Standard Operating Procedure KESEKRETARIATAN DAN PROTOKOL

Transkripsi

1 Standard Operating Procedure KESEKRETARIATAN DAN PROTOKOL BIRO UMUM DAN KEPEGAWAIAN Universitas Brawijaya Malang

2 LEMBAR IDENTIFIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Kesekretariatan dan Protokol UN10/B20/HK a/ halaman Kesekretariatan dan Protokol Proses Penanggungjawab Nama Jabatan Tandatangan Tanggal 1. Perumusan Okky Indra Heavyantono, S.Kom 2. Pemeriksaan Benny Widodo,SH., MH 3. Persetujuan Dra.Rosadah Agustin Syarief,M.AB 4. Penetapan Drs.Syarif Utomo,MM 5. Pengendalian Dra.Rosadah Agustin Syarief,M.AB Sekretariat Kasubbag TU dan Protokol Kabag Umum dan HTL Ka.Biro Umum dan Kepegawaian Kabag Umum dan HTL Hal. i

3 DAFTAR ISI Lembar Identifikasi i Daftar Isi ii A. Tujuan B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait C. Istilah dan Definisi D. Urutan Prosedur E. Bagan Alir F. Referensi Hal. ii

4 A. Tujuan Memberikan pedoman dalam menjalankan tugas-tugas kesekretariatan pimpinan di Rektorat UB dan Protokol. B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Manual Prosedur Kesekretariatan dan Protokol meliputi bidang pekerjaan yaitu : 1. Kesekretariatan meliputi pekerjaan tata cara pengelolaan surat kepada pimpinan mulai pengagendaan surat masuk dan surat keluar, proses distribusi surat, disposisi pimpinan, pengetikan surat, penomoran, persiapan pengiriman surat baik melalui kurir maupun fax dan pengarsipan surat. 2. Sekretariat melayani pimpinan, mempersiapkan rapat, memesan tiket, hotel, biaya perjalanan dinas dan membantu keperluan pimpinan 3. Sekretariat melayani tamu pimpinan, menerima dan menjawab telepon masuk/keluar, menerima dan membalas dan penyediaan konsumsi bagi para tamu atau konsumsi rapat dan acara-acara lainnya. 4. Protokol meliputi pekerjaan pengaturan tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sehubungan dengan penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya. C. Istilah dan Definisi 1. Yang dimaksud Kesekretariatan adalah kesekretariatan pimpinan yang meliputi Rektor, Wakil Rektor dan Kepala Biro. 2. Yang dimaksud Protokol adalah pengaturan tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan kepada pejabat/tokoh masyarakat sesuai dengan kedudukannya. Hal. 1

5 D. Urutan Prosedur 1. Garis Besar Prosedur Kesekretariatan No Penanggung Jawab Aktivitas 1 Staf Sub Bagian TU & Protokol (bidang kesekretariatan dan protokol) Staf menerima surat berkartu kendali dari Sub Bagian TU dan Protokol bagian penerimaan surat Staf memeriksa sifat surat masuk (amat segera/biasa) Staf mengagendakan surat masuk kedalam komputer Staf memberikan surat masuk kepada Kasubbag untuk diperiksa dan diparaf sebelum dimasukkan ke pimpinan Memasukan surat masuk kepada pimpinan untuk didisposisi Pimpinan memberi disposisi kepada WR/Kabiro/Staf sesuai kepentingannya Staf mencatat isi disposisi pimpinan kedalam komputer Staf mendistribusi surat yang telah terdisposisi kepada bagian sesuai disposisi Staf memproses surat keluar (mengetik, mencetak, memaraf konsep surat, memberi nomor pada surat keluar) Staf mengarsip surat-surat 2 Kepala Sub Bagian TU & Protokol dan dokumen Kasubag menerima surat dari staf, memeriksa surat dan memberi paraf sebelum dimasukkan ke pimpinan Memasukkan surat kepada Pimpinan Membaca isi disposisi dan menyerahkan kepada staf untuk didistribusi kepada bagian lain Membuat konsep surat balasan, memberi paraf dan memintakan paraf kepada pimpinan Memasukkan surat yang diparaf kepada pimpinan untuk ditandatangani Hal. 2

6 3 Pimpinan (Rektor/WR1/WR2/WR3) Menerima surat yang telah ditandatangani pimpinan, dan diserahkan staf untuk diberi nomor dan dikirim Membaca surat masuk dan mendisposisi sesuai kepentingan Menyerahkan surat yang telah didisposisi kepada sekretariat Memeriksa konsep surat yang telah diketik dan diparaf, menandatangani surat yang telah disetujui 2. Garis Besar Prosedur Protokol No Penanggung Jawab Aktivitas 1 Kepala Sub Bagian TU & Protokol Menerima surat pemberitahuan kegiatan atau tamu Menginformasikan kepada pimpinan/bagian yang terkait 2 Pimpinan (Rektor/WR1/WR2/WR3) Menerima pemberitahuan kegiatan atau tamu Disposisi ke bagian terkait 3 PR/KaBiro/KaBagian Menerima disposisi Mendisposisi kepada Protokol UB 4 Kepala Sub Bagian TU & Protokol Menyusun rencana kegiatan Mempersiapkan acara bersama panitia/bagian lain Persiapan kegiatan dan koordinasi dengan bagian/panitia terkait Gladi bersih sehari sebelum acara dimulai Pengaturan pada waktu pelaksanaan sampai selesai Membuat laporan Hal. 3

7 E. Bagan Alir PROSEDUR PENERIMAAN SURAT Mulai Tata Usaha Mengirim surat yang sudah terkendali Kasubbag TU dan Protokoler Menerima surat yang sudah terkendali dan menyampaikan ke Pimpinan Agenda ke komputer Pimpinan (Rektor/ Wakil Rektor) Membaca dan memberikan disposisi Kasubbag TU dan Protokol Menerima disposisi, mendistribusikan surat yang sudah didisposisi, membalas surat Disposisi dicatat ke komputer Wakil Rektor/Biro/ Sekretariat Menerima disposisi dan memproses surat yang sudah didisposisi Selesai Hal. 4

8 PROSEDUR SURAT KELUAR Mulai Pimpinan Memberikan disposisi Sekretariat Membuat konsep dan mengetik Draft surat keluar Kabag.Umum dan HTL Memberikan paraf pada surat keluar Kabiro.Umum dan Kepegawaian Memberikan paraf pada surat keluar Pimpinan (Rektor) Menandatangani surat keluar Surat keluar telah selesai Sekretariat Memberi nomor dan tanggal, menggandakan, mengarsip dan menyerahkan ke TU Tata Usaha Mengedarkan surat keluar dan mengarsipkan Selesai Hal. 5

9 Prosedur Keprotokolan Mulai Kasubbag TU dan Protokol Menerima surat pemberitahuan kegiatan dan menyampaikan ke Pimpinan Pimpinan (Rektor/ Wakil Rektor) Membaca dan memberikan Kabiro/Kabag Umum dan HTL Menerima disposisi dan mendisposisikan ke protokol Kasubbag. TU dan Protokol Menyusun rencana kegiatan, mengkoordinasikan dengan panitia/ bagian yang terkait, gladi bersih, membuat laporan Selesai F. Referensi 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1987 tentang Protokol 3. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan. 4. Peraturan Pemerintah Nomor 62 Tahun 1990 tentang Ketentuan Keprotokolan Mengenai Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan. 5. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 80/O/2002 tentang Statuta Universitas Brawijaya Hal. 6