MENINGKATKAN KEMAMPUAN STRATEGI, BISNIS, DAN TEKNOLOGI PADA PT. SENTRARIA GRAND ALIA MELALUI KERANGKA KERJA ENTERPRISE ARCHITECTURE EA3

Transkripsi

1 MENINGKATKAN KEMAMPUAN STRATEGI, BISNIS, DAN TEKNOLOGI PADA PT. SENTRARIA GRAND ALIA MELALUI KERANGKA KERJA ENTERPRISE ARCHITECTURE EA3 Denny, Try Arga Taranggana & Ranien Hudiarto TUJUAN PENELITIAN, Abstrak Ialah untuk menganalisa tingkat kebutuhan teknologi informasi serta meningkatkan proses bisnis pada perusahaan.pt Centraria Grand Alia memiliki kurangnya integrasi proses bisnis, belum adanya Customer Relationship Management, serta pembuatan sistem reservasi online. Metode perancangan analisis yang dipakai adalah kepustakaan, wawancara, pengamatan terhadap proses bisnis, serta menggunakan metode Enterprise Architecture. Hasil yang dicapai adalah rencana strategis SI/TI yang lebih baik dari sebelumnya, serta perbaikan dari beberapa kekurangan dari perusahaan. Perbaikannya yaitu berupa pengintegrasian sistem bisnis, penambahan sistem reservasi online, serta adanya sistem reward. Simpulan dari penelitian ini diharapkan dapat membantu PT. SENTRARIA GRAND ALIA dalam bersaing dalam dunia bisnis dan bisa meningkatkan penghasilan dari perusahaan.(dtr). Kata Kunci : Perencanaan Strategi, Bisnis dan Teknologi, Enterprise Architecture, Hotel Gren Alia Cikini. Abstract Purpose of research is to analyze what company needs and also improving business proccess by using information and technology..centraria Grand Alia process business system has not integrated yet, has not got a Customer Relationship Management and online reservation. Research method that we used is library research, interview, analyzing proccess business which is using Enterprise Architecture. Result to be achieved is strategic plans IS/IT for the company and mistake that has been fixed.the finals is company get a integrated business systems, online reservation, and reward systems. Summary of this research hopefully can help CENTRARIA GRAND ALIA Ltd in the future to compete with other company. (DTR). Keywords : Strategy Planning, Business and Technology, Enterprise Architecture, Hotel Gren Alia Cikini.

2 PENDAHULUAN Potensi perkembangan pasar perhotelan dinilai masih cukup bagus hingga tiga tahun mendatang dan trend proyek properti memiliki siklusnya tersendiri, sesuai perkembangan ekonomi masyarakat. Siklus ini dimulai oleh proyek-proyek komersial seperti rumah toko. Setelah 2-3 tahun, siklusnya berganti ke apartemen dan kondominium. Beberapa tahun lalu, tren sektor perkantoran dan kawasan industri mulai menyusul karena kondisi ekonomi yang semakin kondusif. Setelah itu, hotel baru mengikuti karena kebutuhan akomodasi meningkat dan dalam 2-3 tahun mendatang kondisi pasarnya masih cukup bagus. Hingga akhir 2012, total pasokan kumulatif hotel di Jabotabek mencapai kamar, dimana 24,13% bintang 3, 39,77% merupakan bintang 4, dan 36,11% bintang 5. Rerata tingkat okupansi hotel-hotel tersebut berkisar 67,11%. Begitu pula perusahaan riset property Jones Lang Lasalle Indonesia mencatat pasokan hotel berbintang di Jakarta diperkirakan bertambah kamar hingga Potensi penambahan pasokan hotel baru ini sebagian besar berlokasi di Jakarta pusat dan Jakarta selatan yang menjadi pusat bisnis. Maka dari itu, dengan industri yang sedang memadai dan mendukung berkembangnya dunia perhotelan ini, Hotel Gren Alia Cikini ingin ikut serta dalam memajukan industri dan terus mengembangkan sayapnya sehingga tidak kalah saing dengan para pemain-pemain baru. Tujuan dari Hotel Gren Alia Cikini sendiri adalah untuk mengurangi citra masyarakat bahwa hotel menjadi tujuan atau tempat maksiat, karena dengan hotel konsep syariah, maka peraturan-peraturan yang dijadikan acuan untuk menjalankan operasionalnya adalah hukum syariah Islam. Dengan lokasi yang strategis dan didukung dengan konsep hotel syariah tersebut, Hotel Gren Alia Cikini siap bersaing dengan hotel-hotel disekitar dengan keunggulan-keunggulan yang dimiliki. Contoh beberapa keunggulan yang dimiliki seperti: 1. Menjamin bebasnya PSK. 2. Hanya menyediakan minuman dan makanan halal. 3. Pelarangan sekamar untuk tamu non-muhrim. 4. Tidak ada diskriminasi agama, keluarga dan tamu. 5. Semua karyawan hotel berpakaian sopan. Proses bisnis yang berjalan dalam hotel ini sudah didukung dengan sistem SI/TI. Akan tetapi dalam pelaksanaan strategi bisnisnya, Hotel Gren Alia Cikini memiliki beberapa masalah seperti: 1. Sistem yang belum terintegrasi antara divisi FnB, laundry dan front desk yang kurang efektif dan efisien dalam proses transaksi. 2. Tidak adanya sistem reservasi online. 3. Belum memiliki Customer Relationship Management. Berdasarkan uraian diatas, penulis ingin melakukan analisis mengenai hal tersebut pada Hotel Gren Alia Cikini dengan memberikan judul skripsi: MENINGKATKAN KEMAMPUAN STRATEGI, BISNIS, DAN TEKNOLOGI PADA PT. SENTRARIA GRAND ALIA MELALUI KERANGKA KERJA ENTERPRISE ARCHITECTURE EA3. METODE PENELITIAN Metode Studi Pustaka Mengumpulkan data yang bersumber dari buku-buku, jurnal, internet, dan hasil penelitian, khususnya yang terkait dengan kerangka kerja Enterprise Architecture yang telah dikemukakan oleh Bernard (2005).

3 Metodologi ini telah dipakai secara luas di Amerika Serikat dimana semua Kementerian dan Badan serta Institusi Negara menggunakannya sehingga dapat dikatakan sebagai sebuah standar Rencana Induk Strategi Sistem dan Teknologi Informasi Pemerintah Amerika Serikat (CIO Council; 2001). Gambar 1 : Enterprise Architecture Cube Yang harus dilakukan adalah memetakan apa yang ada pada arsitektur saat ini yaitu Sasaran Strategis dan Inisiatif, Produk dan Layanan Jasa, Data dan Informasi, Aplikasi Sistem dan rancangan Teknologi dan Infrastruktur. Untuk itu diperlukan survey yang cukup rinci untuk mendapatkan semua yang dibutuhkan. Perlu ditentukan kesepakatan dari kedalaman rincian untuk masing-masing komponen ini antara pihak Hotel Gren Alia Cikini dengan pihak penulis. Selanjutnya yang merupakan langkah penting dan menjadi tugas utama penulis adalah bagaimana melakukan perencanaan transisi dan mengelola arsitektur yang ada sehingga menghasilkan arsitektur di masa mendatang. Metode Wawancara Mengumpulkan data dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang terlibat untuk memperoleh informasi strategis mengenai Hotel Gren Alia Cikini. Metode Survey Melakukan pengamatan secara langsung untuk mendapatkan informasi mengenai kegiatan bisnis Hotel Gren Alia Cikini. HASIL DAN BAHASAN Analisis SWOT Kelangsungan hidup suatu perusahaan dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor strategis internal dan eksternal.oleh karena itu, perusahaan perlu mengidentifikasi faktor-faktor strategis internal yang berasal dari kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan tersebut.selain itu, perusahaan juga perlu mengidentifikasi faktor-faktor strategis eksternal yang berasal dari ancaman bagi perusahaan tersebut. Dengan demikian, perusahaan dapat menggunakan metode analisis SWOT untuk mengidentifikasikan kekuatan (strengths), kelemahan (weakness), peluang (opportunities) dan ancaman (threats) bagi perusahaan tersebut, sehingga perusahaan dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang, serta meminimalkan kelemahan dan ancaman untuk menentukan strategi yang digunakan pada Hotel Gren Alia Cikini, maka analisis yang didapatkan adalah sebagai berikut : A. Kekuatan (Strength) Kekuatan yang dimiliki oleh suatu perusahaan dibandingkan dengan para pesaingnya atau kompetensi khusus yang terdapat dalam organisasi berakibat pada pemilikan keunggulan atau kelebihan komperatif.kekuatan yang dimiliki oleh Hotel Gren Alia Cikini : 1. Hotel yang menerapkan syariah dalam agama Islam kedalam operasional hotel. 2. Memiliki lokasi yang strategis. 3. SDM yang terlatih dan kompeten dalam bidangnya masing-masing. 4. Pelayanan yang maksimal dan baik.

4 B. Kelemahan (Weakness) Kelemahan atau masalah yang dihadapi oleh suatu perusahaan dibandingkan dengan perusahaan lain. Dengan mengetahui ini maka disusun suatu strategi untuk menutupi/menghilangkan kelemahan perusahaan. Kelemahan yang dimiliki oleh Hotel Gren Alia Cikini: 1. Harga relatif lebih tinggi dibanding pesaing di sekitar. 2. Terkadang ada beberapa fasilitas yang dimiliki hotel lain tapi tidak di miliki oleh Hotel Gren Alia Cikini seperti kolam renang, sauna, fitness center dan bar. 3. Belum adanya sistem reservasi online. 4. Sistem tagihan laundry dan fnb belum terintegrasi. C. Peluang (Oppurtunities) Kesempatan yang dimiliki perusahaan untuk membuat lebih banyak pelanggan dibandingkan dengan pesaingnya. Berbagai situasi lingkungan yang menguntungkan bagi satuan organisasi. Peluang yang dimiliki oleh Hotel Gren Alia Cikini: 1. Mayoritas masyarakat Indonesia beragama Muslim sehingga member keuntungan kepada hotel berkonsep syariah. 2. Melihat pertumbuhan perusahaan bidang pariwisata dan transportasi terutama bagian penerbangan yang menunjang majunya bidang perhotelan. D. Ancaman (Threats) Ancaman merupakan kebalikan dari pengertian peluang yakni faktor-faktor lingkungan yang tidak menguntungkan suatu organisasi. Ancaman yang dimiliki oleh Hotel Gren Alia Cikini: 1. Semakin banyaknya hotel lain yang menggunakan website sebagai sarana promosi maupun reservasi. 2. Inflasi yang tinggi akan berpengaruh pada daya beli masyarakat. 3. Keadaan politik Indonesia yang mempengaruhi tingkat wisatawan. Current CONOPS Diagram Current Concept of Operation Scenario (CONOPS) Diagram adalah diagram yang dihasilkan dari dokumen naratif yang mendeskripsikan bagimana Hotel Gren Alia Cikini beroprasi saat ini, yang memberikan pernyataan pasti tentang faktor internal dan external yang diidentifikasikan oleh analisis SWOT. Gambar 2: Current Conops Diagram

5 Business Overview Untuk keseluruhan proses bisnis pada future architecture akan diterapkan beberapa usulan usulan untuk diterapkan yaitu: 1. Penggabungan Sistem Antar Divisi Sistem yang sudah ada akan disempurnakan lagi untuk menambahkan fitur untuk menggabungkan tagihan pembayaran antara Divisi Laundry, Divisi FnB dan Front Desk yang dapat mempermudah para tamu dalam melakukan pembayaran. 2. Customer Relationship Management (Reward) Fitur ini bertujuan untuk menjaga hubungan baik dengan tamu hotel agar tamu bisa menjadi pelanggan setia hotel dengan memberikan poin yang disimpan dalam sistem setiap kali tamu menginap di hotel. Ketika tamu sudah memiliki cukup poin maka sistem akan secara otomatis memberikan pesan mengenai reward yang bisa didapatkan oleh tamu. 3. Kerja Sama Dengan Pihak Ketiga Dalam Sistem Reservasi Online Hotel Gren Alia Cikini akan melakukan kerja sama dengan pihak ketiga yaitu agoda dalam mendukung sistem reservasi online hotel untuk meningkatkan ketertarikan tamu baik luar maupun dalam negri. Dengan adanya kerja sama dengan agoda ini, para tamu yang ingin melakukan reservasi dapat mengetahui fasilitas dan data lengkap yang ada di hotel. Selain itu untuk pemesanan melalui agoda para tamu juga akan mendapat harga khusus dibandingkan dengan tamu yang datang langsung ke hotel atau melalui telepon. Future CONOPS Diagram Future Concept of Operation Scenario (CONOPS) Diagram merupakan diagram yang mendeskripsikan bagimana Hotel Gren Alia Cikini beroperasi dimasa yang akan datang dengan adanya pengembanganpengembangan fitur yang kami usulkan. Gambar 3: Future CONOPS Diagram

6 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Gambar 4: Future CONOPS Diagram Online Reservation Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan pada Hotel Gren Alia Cikini, menunjukkan bahwa masih adanya proses bisnis yang perlu diperbaiki. Banyaknya persaingan antara Hotel Gren Alia Cikini dengan hotel lainnya di sekitar Jakarta semakin menguat, sehingga diperlukan strategi baru agar tidak kalah bersaing. Dan dengan kemajuan ilmu teknologi dan informasi diharapkan bisa meningkatkan daya saing dengan kompetitor hotel lainnya. Website hotel yang berfungsi kurang maksimal dikarenakan belum adanya sistem reservasi online, akan di tingkatkan dengan cara bekerjasama dengan agoda, yang memiliki jaringan yang lebih kuat dan mudah di akses oleh calon tamu hotel. Masih adanya tagihan untuk tamu hotel yang terpisah pisah, masih kurang efektif untuk proses bisnis, sehingga untuk kedepannya semua tagihan akan dijadikan satu tagihan saja. Untuk kedepannya akan dibuat sistem reward sehingga pelanggan merasa lebih dihargai, dengan cara memberikan potongan diskon jika tamu hotel sudah beberapa kali menginap. Dengan begitu tamu akan tertarik untuk menginap lagi di Hotel Gren Alia Cikini. Tingginya tingkat persaingan pada bidang perhotelan membuat Hotel Gren Alia Cikini harus ditingkatkan menjadi jauh lebih baik, seperti sistem reservasi online yang sudah umum dimiliki oleh hotel berbintang, tetapi belum diterapkan oleh Hotel Gren Alia Cikini. Walaupun banyak hotel yang sudah memiliki sistem reservasi online tetapi tetap saja tingkat banyaknya pengunjung yang dating kurang banyak, sehingga kami menyarankan untuk bekerja sama dengan Agoda, sebagai perusahaan penyedia jasa reservasi online yang sudah memiliki tingkat traffic yang tinggi sehingga mudah bagi calon tamu hotel untuk menemukan Hotel Gren Alia Cikini.

7 Selain itu diperlukan reward sebagai rasa terima kasih serta untuk menarik tamu hotel agar tetap kembali ke Hotel Gren Alia Cikini, dan bahkan mungkin akan merekomendasikannya kepada kerabat dari tamu hotel tersebut. Meningkatnya pariwisata di Indonesia juga mendorong hotel hotel untuk meningkatkan kualitas dan kemampuannya untuk menyediakan pelayanan terbaik untuk calon tamu hotel. Saran Pengembangan sistem yang sudah ada, dengan cara menambah fitur reward. Salah satu strategi untuk menarik pelanggan agar datang kembali ke Hotel Gren Alia Cikini adalah dengan memberikan reward yaitu berupa diskon jika tamu hotel sudah menginap beberapa kali. Dengan adanya website Hotel Gren Alia Cikini yang saat ini berjalan, website tersebut kurang mendukung proses bisnis perhotelan karena kurangnya sistem reservasi online, oleh karena itu untuk kedepannya kami menyarankan untuk bekerjasama dengan agoda, sebuah website yang memiliki sistem reservasi online yang mudah di cari oleh calon tamu hotel yang ingin menginap di Jakarta. Dengan tingkat traffic website yang tinggi, diharapkan tamu hotel juga meningkat. Dalam sistem internal yang sudah berjalan, tamu hotel pada saat check out akan menerima beberapa tagihan pembayaran, untuk kedepannya kami menyarankan untuk mengintegrasikan beberapa tagihan, sehingga semua tagihan menjadi satu, serta membuat proses bisnis menjadi lebih efektif. Pada saat implementasi strategi yang sudah dipersiapkan, pihak hotel juga harus tetap mengevaluasi untuk kedepannya, apakah ada perubahan yang signifikan. Perubahan yang dimaksud adalah seperti peningkatan jumlah pengunjung hotel, ataupun tingkat kepuasan para tamu hotel yang telah menginap di Hotel Gren Alia Cikini, apakah mereka bersedia untuk kembali lagi ke hotel tersebut. Begitu juga dengan kerja sama yang akan dilakukan dengan Agoda, apakah bisa membuahkan hasil yang memuaskan, apakah dalam beberapa bulan terakhir dengan biaya yang dikeluarkan Hotel Gren Alia Cikini kepada Agoda bisa meningkatkan calon tamu hotel yang datang. Jika untuk kedepannya strategi yang berjalan kurang membuahkan hasil maka perlu dibuat strategi baru untuk menunjang proses bisnis Hotel Gren Alia Cikini, tetapi jika strategi yang di implementasikan berhasil, maka cukup di pertahankan dan dievaluasi setiap bulannya. Referensi Bernard,Scott A. (2005). An Introduction To Enterprise Architecture 2 rd Edition.USA : Bloomington. EditionInternational David, Fred. (2006). Strategic Management : Concept and Cases II. New Jersey : Pearson Education. J. Ebert, Ronald.(2006).Bisnis.Edisi 8. Jakarta: Erlangga. O Brien,James A. (2005). Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Jakarta: Salemb Empat. Oetomo, Budi SutejoDharmo. (2006). PerencanaandanPengembanganSistemInformasi.Yogyakarta :PenerbitAndi. Rangkuti, Freddy.(2006). Analisis SWOT TeknikMembedahKasusBisnis. Jakarta: GramediaPustakaUtama. Satzinger, W, J., Jackson, B, R., Burd, D, S., (2005).Object Oriented Analysis and Design with theunified Process, Thomson. Course Technology. Turban, Rainer,Potter. (2008). Introduction to Information Systems: Supporting andtransforming Business. John Wiley & Sons, inc, New Jersey. Ward, John and Peppard, Joe.(2002). Strategic for Planning Information System 3 rd Edition.Buffins Lane, Chicester : John Wiley & Sons. Jurnal

8 Ishak, IrniSuzila Designing a Strategic Information System Planning Methodology for Malaysian Instituteof Higher Learning (ISP-IPTA). Iswari, Lizda dan Wijaya Kusuma Sistem Elektronik Rapor di SMU Muhammadiyah 1 Yogyakarta. Jurnal. Universitas Islam Indonesia. Riwayat Penulis Denny lahir di kota Jakarta pada 10 Juni Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun Try Arga Taranggana lahir di kota Jakarta pada 19 December Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun Ranien lahir di kota Jakarta pada 10 September Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun 2013.