Arsip Nasional Republik Indonesia

Transkripsi

1 Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Harmonisasi Dan Finalisasi Rancangan Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal September 2010 Plt. SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI

2 Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 70 TAHUN 2010 TENTANG HARMONISASI DAN FINALISASI RANCANGAN KEPUTUSAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA BAB I PENDAHULUAN A. Umum Untuk menciptakan ketertiban serta terkendalinya pembentukan Tim atau Kepanitiaan dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), perlu adanya pembentukan Tim/Kepanitiaan yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Dalam pembentukan Tim yang dituangkan dalam bentuk Keputusan Kepala perlu dilakukan penyusunan rancangan secara selektif, efektif dan efisien, serta tepat pada sasaran penyelesaian pekerjaan. Berdasarkan jenisnya Keputusan Kepala ANRI meliputi: a. Keputusan tentang Penetapan Kegiatan. b. Keputusan tentang Penetapan Pelaksana Kegiatan. c. Keputusan Penetapan di Bidang Kepegawaian. Sehubungan dengan tugas dan fungsinya tersebut, maka Keputusan tentang Penetapan Kegiatan dan Keputusan tentang Penetapan Pelaksana Kegiatan menjadi tugas dan fungsi Bagian Perundang-undangan. Keputusan Penetapan di bidang Kepegawaian seperti Keputusan tentang mutasi, kenaikan pangkat, gaji dan pengaturan personal kepegawaian lainnya menjadi tanggung jawab Bagian Kepegawaian. Keputusan mengenai Penetapan Kegiatan mengatur tentang pencanangan kegiatan atau penyelenggaraan kegiatan. Sedangkan materi muatan Keputusan tentang Penetapan Pelaksana Kegiatan merupakan penetapan personil beserta tugas dan tanggungjawabnya

3 - 2 - dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Bagian Perundang-undangan bertugas untuk membentuk Keputusan tersebut agar menjadi konseptual dan aplikabel dalam penyelesaian kegiatan yang diatur dalam Keputusan tersebut. Dalam penyusunan rancangan Keputusan, Bagian Perundang-undangan bertanggungjawab untuk: a. menyediakan data materi, peraturan, referensi, dan sumber daya pendukung lainnya. b. melaksanakan sinkronisasi materi muatan dengan unit dan atau instansi terkait. Dengan adanya Prosedur Tetap tentang Harmonisasi dan Finalisasi Rancangan Keputusan Kepala ANRI diharapkan penyusunan Keputusan dapat lebih efektif sesuai dengan norma dan standar yang berlaku dan tepat waktu. B. Maksud Dan Tujuan Maksud penyusunan Prosedur Tetap Harmonisasi dan Finalisasi Rancangan Keputusan Kepala ANRI ini adalah agar semua Keputusan Kepala yang dibuat sesuai dengan format yang berlaku. Tujuannya adalah untuk pengharmonisasian sebagai upaya penyelarasan, menyesuaikan, memantapkan dan membulatkan konsepsi Keputusan Kepala sehingga Keputusan yang tersusun sistematis, tidak saling bertentangan atau tumpang tindih. C. Ruang Lingkup Materi Prosedur Tetap Harmonisasi dan Finalisasi Rancangan Keputusan Kepala ini meliputi harmonisasi, pengesahan, penomoran serta pendistribusian Keputusan Kepala ANRI dan pendistribusian dalam bentuk fotokopi yang dibendel kepada Pejabat Eselon I. D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundangundangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4389); 2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah;

4 Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Repunlik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan: 1. Keputusan Kepala ANRI adalah ketentuan yang bersifat penetapan yang dikeluarkan oleh Kepala ANRI maupun oleh pejabat lain yang diberi wewenang dan mengatasnamakan Kepala ANRI. 2. Prakarsa adalah gagasan atau inisiatif untuk memulai penyusunan Keputusan. 3. Pemrakarsa adalah unit kerja atau unit-unit kerja (setingkat Eselon II) yang mengambil prakarsa penyusunan rancangan Keputusan Kepala ANRI sesuai dengan tugas dan fungsinya untuk melakukan suatu kegiatan. 4. Harmonisasi adalah penyelarasan, pembulatan dan pemantapan konsepsi suatu rancangan keputusan dan terhadap keputusan yang sudah ditetapkan. 5. Finalisasi adalah kegiatan pengesahan, penomoran serta pendistribusian Keputusan Kepala. 6. Pengesahan adalah penandatanganan rancangan Keputusan menjadi Keputusan yang berlaku secara sah dan menjadi dasar bekerjanya Tim/Panitia oleh pejabat yang berwenang menandatanganinya. 7. Penggandaan adalah tindakan memperbanyak naskah yang isinya sesuai dengan aslinya. 8. Legalisasi adalah pengesahan hasil penggandaan Keputusan oleh Pejabat yang berwenang mengesahkan. 9. Pejabat yang berwenang adalah pejabat yang berhak untuk memberi paraf dan atau menandatangani Keputusan sesuai dengan tugas dan tanggungjawab kedinasan. 10. Penomoran adalah proses memberikan nomor Keputusan secara berurutan disertai dengan kode klasifikasi.

5 Pendistribusian adalah penyerahan keputusan yang telah ditandatangani kepada unit pemrakarsa sebagai pendukung untuk melaksanakan kegiatan atau penyerahan copi keputusan yang sudah dibendel kepada Eselon I.

6 - 5 - BAB II PROSEDUR HARMONISASI DAN FINALISASI RANCANGAN KEPUTUSAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA A. Bimbingan Teknis Dalam kaitan dengan penetapan Keputusan Kepala ANRI agar rancangan Keputusan Kepala yang diajukan sudah layak untuk diterbitkan dari segi formatnya, Bagian Perundang-undangan melaksanakan bimbingan teknis penyusunan Keputusan Kepala ANRI. Peserta bimbingan teknis adalah Staf Tata Usaha dari Sekretariat Utama, Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan, Deputi Bidang Konservasi Arsip, Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan, Pusat Jasa Kearsipan, Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan, dan Inspektorat. 1. Staf Subbagian Kerjasama membuat proposal rancangan bimbingan teknis penyusunan rancangan Keputusan Kepala ANRI. 2. Perancang menyusun materi bimbingan teknis. 3. Kepala Subbagian (Kasubbag) Kerjasama menelaah proposal, memeriksa materi dan menentukan pembicara 4. Kepala Bagian (Kabag) Perundang-undangan menentukan pembicara dan memeriksa materi untuk pelaksanaan Bimbingan Teknis Penyusunan Rancangan Keputusan Kepala ANRI. 5. Kabag Hukum Perundang-undangan berkoordinasi dengan Kepala Biro (Karo) Kepegawaian berkaitan dengan materi dan pembicara bimbingan teknis. 6. Kabag Perundang-undangan memberikan laporan tertulis mengenai rencana pelaksanaan bimbingan teknis kepada Karo Kepegawaian untuk diteruskan kepada Sekretaris Utama (Sestama). 7. Staf Subbagian Kerja Sama mendistribusikan undangan kepada peserta bimbingan teknis serta mengisi formulir peminjaman ruangan untuk pelaksanaan kegiatan. 8. Dalam pelaksanaan Bimbingan Teknis, Karo Kepegawaian menerangkan rambu-rambu kebijakan dalam penyusunan Keputusan Kepala ANRI.

7 Kasubbag Kerja Sama menerangkan prosedur yang berkaitan dengan proses penetapan Keputusan Kepala ANRI. 10. Perancang menerangkan format Keputusan Kepala ANRI yang meliputi kesesuaian fungsi dan tugas unit pemrakarsa, konsideran, judul tim, dan tugas, honor dan standar biaya, masa berlaku serta format penulisan. B. Harmonisasi dan Finalisasi 1. Kabag Perundang-Undangan mendiposisikan rancangan Keputusan Kepala ANRI yang telah mendapat paraf persetujuan Sestama. 2. Kasubbag Kerja Sama mendisposisikan kepada Perancang untuk dilaksanakan proses harmonisasi yang meliputi: a. Melaksanakan pemeriksaan rancangan Keputusan Kepala ANRI yang diusulkan unit kerja pengusul sesuai dengan fungsi dan tugasnya. b. Melaksanakan pemeriksaan kesesuaian konsideran dengan Tim yang diusulkan. c. Memeriksa kesesuaian dasar hukum lengkap dengan pencantuman lembaran negara dan tambahan lembaran negaranya. d. Melaksanakan pemeriksaan kesesuaian Judul Tim yang diajukan dengan isi dari rancangan Keputusan Kepala ANRI. e. Melaksanakan pemeriksaan kode klasifikasi dalam penomoran, kesesuaian antara Tim beserta tugasnya, besarnya honor Tim dan masa berlaku Keputusan Kepala ANRI. f. Melakukan perbaikan bahasa dan format sesuai aturan yang berlaku. 3. Perancang menyerahkan rancangan Keputusan Kepala ANRI yang sudah diharmonisasi kepada Kasubbag Kerja Sama. 4. Kasubbag Kerja Sama mengajukan rancangan Keputusan Kepala ANRI kepada Kabag Perundang-undangan dan Karo Kepegawaian untuk proses ke Sestama. 5. Finalisasi Rancangan Keputusan Kepala ANRI oleh Perancang. 6. Staf Subbagian Kerjasama melaksanakan pencetakan final rancangan Keputusan Kepala ANRI. beserta nota dinas. 7. Kasubbag Kerja Sama memeriksa rancangan Keputusan Kepala ANRI dan nota dinasnya.

8 Kabag Perundang-undangan memberikan paraf terhadap rancangan final Keputusan Kepala ANRI dan mengajukannya kepada Karo Kepegawaian untuk diajukan ke Sestama. 9. Penomoran, penanggalan, penyimpanan Keputusan Kepala dan distribusi Keputusan Kepala ANRI ke unit pemrakarsa dilaksanakan oleh Staf Subbagain Kerjasama. C. Penggandaan, Legalisasi 1. Staf Subbagian Kerja Sama memberitahukan Keputusan Kepala ANRI dimaksud kepada unit pemrakarsa untuk digandakan. 2. Naskah asli Keputusan Kepala ANRI yang sudah ditandatangani disimpan di Bagian Perundang-undangan tanpa stempel. D. Penyimpanan 1. Staf Subbagian Kerja Sama menyimpan naskah asli Keputusan Kepala ANRI yang telah ditandatangani. 2. Unit Pemrakarsa menyimpan fotokopi naskah Keputusan Kepala ANRI. E. Pendistribusian 1. Staf Subbagian Kerja Sama memfotokopi dan menjilid Keputusan Kepala ANRI dalam satu tahun anggaran dan konsep nota dinas untuk pendistribusiannya kepada Kasubbag Kerja Sama. 2. Kasubbag Kerja Sama memeriksa dan menyerahkan hasil bendel fotokopi Keputusan Kepala ANRI kepada Kabag Perundang-undangan. 3. Kabag Perundang-undangan menandatangani nota dinas dan mengembalikan ke Kasubbag Kerja Sama untuk didistribusikan. 4. Kasubbag Kerja Sama mendisposisikan ke staf Subbagian Kerja Sama untuk mendistribusikan ke Pejabat Eselon I di Lingkungan ANRI. F. Kompilasi dan Distribusi Keputusan Kepala ANRI 1. Staf Subbagian Kerjasama menyusun kompilasi Keputusan Kepala ANRI dan menggandakan sebanyak 5 eksemplar untuk dibagikan ke 4 Bagian Tata Usaha Pimpinan dan membuat nota dinas.

9 Kasubbag Kerjasama menerima hasil kompilasi dan melakukan koreksi serta mendisposisikan ke Kabag Perundang-undangan; 3. Kabag Perundang-undangan menerima, melakukan koreksi dan menandatangani nota dinas serta memerintahkan untuk mendistribusikan fotokopi kompilasi Keputusan Kepala ANRI ke Bagian Tata Usaha Pimpinan. 4. Kasubbag Kerjasama memerintahkan staf mendistribusikan fotokopi kompilasi Keputusan Kepala ANRI ke Bagian Tata Usaha Pimpinan. G. Laporan dan Evaluasi Kegiatan 1. Kabag Perundang-undangan memberikan perintah untuk menyusun laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan Harmonisasi dan Finalisasi Rancangan Keputusan Kepala ANRI pada akhir tahun anggaran. 2. Kasubbag Kerja Sama menerima dan mendisposisikan penyusunan laporan evaluasi dan kompilasi Keputusan Kepala ANRI kepada Staf Subbagian Kerjasama. 3. Staf Subbagian Kerjasama membuat konsep laporan evaluasi. 4. Kasubbag Kerja sama memeriksa, mengoreksi untuk selanjutnya diserahkan kembali ke Staf Subbagian Kerjasama. 5. Staf Subbagian Kerjasama memperbaiki hasil koreksi dan memprosesnya kepada Kasubbag Kerjasama. 6. Kasubbag Kerjasama memeriksa, mengoreksi, memberikan paraf persetujuan untuk selanjutnya setelah diperbaiki Staf Subbagian Kerjasama disampaikan kepada Kabag Perundang-undangan. 7. Kasubbag Kerjasama memerintahkan staf mendisrtibusikan fotokopi kompilasi Keputusan Kepala ANRI ke Bagian Tata Usaha Pimpinan.

10 - 9 - BAB III PENUTUP Prosedur Tetap Harmonisasi dan Finalisasi Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan. Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal September 2010 Plt. KEPALA BIRO HUKUM DAN KEPEGAWAIAN, ZITA ASIH SUPRASTIWI

11 Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 70 TAHUN 2010 TENTANG HARMONISASI DAN FINALISASI RANCANGAN KEPUTUSAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

12 - 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG HARMONISASI DAN FINALISASI RANCANGAN KEPUTUSAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PROSES PENYELENGGARAAN BIMBINGAN TEKNIS PENYUSUNAN RANCANGAN KEPUTUSAN KEPALA LAMPIRAN 2 DIAGRAM ALIR PROSES HARMONISASI DAN FINALISASI RANCANGAN KEPUTUSAN KEPALA LAMPIRAN 3 DIAGRAM ALIR PROSES DISTRIBUSI KOMPILASI KEPUTUSAN KEPALA LAMPIRAN 4 DIAGRAM ALIR LAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN HARMONISASI DAN FINALISASI RANCANGAN KEPUTUSAN KEPALA

13 - 2 - Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : September 2010 DIAGRAM ALIR PENYELENGGARAAN BIMBINGAN TEKNIS PENYUSUNAN RANCANGAN KEPUTUSAN KEPALA No Tahap Kegiatan 1 Memerintahkan pembuatan proposal kegiatan dan penyusunan materi Staf Subbagian Kerjasama Perancang Unit Penyelesaian Kasubbag Kerjasama Kabag Perundangundangan Karo Hukum dan Kepegawaian 2 a. Staf Subbagian Hukum dan Kerjasama membuat proposal rencana bimbingan teknis b. Perancang menyusun materi bimbingan teknis 3 Menelaah proposal dan menentukan materi dan pembicara 4 Menentukan materi dan pembicara 5 Memberi persetujuan materi dan pembicara serta waktu pelaksanaan 6 Memberikan laporan secara tertulis mengenai rencana pelaksanaan bimbingan teknis penyusunan rancangan Keputusan Kepala ANRI kepada Sestama dan memerintahkan pelaksanaan kegiatan 7 Menerima perintah dan mendisposisikan

14 - 3 - No Tahap Kegiatan 8 Menerima disposisi dan memerintahkan pembuatan undangan Staf Subbagian Kerjasama Perancang Unit Penyelesaian Kasubbag Kerjasama Kabag Perundangundangan Karo Hukum dan Kepegawaian 9 Membuat dan mendistribusikan undangan kepada peserta serta berkoordinasi dengan Bagian Rumah tangga untuk peminjaman ruangan Norma Waktu: 5 Hari Kerja

15 - 4 - Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : September 2010 DIAGRAM ALIR PROSES HARMONISASI DAN FINALISASI RANCANGAN KEPUTUSAN KEPALA Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 1 Mendisposisikan rancangan Keputusan Kepala yang telah mendapat paraf persetujuan Sekretaris Utama Staf Perancang Perundangundangan Kasubbag Kerjasama Kabag Perundang- Undangan Karo Hukum dan Kepegawaian Pemrakarsa 2 Mendisposisikan untuk proses harmonisasi dan finalisasi 3 Memerintahkan perancang untuk melakukan harmonisasi dan finalisasi 4 Melaksanakan harmonisasi dan finalisasi rancangan Keputusan Kepala ANRI 5 Menerima, mengoreksi dan mengajukan 6 Menyampaikan rancangan Keputusan Kepala ANRI untuk proses ke Sekretaris Utama 7 Menerima Keputusan Kepala ANRI yang telah disetujui untuk diketik final 8 Finalisasi rancangan Keputusan Kepala ANRI a. Kabag Perundang-undangan memerintahkan proses lebih lanjut b. Kasubbag Kerjasama memerintahkan untuk pengetikan dan pencetakan final Keputusan Kepala ANRI

16 - 5 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 9 Pengetikan dan pencetakan final rancangan Keputusan Kepala ANRI dan nota dinas Staf Perancang Perundangundangan Kasubbag Kerjasama Kabag Perundang- Undangan Karo Hukum dan Kepegawaian Pemrakarsa 10 Menerima dan memeriksa rancangan Keputusan Kepala ANRI beserta nota dinasnya 11 Memberi paraf dan menyampaikan rancangan Keputusan Kepala ANRI 12 Mengajukan rancangan Keputusan Kepala ANRI untuk mendapatkan tandatangan Sestama 13 Menerima dan mendisposisi Keputusan Kepala ANRI yang sudah ditandatangani oleh Sestama 14 Menerima disposisi dan memerintahkan proses lebih lanjut 15 Memerintahkan penomoran, penanggalan dan penyimpanan Keputusan Kepala ANRI 16 Penomoran, pemberian tanggal dan penyimpanan Keputusan Kepala ANRI serta mendistribusikannya 17 Menggandakan dan merima Keputusan Kepala ANRI Norma Waktu: 5 Hari Kerja

17 - 6 - Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : September 2010 DIAGRAM ALIR DISTRIBUSI KOMPILASI KEPUTUSAN KEPALA ANRI Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 1 Memerintahkan penyusunan kompilasi, penggandaan dan pendistribusian Keputusan Kepala ANRI Staf Kasubbag Kerjasama Kabag Perundang- Undangan Kabag TU Pimpinan 2 Menerima dan melaksanakan perintah membuat dan menggandakan daftar kompilasi Keputusan Kepala dan nota dinas 3 Menerima, mengoreksi dan menyampaikan daftar kompilasi dan fotokopi Keputusan Kepala beserta nota dinas 4 Menerima dan mengoreksi daftar kompilasi Keputusan Kepala serta menandatangani nota dinas kemudian memerintahkan proses distribusi 5 Menerima dan memerintahkan distribusi fotokopi kompilasi Keputusan Kepala 6 Mendistribusikan fotokopi kompilasi Keputusan Kepala Norma Waktu: 5 Hari Kerja

18 - 7 - Lampiran 4 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : September 2010 DIAGRAM ALIR LAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN HARMONISASI DAN FINALISASI RANCANGAN KEPUTUSAN KEPALA Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 1 Memberikan perintah untuk menyusun laporan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan 2 Menerima dan mendisposisikan penyusunan laporan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan 3 Menyusun laporan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan dan membuat nota dinas 4 Menerima, mengoreksi dan mengajukan laporan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan 5 Menerima laporan evaluasi pelaksanaan harmonisasi dan finalisasi Keputusan Kepala Staf Kasubbag Kerjasama Kabag Perundangundangan Karo Hukum dan Kepegawaian Norma Waktu: 3 Hari Kerja Plt. KEPALA BIRO HUKUM DAN KEPEGAWAIAN, ZITA ASIH SUPRASTIWI