan Rektor 9) Buku agenda surat di Subag. Tata Usaha b. Peminjam arsip adalah civitas akademika dan pihak Depdiknas yang telah disetujui Ka.BAUK yang dilayani keperluannya untuk jenis arsip yang diperkirakan sesuai wewenangnya untuk diketahui. c. Arsip Universitas Negeri Gorontalo mengenal dua jenis pengarsipan, yaitu: 1) Arsip Aktif yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola unit pengolah (di UNG adalah unit kerja masing-masing) SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo 107

2 2) Arsip inaktif adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi sehari-hari. 3. Ketentuan: a. Buku Pedoman Kerja Ketatausahaan Depdikbud, Biro Tata Usaha tahun b. Kebijakan pimpinan universitas 4. Prosedur: a. Subag. Tata Usaha menerima arsip dari sekretariat pimpinan universitas. b. Subag. Tata Usaha mencatat arsip dan dimasukkan dalam daftar dan ditempel di tempat arsip sesuai dengan isinya. c. Subag. Tata Usaha menyimpan arsip sesuai dengan jenis arsip yang ada di TU dan ditempatkan terpisah serta sesuai dengan urutan tahun pembuatan. d. Subag. Tata Usaha menyimpan arsip LPS dalam box pertahun. e. Unit kerja ataupun perorangan dapat meminjam arsip dengan menyebutkan arsip apa yang dipinjam dan untuk keperluan apa peminjaman arsip tersebut. f. Peminjam diwajibkan mengisi buku peminjaman arsip g. Petugas arsip di Subag. Tata Usaha mengambil arsip yang akan dipinjam dan memberi tanda pada tempat arsip yang diambil h. Petugas menentukan apakah arsip atau foto kopinya yang boleh dipinjam dan menentukan tanggal pengembalian. i. Peminjam diharuskan mengembalikan peminjaman arsip tepat pada tanggal yang ditentukan. j. Subag. Tata Usaha membuat laporan kepada Kabag. UHTP setiap bulan. SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo 108

3 Tabel: 25 PELAYANAN ARSIP FORMULIR NO KEGIATAN WAKTU PELAKSANA TANGGUNG JAWAB ADA TDK KET 1 Subag Tata Usaha menerima arsip Yang ada terdaftar dari sekretariat pimpinan daftar arsip dibuat pemberi universitas. arsip 2 Subag. Tata Usaha mencatat arsip untuk dimasukkan dalam daftar dan ditempel di tempat arsip sesuai dengan isinya. 3 Subag. Tata Usaha menyimpan arsip sesuai dengan jenis arsip yang ada di TU dan di tempatkan terpisah serta sesuai dengan urutan tahun pembuatan. 4 Subag. Tata Usaha menyimpan arsip LPS dalam box pertahun. 1 hari Petugas arsip LPS Kasubag. TU V 5 Unit kerja ataupun perorangan dapat meminjam arsip dengan menyebutkan arsip apa yang dipinjam dan untuk keperluan apa peminjaman tersebut. 6 Peminjam diwajibkan mengisi buku peminjaman arsip. 7 Petugas arsip di Subag. Tata Usaha mengambil arsip yang akan dipinjam dan memberi tanda pada tempat arsip yang diambil. 8 Petugas menentukan apakah arsip atau foto kopinya yang boleh dipinjam SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo 109

4 dan menentukan tanggal pengembaliannya. 9 Peminjam diharuskan mengembalikan peminjaman arsip tepat pada tanggal yang ditentukan. 10 Subag. Tata Usaha membuat laporan kepada Kabag. UHTP setiap bulan. SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo 110

5 ALUR PELAYANAN ARSIP UNIT KERJA SEKRET. PIMPINAN KASUBAG T.U. KABAG. UHTP Dapat meminjam arsip dengan menyebutkan arsip yang dipinjam dan wajib mengisi buku pinajaman Memberikan arsip dan daftar Menerima arsip untuk dimasukkan dalam daftar dan ditempel di tempat arsip sesuai dengan isi disposisi Menyimpan arsip diurutkan sesuai tahun pembuatan dan arsip LPS dalam box per tahun Menerima arsip dan mengembalikan arsip yang dipinjam Memberikan arsip yang dipinjam dan menerima pengembalian sesuai tanggal kembali yang ditentukan Membuat laporan 1 bulan sekali Menerima laporan SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo 111