Standard Operating Procedure Penyelenggaraan Seminar dan Ujian Skripsi Program Studi S1 Statistika

Transkripsi

1

2 Standard Operating Procedure Penyelenggaraan Seminar dan Ujian Skripsi Program Studi S1 Statistika Jurusan Matematika Fakultas MIPA Universitas Brawijaya Malang 2016

3 LEMBAR IDENTIFIKASI Nama Dokumen SOP Penyelenggaraan Seminar dan Ujian Skripsi Program Studi S1 Statistika Kode Dokumen UN10/F09/04/S.1/-/HK A/110 Revisi - Tanggal Februari 2016 Diajukan oleh Sekretaris Jurusan ttd Dr. Suci Astutik, S.Si., M.Si. Dikendalikan oleh Ketua UJM ttd Dr. Noor Hidayat, Drs., M.Si. Disahkan oleh Ketua Jurusan ttd Ratno Bagus Edy Wibowo, S.Si., M.Sc., Ph.D. Hal. i

4 DAFTAR ISI LEMBAR IDENTIFIKASI i DAFTAR ISI ii A. Tujuan B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait C. Standar Mutu yang Terkait D. Istilah dan Definisi E. Urutan Prosedur F. Bagan Alir G. Referensi H. Lampiran Hal. ii

5 A. Tujuan SOP ini dibuat dalam rangka standarisasi penyelenggaraan seminar dan ujian skripsi di program studi S1 Statistika. B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait 1. Dekan yang dimaksud adalah Dekan FMIPA UB. 2. Ketua Jurusan yang dimaksud adalah Ketua Jurusan Matematika FMIPA UB. 3. Ketua Program Studi yang dimaksud adalah Ketua Program Studi S1 Statistika Jurusan Matematika FMIPA UB. 4. Ketua KBI yang dimaksud adalah Ketua Kelompok Bidang Ilmu yang ada pada Program Studi Statistika Jurusan Matematika FMIPA UB. 5. Dosen pembimbing skripsi yang dimaksud adalah dosen Jurusan Matematika yang diberi tugas membimbing mahasiswa dalam proses penyelesaian skripsi. 6. Majelis Penguji adalah dosen-dosen Jurusan Matematika atau pihak lain yang diberi tugas menguji mahasiswa dalam seminar proposal, seminar hasil, atau ujian skripsi. 7. Staf administrasi/tu yang dimaksud adalah tenaga kependidikan di lingkungan Jurusan Matematika FMIPA UB. 8. Mahasiswa yang dimaksud adalah mahasiswa Program Studi S1 Statistika Jurusan Matematika FMIPA UB. C. Standar Mutu yang Terkait arasi standar mutu yang terkait dengan output/outcome dari prosedur D. Istilah dan Definisi daftar istilah yang digunakan dalam prosedur yang memerlukan penjelasan E. Urutan Prosedur 1. BAGIAN 1 SEMINAR PROPOSAL SKRIPSI a. Ketentuan umum seminar proposal skripsi 1) Setiap mahasiswa yang telah mendapatkan dosen pembimbing dan melaksanakan bimbingan dapat melaksanakan seminar proposal skripsi (selanjutnya disingkat sebagai seminar proposal) setelah mahasiswa mendapat Persetujuan Seminar Hal. 1

6 Proposal Skripsi tertulis yang ditanda tangani oleh Dosen Pembimbing Skripsi (contoh form terlampir) 2) Seminar proposal dapat dilaksanakan selambat-lambatnya satu semester terhitung sejak mahasiswa memprogram mata kuliah skripsi dalam KRS. 3) Proses pendaftaran seminar proposal dilakukan dengan cara mahasiswa mengisi Formulir Pendaftaran Seminar Proposal (disediakan Program Studi) yang dilampiri dengan Naskah Proposal skripsi yang meliputi Bab I (Pendahuluan), Bab II (Tinjauan Pustaka), Bab III (Bahan dan Metodologi), dan Daftar Pustaka. Persetujuan Seminar Proposal Skripsi (point 2) Lembar konsultasi sebagai bukti telah dilakukan minimal 4 kali konsultasi Persyaratan lain sesuai ketentuan yang dikeluarkan Ketua Program Studi. 4) Mahasiswa menyerahkan berkas pendaftaran kepada Staf Administrasi/TU Jurusan Matematika. 5) Berkas pendaftaran sebagaimana point 3) diserahkan oleh Staf Administrasi/TU Jurusan Matematika kepada Ketua Program Studi. 6) Ketua Program Studi bersama Ketua KBI membentuk Majelis Penguji yang beranggotakan sebanyak 2 (dua) orang yang terdiri atas 1 (satu) orang Dosen Pembimbing Skripsi dan 1 (satu) orang dosen penguji dan Dosen Pembimbing Skripsi ditunjuk sebagai Ketua Majelis Penguji 7) Selambat-lambatnya 4 (empat) hari kerja sebelum pelaksanaan Seminar Proposal, Majelis Penguji harus sudah mendapatkan Naskah Proposal Skripsi Undangan seminar proposal yang ditanda tangani oleh Ketua Program Studi (contoh form terlampir) b. Pelaksanaan seminar proposal skripsi 1. Seminar dilaksanakan dalam forum terbuka yang dihadiri oleh Majelis Penguji, mahasiswa yang seminar, audience yang terdiri atas mahasiswa dan pihak lain apabila diperlukan. Jumlah audience mahasiswa yang hadir minimal 10 orang. 2. Seminar proposal dilaksanakan pada minggu UTS, minggu UAS, minggu minggu akhir semester dan dua minggu di awal semester. 3. Durasi waktu pelaksanaan paling lama 1 (satu) jam Hal. 2

7 4. Seminar dipimpin oleh seorang moderator, dan terdapat dua mahasiswa sebagai pembahas yang wajib memberikan masukan, saran dan pertanyaan kepada mahasiswa penyaji proposal 5. Seminar dilaksanakan dalam 5 (lima) tahap, yaitu a) Tahap I Presentasi oleh mahasiswa (maksimal 15 menit) b) Tahap II Tanya jawab oleh pembahas mahasiswa, audience mahasiswa (maksimal 10 menit) c) Tahap III Tanya jawab oleh Majelis Penguji (maksimal 35 menit). d) Tahap IV e) Tahap V Sidang penentuan hasil Seminar Proposal yang dihadiri hanya oleh Majelis Penguji Pengumuman Hasil Semnar Proposal di hadapan mahasiswa penyaji proposal. 6. Majelis Penguji memberikan Penilaian secara tertulis atas prestasi mahasiswa dalam Seminar Proposal (contoh form terlampir) 7. Hasil penilaian akhir seminar proposal dituliskan dalam Berita Acara Pelaksanaan Seminar Proposal Skripsi yang ditandatangani oleh Majelis Penguji (contoh form terlampir). 8. Majelis Penguji menandatangai Presensi Kehadiran (contoh form terlampir). 9. Majelis Penguji menandatangani formulir Permintaan Revisi Seminar Proposal (contoh form terlampir). c. Ketentuan khusus seminar proposal skripsi 1. Kehadiran mahasiswa yang seminar dan dosen pembimbing bersifat mutlak, dalam hal ini apabila salah satu diantaranya tidak dapat hadir, maka seminar proposal skripsi dinyatakan BATAL dan diundur sesuai dengan kesepakatan. 2. Dosen pembimbing dan penguji harus hadir sesuai waktu yang disepakati. 3. Apabila pada waktu yang disepakati salah satu dosen tidak hadir maka seminar harus dijadwal ulang. 4. Jika tidak ada kesepakatan waktu, maka Ketua Program Studi dapat menunjuk Dosen Penguji Pengganti. 5. Tidak diperkenankan untuk melakukan seminar secara sendiri sendiri. Hal. 3

8 6. Nilai diberikan secara tertulis, yang merupakan rata-rata dari nilai Majelis Penguji. Mahasiswa dinyatakan lulus seminar proposal jika mendapatkan nilai minimal B. d. Penanganan dokumen tertulis seminar proposal 1) Semua dokumen tertulis diarsipkan oleh Staf Administrasi/ TU Jurusan. 2) Dokumen yang dimaksud adalah Persetujuan Seminar Proposal Skripsi Surat pembentukan Majelis Penguji Seminar Proposal Skripsi. Undangan Seminar Proposal Skripsi. Presensi Kehadiran Majelis penguji. Formulir penilaian yang telah diisi dan ditandatangani oleh Majelis Penguji. Berita Acara Pelaksanaan Seminar Proposal Skripsi yang telah diisi dan ditandatangani oleh Majelis Penguji. 2. BAGIAN 2 SEMINAR HASIL PENELITIAN SKRIPSI a. Ketentuan umum seminar hasil penelitian skripsi 1) Mahasiswa dapat melaksanakan seminar hasil penelitian skripsi (selanjutnya disingkat menjadi Seminar Hasil) setelah mendapat Persetujuan Seminar Hasil Skripsi tertulis yang ditanda tangani oleh Dosen Pembimbing Skripsi (contoh form terlampir). 2) Seminar Hasil dapat dilaksanakan secepat-cepatnya 4 (empat) minggu setelah Seminar Proposal, selambat-lambatnya 1 (satu) semester setelah Seminar Proposal 3) Dalam hal pada poin (2) lebih dari 1 (satu) semester tetapi kurang dari 2 semester, maka keputusan pelaksanaan Seminar Hasil tergantung rekomendasi dari Dosen Pembimbing Skripsi. 4) Dalam hal pada poin (2) lebih dari atau sama dengan 2 semester, maka topik penelitian skripsi dan Dosen Pembimbing Skripsi harus diganti. 5) Proses pendaftaran Seminar Hasil dilakukan dengan cara mahasiswa mengisi Formulir Pendaftaran (disediakan Program Studi) yang dilampiri dengan Berita Acara Pelaksanaan Seminar Proposal Skripsi. Draft Skripsi lengkap Draft Karya Ilmiah (Jurnal) Hal. 4

9 Lembar konsultasi sebagai bukti telah dilakukan minimal 8 kali konsultasi Persetujuan Seminar Hasil Skripsi sebagaimana point 1). Transkrip akademik yang menunjukkan total sks min 144, tidak ada nilai E dan nilai D dan D+ < 10% dari total sks. Foto kopi KRS 6) Mahasiswa menyerahkan berkas pendaftaran kepada Staf Administrasi/TU Jurusan Matematika. 7) Berkas pendaftaran sebagaimana point 6) diserahkan oleh Staf Administrasi/TU Jurusan Matematika kepada Ketua Program Studi. 8) Ketua Program Studi membentuk Majelis Penguji yang beranggotakan sebanyak 3 (tiga) orang yang terdiri dari 1 (satu) orang Dosen Pembimbing Skripsi merangkap sebagai Ketua Majelis Penguji. 1 (satu) orang Dosen Penguji pada Seminar Proposal. 1 (satu) orang Dosen Penguji Tambahan. 9) Daftar Majelis Penguji diberitahukan kepada mahasiswa melalui Staf Administrasi/TU Jurusan Matematika. 10) Mahasiswa menghubungi semua anggota Majelis Penguji untuk menentukan jadwal pelaksanaan Seminar Hasil. 11) Selambat-lambatnya 4 (empat) hari kerja sebelum pelaksanaan Seminar Hasil, Majelis Penguji harus sudah mendapatkan Naskah Seminar Hasil. Draft Karya Ilmiah. Undangan Seminar Hasil yang ditanda tangani oleh Ketua Program Studi (contoh form terlampir). b. Pelaksanaan seminar hasil 1) Seminar Hasil dilaksanakan dalam forum terbuka yang dihadiri oleh Majelis Penguji, mahasiswa yang seminar, audiens yang terdiri dari mahasiswa dan pihak lain apabila diperlukan. 2) Durasi waktu pelaksanaan paling lama 1 (satu) jam 3) Seminar dipimpin oleh moderator dan terdapat 2 (dua) pembahas yang wajib memberikan masukan, saran dan pertanyaan kepada mahasiswa penyaji hasil tugas akhir. 4) Seminar dilaksanakan dalam 5 (lima) tahap, yaitu a) Tahap I Presentasi oleh mahasiswa (maksimal 15 menit) Hal. 5

10 b) Tahap II Tanya jawab oleh pembahas mahasiswa, audience mahasiswa (maksimal 10 menit) c) Tahap III Tanya jawab oleh Majelis Penguji (maksimal 35 menit). d) Sidang penentuan hasil Seminar Proposal yang dihadiri hanya oleh Majelis Penguji Tahap IV e) Tahap V Pengumuman Hasil Semnar Proposal di hadapan mahasiswa penyaji proposal. 5) Majelis Penguji memberikan Penilaian secara tertulis atas prestasi mahasiswa dalam Seminar Hasil (contoh form terlampir). 6) Hasil penilaian akhir Seminar Hasil dituliskan dalam Berita Acara Pelaksanaan Seminar Hasil yang ditandatangani Majelis Penguji (contoh form terlampir). 7) Majelis Penguji menandatangai Presensi Kehadiran (contoh form terlampir). 8) Majelis Penguji menandatangani formulir Permintaan Revisi Seminar Hasil (contoh form terlampir). c. Ketentuan khusus seminar hasil 1. Kehadiran mahasiswa yang melakukan seminar, dan dosen pembimbing serta dosen penguji bersifat mutlak, dalam hal ini apabila salah satu diantaranya tidak dapat hadir, maka seminar hasil dinyatakan BATAL dan diundur sesuai dengan kesepakatan. 2. Ketidakhadiran dosen penguji diatur sebagai berikut Dalam hal khusus ketika 1 (satu orang) dosen penguji 2 berhalangan hadir, dengan pemberitahuan terlebih dahulu kepada Ketua Program Studi, maka Ketua Program Studi dapat menunjuk Dosen Penguji Pengganti. Dosen Penguji Pengganti (sebagaimana poin (a)) tersebut selanjutnya bertindak sebagai Dosen Penguji pada Ujian Skripsi. d. Penanganan dokumen tertulis seminar hasil 1) Semua dokumen tertulis diarsipkan oleh Staf Administrasi/ TU Jurusan. 2) Dokumen yang dimaksud adalah Persetujuan Seminar Hasil Skripsi yang telah ditandatangani Dosen Pembimbing Skripsi. Hal. 6

11 Surat Pembentukan Majelis Penguji Seminar Hasil. Undangan Seminar Hasil. Presensi Kehadiran Majelis penguji. Formulir Penilaian Seminar Hasil yang telah diisi dan ditandatangani oleh Majelis Penguji. Berita Acara Pelaksanaan Seminar Hasil yang telah diisi dan ditandatangani oleh Majelis Penguji. 3. BAGIAN 3 UJIAN SKRIPSI a. Ketentuan umum ujian skripsi 1) Setelah mahasiswa melaksanakan seminar hasil dan dinyatakan lulus, mahasiswa dapat melaksanakan Ujian Skripsi setelah mendapat Persetujuan Ujian Skripsi tertulis yang ditanda tangani oleh Dosen Pembimbing Skripsi (contoh form terlampir). 2) Ujian Skripsi dapat dilaksanakan secepat-cepatnya 2 (dua) minggu setelah Seminar Hasil. 3) Proses pendaftaran Ujian Skripsi dilakukan dengan cara mahasiswa mengisi Formulir Pendaftaran (disediakan Program Studi) yang dilampiri dengan Persetujuan Ujian Skripsi (poin (1) ). Dengan waktu maksimal 7 hari sebelum pelaksanaan Ujian Skripsi. 4) Mahasiswa menyerahkan berkas pendaftaran kepada Staf Administrasi/TU Jurusan Matematika. 5) Berkas pendaftaran sebagaimana point 4) diserahkan oleh Staf Administrasi/TU Jurusan Matematika kepada Ketua Program Studi. 6) Ketua Program Studi membentuk Majelis Penguji dengan anggota sebagaimana Majelis Penguji pada Seminar Hasil (contoh form terlampir).. 7) Daftar Majelis Penguji diberitahukan kepada mahasiswa melalui Staf Administrasi/TU Jurusan Matematika 8) Mahasiswa menghubungi semua anggota Majelis Penguji untuk menentukan jadwal pelaksanaan Ujian Skripsi. 9) Selambat-lambatnya 4 (empat) hari kerja sebelum pelaksanaan Ujian Skripsi, Majelis Penguji harus sudah mendapatkan Naskah Ujian Skripsi. Undangan Ujian skripsi yang ditanda tangani oleh Ketua Program Studi (contoh form terlampir) b. Pelaksanaan ujian skripsi Hal. 7

12 1) Ujian dilaksanakan dalam forum tertutup yang hanya dihadiri oleh Majelis Penguji 2) Durasi waktu pelaksanaan paling lama 2 (dua) jam 3) Ujian dipimpin oleh Ketua Majelis Penguji. 4) Ujian dilaksanakan dalam 4 (empat) tahap, yaitu a) Tahap I Presentasi oleh mahasiswa (maksimal 20 menit) b) Tahap II Tanya jawab oleh Majelis Penguji (maksimum 70 menit) c) Sidang penentuan hasil Ujian Skripsi yang dihadiri hanya oleh Majelis Penguji Tahap III d) Tahap IV Pengumuman hasil Ujian Skripsi disampaikan oleh Ketua Majelis Penguji 5) Majelis Penguji memberikan Penilaian secara tertulis atas prestasi mahasiswa dalam Ujian Skripsi (contoh form terlampir). 6) Hasil penilaian Majelis Penguji direkap dalam formulir Rekapitulasi Penilaian Ujian Skripsi (contoh form terlampir). 7) Hasil penilaian akhir Ujian Skripsi dituliskan dalam Berita Acara Pelaksanaan Ujian Skripsi yang ditandatangani Majelis Penguji (contoh form terlampir). 8) Majelis Penguji menandatangai Presensi Kehadiran (contoh form terlampir). 9) Majelis Penguji menandatangai formulir Permintaan Revisi Ujian Skripsi (contoh form terlampir). 10) Daftar Majelis Penguji dilaporkan secara tertulis oleh Ketua Program Studi kepada Ketua Jurusan. 11) Ketua Jurusan mengajukan penerbitan SK Majelis Penguji Ujian Skripsi kepada Dekan FMIPA UB c. Ketentuan khusus ujian skripsi 1. Kehadiran mahasiswa yang akan ujian skripsi dan dosen pembimbing serta dosen penguji bersifat mutlak, dalam hal ini apabila salah satu diantaranya tidak dapat hadir, maka ujian skripsi dinyatakan BATAL dan diundur sesuai dengan kesepakatan. 2. Ketidakhadiran dosen penguji diatur sebagaimana Seminar Hasil. 3. Jika mahasiswa tidak melaksanakan Ujian Skripsi selambatlambatnya 6 (enam) bulan setelah Seminar Hasil, maka Hal. 8

13 mahasiswa wajib mengganti topik penelitian, kecuali ada alasan yang dapat dipertanggungjawabkan atau atas kebijakan Dosen Pembimbing dan atau Ketua Program Studi. d. Penanganan dokumen tertulis ujian skripsi 1) Semua dokumen tertulis diarsipkan oleh Staf Administrasi/TU Jurusan. 2) Dokumen yang dimaksud adalah a) Persetujuan Ujian Skripsi tertulis yang telah ditandatangani Dosen Pembimbing Skripsi b) Surat Pembentukan Majelis Penguji oleh Ketua Program Studi. c) Undangan Ujian Skripsi. d) Presensi Kehadiran Majelis Penguji. e) Formulir Penilaian Ujian Skripsi yang telah diisi dan ditandatangani oleh Majelis Penguji. f) Rekapitulasi Penilaian Ujian Skripsi yang telah diisi dan ditandatangani oleh Ketua Majelis Penguji g) Berita Acara Ujian Skripsi yang telah diisi dan ditandatangani oleh Majelis Penguji. h) SK Majelis Penguji Ujian Skripsi dari Dekan FMIPA UB F. Bagan Alir G. Referensi <daftar dokumen acuan dalam penyusunan prosedur> H. Lampiran <instruksi kerja, formulir dan lampiran lain yang diperlukan untuk mendukung proses> Hal. 9

14 Hal. 10