Teknik Audit Internal dalam Akreditasi PUSKESMAS (#14)

Transkripsi

1 Teknik Audit Internal dalam Akreditasi PUSKESMAS (#14) Audit internal merupakan salah satu prgram mutu manajerial. Standar akreditasi Bab 3, kriteria EP2, 3, dam 4 mensyarakatkan dilakukan audit internal secara peridik Pimpinan Puskesmas dan Penanggung jawab Upaya Puskesmas melakukan evaluasi kegiatan perbaikan kinerja melalui audit internal yang dilaksanakan secara peridik (3.1.4) Pkk Pikiran: Upaya perbaikan mutu dan kinerja perlu dievaluasi apakah mencapai sasaransasaran/indikatr-indikatr yang ditetapkan. Hasil temuan audit internal disampaikan kepada Pimpinan Puskesmas, Penanggung jawab manajemen mutu, Penanggung jawab Prgram/Upaya Puskesmas dan pelaksana kegiatan sebagai dasar untuk melakukan perbaikan. Jika ada permasalahan yang ditemukan dalam audit internal tetapi tidak dapat diselesaikan sendiri leh Pimpinan dan karyawan Puskesmas, maka permasalahan tersebut dapat dirujuk ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kta untuk ditindak lanjuti.

2 Elemen Penilaian: Data kinerja dikumpulkan, dianalisis dan digunakan untuk meningkatkan kinerja Puskesmas. Dilakukan audit internal secara peridik terhadap upaya perbaikan mutu dan kinerja dalam upaya mencapai sasaran-sasaran/indikatr-indikatr mutu dan kinerja yang ditetapkan. Ada lapran dan umpan balik hasil audit internal kepada Pimpinan Puskesmas, Penanggung jawab Manajemen mutu dan Penanggung jawab Upaya Puskesmas untuk mengambil keputusan dalam strategi perbaikan prgram dan kegiatan Puskesmas. Tindak lanjut dilakukan terhadap temuan dan rekmendasi dari hasil audit internal. Audit internal dalam standar akreditasi : 1. Difkuskan pada penilaian kinerja 2. Bertujuan untuk peningkatan kinerja 3. Dilakukan secara peridik 4. Dilaprkan kepada kepala PUSKESMAS 5. Diumpan balikkan pada auditess 6. Wajib ditindaklanjuti 7. Jika tidak dapat diselesaikan leh PUSKESMAS dilakukan rujukan ke dinas kesehatan kabupaten/kta Terlaksananya rujukan untuk menyelesaikan masalah dari hasil rekmendasi jika tidak dapat diselesaikan sendiri leh Puskesmas Pengertian Audit Kegiatan mengumpulkan infrmasi faktual dan signifikan (dapat dipertanggung jawabkan) melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan) secara sistematis, bjektif, dan terdkumentasi yang berrientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk membantu mencapai visi, misi dan tujuan rganisasi

3 Beberapa pengertian yang digunakan dalam audit: Kriteria audit: Kumpulan kebijakan, prsedur atau persyaratan yang dipakai sebagai acuan Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap bukti audit Bukti audit: Rekaman, pernyataan fakta atau infrmasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi Temuan audit: Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan kriteria audit, atau peluang perbaikan Jenis Audit Audit internal: dilakukan di dalam suatu rganisasi leh auditr internal yang juga karyawan rganisasi sendiri, untuk kepentingan internal rganisasi sendiri. Auditr internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa yang dilakukan dan dilaprkannya sebagai termuan, dsebut juga sebagai: audit pihak pertama Auditr internal bisa berbentuk unit, rang, atau panitia Audit eksternal: audit yang dilakukan leh pihak di luar rganisasi, Audit pihak kedua (leh pelanggan: misalnya audit yang dilakukan leh BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja sama BPJS) dan Audit pihak ketiga (leh institusi independen: survei akreditasi, audit Bawas) 10 Esensi dari audit: 1. Adalah prses interaktif antara auditr dan auditee (pihak yang diaudit) 2. Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikrdinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien 3. Dilakukan dengan azas manfaat 4. Dilakukan secara bjektif

4 5. Berpijak pada fakta dan kebenaran 6. Melibatkan prses penilaian/pengujian, evaluasi, analisis 7. Bermuara pada pengambilan keputusan 8. Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu 9. Merupakan kegiatan berulang 10. Menghasilkan lapran Tujuan Audit Mendapatkan data dan infrmasi faktual dan signifikan berupa data, hasil analisa, hasil penilaian, rekmendasi auditr sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan Tujuan audit internal Membantu menyelesaikan permasalahan rganisasi, dalam rangka meningkatkan mutu dan kinerja rganisasi. Dasar penetapan tujuan audit internal: 1. Priritas permasalahan yang dihadapi rganisasi 2. Rencana pengembangan pelayanan 3. Persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan 4. Persyaratan regulasi atau persyaratan kntrak 5. Evaluasi terhadap rekanan 6. Adanya ptensi risik kegiatan rganisasi Dasar penetapan tujuan audit internal Permasalahan priritas yang dihadapi rganisasi Rencana pengembangan pelayanan Persyaratan suatu system manajemen yang diacu Persyaratan regulasi atau persyaratan kntrak Cnth tujuan audit internal Menganalisis banyak terjadi cmplain pasien pada pelayanan farmasi Mengidentifikasi peluang invasi pada pelayanan labratrium Mengetahui kesesuaian prses pelayanan labratrium dengan standar pelayanan lab puskesmas Mengetahui kesesuaian sumber daya farmasi dengan permenkes

5 N 75/2014 Mengevaluasi perjanjian kerjasama Evaluasi terhadap rekanan dengan labratrium mitra Ptensi risik kegiatan Mengidentifikasi ptensi risik pelayanan pelayanan imunisasi Aktivitas Audit 1. Memastikan (knfirmasi dan verifikasi) 2. Menilai (mengevaluasi dan mengukur) 3. Merekmendasi (memberikan saran/masukan) Prsedur yang biasa dilakukan auditr 1. Telaah dkumen 2. Observasi 3. Meminta penjelasan dari auditee 4. Meminta peragaan dilakukan leh auditee 5. Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria 6. Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi 7. Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas 8. Pemeriksaan silang (crss-check) 9. Mengakses catatan yang disimpan auditee 10. Mewawancarai auditee 11. Menyampaikan angket survey 12. Menganalisis data

6 Tahapan Audit Internal dalam Akreditasi PUSKESMAS (#16) Tahapan Audit Internal Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadual audit, dan menyiapkan instrumen audit Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun berdasar standar/kriteria tertentu Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah, priritas masalah dan rencana tindak lanjut audit Tahap IV: pelapran dan diseminsasi hasil audit Menyusun rencana audit (audit plan) Perencanaan audit internal terdiri dari beberapa langkah sebagai berikut: Tujuan audit internal: cnth: melakukan penilaian kinerja dibandingkan strandar kinerja Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit

7 Objek audit: apa saja yang perlu diaudit Alkasi waktu: berapa lama akan dilakukan Metda audit: kmunikasi internaksi secara langsung, metda survei, dsb Persiapan audit: persiapan auditr, penetapan kriteria audit, penyusunan instrumen audit Lapran hasil audit: perhatikan frmat lapran Cnth Frm : Rencana Audit Unit/ Kegiatan/ Standar/ N sasaran audit Auditr prses yang diaudit kriteria yang digunakan Tanggal audit I Tanggal audit II Pelaksanaan Audit Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan berbagai metda: Mengamati prses pelaksanaan kegiatan Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee Meminta peragaan leh auditee Memeriksa dan menelaah dkumen Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik Mencari bukti-bukti Melakukan pemeriksaan silang Mencari infrmasi dari sumber luar Menganalisis data dan infrmasi Menarik kesimpulan Memberikan rekmendasi

8 Untuk bisa mengumpulkan data dengan baik, maka perlu disusun instrument pengumpulan data Menyusun instrument audit Cnth Frm Instrumen Audit N Standar/Kriteri Daftar Fakta audit yang diacu pertanyaan/bservasi Temuan audit Rekmendasi Lampiran PMK 75/2015 ttg tenaga puskesmas (khususnya tenaga kefarmasian) Standar akreditasi Bab 8.2 SOP penyimpanan B3 Analisis Data Membandingkan fakta yang diperleh pada waktu prses pengumpulan data dibandingkan dengan kriteria audit yang digunakan Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara fakta dengan kriteria), maka auditr bersama auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan, dan menyusun rencana perbaikan Menyusun lapran audit Hasil audit harus dilaprkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang diaudit. Hasil audit juga dilaprkan pada saat rapat tinjauan manajemen: Hasil audit Tindak lanjut yang telah dilakukan Kendala pada waktu perbaikan

9 Sistematika Lapran Audit Internal dalam Akreditasi PUSKESMAS Sistematika Lapran Audit Internal : 1. Latar belakang 2. Tujuan audit 3. Lingkup audit 4. Objek audit 5. Standar/kriteria yang digunakan 6. Auditr 7. Prses audit 8. Hasil dan analisis hasil audit 9. Rekmendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati bersama dengan auditee

10 Cnth Frm Ringkasan Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut Tindak Lanjut Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan Setelah memperleh lapran hasil audit, auditee harus mempelajari lapran audit, sebagai dasar menyusun rencana perbaikan Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditr dapat melakukan mnitring Auditr internal wajib menyampaikan hasil-hasil audit pada saat pertemuan tinjauan manajemen Hasil perbaikan wajib dilaprkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditr internal RENCANA AUDIT INTERNAL PUSKESMAS

11 I II III IV V VI VII VIII Lampiran: Latar Belakang: (deskripsikan latar belakang) Tujuan audit: Melakukan penilaian terhadap kesesuaian sumber daya, prses pelayanan, dan kinerja pelayanan UKM dan UKP sebagai dasar untuk melakukan perbaikan mutu dan kinerja Lingkup audit: Pelayanan UKM: (sebutkan apa saja) Pelayanan UKP: (sebutkan apa saja) Objek audit: - Pemenuhan sumber daya terhadap standar sumber daya - Kepatuhan prses pelayanan terhadap SOP - Capaian kinerja pelayanan - Kesesuaian terhadap standar akreditasi Jadual dan alkasi waktu (lihat lampiran) Metda audit: Observasi, wawancara, dan melihat dkumen dan rekaman yang ada Kriteria audit: - Standar sumber daya (SDM, sarana, dan prasarana) - SOP yang priritas - Standar kinerja (SPM, standar kinerja klinis, kejadian insiden keselamatan pasien, sasaran keselamatan pasien) - Standar akreditasi (misalnya: pelayanan labratrium, pelayanan farmasi, pemberdayaan sasaran pada pelayanan UKM, perencanaan kegiatan UKM dsb) Instrumen audit: a b c d Kuesiner untuk wawancara (terlampir) Panduan bservasi (terlampir) Check list (terlampir) Instrumen akreditasi sesuai pelayanan yang akan diaudit Lampiran 1: Jadual audit internal UNIT KERJA YANG DIAUDIT JAN PEB MAR APR MEI JADUAL AUDIT INTERNAL TAHUN JU NI JULI AGT SE P OKT NOP DES

12 UKM KIA Gizi Kesli ng Dst UKP Pend aftara n Pli umu m UGD Dst Tim Audit Tim 1 (sebu tkan nama ) Tim 2 (sebu tkan nama ) Dst Lampiran 2: Rencana audit. KIA UNIT AUDITOR KEGIATAN/ PROSES YANG DIAUDIT Pendaftara n Dst (sebutkan nama) (sebutkan nama) Perencanaan prgram KIA Prses pendaftaran Waktu tunggu pendaftaran STANDAR/KRITE RIA YANG MENJADI ACUAN Instrument akreditasi perencanaan prgram (Bab IV.1,2.3 ) SOP pendaftaran, ketersediaan infrmasi pendaftaran Standar waktu tunggu tidak lebih dari 30 menit TGL& WAKTU AUDIT I 5 Juli sd 7 Juli Juli sd 12 Juli 2015 TGL& WAKTU AUDIT II 5 7 Des Des 2015

13 UNIT AUDITOR KEGIATAN/ PROSES YANG DIAUDIT STANDAR/KRITE RIA YANG MENJADI ACUAN TGL& WAKTU AUDIT I TGL& WAKTU AUDIT II MENGETAHUI, KETUA TIM AUDIT..., Anggta Tim Audit: Lampiran 3: Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut Prses Perencanaan prgram KIA UNIT: UKM KIA Kriteria Audit Standar akreditasi perencanaan (Bab IV.1 sd IV.3) dan pencapaian kinerja KIA Bagian I : Detail Ketidaksesuaian Uraian Ketidaksesuaian Perencanaan belum dilakukan berdasarkan masukan dari sasaran dan lintas sectr Capairan kinerja K1 dan K4 belum sesuai dengan standar yang ditetapkan Bukti Bukti Obyektif (jelaskan bukti/fakta-fakta yang mendukung) Metde Audit Wawancara Periksa dkumen/rekaman

14 Bagian 2: Rencana tindak lanjut dari analisi akar permasalahan, tindakan kreksi dan perbaikan dengan waktu penyelesaian (Dapat menggunakan frmulir tindkan perbaikan atau pencegahan) Analisis Akar Permasalahan (Bagaimana/Mengapa hal ini bisa terjadi?) (lakukan analisis sehingga ditemukan akar masalahnya ) Tindakan perbaikan dan waktu penyelesaian : (sebutkan tindakan perbaikan yang akan dilakukan sesuai dengan akar masalah, dan jelaskan kapan akan diselesaikan) Tindakan pencegahan supaya tidak terulang : (jelaskan upaya pencegahan agar masalah tidak terjadi lagi) Unit kerja: Auditr Audit Tanggal: Bagian 3 : Verifikasi/penilaian Auditr tentang rencana kegiatan : Mau Kaji Banding Akreditasi Puskesmas?, Berikut Tahapannya Dalam akreditasi puskesmas kegiatan kaji banding diperlukan sebagai kesempatan untuk belajar dari pengellaan dan pelaksanaan kegiatan Admen, UKM dan UKP puskesmas di puskesmas yang lain dan dapat memberikan manfaat bagi kedua belah pihak untuk perbaikan kinerja masing-masing puskesmas. Sebelum kaji banding dalam akreditasi sebaiknya teman-teman menyiapkan instrumen kaji banding puskesmas, rencana pelaksanaan kaji banding, kerangka acuan kaji banding. Ada baiknya juga dilakukan evaluasi internal sebagai acuan bagian mana saja yang akan

15 diperbaiki nanti. Saya cba mendeskripsikan hal tersebut untuk memudahkan teman-teman dalam pelaksanaannya nanti. 1. Rencana pelaksanaan kaji banding. Dalam perencanaan pelaksanaan kaji banding puskesmas sebaiknya memperhatian beberapa hal berikut : Target puskesmas kita apa dalam hasil penilaian akreditasi nanti. Tpgrafi yang mirip ( misalnya dari segi budaya, demgrafi, wilayah ) Ini berfungsi untuk mengukur berapa besar biaya nanti yang akan dikeluarkan dalam pelaksanaan kahi banding tersebut. Tentukan waktu yang tepat termasuk administrasinya ( surat tugas, surat permhnan kaji banding ke puskesmas yang di tuju, nta dinas bila perlu, stake hlder terkait bila memungkinkan ). Rencanakan waktu sebaik mungkin. Bila memungkinkan semua penanggung jawab bab dapat ikut serta sehingga dapat mempelajari secara menyeluruh. 2. Kerangka acuan kaji banding. Membuat kerangka acuan sesuai petunjuk yang sudah ada. 3. Instrumen kaji banding. Adalah alat bantu yang akan di gunakan pada saat kaji banding misalnya ( ceklist wawancara, kamera, quisiner, bahan persentasi, diskusi persnal dan bservasi ). Setelah pelaksanaan kaji banding dilakukan. Tugas selanjutnya adalah 1. Lapran kaji banding. Tim akreditasi membuat lapran perjalanan dinas yang isi nya memuat tentang apa saja yang dikerjakan pada saat kaji banding ( misalnya, diskusi apa saja, diterima siapa, hal apa saja yang di dapat dan akan diterapkan di puskesmas ). 2. Rencana perbaikan. Membuat rencana dan time line pelaksanan perbaikan setelah kajibanding. 3. Lapran pelaksanaan perbaikan. Setelah implementasi perbaikan dilaksanakan. Di buatkan lapran perbaikan. Di sisi mana saja yang sudah di perbaiki atau diperbaharui sesuai dari hasil kaji banding tersebut. 4. Hasil evaluasi kaji banding. Membuat lapran matrik hasil evaluasi kaji banding. 5. Hasil evaluasi perbaikan kaji banding. Setiap kegiatan di evaluasi perbaikannya sehingga terukur arah perubahannya ( membuat matrik evaluasi perbaikan kaji banding dapat melibatkan tim auditr ) INSTRUMEN KAJI BANDING INSTRUMENKAJIBANDING

16 KE PUSKESMAS XXX KABUPATEN XXX UPTD PUSKESMAS XXX TAHUN 1. Menggali infrmasi manajemen pengellaan dan pelaksanaan prgram dan pelayanan kesehatan puskesmas XXX KabupatenXXX 2. Menggali infrmasi pengellaan lingkungan dan sarana prsarana puskesmasxxx KabupatenXXX 3. Menggali infrmasi tentang penyusunan kelengkapan pedman tata naskah terkait dengan dkumen-dkumen yang dipersyaratkan leh standar akreditasixxx KabupatenXXX. Mengetahui, Kepala Puskesmas XXX... NIP.