PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. PLN BATUBARA DENGAN MENGGUNAKAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. PLN BATUBARA DENGAN MENGGUNAKAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE Vence Angelus Albertinus Wahyu Satria Pamungkas Destya Natasya PBM / Kelompok 10 Abstrak Tujuan dari Skripsi ini adalah untuk melakukan perencanaan strategis sistem dan teknologi informasi pada PT. PLN Batubara. Dalam metodologinya menggunakan metode pengumpulan data dan metode analisis. Dimana dalam pengumpulan data dengan melakukan studi kepustakaan dan studi lapangan dengan wawancara dan observasi, sedangkan pada tahap analisis yaitu dengan menggunakan metode Analyst Enterprise Architecture. Hasil yang ingin dicapai dalam Skripsi ini adalah mendapatkan perencanaan strategis bisnis serta sistem informasi dan teknologi informasi yang berbasis Enterprise Architecture. Sedangkan kesimpulan yang dapat ditarik yaitu bahwa pada PT. PLN Batubara dalam menjalankan proses bisnisnya banyak menghabiskan waktu dan terlambat dalam memenuhi produksi untuk PLTU, sehingga diperlukannya sistem yang dapat membantu proses bisnis kedepannya, seperti penggunaan website dalam melakukan pertukaran informasi dan aplikasi geographical information system yang berguna dalam pengambilan keputusan. Kata Kunci: Perencanaan strategis, Sistem Informasi, Teknologi Informasi

2 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang PT. PLN Batubara adalah Anak Perusahaan dari PT. PLN (Persero) yang didirikan pada tanggal 11 Agustus 2008 dengan maksud dan tujuan untuk menyelenggarakan usaha dibidang penyediaan batubara dalam rangka pengamanan sebagian pasokan batu batubara bagi kebutuhan PLTU-PLTU berbahan bakar batubara. 1.2 Ruang Lingkup - Menganalisis proses bisnis yang sedang berjalan dalam proses pencarian mitra kerja, pemenuhan rencana produksi batubara, dan pendistribusian batubara serta meliputi kondisi yang sedang dialami oleh perusahaan - Menganalisis dan memberikan rekomendasi proses bisnis baru yang berbasis SI/TI, sehingga mempermudah dalam pencarian mitra kerja, pengambilan keputusan, dan pemenuhan rencana produksi PLTU, serta mempermudah karyawan PT. PLN Batubara dalam berkerja 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan Tujuan dari penyusunan Skripsi ini ialah untuk mendapatkan kekurangan dan kelebihan strategis, bisnis dan teknologi yang berjalan pada PT. PLN Batubara dengan berbasis Enterprise Architecture, serta dapat memberikan usulan strategis baru yang berbasis SI/TI dalam menjalankan kegiatan bisnis untuk PT. PLN Batubara Manfaat Manfaat dari penyusunan skripsi ini adalah : 1. Mendapatkan gambaran umum terhadap kekuatan dan kelemahan PT. PLN Batubara 2 Memberikan kemudahan bagi Perusahaan untuk memperoleh informasi dari mitra kerja sebagai penunjang pengambilan keputusan 3 Perusahaan dapat memanfaatkan strategis SI/TI yang berguna untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam pencarian mitra kerja, memenuhi rencana produksi batubara untuk PLTU, dan

3 kegiatan distribusi batubara agar tepat waktu dan mencapai target perusahaan 4 Meningkatkan nilai kompetitif perusahaan dalam daya saing bisnis ke depan 5 Menjadi pengetahuan bagi penulis dalam merancang sebuah sistem di perusahaan 6 Dapat dijadikan referensi dalam bidang akademik dan panduan dalam penyusunan skripsi bagi para mahasiswa/i 1.4 Metodologi Penelitian 1. Pengumpulan data dengan melakukan studi kepustakaan dan studi lapangan. Studi lapangan dilakukan melalui wawancara dan observasi 2. Metode analisis current architecture dan future architecture BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Enterprise Architecture Gambar 2.1 Enterprise Architecture 2.2 Geographic Information System GIS adalah sistem informasi khusus yang mengelola data yang memiliki informasi spasial (bereferensi keruangan). Atau dalam arti yang lebih sempit, adalah sistem komputer yang memiliki kemampuan untuk membangun, menyimpan, mengelola dan menampilkan informasi berefrensi geografis, misalnya data yang

4 diidentifikasi menurut lokasinya dalam sebuah database. Para praktisi juga memasukkan orang yang membangun dan mengoperasikan data sebagai bagian dari sistem ini. BAB 3 ANALISIS CURRENT ARCHITECTURE 3.1 Strategic Goals And Initiative Sejarah Perusahaan PT. PLN Batubara merupakan salah satu Anak Perusahaan PT. PLN (Persero) dengan persentase kepemilikan 99% (1% sisanya dimiliki oleh Yayasan Pendidikan dan Kesejahteraan PLN). PT. PLN Batubara didirikan sesuai Akta Pendirian Perseroan Terbatas No. 03 tanggal 11 Agustus 2008 yang telah mendapat pengesahan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor AHU AH tahun 2008 tanggal 3 september PT. PLN Batubara sampai dengan saat ini telah berjalan selama lebih dari 4 (empat) tahun dengan segala dinamikanya Visi dan Misi Perusahaan Visi yang dimiliki PT. PLN Batubara adalah sebagai partner usaha yang terpilih untuk pemasokan batubara yang berkualitas memberikan nilai tambah bagi PLN, mitra dan pelanggan dengan kinerja Perusahaan setara dengan perusahaan sejenis di pasar modal di dalam lima tahun mendatang dan selanjutnya menjadi pemain batubara yang kompeten pada jangka panjang. Misi yang dimiliki PT. PLN Batubara adalah untuk jangka lima tahun mendatang, PLN Batubara akan memasok batubara kepada pembangkit PLN dan IPP dengan target 20% dari kebutuhan total mereka Concept of Operation Diagram Pada gambar berikut ini menjelaskan alur dari proses bisnis pada PT. PLN Batubara mulai dari awal sampai akhir proses bisnis.

5 Gambar 3.1. CONOD Berjalan Pada PT. PLN Batubara 3.2 Business Product and Service Business Overview PT. PLN Batubara adalah sebuah anak perusahaan PT. PLN Persero yang bergerak di bidang distribusi batubara untuk PLTU-PLTU yang membutuhkan batubara untuk membangkit tenaga listrik uap Use Case Diagram Berjalan PT. PLN Batubara

6 Gambar 3.2 Use Case Diagram Berjalan PT. PLN Batubara Usecase diagram menggambarkan daur hidup sebuah objek di PT. PLN Batubara dari awal proses hingga akhir proses bisnis. Pada gambar diatasini menjelaskan bagaimana setiap aktor dan objek melakukan bisnis secara berurutan. 3.3 System and Application System Communication Description

7 Gambar 3.4 System Communication Description Berjalan Pada PT. PLN Batubara Penjelasan dari gambar diatas adalah bahwa perusahaan PT. PLN Batubara dalam mengkomunikasikan data dari setiap divisi di dalam PT. PLN Batubara yaitu melalui internet. Belum adanya jaringan seperti LAN atau sebagainya yang menghubungkan setiap divisi di dalam Perusahaan. 3.4 Network and Infrastructure Network Connectivity Diagram Jaringan topologi yang digunakan oleh PT. PLN Batubara saat ini belum ada, dikarenakan, seluruh komputer di dalam perusahaan terhubung hanya melalui internet, termasuk dalam pengiriman data.

8 Gambar 3.5 Network Connectivity Diagram Berjalan Pada PT. PLN Batubara 3.5 Permasalahan Berdasarkan analisis proses bisnis yang sedang berjalan saat ini pada PT. PLN Batubara, maka dapat disimpulkan permasalahan yang terjadi pada perusahaan antara lain : 1. PT. PLN Batubara belum memanfaatkan fasilitas website ( yang tersedia secara maksimal, serta tidak terawatnya website tersebut. 2. Belum adanya SI/TI yang dapat mendukung proses bisnis berjalan PT. PLN Batubara.

9 3. Kesulitan dalam mendapatkan batubara yang sesuai dengan spesifikasi batubara yang dibutuhkan oleh PLTU, baik dari segi kuantitas dan kualitas dan kesulitan dalam memenuhi kebutuhan batubara tepat pada waktunya serta adanya reject cargo batubara dari PLTU yang dituju. 4. Direktur belum dapat mengambil keputusan secara cepat dalam pemenuhan rencana produksi batubara untuk PLTU. BAB 4 USULAN FUTURE ARCHITECTURE 4.1 Future Architecture Update Strategic Goals and Initiative Tabel 4.1 Penyelarasan Visi dan Misi Perusahaan Dengan Visi dan Misi Usulan Visi Berjalan Sebagai partner usaha yang terpilih untuk pemasokan batubara yang berkualitas memberikan nilai tambah bagi PLN, mitra dan pelanggan dengan kinerja Perusahaan setara dengan perusahaan sejenis di pasar modal di dalam lima tahun mendatang dan selanjutnya menjadi pemain batubara yang kompeten pada jangka panjang. Misi Berjalan Untuk jangka lima tahun mendatang, PLN Batubara akan memasok batubara kepada pembangkit PLN dan IPP dengan target 20% dari kebutuhan total mereka. Visi Usulan Menjadi perusahaan pemasokan batubara terbesar di Indonesia yang dapat memenuhi kebutuhan batubara PT. PLN Persero. Misi Usulan Meningkatkan target pasokan batubara ke PT. PLN Persero dari 20% menjadi 50% atau lebih. Meningkatkan kerjasama perusahaan dengan mitra-mitra kerja agar mendapatkan hasil yang maksimal.

10 Tabel 4.2 Penyelarasan Strategi Perusahaan Dengan Strategi Usulan Strategi Berjalan Membuat negosiasi kontrak dengan para mitra. Membuat perencanaan tambang, menambang batubara, mengoperasikan fasilitas produksi dan transportasi. Mengelola jadwal pengaturan transportasi dan pengiriman batubara serta perlengkapan bongkar di PLTU. Menjaga hubungan kerja sama yang baik dengan PLTU-PLTU, mitra pemasok batubara dan minta pengadaan tongkang dan truk. Memfasilitasi karyawan perusahaan dengan alat-alat komunikasi dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja para karyawan. Strategi Usulan Mengelola cadangan batubara dengan memanfaatkan dukungan SI/TI. Memanfaatkan SI/TI untuk mendukung pengambilan keputusan. Menggunakan SI/TI untuk pertukaran informasi antara Perusahaan dengan mitra kerja perusahaan. Perusahaan memaksimalkan kegiatan pencarian mitra kerja perusahaan, penjadwalan produksi batubara, dan penjadwalan pengaturan transportasi, serta tujuan distribusi batubara sesuai dengan rencana produksi dan permintaan batubara dari PLTU agar kegiatan pendistribusian batubara dapat berjalan lancar Usulan SWOT Analisis Strategi SO 1. Menjaga hubungan baik dengan para mitra pemasok batubara dan mitra pengadaan transportasi. 2. Membuat sebuah website yang dapat menghubungan dan bertukar informasi antara mitra dengan PLNBB, PLN dengan PLNBB, dan antara setiap divisi PLNBB.

11 3. Menggunakan Geographic Information System ntuk memudahkan dalam mengelola penyebaran mitra di seluruh Indonesia, memudahkan dalam mencari batubara yang sesuai spesifikasi kebutuhan, dan memudahkan dalam mengelola batubara yang terdapat di setiap stockpile yang dimiliki. Strategi ST 1. Mendapatkan batubara yang memiliki kualitas dan kuantitas baik dari mitra batubara, sesuai dengan permintaan PLTU. 2. Menggunakan alat transportasi dari mitra pengadaan transportasi yang jelas agar pengiriman batubara tidak mengalami keterlambatan. 3. Membuat jadwal pengiriman batubara agar distribusi batubara berjalan lancar. Strategi WO 1. Memanfaatkan pemasok batubara yang bekerjasama dengan PLNBB untuk mendapatkan batubara yang sesuai dengan kebutuhan. 2. Menggunakan TI/SI yang sesuai untuk bertukar informasi antara PLNBB dan mitra pemasok batubara agar dapat meningkatkan eksplorasi batubara yang ada agar lebih maksimal. Strategi WT 1. Membuat SI/TI yang baik untuk perusahaan dalam mengakses informasi dari stockpile agar perusahaan dapat menentukan mitra mana yang memiliki kualitas batubara yang sesuai dengan permintaan agar tidak terjadi kesalahan dalam pengiriman batubara. 2. Perusahaan harus mencari mitra pengadaan transportasi yang jelas sehingga, walaupun belum memiliki alat transportasi sendiri, perusahaan tetap bisa mendistribusikan batubara dengan lancar dan tepat waktu Usulan Concept of Operation Diagramc

12 Gambar 4.1 Usulan Concept of Operation Diagram Pada PT. PLN Batubar

13 4.1.2 Improved Business Product and Services Business Plan Untuk mencapai tujuan Perusahaan yang telah ditetapkan maka harus ada strategi yang diambil oleh PT. PLN Batubara. Dalam mencapai tujuan dan strategi perusahaan dilakukan beberapa perubahan yang dimana perubahan tersebut diharapkan dapat membawa dampak yang positif untuk perusahaan, serta proses bisnis di PT. PLN Batubara dapat menjadi jauh lebih efektif dari sebelumnya Usulan Use Case Narative and Diagram Gambar 4.2 Usulan Use Case Diagram Pada PT. PLN Batubara

14 4.1.3 Integrated System and Application Usulan System Communication Description Keuangan dan SDM Officer Direktur Keuangan dan SDM Manajer Keuangan dan SDM Direktur Utama Sekretaris LAN LAN Manajer Umum dan Administrasi Kontrak Fungsional Manajer Hukum dan Perizinan Fungsional INTERNET / WEBSITE PT. PLN BATUBARA Pelayanan Operasi Manajer Pelayanan Wilayah Barat Project Manajer Survey Direktur Operasi Manajer Tambang dan Produksi LAN LAN Manajer Pelayanan Wilayah Timur Fungsional Manajer Transportasi Pelabuhan dan Pengolahan Fungsional Gambar 4.4 Usulan System Communication Description System Communication Description usulan ini akan menunjukan bagaimana setiap divisi di dalam perusahaan saling terhubung dan berinteraksi satu sama lain Penyelarasan Strategi Bisnis dan Strategi SI/TI

15 Gambar 4.5 Penyelarasan Strategi Bisnis dan Strategi SI/TI Optimized Networks and Infrastructure Usulan Network Connectivity Diagram Setiap bagian (komputer) di dalam PT. PLN Batubara terhubung melalui jaringan LAN, gunanya untuk perpindahan data dari satu divisi ke divisi lain, topologi yang diguanakan yaitu topologi BUS. Semua data tersimpan ke dalam database perusahaan dan terdapat database backup yaitu cloud database, dimana sebagai antisipasi jika terjadi kerusakan pada database utama. Di dalam perusahaan juga terdapat wireless access point yang berfungsi sebagai pemancar signal wireless untuk para karyawan yang mau menggunakan internet misalnya melalui handphone, tablet, notebook, dan sebagainya. Bag. IT merupakan divisi yang mengolah semua jaringan, website PT. PLN Batubara, database, hak akses, dan sebagainya pada PT. PLN Batubara. Mitra kerja, PLTU, dan divisi Perusahaan PT. PLN Batubara dapat saling terhubung melalui website PT. PLN Batubara.

16 Direktur Utama Public Calon Mitra Pengadaan Transportasi Truk Calon Mitra Pengadaan Transportasi Tongkang Calon Mitra Pemasok Batubara PLTU Cloud Database (Backup) Website PT. PLN Batubara Bag. IT Firewall Mitra Pengadaan Transportasi Truk Mitra Pengadaan Transportasi Tongkang Mitra Pemasok Batubara Database Server Modem Router Bridge SWITCH HUB Wireless Access Point Keuangan dan SDM Officer Printer Direktur Keuangan dan SDM Manajer Keuangan dan SDM Sekretaris Internet LAN LAN Internet Printer Manajer Umum dan Administrasi Kontrak Pelayanan Fungsional Manajer Hukum dan Perizinan Operasi Fungsional Manajer Pelayanan Wilayah Barat Project Manajer Survey Direktur Operasi Manajer Tambang dan Produksi Internet LAN LAN Internet Printer Printer Manajer Pelayanan Wilayah Timur Fungsional Manajer Transportasi Pelabuhan dan Pengolahan Fungsional Gambar 4.6 Usulan Network Connectivity Diagram Pada PT. PLN Batubara

17 4.1.5 Perencanaan Implementasi Tabel 4.3 Estimasi Total Biaya Keseluruhan Pada PT. PLN Batubara Rincian Pengembangan Total Biaya Perangkat keras (hardware) Rp Perangkat lunak (software) Rp Aplikasi dan Website RP Pelatihan karyawan 6 bulan (180 hari) Rp Grand Total Rp Estimasi Waktu Pelaksanaan Berikut ini dibuat sebuah jadwal pelaksanaan (waktu) dari pengembangan sistem yang diusulkan pada PT. PLN Batubara No Task Name Start Finish Duration Q Q2 Q3 Q4 Q Q2 Q3 Q4 Q1 Q Q3 Q4 1 Identifikasi Masalah April 2013 Juli Bulan 2 Analisis Sistem dan Masalah Juli 2013 Nov Bulan 3 Pembelian Software dan Hardware Nov 2013 Des Bulan 4 Instalasi Software dan Hardware Des 2013 Jan Bulan 5 Perancangan Website Jan 2014 Okt Bulan 6 Perancangan GIS Jan 2014 Nov Bulan 7 Uji Coba Website Okt 2014 April Bulan 8 Uji Coba GIS Nov 2014 April Bulan 9 Penerapan Website dan GIS April 2015 Mei Bulan 10 Pelatihan Karyawan Mei 2015 Sep Bulan

18 Gambar 4.7 Estimasi Waktu Pelaksanaan Pada PT. PLN Batubara Usulan Organization Chart Gambar 4.8 Usulan Organization Chart Pada PT. PLN Batubara Berdasarkan penambahan struktur organisasi yang sudah ada ditambahkan 1 bagian IT, uraian jabatan dan tanggung jawab Bag. IT adalah sebagai berikut : 1. Bag. IT - Mengelolah dan memelihara sistem dan teknologi yang ada di PT. PLN Batubara - Mengembangkan dan meningkatkan IT yang dibutuhkan - Merencanakan strategi sistem informasi - Mengelolah website PT. PLN Batubara - Menampilkan kebuthan batubara dari PLTU ke Direktur Utama

19 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Dari perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi pada PT. PLN Batubara yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Berdasarkan hasil analisis Lima Daya Persaingan PORTER dan PEST, dapat diketahui secara garis besar faktor-faktor yang dapat mempengaruhi proses bisnis di Perusahaan, sehingga dapat dengan cepat mengantisipasi permasalahan yang dihadapi oleh Perusahaan. 2. Dengan adanya jaringan LAN yang menghubungkan semua bagian pada PT. PLN Batubara, maka pertukaran informasi dapat dilakukan secara cepat. 3. Dalam rangka mendukung aktifitas bisnis Perusahaan, diperlukannya website yang bertujuan sebagai media pengenalan Perusahaan kepada public dan sebagai sarana Perusahaan untuk bertukar informasi kepada mitra kerja, PLTU, public, dan divisi di dalam Perusahaan itu sendiri. 4. Diperlukannya aplikasi Geographical Information System (GIS) yang berfungsi untuk memberikan informasi mengenai sumber daya batubara dan mitra kerja yang tersebar di seluruh Indonesia serta dapat membantu Direktur Utama dalam pengambilan keputusan untuk rencana produksi. 5.2 Saran Untuk mencapai perencanaan Future Architecture yang telah di usulkan, maka saran yang dapat diberikan adalah sebagai berikut : 1. Mengembangkan aplikasi Geographical Information System yang di usulkan sesuai dengan kemajuan SI/TI pada masa yang akan datang, serta mengembangkan website yang di usulkan sesuai dengan kebutuhan. 2. Melakukan evaluasi dan pemeliharaan terhadap sistem untuk mengetahui masalah yang terjadi, sehingga dapat diatasi secepat mungkin. 3. Melakukan maintanance terhadap website baru PT. PLN Batubara secara rutin. 4. Pemeliharaan dan peremajaan terhadap hardware dan software yang ada pada Perusahaan, sehingga memperpanjang masa pemakaiannya.

20 DAFTAR PUSTAKA Bernard, S. A. (2005). An Introduction to Enterprise Architecture. (2nd Edition). Blooming, IN: Author House. O Brien, J. A. (2006). Introduction to Information System. (12th Edition). New York: Higher Education. Ward, P., & Peppard, J. (2004). Strategic Planning for Information Systems. (3rd Edition). England :John Wiley and Sons, LTD. Rangkuti, Freddy. (2004). Analisis SWOT Teknik membedah kasus Bisnis. (edisi 7). Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama. Ireland, Duane. (2009). Strategic management. (edisi 7). South-Western : College Pub. Turban, Efraim, Rainer, R. Kelly, Potter, Richard. (2003). Introduction to Information Technology. (2nd Edition). USA : John Wiley & Sons Ltd. Oetomo, Sutedjo. (2006). Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi. ( edisi 2). Yogyakarta : Penerbit Bentang Pustaka. Haag, Stephen, Cummings, Maeve, & J. McCubbrey, Donald. (2006). Management Information Systems For Information Age. (5th Edition). New York : McGraw-Hill. Whitten, Bentley, Dittman. (2004). Metode Desain & Analisis Sistem. (6th Edition). Jakarta : Andi Turban, Leidner, McLean, & Wetherbe. (2008). Information Technology For Management. (6th Edition). USA : John Wiley & Sons, Inc. Capra. (2004). Titik Balik Peradaban-Sains,Masyarakat, dan Kebangkitan Kebudayaan. (edisi 2). Yogyakarta : Penerbit Bentang Pustaka. Deeyaan. (2008). Pengertian Website. Diakses dari Dhimazpunk s. (2008). Pengertian GIS. Diakses dari