Standard Operating Procedure PENERBITAN PERATURAN DAN KEPUTUSAN REKTOR

Transkripsi

1 Standard Operating Procedure PENERBITAN PERATURAN DAN KEPUTUSAN REKTOR BIRO UMUM DAN KEPEGAWAIAN Universitas Brawijaya Malang 2017

2 LEMBAR IDENTIFIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Prosedur Penerbitan Peraturan dan Keputusan Rektor UN10/B20/HK a/40 27 Juni Halaman i dari 6 PENERBITAN PERATURAN DAN KEPUTUSAN REKTOR Proses Penanggung Jawab Nama Jabatan Tandatangan Tanggal 1. Perumusan Wava Akhirta Putra, S.H. Pelaksana 2. Pemeriksaan Drs. Zuchrowardi Kasubbag. 3. Persetujuan Dra. Rosadah Agustin, S., M.A.B. 4. Penetapan Drs. Syarif Utomo, M.M. 5. Pengendalian Dra. Rosadah Agustin, S., M.A.B. MR Ka. Biro Umum dan Kepegawaian MR Hal. i

3 DAFTAR ISI LEMBAR IDENTIFIKASI i DAFTAR ISI ii A. Tujuan B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait C. Standar Mutu yang Terkait D. Istilah dan Definisi E. Urutan Prosedur F. Bagan Alir G. Referensi H. Lampiran Hal. ii

4 A. Tujuan Memberikan pedoman dalam pelayanan penerbitan Peraturan dan Keputusan Rektor UB. B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Pelayanan penerbitan Peraturan dan Keputusan Rektor UB meliputi pembuatan, pengedaran, dan pengarsipan Peraturan dan Keputusan Rektor, yang dilaksanakan oleh Sub Bagian Hukum dan Tata Laksana. C. Standar Mutu yang Terkait Menghasilkan Peraturan Rektor dan Keputusan Rektor yang mempunyai kekuatan hukum tetap serta berfungsi sebagai dasar dari pelaksanaan tugas sehari-hari. D. Istilah dan Definisi Peraturan Rektor merupakan naskah dinas yang bersifat mengatur yang dikeluarkan oleh Rektor sebagai pemimpin tertinggi perguruan tinggi. Keputusan Rektor adalah naskah dinas yang dikeluarkan oleh Rektor yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk: a. menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal /keanggotaan/material/peristiwa; b. menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/tim; c. menetapkan pelimpahan wewenang. E. Urutan Prosedur No Penanggung Jawab Aktivitas 1 Pemohon Membuat surat permohonan penerbitan Peraturan/Keputusan Rektor, ditujukan kepada Rektor dengan disertai data dukung (data yang diperlukan untuk proses pembuatan draf Peraturan dan Keputusan Rektor) 2 Kabag. Umum, Menerima dan mempelajari lembar disposisi pengajuan permohonan Peraturan/Keputusan Rektor dari Biro Umum dan Kepegawaian Hal. 1

5 No Penanggung Jawab Aktivitas 3 Staf Menerima lembar disposisi dari Kabag. Umum, tentang perintah pemrosesan Peraturan/Keputusan Rektor Memeriksa kelengkapan data dukung Meminta klarifikasi kepada pemohon apabila data dukung belum lengkap dan terdapat hal-hal yang belum jelas Menyusun draf Peraturan/Keputusan Rektor Rektor sesuai dengan data dukung dan ketentuan yang berlaku Menyerahkan draf Peraturan/Keputusan Rektor kepada Kabag. Umum, 4 Kasubbag. Memeriksa Ulang kelengkapan data dukung Memeriksa dan memberi paraf pada draf Peraturan/Keputusan Rektor Menyerahkan Draf Peraturan/Keputusan Rektor kepada Kabag. Umum, 5 Kabag. Umum, Menerima draf Peraturan/Keputusan Rektor dari Kasubbag. Rektor sesuai dengan data dukung Memberi paraf pada dokumen tersebut Menyerahkan kembali kepada Kasubbag. 6 Pemohon Menerima draf Peraturan/Keputusan dari Kasubbag. Rektor Memberi paraf pada dokumen tersebut Menyerahkan kembali kepada Kasubbag. 7 Ka. Biro Umum dan Kepegawaian Menerima draf Peraturan/Keputusan dari Kasubbag. Rektor sesuai dengan data dukung Memberi paraf pada dokumen tersebut Menyerahkan kembali kepada Kasubbag. 8 Wakil Rektor II Menerima draf Peraturan/Keputusan Rektor dari Kasubbag. Rektor sesuai dengan data dukung Memberi paraf pada dokumen tersebut Menyerahkan kembali kepada Kasubbag. Hal. 2

6 No Penanggung Jawab Aktivitas 9 Rektor Menerima draf Peraturan/Keputusan Rektor dari Kasubbag. Rektor sesuai dengan data dukung Menandatangani draf Peraturan/Keputusan Rektor tersebut Menyerahkan kembali kepada Kasubbag. 10 Staf Menerima Peraturan/Keputusan Rektor asli dari Rektor Memberi nomor dan tanggal Peraturan/Keputusan Rektor dengan format Nomor... Tahun... Membuat salinan Peraturan/Keputusan Rektor sesuai dengan aslinya Menyerahkan salinan Peraturan/Keputusan Rektor kepada Kabag. Umum, 11 Kabag. Umum, Menerima salinan Peraturan/Keputusan Rektor dari Kasubbag. Menandatangani salinan Peraturan/Keputusan Rektor Menyerahkan kembali kepada 12 Staf Menerima salinan Peraturan/Keputusan Rektor dari Kabag. Umum, Menggandakan Peraturan/Keputusan Rektor asli dan salinan Memasukkan Peraturan/Keputusan Rektor yang akan diedarkan ke dalam amplop Mengedarkan Peraturan/Keputusan Rektor Mengarsipkan Peraturan dan Keputusan Rektor asli dan salinan Menyusun Buku Kumpulan Peraturan dan Keputusan Rektor Menyusun CD Kumpulan Peraturan dan Keputusan Rektor Hal. 3

7 F. Bagan Alir Mulai Pemohon Permohonan penerbitan Per/Kep Rektor (sesuai dengan MP Surat Masuk dan MP Pengolahan Surat Masuk) Kabag. Umum, Menerima dan mempelajari lembar disposisi persetujuan penerbitan Per/Kep Rektor (30 menit) Kasubbag. Menerima disposisi proses Per/Kep Rektor, memeriksa kelengkapan data dukung Staf Membuat draf Per/Kep Rektor, memeriksa data dukung, klarifikasi pemohon, memeriksa draft (3 hari) Draf Per/Kep Rektor Kasubbag. Memeriksa kembali draf Per/Kep Rektor dan memberi paraf (30 menit) Draft Per/ Kep Rektor diparaf Kasubbag Kabag. Umum, Memeriksa kembali draf Per/Kep Rektor dan memberi paraf (30 menit) Draft Per/Kep Rektor Diparaf Kabag. Umum, Pemohon Memeriksa kembali draf Per/Kep Rektor dan memberi paraf (30 menit) Draft Per/Kep Rektor Diparaf Pemohon Ka. Biro Umum dan Kepegawaian Memeriksa draf Per/Kep Rektor dan memberi paraf (30 menit/draft) Draft Per/Kep Rektor diparaf Ka. Biro Umum dan Kepegawaian Wakil Rektor II Memeriksa draf Per/Kep Rektor dan memberi paraf (30 menit/draft) Draft Per/Kep Rektor diparaf WR II Rektor Staf Memeriksa draf Per/Kep Rektor dan menandatangani (30 menit/draft) Menerima Per/Kep Rektor asli, memberi nomor dan tanggal, menggandakan, mengarsipkan dan mengedarkan Per/Kep Rektor (2 Hari) Per/Kep Rektor Asli - Per/Kep Rektor Asli - Salinan Per/ Kep Rektor - Buku dan CD Kumpulan Per/ Kep Rektor Selesai Hal. 4

8 G. Referensi A. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. B. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundangundangan. C. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi. D. Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi. E. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 146/MPK.A4/KP/2014 tentang Pengangkatan Rektor Universitas Brawijaya. F. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 51 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. G. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 4 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Riset, teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 34 Tahun 2016 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 4 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya. H. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 080/O/2002 tentang Statuta Universitas Brawijaya. I. Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 24 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas. Hal. 5

9 J. Lampiran Catatan: 1. Proses penerbitan Peraturan/Keputusan Rektor dapat terlaksana sesuai prosedur di atas apabila: permohonan penerbitan Peraturan/Keputusan Rektor dilengkapi dengan data dukung yang lengkap dan jelas sesuai dengan ketentuan yang berlaku; pejabat yang berwenang untuk menyetujui draft Peraturan/Keputusan Rektor berada di tempat dan sedang tidak ada kegiatan lain; tidak ada koreksi terhadap draft Peraturan/Keputusan Rektor yang diajukan. 2. Standar waktu penerbitan Peraturan/Keputusan Rektor adalah 10 hari kerja. Hal. 6