Tehnik audit internal

Transkripsi

1 Tehnik audit internal

2 Pengertian audit Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan (dapat dipertanggung jawabkan) melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan) secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi

3 Auditor internal Katalisator untuk mempercepat perubahan dalam upaya: Memberdayakan sistem mutu Mengamankan kebijakan mutu Jangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada motivasi untuk berperan sebagai agen perubahan Jangan sampai bekerja semrawut dan temuan dianggap tidak berbobot

4 Jenis audit Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri. Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai termuan. Disebut audit pihak pertama Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia Audit eksternal: dilakukan oleh pihak di luar organisasi, dikenal audit pihak kedua (oleh pelanggan: : misalnya audit yang dilakukan oleh BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja sama BPJS) ) dan audit pihak ketiga (oleh institusi independen: : survei akreditasi, audit Bawas)

5 10 Esensi dari audit: Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (poihak yang diaudit) Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien Dilakukan dengan azas manfaat Dilakukan secara objektif Berpijak pada fakta dan kebenaran Melibatkan proses penilaian/pengujian,, evaluasi, analisis Bermuara pada pengambilan keputusan Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu Merupakan kegiatan berulang Menghasilkan laporan

6 Tujuan audit Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data, hasil analisa, hasil penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan

7 Aktifitas audit Memastikan (konfirmasi dan verifikasi) Menilai (mengevaluasi dan mengukur) Merekomendasi (memberikan saran/masukan)

8 Kegiatan yang biasa dilakukan auditor Telaah dokumen Observasi Meminta penjelasan dari auditee Meminta peragaan dilakukan oleh auditee Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas Pemeriksaan silang (cross-check) Mengakses catatan yang disimpan auditee Mewawancarai auditee Menyampaikan angket survey Menganalisis data

9 Manfaat audit Pengambilan keputusan untuk perbaikan, meningkatkan efisiensi dan efektifitas fungsi organisasi

10 Kriteria audit Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap bukti audit

11 Bukti audit Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi

12 Temuan audit Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan kriteria audit, atau peluang perbaikan.

13 Tujuan audit internal Membantu menyelesaikan permasalahan organisasi, dalam rangka meningkatkan mutu dan kinerja organisasi

14 Dasar penetapan tujuan audit internal Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi Rencana pengembangan pelayanan Persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak Evaluasi terhadap rekanan Adanya potensi risiko kegiatan organisasi

15 Manfaat audit internal

16 Bagi pucuk pimpinan Referensi dalam membuat keputusan: mengambil atau merubah kebijakan agar lebih sesuai dengan perencanaan organisasi jangka panjang

17 Bagi unit operasional Mengidentifikasi dan memahami permasalahan yang ada dalam organisasi secara keseluruhan ataupun secara spesifik pada unit operasional sehingga dapat mengambil langkah langkah

18 Bagi unit pengelola mutu Membatu pengendalian mekanisme jaminan mutu baik pada tahap input, proses, maupun hasil

19 Bagi karyawan Proses pembelajaran dan pertumbuhan serta pembangunan budaya organisasi: budaya mutu, budaya taat prosedur, budaya perbaikan, budaya kerja sistematis

20 Manfaat bagi auditor Proses pembelajaran dan pertumbuhan

21 Bagi pelanggan Audit internal merupakan proses pendeteksian segala kemungkinan yang dapat menciptakan ketidak puasan pelanggan (dan juga risiko) dan dilanjutkan dengan tindakan perbaikan dan pencegahan sehingga komitmen untuk memberikan kepuasan dan keamanan

22 Bagi rekanan Memberi umpan balik terhadap kinerja rekanan

23 Kompetensi auditor Paham prosedur audit, metoda, dan perangkat audit Mengaplikasikan prosedur, metoda, dan perangkat audit Melaksanakan audit tepat waktu Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas permasalahan Mengumpulkan informasi melalui: interview, mendengarkan, observasi, meninjau ulang dokumen termasuk pengelolaan arsip Melakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkan Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd bukti-bukti objektif Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian Teknik sampling Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja Menyiapkan laporan Menjaga kerahasiaan informasi Komunikasi

24 Tahapan audit internal

25 Tahapan audit internal Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadual audit, dan menyiapkan instrumen audit Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun berdasar standar/kriteria tertentu Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah dan rencana tindak lanjut audit Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil audit

26 Perencanaan audit internal Tujuan audit internal: : contoh: melakukan penilaian kinerja dibandingkan strandar kinerja Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit Objek audit: apa saja yang perlu diaudit Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan Metoda audit: komunikasi internaksi secara langsung, metoda survei, dsb Persiapan audit: : persiapan auditor,, penetapan kriteria audit, penyusunan instrumen audit Laporan hasil audit: : perhatikan format laporan

27 Pengumpulan data Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan berbagai metoda: Mengamati proses pelaksanaan kegiatan Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee Meminta peragaan oleh auditee Memeriksa dan menelaah dokumen Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik Mencari bukti-bukti Melakukan pemeriksaan silang Mencari informasi dari sumber luar Menganalisis data dan informasi Menarik kesimpulan Memberikan rekomendasi

28 Analisis data Membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu proses pengumpulan data dibandingkan dengan kriteria audit yang digunakan Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara fakta dengan kriteria), maka auditor bersama auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan, dan menyusun rencana perbaikan

29 Laporan audit mutu internal Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang diaudit. Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen: Hasil audit Tindak lanjut yang telah dilakukan Kendala pada waktu perbaikan

30 Laporan audit I. Latar belakang II. III. IV. Tujuan audit Lingkup audit Objek audit V. Standar/kriteria yang digunakan VI. VII. Auditor Proses audit VIII. Hasil dan analisis hasil audit IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati bersama dengan auditee

31 Tindak lanjut audit Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana perbaikan Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditor internal

32 Instrumen Audit Internal

33 Tahun: Jadual Audit Internal No dok:: Status revisi: Tgl berlaku: Halaman: Unit yang diaudit Jan Feb Ma r Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt No v Des

34 Contoh form: Rencana audit No Unit/sasara n audit Audito r Kegiat an/pro ses yang diaudit Standa r/kriter ia yang diguna kan Tangga l audit I Tangga l audit II

35 Contoh form instrumen audit No Standar/Krite ri audit Daftar pertanya an Fakta Temuan audit Rekome ndasi

36 Unit Yang Diperiksa: Tanggal pemeriksaan: N o Uraian Ketidak sesuaian Bukti bukti objekt if Form Ringkasan Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut Ketdk sesuaian thd standar/i nstr Standa r / Kriteria yang diguna kan Analisi s Tindak an perbaik an No dok:: Status revisi: Tgl berlaku: Halaman: Tindak an penceg ahan Waktu penyele saian Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

37 PANDUAN DISKUSI Kelas dibagi dalam 3 kelompok (admen, UKM, Klinis) Masing-masing kelompok membahas: Menetapkan topik-topik audit berdasarkan hasil self assessment menggunakan studi kasus berdasarkan kriteria 3H 1P (high risk, high cost, high volume, dan kecenderungan ada masalah) Menetapkan unit kerja yang akan diaudit Menetapkan kriteria-kriteria audit yang akan digunakan sesuai dengan instrument akreditasi Menetapkan metoda audit Menyusun jadual audit Menyusun contoh instrument audit untuk satu unit kerja Masing-masing kelompok memaparkan hasil diskusi Pelatih memberikan tanggapan terhadap paparan masing-masing kelompok