Standard Operating Procedure PENYUSUTAN ARSIP

Transkripsi

1 Standard Operating Procedure PENYUSUTAN ARSIP BIRO UMUM DAN KEPEGAWAIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2017

2 LEMBAR IDENTIFIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA PENYUSUTAN ARSIP UN10/B20/HK a/ Halaman PENYUSUTAN ARSIP Proses Penanggungjawab Nama Jabatan Tandatangan Tanggal 1. Perumusan Wulan Widhiatma, S.AB Staf Tata Usaha 2. Pemeriksaan Benny Widodo, SH, MH 3. Persetujuan Dra. Rosadah Agustin Syarief, M.AB 4. Penetapan Drs. Syarif Utomo, MM 5. Pengendalian Dra. Rosadah Agustin Syarief, M.AB Kasubbag TU dan Protokoler Kabag Umum dan HTL Ka. Biro Umum dan Kepegawaian Kabag Umum dan HTL i

3 DAFTAR ISI Lembar Identifikasi i Daftar Isi ii A. Tujuan B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait C. Istilah dan Definisi D. Urutan Prosedur E. Bagan Alir F. Referensi ii

4 A. Tujuan : Agar terdapat pedoman yang baku dalam proses penanganan arsip inaktif sesuai dengan Surat Edaran No. SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip. B. Ruang Lingkup : Arsip-arsip inaktif sebelum diberlakukannya Jadwal Retensi Arsip yang berada di Kantor Pusat Universitas Brawijaya dan unit-unit kerja dibawahnya. C. Definisi : Arsip : rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (UU No. 43 Tahun 2009 psl 1). Penyusutan ArsipInaktif : adalah pelaksanaan survei dan pendataan arsip inaktif sebagai bahan penyusunan Daftar Pertelaan Arsip. Retensi arsip : adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya Jensi arsip dan jangka Waktu penyimpanannya sesuai dengan kegunaannya wajib dimiliki oleh setiap Lembaga Negara atau Badan Pemerintah (PP No. 34/1979 Pasal 4 ayat 3). D. Garis Besar Prosedur : Pimpinan (Rektor/WR II) membentuk Panitia Survei dan Pendataan Arsip Inaktif dalam rangka penyusutan arsip di lingkungan Kantor Pusat Universitas Brawijaya Panitia Survei membuat Daftar Ikhtisar Arsip yang merupakan ikhtisar dari seluruh data yang terkumpul sebagai hasil survei. Panitia Survei membuat daftar Pertelaan arsip Sementara sebagai pengendalian fisik sebelum berfungsi untuk pengendalian informasi arsip. Berdasarkan Daftar Pertelaan arsip, Panitia mengajukan permohonan Surat Persetujuan Penyusutan Arsip. 1

5 Pimpinan (Rektor/WR II) meneliti Daftar Pertelaan sebagai bahan membuat Surat Persetujuan Penyusutan arsip. Apabila dinilai masih perlu revisi daftar pertelaan dikembalikan ke Panitia untuk direvisi, sedangkan apabila sudah benar, maka Pimpinan membuat Surat Persetujuan Penyusutan Arsip. Berdasarkan pada Surat Persetujuan Penyusutan Arsip, Panitia mengadakan pengelompokan dan mengatur kembali arsip pada kelompok dan tempat penyimpanan tersendiri sebagai bahan persiapan pemusnahan arsip. E. Bagan Alir mulai Pimpinan (Rektor/WR II) Membentuk Panitia Survei dan Penyusutan Arsip Inaktif SK Rektor ttg Panitia Penyusutan arsip Melakukan survey dan pendataan arsip inaktif( 2 Minggu) Daftar Ikhtisar Arsip Inaktif Melakukan survey ulang dan klarifikasi daftar Ikhtisar Arsip Inaktif (2 Hari) Daftar Retensi arsip Menyusun Daftar Pertelaan Arsip( 1 Hari) Daftar Pertelaan Arsip Pimpinan (Rektor/WR II) Klarifikasi Daftar Pertelaan arsip Surat Persetujuan Penyusutan Arsip A 2

6 A Melakukan pengelompokan dan mengatur kembali arsip inaktif ( 3 hari) Selesai F. Referensi Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Surat Edaran No. : SE/01/1981). Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 7 Tahun 2014 tentang Tata Naskah Dinas. 3