INSTITUT PERTANIAN BOGOR UNIT ARSIP PENGOLAHAN ARSIP STATIS

Transkripsi

1

2 NOMOR POB: 07/UA/2014 Uraian Nama Jabatan Tanda Tangan Disusun oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh Kabid Akuisisi dan Pengolahan Arsip Kabid Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan Kepala Unit Arsip Institut Pertanian Bogor 1 Oktober Oktober Desember 2014 Status Dokumen No. Distribusi Terkendali / Tidak Terkendali Hal 1 dari 9

3 FRM/UA/2014 Desember 2014 SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN Catatan Perubahan Alasan Perubahan Hal 2 dari 9

4 1. Tujuan Mengatur proses pengolahan Arsip Statis di Unit Arsip Perguruan Tinggi IPB untuk menjamin keselamatan arsip yang bernilai guna sejarah dan berketerangan dipermanenkan dan memudahkan untuk temu balik arsip. 2. Ruang Lingkup Pelaksanaan proses pengolahan Arsip Statis mulai dari pemilahan, pemindaian, input data ke komputer, membuat database, mengindeks, melabel dan menyimpan fisik arsip di boks dan rak arsip. 3. Istilah / Definisi (1). Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (2). Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. (3). Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguran tinggi. (4). Rekonstruksi arsip adalah pemilahan arsip dan non arsip, dan pengelompokkan berdasarkan : Fonds : unit fisik yang besar Hal 3 dari 9

5 Seri dan sub seri : kelompok kearsipan yang disusun menurut fungsinya File : unit yang teratur dari arsip yang dikelompokkan berkas per berkas Item : unit fisik yang terkecil Peace : lembar (5) Pendeskripsian arsip adalah membuat rincian informasi yang terkandung dalam arsip yang dimaksudkan sebagai sarana penemuan. (6) Fiches adalah kartu-kartu kecil berukuran 10 x 15 cm berisi deskripsi arsip. (7) Penomoran definitif adalah pemberian nomor urut pada arsip (8) Daftar Inventaris Arsip Statis adalah daftar arsip statis yang terdiri dari unsur-unsur : Judul : periode arsip, pembuatan inventaris dan kapan inventaris dibuat Daftar isi : diambil dari skema / bagan inventaris Pendahuluan Inventaris : deskripsi yang dipindahkan dari fiches 4. Referensi / Acuan (1). Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. (2). Surat Keputusan Rektor IPB 13/IT3/PK/2012 tentang Kebijakan Kearsipan Institut Pertanian Bogor. (3). Surat Keputusan Rektor IPB 14/IT3/PK/2012 tentang Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Institut Pertanian Bogor 5. Ketentuan Umum (1). Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, Hal 4 dari 9

6 berbangsa, dan bernegara sesuai dengan Pasal 59 ayat 1 dan 2 UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. (2). Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi pengolahan arsip statis dan preservasi arsip statis sesuai dengan Pasal 60 ayat 2 dan 3 UU. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. 6. Rincian Prosedur 6.1. Flowchart Hal 5 dari 9

7 FLOWCHART PENGELOLAAN ARSIP STATIS Arsiparis/Staff Kabid Akuisisi dan Pengolahan Arsip Kepala Unit Arsip Pimpinan Unit Kerja Mulai Kepala Unit Arsip menerima arsip inaktif dari unit kerja IPB Rekonstruksi arsip statis Menidentifikasi arsip inaktif 4 Pendeskripsian arsip statis 5 Pengelompokkan fiches 6 Penomoran definitif 7 Penataan arsip statis 10 Penyusunan Daftar inventaris arsip statis 8 Mengevaluasi Daftar inventaris arsip statis 9 11 Daftar inventaris arsip statis disahkan Daftar inventaris arsip statis siap dilayankan Hal 6 dari 9

8 Penjelasan Kegiatan 1 Kepala Unit Arsip menerima arsip inaktif dari unit kerja di IPB. Kegiatan 2 Kabid Akuisisi dan Pengolahan Arsip mengidentifikasi arsip inaktif tersebut, untuk menentukan arsip statis. Kegiatan 3 Arsiparis dan pengelola arsip melakukan rekonstruksi arsip statis Kegiatan 4 Arsiparis dan pengelola arsip melakukan pendeskripsian arsip statis dengan menggunakan kartu fiches Kegiatan 5 Arsiparis dan pengelola arsip melakukan pengelompokan fiches Kegiatan 6 Arsiparis dan pengelola arsip melakukan penomoran definitif Kegiatan 7 Arsiparis dan pengelola arsip melakukan penataan arsip statis Kegiatan 8 Arsiparis dan pengelola arsip melakukan penyusunan daftar inventaris arsip statis. Hal 7 dari 9

9 Kegiatan 9 Daftar inventaris arsip statis diserahkan kepada Kabid Akuisisi dan Pengolahan Arsip untuk dievaluasi. Kegiatan 10 Setelah dievaluasi daftar inventaris arsip statis diserahkan kepada Kepala Unit Arsip untuk mendapat pengesahan. Kegiatan 11 Daftar inventaris arsip statis diserahkan kepada Kabid Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan untuk dilayankan 7. Daftar Dokumen Pendukung Borang Daftar Inventaris Arsip Statis (DAS) Hal 8 dari 9

10 8. Lampiran Formulir/Format DAFTAR ARSIP STATIS FRM/UA/ Oktober 2014 No Series / Jenis Arsip Tahun Jumlah Keterangan Klasifikasi Lembar (Asli/Salinan) Bogor, Kepala Unit Arsip, ( ) Hal 9 dari 9