PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI (STUDI KASUS BIMBINGAN BELAJAR BINTANG PELAJAR)

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI (STUDI KASUS BIMBINGAN BELAJAR BINTANG PELAJAR) ¹Diqy Fakhrun Shiddieq, S.T.,M.Kom, ²Bayu Purnomo ¹Program Studi Teknik Informatika STMIK LPKIA ²Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp (022) Abstrak Bintang Pelajar adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa dan merupakan bimbingan belajar yang terus berkembang dalam meningkatkan mutu pendidikan dan pelayanan kepada siswa-siswinya. Pada awalnya Bintang Pelajar hanya mempunyai satu cabang, tetapi dengan didirikannya cabang-cabang baru, maka dibutuhkan perencanaan strategis sistem informasi yang tepat untuk mendukung sistem yang telah ada. Sistem informasi di Bintang Pelajar perlu dibenahi agar dapat diimplementasikan dalam bentuk yang lebih terpadu. Penggunaan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi diharapkan dapat meningkatkan koordinasi antara unit yang terdapat di Bintang Pelajar Perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi ini juga diharapkan dapat meningkatkan keunggulan bersaing di antara bimbingan belajar sejenis. Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah SISP (Strategic Information System Planning) Ward dan Peppard. Sedangkan alat bantu yang digunakan adalah analisis PEST, analisis SWOT, analisis Porter s five forces model, analisis value chain, analisis CSF, serta McFarlan s. Penelitian ini menghasilkan sebuah perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi bagi perusahaan. Kata Kunci : Strategic Information System Planning, Ward dan Peppard I. PENDAHULUAN Globalisasi yang terjadi saat ini telah menuntut organisasi, baik yang berorientasi pada laba maupun nirlaba untuk dapat bertahan di pasar dan terus berkembang. Untuk meraih skala ekonomi yang diperlukan untuk mencapai biaya rendah dan harga yang rendah organisasi harus semakin kompetitif. Saat ini, perkembangan bisnis di Indonesia terbilang cukup ketat, banyak perusahaan yang gulung tikar karena tidak mampu bertahan dan tidak dapat bersaing dengan perusahaan lainnya. Hal ini dikarenakan perusahaan tersebut tidak mampu merencanakan serta memprediksi hal-hal strategis untuk perusahaannya. Salah satu hal terpenting untuk menarik minat pelanggan adalah konsep yang baik dan perencanaan strategis sistem informasi pada perusahaan tersebut. Oleh karena itu, sebuah perusahaan harus memahami serta merencanakan strategi perusahaannya agar dapat terus bersaing dalam dunia bisnis dan tetap mendapat kepercayaan penuh dari pelanggan sebagai salah satu jaminan kelangsungan hidup perusahaan tersebut (Ward & Peppard, 2002). Perusahaan jasa adalah perusahaan menawarkan jasanya kepada pelanggan, bimbingan belajar adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa. Untuk menawarkan jasanya, perusahaan harus dapat merencanakan hal-hal strategis agar pelanggan tertarik dan tetap loyal kepada perusahaan. Begitu juga dengan Bintang Pelajar yang harus menunjukan kelebihannya untuk bertahan dan memenangkan persaingan bisnis yang sangat ketat. Untuk itu Bintang Pelajar harus segera menentukan strategi bisnis yang tepat agar dapat menarik banyak minat dari konsumen. Salah satunya dengan menerapkan SI/TI, dengan harapan Bintang Pelajar memiliki program SI/TI yang dapat membantu menjadi tempat bimbingan belajar yang unggul dimasyarakat. I.1. Alasan Mengapa Perencanaan Strategis SI/TI Diperlukan Pada Lembaga Pendidikan Bintang Pelajar 1. Pimpinan belum mengetahui kondisi internal dan eksternal pada Bimbingan Belajar Bintang Pelajar sehingga menyulitkan dalam mengambil keputusan perencanaan strategis 2. Pimpinan belum mengetahui posisi Bintang Pelajar dibanding kompetitor lain yang sejenis sehingga perlu adanya analisis perencanaan strategis 1.2. Tujuan Penelitian 1. Untuk mengetahui kondisi internal dan eksternal pada Bimbingan Belajar Bintang Pelajar. Sehingga dapat membantu dalam mengambil

2 keputusan perencanaan strategis 2. Untuk mengetahui posisi Bintang Pelajar dibanding dengan kompetitor lain yang sejenis. II. DASAR TEORI II.1. Konsep Dasar Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perencanaan strategis sistem informasi sudah selayaknya diterapkan. Hal ini dapat menjadi kunci keberhasilan perusahaan di era yang semakin kompetitif ini. Beberapa alasan yang menyebabkan perlunya suatu perusahaan memiliki strategi sistem informasi dan teknologi adalah : (Ward & Peppard, 2002). 1. Investasi pada Sistem Informasi/Teknologi Informasi (SI/TI) tidak mendukung sasaran bisnis. 2. Tidak terkontrolnya SI/TI yang ada. 3. Sistem yang tidak terintegrasi, sehingga memungkinkan terjadinya duplikasi dan data hilangnya keterkaitan antar sumber daya informasi. 4. Perusahaan tidak memiliki panduan untuk menentukan prioritas proyek SI/TI dan selalu terjadi perubahan sehingga menurunkan produktivitas. 5. Manajemen informasi yang buruk dan tidak akurat. 6. Strategi SI/TI tidak sejalan dengan strategi bisnis perusahaan. 7. Proyek SI/TI hanya dievaluasi pada basis keuangan semata. SWOT, Value Chain, CSF, Porter s five competitive forces, PEST, dan McFarlan. III.1. Analisis SWOT Analisis SWOT akan didapat dari hasil analisis lingkungan. Mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang ada pada perusahaan. Di bawah ini adalah hasil analisis SWOT Bintang Pelajar. Tabel III.1 Analisis SWOT Bintang Pelajar Dari analisis SWOT di atas, didapat analisis strategi. Analisis strategi tidak jauh berbeda dengan analisis SWOT. Hanya saja, analisis strategi ini digunakan sebagai dasar untuk merumuskan strategi pencapaian visi, misi dan tujuan perusahaan. Dengan pemikiran yang tepat serta strategi yang jitu, diharapkan diperoleh rumusan strategi pencapaian tujuan yang tepat dan realistis untuk dilaksanakan. Empat kemungkinan alternatif strategis dihasilkan dari matriks SWOT. Analisis strategi dapat dilihat pada tabel di bawah ini. Tabel III.2 Matrik TOWS Bintang Pelajar Gambar II.1 Skema Perencanaan Strategis Sistem Informasi (Ward & Peppard, 2002) III. ANALISIS INTERNAL DAN EKSTERNAL SI/TI & BISNIS Analisis kondisi organisasi saat ini dilakukan dengan beberapa alat atau tool yang sesuai dengan kondisi Bintang Pelajar sebagai perusahaan yang menawarkan jasa. Alat yang digunakan dalam menganalisis internal dan eksternal lingkungan bisnis dan SI/TI adalah III.2. Analisis Value Chain Untuk memahami lingkungan bisnis pada Bintang Pelajar, perlu dipahami juga proses bisnis yang berjalan pada internal organisasi Bintang Pelajar. Untuk memahami proses bisnis digunakan value chain. Value chain dapat digunakan pula untuk menyusun strategi dan menentukan bagaimana sistem informasi dalam mendukung masing-masing aktifitas pada Bintang Pelajar. Berdasarkan value chain, aktivitas internal organisasi dibagi menjadi dua, yaitu aktifitas utama dan aktifitas pendukung.

3 politik, ekonomi, sosial, dan teknologi. Analisis PEST mencakup kondisi lingkungan makro Indonesia, yaitu perekonomian, teknologi, politik dan hukum, dan sosiokultural. Tabel III.4 PEST Bintang Pelajar Gambar III.1 Analisis Value Chain Bintang Pelajar III.3. Analisis CSF CSF atau faktor penentu keberhasilan adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan mencapai tujuannya. Perusahaan biasanya memiliki beberapa CSF. Untuk memberikan fokus dan memperkuat rencana yang memperjelas antara Misi dengan Tujuan, disusun faktor-faktor kunci keberhasilan (Critical Factors Success) pada Bintang Pelajar. Tabel III.3 CSF Divisi Pemasaran III.6. Perancangan 1. Peran SI Terhadap Proses SI/TI dibutuhkan dalam menjalankan setiap proses/kegiatan yang ada di Bintang Pelajar agar proses/kegiatan tersebut dapat dilakukan dan berjalan dengan baik. Berikut peranan SI/TI yang sesuai dengan prosesnya. Tabel III.5 Peran SI III.4. Analisis Porter s five competitive forces Analisis ini digunakan untuk mengkaji posisi Bintang Pelajar dibandingkan dengan kekuatan eksternal yang mempengaruhi jalannya proses bisnis pada Bintang Pelajar. Di bawah ini adalah paparan analisis Porter s five competitives forces. Diagram analisis Porter s five competitives forces Bintang Pelajar dapat dilihat seperti gambar di bawah ini. 2. Future SI Portofolio Proses pemetaan aplikasi sistem informasi berdasarkan model portofolio McFarlan, di mana penempatan posisi aplikasi sistem informasi didasarkan pada kriteria sebagai berikut: Tabel III.6 Future SI Portofolio Gambar III.2 Diagram analisis Porter s five competitives forces Bintang Pelajar II.5. Analisis PEST Analisis PEST merupakan suatu cara atau alat yang bermanfaat untuk meringkas lingkungan eksternal dalam operasi bisnis. PEST harus ditindaklanjuti dengan pertimbangan bagaimana bisnis harus menghadapi pengaruh dari lingkungan IV. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN IV.1. Implementasi 1. Perencanaan Dalam menyusun laporan ini perlu adanya suatu perencanaan. Perencanaan tersebut

4 digambarkan menggunakan teknik yang ideal untuk menyiapkan penjadualan, teknik tersebut yaitu Gantt Chart. Tabel IV.1 Gantt Chart 2. Antarmuka Sistem Aplikasi yang diimplementasikan hanya aplikasi lamaran pegawai berbasis web.berikut merupakan gambaran aplikasinya. Gambar IV.1 Halaman Utama Gambar IV.2 Halaman Login Gambar IV.5 Halaman Info Hasil Seleksi IV.2. Pengujian Pengujian perangkat lunak adalah suatu proses yang digunakan untuk mengidentifikasi ketepatan, kelengkapan dan mutu dari perangkat lunak. Pada dasarnya, pengujian tidak pernah dapat menetapkan kebenaran mutlak dari perangkat lunak. Dibawah ini adalah hasil pengujian yang telah dilakukan pada aplikasi lamaran kerja berbasis web Bintang Pelajar. 1. Hasil Pengujian a. Black Box Testing Dalam tahap ini digunakan pengujian black-box agar aplikasi yang dibuat lebih baik dan bagus lagi hasil tampilannya. Pengujian black-box adalah pengujian yang merupakan salah satu pengujian yang tidak perlu tahu apa yang sesungguhnya terjadi dalam sistem, yang kita uji adalah masukan dan keluarannya yang memiliki pengertian dengan berbagai masukan yang kita berikan apakah sistem atau perangkat lunak memberikan keluaran seperti yang kita harapkan dalam pengujian ini kita dapat menggunakan skenario dan dialog screen sebagai panduan. Black-box testing dilakukan oleh pengguna perangkat lunak yang mana hanya memperhatikan input dan outputnya saja. Apabila hasil output telah sesuai dengan input yang di uji, maka perangkat lunak talah lulus uji. Gambar IV.3 Halaman Register Gambar IV.6 Hasil Pengujian Gambar IV.4 Halaman Info Loker Gambar IV.7 Hasil Pengujian

5 Gambar IV.8 Hasil Pengujian Gambar IV.9 Hasil Pengujian V. KESIMPULAN DAN DARAN V.1. Kesimpulan 1. Perencanaan strategis SI/TI ini dibuat untuk membantu Bintang Pelajar merencanakan hal-hal strategis yang akan membantu Pimpinan Bintang Pelajar dalam mengambil keputusan dan mencapai tujuan yang dimiliki. 2. Perencanaan strategis SI/TI akan memposisikan Bintang Pelajar selangkah lebih maju dari para kompetitor serta meningkatkan keunggulan bersaing di antara bimbingan belajar sejenis sehingga peluang untuk meraih pangsa pasar semakin besar. V.2. Saran 1. Analisis perencanaan strategis SI/TI dapat dilakukan dengan menggunakan metodologi lain yang berbeda sehingga didapatkan hasil analisis lain yang dapat dijadikan perbandingan dan referensi. 2. Menambah strategi manajemen SI/TI pada Bintang Pelajar. DAFTAR PUSTAKA Buku : Arikunto, S. (2006). Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: PT Rineka Cipta. David. (2006). Manajemen Strategi. Jakarta: Salemba Empat. Gunawan, I. (2013). Metode Penelitian Kualitatif: Teori dan Praktik. Jakarta: Bumi Aksara. Henderi. (2009). Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perguruan Tinggi. Binus. Kadir. A (2003). Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI. O'Brein, J. (2005). Pengantar Sistem Informasi Perseptif Bisnis dan Manajerial. Salemba. Rangkuti, F. (2006). Teknik Mengukur dan Strategi Meningkatkan Kepuasan Pelanggan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Sensuse. (2008). Perencanaan Strategis Sistem dan Teknologi Informasi pada St Ignasius Education Center Palembang. STMIK MDP. Setiawan, E. (2009). Perancangan Strategis Sistem Informasi IT Telkom untuk Menuju World Class University. Siswanto, H. (2007). Pengantar Manajemen. Bumi Aksara. Stewart, C. J. (2000). Interviewing: Principles and Practices. USA: McGraw Hill Company. Sudjana, N. (2011). Dasar-dasar Proses Belajar Mengajar. Bnadung: Sinar Baru Algensindo. Sugiyono. (2012). Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung. Terry, G. R., & Rue, L. W. (2009). Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta. W. J., & P. J. (2002). Strategic Planning for Information System 3th. England: John Wiley and Sons. Jurnal : Sensuse, D. I., & Sopryadi, H. (2008). Perencanaan Strategis Sistem Dan Teknologi Informasi Pada St. Ignatius Education Center lgoritma, 4(3), Silanegara, I., Tama, B. A., & Nurhidayat, D. (2013). Perencanaan Strategis Teknologi Informasi (Studi Kasus: Politeknik Negeri Jakarta). Jurnal Generic,6(1), Setiawan, A., & Ilman, B. (2012). Perencanaan Strategik Sistem Informasi pada Perusahaan Penerbitan dengan Metode Ward and Preppard: Studi Kasus pada Penerbit Rekayasa Sains Bandung. Bandung: Jurnal Manajemen Teknologi, 11(3).