PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. JAMSOSTEK (PERSERO) DENGAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. JAMSOSTEK (PERSERO) DENGAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE Afif Iswardhana Barmansyah Bina Nusantara University, Jakarta , Januar Bhisma Mustiko Bina Nusantara University, Jakarta, , Mohammad Ryan Adriansyah Bina Nusantara University, Jakarta, , Taufik Hidayat, S. Kom., MM

2 Abstrak TujuanPenelitian,ialah untuk menganalisa tingkat kebutuhan informasi dan merancang perencanaan strategi serta gambaran arsitektur mendatang yang akan diusulkan pada Bagian Biro Teknologi informasi serta Bagian Pelayanan dan Operasional di Jamsostek. Metode Penelitian yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah metode kepustakaan, wawancara, pengamatan terhadap proses bisnis, serta menggunakan metode Enterprise Architecture. Hasil yang dicapai adalah gambaran arsitektur perusahaan mendatang yang memiliki nilai tambah bagi perusahaan guna mendukung kinerja sehari-hari hingga mampu mencapai visi dan misi perusahaan. Simpulan dari penelitian ini diharapkan dapat membantu JAMSOSTEK untuk memajukan prestasinya sebagai Badan penyelenggara jaminan sosial di Indonesia, dan dengan tersedianya masukan-masukan baru berupa teknologi yang disarankan, diharapkan JAMSOSTEK dapat maju untuk menjadi world class BPJS. Kata KunciEnterprise Architecture, PT. JAMSOSTEK (PERSERO).

3 PENDAHULUAN Seiring semakin bertambahnya jumlah perusahaan yang ada di Indonesia maka dengan itu juga jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan perusahaan juga akan bertambah. Tidak hanya itu, banyaknya pembangunan juga akan membutuhkan tenaga kerja untuk kelangsungan pembangunan dan jalannya perusahaan untuk berkembang di masa yang akan datang. PT. Jamsostek (Persero) pun mulai mengambil berbagai cara untuk dapat membantu perusahaan dalam memberikan asuransi kerja, jaminan perlindungan kerja, dan jaminan kesejahteraan tenaga kerja. Serta membantu perusahaan untuk menyediakan program yang akan diberikan oleh perusahaan untuk para tenaga kerja mereka. Program-program tersebut antara lain adalah program Jaminan Hari Tua (JHT), program Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), dan program Jaminan Kematian (JK). Biro Teknologi Informasi, Divisi Operasi, dan Divisi Teknis dan Pelayanan pun mulai mengambil berbagai cara untuk mengembangkan program-program tersebut, serta mengemas dengan baik agar proses bisnis mereka berjalan lancar. Tentu saja tidak mudah untuk mengembangkan ketiga program tersebut karena harus dibuat dan disusun sebuah perencanaan yang baik dan tepat dari segi apapun agar tidak meleset dan terhindar dari ancaman-ancaman yang mungkin terjadi. Untuk melangsungkan ketiga program tersebut Divisi Teknis dan Pelayanan, Biro Teknologi Informasi, dan juga dibantu oleh Divisi Operasi berupaya untuk berkoordinasi dengan semua yang terlibat agar program-program tersebut dapat diterima oleh perusahaan terkait, agar menjadi sebuah perusahaan asuransi kerja yang terpercaya. Kelangsungan ketiga program tersebut ternyata sangat diterima oleh perusahaan-perusahaan terkait dan banyak perusahaan yang mempercayai PT. Jamsostek (Persero) dalam kelangsungan ketiga program tersebut. Tetapi dalam pengerjaannya masih banyak timbul masalah-masalah yang terjadi seperti kurangnya koordinasi antara pelanggan dan penyedia jasa. Dalam kejadian ini biasanya pelanggan memberikan data yang tidak valid kepada penyedia jasa sehingga sering terjadi kesalahan fatal dalam pendataan jumlah karyawan yang diikut sertakan dalam ketiga program tersebut. Masalah ini bisa menyebabkan kerugian bagi penyedia jasa pada saat ketiga program tersebut digunakan oleh perusahaan, karena jika jumlah tenaga kerja yang didaftarkan tidak sama dengan jumlah tenaga kerja yang ada maka

4 database yang ada dibagian Teknis dan Pelayanan menjadi tidak valid dan akan menghambat proses bisnis yang dijalankan oleh penyedia jasa. Disamping itu, para penyedia jasa lain juga sudah mulai berkembang dan memiliki programprogram yang kompeten, maka dari itu PT. Jamsostek (Persero) juga harus waspada dengan para pesaing yang semakin maju dan berkembang dalam menjual program-program mereka. Masalah masalah tersebut perlu diatasi guna memaksimalkan proses bisnis yang ada serta menarik para pelanggan untuk menggunakan program-program yang disediakan agar pelaksanaan ketiga program tersebut mampu berjalan dengan lancar. Pengelolaan digitalisasi informasi serta pemilihan infrastruktur yang baik dan tepat akan membantu meningkatkan kinerja teknologi informasi pada PT. Jamsostek (Persero) disertakan dengan sistem informasi yang baik diharapkan dapat membantu dalam pelaksanaan proses bisnis yang ada sehingga para perusahaan pelanggan selalu menggunakan jasa seecara berkelanjutan dan penyedia jasa dapat memaksimalkan program-program yang ada. METODE PENELITIAN Metode yang dilakukan adalah dengan pengumpulan data dengan melakukan studi kepustakaan dan studi lapangan. Studi lapangan dilakukan melalui wawancara dan observasi. Dan metode analisis current architecture dan future architecture HASIL DAN BAHASAN Analisis PEST merupakan analisis faktor faktor eksternal perusahaan yang meliputi faktor Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi. Terkait dengan pengaruh lingkungan dalam suatu bisnis, PEST merupakan suatu cara atau alat yang bermanfaat untuk meringkas lingkungan eksternal dalam operasi bisnis. PEST harus ditindaklanjuti dengan pertimbangan bagaimana bisnis harus menghadapi pengaruh dari lingkungan politik, ekonomi, sosial dan teknologi. Analisis PEST 1) Politik Aspek politik dalam metode analisis PEST menjelaskan tentang hal-hal yang berkaitan dengan kebijakan pemerintah terhadap proses JAMSOSTEK.

5 Seperti faktor legal yang dapat digolongkan kedalam aspek politik yang berkaitan dengan hukum peraturran yang telah dikeluarkan dalam perundang-undangan oleh pemerintah yang terkait dengan aktifitas dari proses bisnis jaminan asuransi pada umumnya, antara lain: a. Pengadaan surat izin dalam membangun sebuah perusahaan jaminan sosial yang ditetapkan oleh pemerintah. b. Undang-undang yang menetapkan dalam pelayanan jaminan sosial terhadap perusahaan swasta atau BUMN. c. Peraturan Pemerintah (PP) No.33 tahun 1977 tentang pelaksanaan program asuransi sosial tenaga kerja (ASTEK) 2) Ekonomi Aspek ekonomi memberikan pengaruh yang besar terhadap proses bisnis JAMSOSTEK karena menyangkut pada daya beli masyarakat secara umumnya. Seperti kebijakan tanggungan yang terkait dengan masyarakat yang kurang mampu, kebijakan moneter, serta kebijakan yang berdasarkan pengaruh ekonomi global pada umumnya, seperti: a. Tingkat daya beli masyarakat yang berbeda-beda, bila tingkat daya beli masyarakat kuat maka akan menguntungkan pada proses bisnis JAMSOSTEK. b. Penetapan harga dengan melihat daya beli masyarakat khususnya, dan dengan membandingkan terhadap perusahaan sejenis lain pada umumnya. 3) Sosial Aspek sosial juga dapat memberikan dampak terhadap strategi dan proses bisnis pada JAMSOTEK. Hal-hal yang berkaitan itu mencangkup kebudayaan, tenaga kerja, dan lingkungan hidup sekitar JAMSOSTEK. Yaitu seperti: a. Lokasi yang berdekatan dengan pemukiman perkantoran, juga lokasi yang strategis yang dapat diakses dengan mudah.

6 b. Perekrutan tenaga kerja yang kompeten. c. Proses pembuangan sampah yang tidak mencemarkan lingkungan yang berdekatan dengan JAMSOSTEK. 4) Teknologi Aspek teknologi yang terus berkembang juga memberikan pengaruh terhadap strategi dalam menjalankan proses bisnis pada JAMSOSTEK. Hal-hal tersebut menyangkut lingkungan kerja internal dan inovasi yang dilakukan oleh pihak Rumah Sakit. Contohnya: a. Kebijakan JAMSOSTEK dalam penggunaan teknologi untuk mendukung proses bisnis yang berjalan agar dapat searah dengan strategi yang direncanakan. b. Menggunakan web-based dalam mendukung peroses bisnis JAMSOSTEK. c. Penggunaan LAN untuk mengatur pemakaian internet setiap client dalam mebatasi hak akses. Analisis Lima (5) Daya Persaingan Porter digunakan untuk mengetahui posisi persaingan bisnis perusahaan. Tujuan dari analisis ini adalah agar perusahaan dapat mempertahankan diri dalam dunia persaingan bisnis yang melibatkan lima (5) kekuatan antara lain persaingan industri (Industry Rivalry), ancaman pendatang baru (Threat of New Entrants), kekuatan tawar menawar pemasok (Bargaining Power of Supplier), kekuatan tawar menawar pembeli (Bargaining Power of Customers) dan ancaman produk pengganti (Threat of Substitute Product). Berdasarkan hasil analisis, maka Lima (5) Daya Persaingan Porter yang ada di PT. Jamsostek adalah sebagai berikut :

7 Analisis 5 Daya Saing Porter PORTER. Didalam pengidentifikasian dan penganalisisan yang dimana menggunakan 5 langkah Pendatang Baru Organisasi baru yang berjalan di bidang pelayanan asuransi seperti : Pan Pacific Insurance (Panfic) Pemasok Perusahaan yang mau bekerja sama dengan jamsostek Pesaing Industri Organisasi yang bergerak dibidang asuransi seperti : PT. Sinarmas, Prudential. Pelanggan - Warga - Pegawai Perusahaan - Perorangan Produk Pengganti Saat ini jamsostek belum memiliki produk / program pengganti Gambar 3.1 Analisis 5 Daya Saing Porter Berikut ini merupakan penjelasan dari analisis lima daya saing porter pada JAMSOSTEK: a) Pelanggan

8 Yang dimana terdiri dari masyarakat secara global, karyawan, warga, perusahaan atau perorangan serta pengusaha. b) Pesaing Walaupun JAMSOSTEK merupakan BUMN, tetapi memiliki rival dalam melakukan usaha nya. Rival tersebut memiliki proses bisnis atau usaha yang serupa dengan apa yang ada pada JAMSOSTEK. Contoh rival yang ada : PT. Sinarmas, Prudential dan masih banyak lagi perusahaan yang serupa. c) Pemasok Pemasok yang dimaksud disini adalah perusahaan yang mau bekerja sama kepada JAMSOSTEK untuk memberikan daftar karyawan yang akan di daftarkan kedalam keanggotaan JAMSOSTEK. d) Pendatang baru Untuk investor tidak ada dikarenakan JAMSOSTEK ini merupakan instansi pemerintahan sehingga dana yang ada hanya di dapat dari pemerintah saja. e) Produk atau jasa pengganti Subtitusi merupakan program atau produk pengganti yang lebih kompeten. Tapi sampai saat ini JAMSOSTEK belum ada produk atau program pengganti. SIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Dari hasil analisis yang dilakukan dengan menggunakan metode Enterprise Architecture. Current Architecture 1. Sistem antara jamsostek pusat dengan cabang cabang didaerah belum terintegrasi dengan baik. 2. Penyebaran informasi kepada publik masih kurang baik.

9 3. Kurang efisien dalam pendistribusian data. Future Architecture 1. Sistem aplikasi pada Jamsostek dapat terintegrasi dengan adanya sistem yang berbasis web, pada back office bertujuan untuk mempermudah penggunaan seperti pengintegrasian, upload file dan lain lain yang dapat digunakan pada seluruh bagian pustaka. Juga dengan adanya penggunaan Cloud yang berbasis pada Basic Service Solution yang mengarah pada Software as a Service sehingga dapat terbentuk suatu intranet yang mampu mempermudah komunikasi internal Jamsostek. 2. Dengan memanfaatkan fasilitas Forum, Online Reference Service, Social Networking. dapat membantu untuk pertukaran informasi antara perusahaan dengan public. 3. Pemanfaatan Cloud system digunakan agar pengelolaan Sistem dan Teknologi Informasi dapat dikelola dengan baik, juga dapat membantu menekan biaya-biaya seperti listrik maupun tempan penyimpanan ruangan yang terdapat di dalam Jamsostek. Saran Berikut adalah beberapa saran yang kami berikan kepada Jamsostek dengan menggunakan metode perencanaan Enterprise Architecture, yaitu : 1. Melakukan implementasi strategi untuk pernyataan tujuan bisnis dan pendorong strategi bisnis dan melakukan perencanaan untuk mencapai tujuan. 2. Melakukan user training untuk memperkuat dan meningkatkan potensi-potensi karyawannya diharapkan Jamsostek dapat memasukan materi-materi yang dibutuhkan, sehingga online learning dapat berlangsung dengan lancar dan memberikan dampak positif terhadap kemajuan Jamsostek itu sendiri serta terus melakukan monitoring kinerja kepada seluruh karyawan.

10 3. Menggunakan Cloud system agar pengeloal Sistem dan Teknologi Informasi dapat dikelola dengan baik,juga dapat membantu menekan biaya-biaya seperti listrik maupun tempat penyimpanan ruangan yang terdapat didalam Jamsostek REFERENSI Bernard, A. S. (2005). An introduction to enterprise architecture. Pennsylvania: Authorhouse. McLeod Jr, Raymond. (2001). Sistem Informasi Manajemen, Jakarta: PT. Prenhallindo. O'Brien, J. A. (2003). Introduction to Information System. edisi ke-11. New York: McGraw Hill/ Irwin Companies,inc. O'Brien, J. A. (2005). Introduction to Information Systems,12thed. New York: McGrawHill/Irwin Companies,inc. O'Brien, J. A., & M.Marakas, G. (2006). Management Information System. New York: McGraw Hill. Rangkuti, Freddy. (2006). Analisis SWOT : Teknik membedah kasus bisnis. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. d. (2005). Object-Oriented Analysis and Design : With the Unified Process. USA: Course Technology. Turban, Efraim, Rainer, R. Kelly, Jr; Potter, Richard E. (2003). Introduction to Information Technology, second edition. John wiley & sons, New-York. Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information Systems. London: John Wiley & Sons Ltd. Williams, Idalene Richmond. (2008). Strategic Planning in Small Businesses: A Phenomenological Study Investigating The Role, Challenges, and Best Practices of Strategic Planning. ProQuest Document

11 RIWAYAT PENULIS Afif Iswardhana Barmansyah lahir di kota Jakarta pada tanggal 5 Desember 1991Afif menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang system informasi pada tahun Januar Bhisma Mustiko lahir di kota Jakarta pada tanggal 8 Januari Januar menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang system informasi pada tahun Mohammad Ryan Adriansyah lahir di kota Jakarta pada tanggal 11 November Ryan menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang system informasi pada tahun 2013.